総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
自治体の介護保険の担当課に毎月届く住宅改修の事前申請書・見積書・理由書を読み取り、工事の種類と金額を支給の要件と限度額に照らして、不足書類と確認点を拾う
介護保険の住宅改修の事前申請で届く申請書・見積書・理由書を読み取り、見積の明細を住宅改修の種類に当てはめて審査の台帳にそろえます。限度額の残り、対象外の工事の混在、足りない書類を拾い、担当者の確認の一覧にします。
詳しく見る → UC-0697市役所の窓口で外国人の住民と職員の会話を音声で訳して画面に出し、手続きの説明と聞き取った内容を受付の記録に残す
市役所の窓口で、職員と外国人の住民がそれぞれのマイクに話すと、Azure AI Speech がその場で訳して双方の画面に出します。会話が終わったら、会話の文字から説明した事項と聞き取った事項を取り出し、受付の記録の下書きにします。
詳しく見る → UC-0696建設現場で新規入場者が手書きするアンケートを読み取って入場者台帳に登録し、資格の未記入と健康状態の要確認をその日のうちに拾う
新規入場者教育の場で作業員が手書きしたアンケートを、Azure AI Document Intelligence で読み取って入場者台帳に登録します。資格の欄の未記入と、血圧・服薬などの健康状態の要確認を、教育が終わる前に安全担当へ返します。
詳しく見る → UC-0695訪問介護のヘルパーが訪問先を出たあとに話した音声を文字にして、サービス内容・様子・申し送りを介護記録の項目に分けて登録する
訪問介護のヘルパーが、利用者宅を出たあとにスマートフォンへ1分ほど話します。その音声を Azure AI Speech で文字にし、提供したサービス・利用者の様子・申し送りを介護記録の項目に分け、訪問介護計画と照らしてから登録します。
詳しく見る → UC-0691紹介元の医療機関へ送る返書の下書きを、紹介状の依頼内容と外来の診察記録・検査結果・今後の方針から作り、担当医の確認に回す
紹介を受けた患者の外来の診察が終わったあと、紹介状の依頼内容と診察記録・検査結果・今後の方針から、紹介元へ送る返書の下書きを作ります。担当医は下書きを読み、直して署名します。
詳しく見る → UC-0689大学の教務担当が学生と教員から受ける履修・成績・休学の質問に、入学年度に合った学則・教務規程・通知を探し、根拠の条項付きで回答案を返す
学生や教員から履修・成績・休学の手続きを聞かれたとき、その学生の入学年度と学部に適用される学則・教務規程・履修要項・通知から、該当する条項を探します。条項番号を付けた回答案を作り、教務担当が確かめてから返信します。
詳しく見る → UC-0688自治体の職員が契約や支出の起案の前に、過去の監査委員の指摘・住民監査請求の結果・措置の記録を探し、同じ指摘を受けた事例と是正の内容を根拠付きで返す
職員が契約や補助金の起案を作る前に、同じ種類の事務で過去に監査委員から受けた指摘と、住民監査請求の結果、所管課が講じた措置を探します。指摘の理由と是正の内容を引用付きで並べ、起案の注意点として担当者に返します。
詳しく見る → UC-0679公民館・体育館に紙で届く施設の利用申請書を読み取り、団体名・利用日時・室名・人数を予約台帳に登録して、重複予約と記入漏れを窓口に返す
公民館・体育館に紙で届く施設の利用申請書を読み取り、団体名・利用日時・室名・人数を予約台帳の形にそろえて登録します。台帳と照らして重複予約と記入漏れを洗い出し、窓口に返します。
詳しく見る → UC-0678介護施設で薬局から毎月届く薬剤情報提供書を読み取り、利用者ごとの服薬一覧を更新して、追加・中止・用量変更を看護職員に知らせる
協力薬局から届く薬剤情報提供書を読み取り、利用者ごとの服薬一覧を更新して、前月から追加・中止・用量変更された薬を看護職員に一覧で知らせます。転記と見比べを機械に任せ、人は変更点の確認に時間を使います。
詳しく見る → UC-0675外国人の患者が持参する英文の紹介状・診療記録・処方記録を読み取り、既往歴・服薬・アレルギーを受付の登録項目と医師向けの要約にそろえる
外国人の患者が持参する英文の紹介状・診療記録・処方記録を読み取り、既往歴・服薬・アレルギーを受付の登録項目に写します。あわせて、原文の語を添えた日本語の要約を医師向けに下書きし、窓口の職員が確かめてから渡します。
詳しく見る → UC-0666協力会社から届く再下請負通知書を読み取り、施工体制台帳の項目にそろえて、許可業種の食い違いと記載漏れを拾う
協力会社から届く再下請負通知書を読み取り、施工体制台帳の項目にそろえて書き出します。あわせて、担当工事の内容と許可業種の食い違い、許可の更新日、必須項目の空欄を規則で照らし、確認が要る通知書だけを担当者に回します。
詳しく見る → UC-0664学校・塾の授業の録画と板書の写真から、欠席した生徒と復習のための要点ノートと確認問題を作り、教員の確認を経て配る
教室で録画した授業の映像と、授業の終わりに撮った板書の写真から、録画の時刻付きの要点ノートと確認問題の下書きを作ります。担当の教員が直して承認したものを、欠席した生徒と復習したい生徒に配ります。
