総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
病院で、入院中の経過記録・検査結果・処方の記録から退院時サマリの下書きを作り、主治医が確認・修正して仕上げる
退院が決まった患者の経過記録・検査結果・処方の記録を集め、入院中の経過を要約した退院時サマリの下書きを作ります。主治医の仕事は、カルテを初日から読み返して書くことから、根拠付きの下書きを記録と照らして直すことに変わります。
詳しく見る → UC-0601ホテルの客室係・設備担当からの機器の操作やリセットの質問に、その部屋に入っている機種の取扱説明書と過去の対応記録から根拠付きで答える
客室係やフロントから出る「この部屋の金庫が開かない」「空調のリモコンにエラーが出た」といった質問に、その部屋に入っている機種の取扱説明書と、過去の対応記録を探して答えます。手順と、根拠にした説明書のページを一緒に返します。
詳しく見る → UC-0602学校行事や校外学習を計画するときに、過去の起案・実施要項・反省記録から同じ行事の段取りと注意点を根拠付きで探し、前年の反省が引き継がれているかを確かめる
行事の担当になった教員が計画を始めるときに、同じ行事の過去の起案・実施要項・反省記録・下見の報告を年度をまたいで探し、段取りと注意点を出典付きで返します。前年の反省が今年の要項に引き継がれているかも照らし合わせます。
詳しく見る → UC-0599会社に届く内容証明・督促状・通知書を読み取り、差出人・要求事項・回答期限を法務の受付台帳にそろえて担当へ回す
会社に紙で届く内容証明・督促状・解除通知・受任通知などを読み取り、差出人・要求事項・回答期限・主張の要旨を法務の受付台帳にそろえます。期限の近いものから担当者へ回し、受付から割り当てまでの日数を縮めます。
詳しく見る → UC-0594クリニックで手書きされる初診問診票を読み取り、電子カルテに貼る下書きにそろえて、空欄とアレルギーの記載を確認に回す
初診の患者が待合で手書きした問診票を読み取り、主訴・既往歴・服薬・アレルギーを電子カルテの問診欄に貼れる下書きにそろえます。空欄と読めない欄は受付へ、アレルギーの記載は医師・看護師へ回します。
詳しく見る → UC-0595他社から管理を引き継いだ物件の賃貸借契約書を読み取り、賃料・敷金・契約期間・特約を管理台帳にそろえて、引継ぎ一覧との食い違いを拾う
他社から管理を引き継いだ物件の賃貸借契約書を読み取り、賃料・共益費・敷金・契約期間・更新料・特約を管理台帳の項目にそろえます。読めない箇所と、前の管理会社の引継ぎ一覧との食い違いを拾います。
詳しく見る → UC-0593学習塾で毎月届く手書きの入塾申込書を読み取り、生徒・保護者・学校・受講講座・引落口座の有無を生徒台帳の項目にそろえ、記入漏れと読み取りに自信のない欄を教室長に返す
各教室で受け取った手書きの入塾申込書を読み取り、生徒・保護者・学校・受講講座・口座振替の手続きの有無を生徒台帳の項目にそろえます。記入漏れと読み取りに自信のない欄は、その日のうちに教室長へ返します。
詳しく見る → UC-0590自治体の保育課に毎月届く手書きの途中入所の申込書と就労証明書を読み取り、申込台帳の項目と利用調整に使う就労時間・世帯の状況をそろえ、記入漏れと添付漏れを拾う
保育所等の途中入所で毎月届く手書きの申込書と就労証明書を読み取り、申込台帳の項目と、利用調整に使う就労時間・世帯の状況の欄にそろえます。記入漏れと添付漏れは、締切の直後に保護者への連絡の一覧にします。
詳しく見る → UC-0585ホテルの客室係とフロントから届く客室の不具合の連絡を種類と緊急度で仕分けて設備の担当へ回し、販売を止めた部屋と直った部屋を追う
客室係とフロントが Teams に書き込んだ客室の不具合の連絡を、設備・水回り・照明・においなどの種類と緊急度に仕分け、設備の担当へタスクとして回します。販売を止めた部屋と、直って販売に戻せる部屋を台帳で追います。
詳しく見る → UC-0581社内システムとクラウドのサービスのログインの記録から普段と違うログインを拾い、確認すべき順に並べて本人への確認の文面を作る
社内システムとクラウドのサービスのログインの記録から、その社員の普段と違う時間・場所・端末・方式のログインを拾います。確認すべき順に並べ、本人に「このログインはご本人ですか」と確かめる文面の下書きを作ります。
詳しく見る → UC-0563飲食店の店舗から写真付きで届く設備の故障の連絡を、写真と文面から機器・症状・緊急度に見分けて修理の依頼票にし、業者の手配と進み具合を追う
飲食店の店舗から写真付きで届く設備の故障の連絡を、写真と文面から機器・症状に見分け、設備の台帳と照らして修理の依頼票にします。緊急度は規則で付け、業者の手配と返事の有無を追います。
詳しく見る → UC-0548店舗ごとに紙やPDFで届く電気・ガス・水道・通信の請求書を読み取って拠点別の費用台帳に転記し、前月・前年同月より増え方の大きい拠点を拾う
店舗や倉庫ごとに届く電気・ガス・水道・通信の請求書を読み取り、拠点別の費用台帳に転記します。使用期間の日数をそろえて前月・前年同月と比べ、増え方の大きい拠点を一覧にします。