詳しく見る → UC-0662介護施設で下膳の前に撮った食事の写真を厨房の基準の写真と比べ、主食・副食ごとの摂取量の下書きを作って、食事量が落ちている利用者を拾う
下膳の前にタブレットで撮った利用者ごとのお膳の写真を、厨房が撮った同じ献立・同じ食形態の基準の写真と比べ、主食・主菜・副菜・汁物の摂取量を「割」で見込んで記録の下書きにします。直近の記録と並べ、食事量が落ちている利用者を看護職員と管理栄養士に知らせます。
詳しく見る → UC-0654接待・贈答の事前申請を、社内規程の金額基準と相手方の区分（公務員・外国公務員・取引先）に照らして一次判定し、確認が要る点を申請者とコンプライアンス担当に返す
営業部門から届く接待・贈答の事前申請を読み、相手方が民間の取引先か、国家公務員か、外国公務員等かを見分けます。社内規程の金額基準と回数の条件に照らして確認が要る点を洗い出し、申請者への質問とコンプライアンス担当への申し送りを作ります。
詳しく見る → UC-0652社内規程の改定案を、用語の定義・条番号の参照・社内の表記ルールで校正し、取締役会や規程委員会に出す新旧対照表を作る
各部門から届く社内規程の改定案を、定義した用語の揺れ・条番号の参照のずれ・社内の表記ルールに照らして Microsoft 365 Copilot で校正し、指摘の一覧にします。あわせて、改定前と改定後を条ごとに並べた新旧対照表の下書きを作ります。
詳しく見る → UC-0645社員の住所変更届・通勤経路の申請を、申請された経路と運賃・規程の上限と照らして確認し、通勤手当の変更が要るものと確認が要る点を人事へ返す
社員から届く住所変更・通勤経路の申請を、経路探索の結果と通勤手当の規程に照らして確かめ、手当の変更が要るか、本人に確かめる点はどこかを人事に返します。人事は、返ってきた点だけを確かめて承認します。
詳しく見る → UC-0638学校が毎月出す学年だよりとお知らせを外国籍の保護者向けに多言語へ訳し、日付・持ち物・提出期限を原文と照らしてから配る
学校が毎月出す学年だよりやお知らせを、外国籍の保護者の言語に訳します。訳す前に原稿から日付・持ち物・提出期限を取り出し、訳文の中で同じ値が残っているかを照らしてから配ります。
詳しく見る → UC-0637郵便受付で撮った封筒の写真から宛名・差出人・郵便の種類を読み取り、受付台帳に記録して宛先の部署へ知らせる
郵便受付で封筒の表面をスマートフォンで撮ると、宛先の部署・氏名、差出人、親展・書留・速達などの表示を読み取ります。社員と部署の一覧に照らして受付台帳に記録し、宛先の部署へ受け取りを知らせます。
詳しく見る → UC-0634生徒が毎週書く振り返りシートの記述を生徒ごと・クラスごとに要約し、気になる記述を担任へ知らせる
生徒が毎週Googleフォームで出す振り返りシートを、生徒ごとの要約とクラスの傾向にまとめます。体調・人間関係・学習の不安などの気になる記述は、要約せず原文のまま担任に知らせます。
詳しく見る → UC-0633社内から届く押印と契約書の締結の申請を、書類の種類・金額・相手方で分類し、法務の審査が要るものとそのまま押印できるものに仕分ける
社内から届く押印の申請について、書類を読んで種類・相手方・金額・注意すべき条項を取り出し、法務の審査が要るもの・そのまま押印できるもの・差し戻すものに仕分けます。押印の窓口は、仕分けの結果と根拠を見て押すかどうかを決めます。
詳しく見る → UC-0626保護者から朝届く欠席・遅刻の連絡フォームを、クラスごとに理由と連絡事項の要点にまとめて、始業前に担任へ送る
保護者から朝届く欠席・遅刻の連絡フォームを、クラスごとに「誰が・なぜ・何を伝えたいか」の一覧にまとめ、始業前に担任へメールで送ります。教頭や事務職員が連絡を1件ずつ書き写す作業がなくなります。
詳しく見る → UC-0618社内規程を改定したときに、改定された条項だけを英語版の規程に訳し直し、用語集と既存の訳にそろえた差分訳の案を作る
日本語の社内規程が改定されたときに、改定された条項だけを取り出し、英語版の該当箇所を訳し直した案を作ります。用語集と今の英語版の言い回しにそろえ、担当者は変わった部分だけを確かめて英語版に反映します。
詳しく見る → UC-0615自治体の税務課・保険年金課が出す納付・手続きのお知らせを、用語集をそろえて多言語に訳し、原文の改定に合わせて訳文の差分を更新する
税と国民健康保険・国民年金のお知らせの原文が改定されたとき、変わった段落だけを用語集に沿って訳し直し、多言語版を更新します。担当は全文の発注をやめ、変わった箇所の訳と照合の結果を確かめて母語話者の確認に回します。
詳しく見る → UC-0612毎月届く単位認定・読み替えの申請に、他校のシラバスと自校のシラバスを内容で突き合わせ、対応する科目の候補と根拠を出す
学生が単位認定や読み替えを申請した他校の科目について、そのシラバスを自校のシラバスと突き合わせ、対応しそうな自校の科目の候補を、到達目標・授業計画・評価方法の根拠付きで並べます。教務課の担当者が、教員に回す比較の資料を作る時間を縮めます。
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