詳しく見る → UC-0532旅館・ホテルのフロントで手書きされる宿泊者カードを読み取り、氏名・住所・連絡先・国籍・旅券番号を宿泊者名簿のデータに転記して、記入漏れを当日のうちにフロントへ返す
チェックインのときに手書きされた宿泊者カードを読み取り、氏名・住所・連絡先・国籍・旅券番号を宿泊者名簿のデータに転記します。記入の漏れているカードは、宿泊者が館内にいるうちにフロントへ返します。
詳しく見る → UC-0503店舗から本部に届く発注・システム・人事・設備の問い合わせを内容で仕分けて担当部署へ回し、回答が止まっているものを拾う
店舗から本部へメールと Teams で届く問い合わせを、発注・システム・人事・設備などの担当部署へ仕分けて回します。回したあとに返事が付かないまま止まっているものを、1日2回拾い出して知らせます。
詳しく見る → UC-0502パソコンと周辺機器の購入・移動・廃棄の申請からIT資産台帳の更新案を作り、台帳と申請の食い違いを毎月洗い出す
パソコンや周辺機器の購入・移動・廃棄の申請から、対象の資産と変更の中身を抜き出し、IT資産台帳の更新案を作ります。毎月1回、承認済みの申請と台帳を突き合わせ、反映漏れと申請の無い変更を一覧にします。
詳しく見る → UC-0497自治体の補助金の担当課が、事業者から届く申請書と添付書類を交付要綱の要件に照らして一次審査し、不足書類と確認点を照会の文案にする
事業者から届いた補助金の交付申請書と添付書類を読み、交付要綱から作った要件の一覧と1項目ずつ照らします。不足している書類、要件について確認が要る点、補助額の試算を一次審査の表にまとめ、申請者への照会の文案まで作ります。
詳しく見る → UC-0491国や都道府県から届く照会のメールを、エージェントが読んで担当課の候補を付け、期限つきの台帳に載せて期限前に確認する
国や都道府県から届く照会・調査の依頼メールを、エージェントが読み、事務分掌と過去の照会の記録から担当課の候補を付けます。回答期限つきで台帳に載せ、期限が近いのに回答の無い照会について、担当課へ状況の確認を送ります。
詳しく見る → UC-0483自治体の職員が起案する通知・依頼・回答の文書を、前例の文書と要綱・規則から下書きし、文書の形式と公用文の表記をそろえる
職員が起案する通知・依頼・回答の文書について、宛先・用件・根拠・期日といった要旨を入れると、前例の文書と要綱・規則を根拠にした下書きを作ります。職員の作業は、前例を探して書き換えることから、根拠の付いた下書きを確かめて直すことに変わります。
詳しく見る → UC-0481学校の職員会議・学年会の記録とメモから、決まったこと・連絡事項・担当と期限を議事録にして、欠席した教職員にも分かる形で配る
職員会議・学年会・分掌会議を Teams の会議として開き、その文字起こしと記録係のメモから議事録の下書きを作ります。決まったこと、連絡事項、担当と期限を決めた様式で並べ、欠席した教職員が読んでも分かる形にして配ります。
詳しく見る → UC-0478顧問先から届くメールから期限のある依頼を拾ってタスク表に載せ、期限の近いものを毎朝担当者に知らせる
顧問先から届くメールを読み、期限のある依頼（書類の提出・手続き・回答）を拾って担当者別のタスク表に1行ずつ載せます。毎朝、期限の近いものと期限を過ぎたものを担当者へ知らせます。
詳しく見る → UC-0463手書きの口座振替依頼書を読み取って登録データにそろえ、口座番号の桁・届出印の欄・記入漏れの不備を返送の前に洗い出す
委託先から届く手書きの口座振替依頼書を読み取り、収納の登録データの形にそろえます。口座番号の桁、預金種目の選択、届出印の欄の空き、記入漏れを規則で点検し、不備のある依頼書を金融機関へ回す前に洗い出します。
詳しく見る → UC-0459留学生の出願で届く英文の卒業証明書・成績証明書を読み取り、出願データの学歴・成績の項目に転記して、出願資格の確認に要る記載の不足を入試担当へ出す
留学生の出願で届く英文の卒業証明書と成績証明書を読み取り、学校名・在学期間・卒業日・科目と成績を出願データの項目にそろえます。出願者が入力した学歴と照らし、出願資格の確認に要る記載の不足を入試担当へ出します。
詳しく見る → UC-0453病院・診療所に紙で届く他院・検査会社の検査結果票を読み取り、項目名・値・単位・基準値を電子カルテへ取り込む形にそろえて、読み取りに自信のない値を人の確認に回す
紹介状に添付された他院の検査結果票や、検査会社から紙・FAXで届く結果票を読み取ります。項目名・値・単位・基準値を自院の検査項目にそろえて電子カルテへ取り込む形にし、読み取りに自信のない値だけを人の確認に回します。
詳しく見る → UC-0450建設現場で協力会社から届く作業員名簿と資格者証・健康診断の写しを読み取り、入場前に資格と受診日の不足を点検して、差し戻しの連絡を作る
協力会社から届く作業員名簿と、資格者証・修了証・健康診断の写しを読み取ります。名簿に書かれた作業に必要な資格の写しがあるか、受診日が古すぎないかを作業員1人ずつ点検し、足りないものを差し戻しの連絡にまとめます。
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