自治体の職員が起案する通知・依頼・回答の文書を、前例の文書と要綱・規則から下書きし、文書の形式と公用文の表記をそろえる

処理の起点を決める

起案者がエージェントを開いて要旨を入れたことを起点にします。 起案は職員が必要になったときに始めるもので、定時の一括処理にはなじみません。エージェントは Microsoft 365 Copilot のアプリと Teams のデスクトップ・Web から作れるとされ、職員は Copilot のアプリから課のエージェントを選んで使います。

要旨は、決まった型で入れてもらいます。 エージェントの最初の応答で型を示し、埋まっていない項目があれば聞き返させます。

根拠の欄を空けたまま進ませません。 根拠が分からないときは「不明」と入れてもらい、エージェントには要綱・規則の中から候補を挙げさせます。候補はあくまで候補で、決めるのは起案者です。

入力データを集める

質を決めるのは、2つ目と4つ目です。 前例集に古い様式の文書が混ざっていれば、古い形式の下書きが出ます。手引に書かれていない団体の慣行は、エージェントには分かりません。慣行を手引に書き足すことが、下書きの質を上げる近道です。

表記の基準の土台には、「公用文作成の考え方」を置けます。 令和4年1月に文化審議会が建議したもので、昭和26年の「公用文作成の要領」の理念を生かしつつ見直し、政府内の公用文作成の手引として活用されることを目指したものとされています。団体の手引がこれに合わせて改められているかを、先に確かめてください。 改められていなければ、エージェントに渡すのは団体の手引のほうです。

データの取得方法を決める

前例集は、文書管理システムから決裁済みの文書を書き出して作ります。 書き出す前に、課の担当が「前例として残すもの」を選びます。選ぶ基準は、文書の種類ごとに最新の1〜2件、様式が新しいもの、宛先が団体や事業所で個人を含まないもの、の3つです。

ファイル名をそろえるのは、エージェントが前例の候補を挙げるときの手がかりにするためです。 件名がばらばらでも、ファイル名に種類と用件が入っていれば当たりやすくなります。

SharePoint に新しく入れたファイルは、すぐには使われません。 公開資料では、アップロードしたファイルがエージェントの応答に含まれるまでに数分かかることがあり、準備中のあいだは「Preparing」と表示されるとされています。要綱・規則を改正の当日に入れ替えたときは、表示を見てから使います。

前例集の入れ替えは Power Automate で行います。 決裁済みの文書を課の担当が「前例に残す」と印を付けたら、前例集フォルダに入れ、同じ種類の古いものを退避フォルダへ移します。100件の枠を超えないように、入れたら1件出す形にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 個人情報を含む文書を前例集に入れない … 宛先が個人の文書、本文に個人の氏名や事情がある文書は選びません。前例として要るものは、氏名と事情を伏せた写しを作って入れます
2. 古い様式の文書を外す … 文書の形式が改められる前の文書は前例集から外します
3. 要綱・規則を最新に保つ … 改正があったら、例規フォルダのファイルを入れ替えます。改正前のものは別フォルダに移し、エージェントの知識から外します
4. ファイル名をそろえる … 「種類_用件_年度」の形にし、件名のばらつきを吸収します
5. パスワード付きのファイルを入れない … 埋め込むファイルのうち、パスワードで保護されたものは使えないとされています
6. Excel の一覧は1シートにまとめる … 一覧を知識にする場合、データが1つのブックの1シートにあるときに最もよく答えるとされています
7. 手引に慣行を書き足す … 庶務担当の指摘の記録から、手引に無い決まりを拾って追記します

3番目を省くと、この構成は逆効果になります。 改正前の条文が知識に残っていると、整った文章で古い根拠を引いた下書きが出ます。人の手で書き換えたときより気づきにくくなります。

AIに処理させる

させるのは、要旨と前例と根拠から下書きを組み立て、どこを何に基づいて書いたかを一覧にすることです。

3つ目と4つ目が、この構成でいちばん大事な出力です。 本文の下書きだけなら、前例をコピーして書き換えるのと大きくは変わりません。根拠と、変えていない箇所が一覧で見えることで、起案者の確認が「全文を読み直す」から「一覧を見て確かめる」に変わります。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 前例に「10月31日まで」と書かれていると、要旨の期日が空欄のときに、それをそのまま使います。前例の期日を引き継ぐことを、はっきり禁じます。

指示内容を固定する

エージェントの指示（Agent Builder の「指示」の欄に書くもの）の例です。

あなたは〇〇市の職員が起案する通知・依頼・回答の文書の下書きを作る役割です。
知識として与えられた「前例集」「例規」「文書事務の手引」だけを根拠にしてください。

【進め方】
1. 職員に、次の要旨を聞いてください。足りない項目は聞き返してください。
   文書の種類／宛先／用件／根拠／期日・提出物／問い合わせ先
2. 前例集から、種類と用件の近い前例を3件まで挙げ、
   それぞれ要旨との違いを1行で書き、どれを型にするか聞いてください。
3. 選ばれた前例の形式に沿って、本文と記書きの下書きを作ってください。
4. 下書きのあとに、次の3つの一覧を付けてください。
   (1) 根拠の一覧：本文の文ごとに、根拠にした資料名と箇所（条・項・号、手引の章）
   (2) 前例のまま残した箇所：日付、数字、制度名、条文の番号、部署名のうち、
       前例から変えていないもの
   (3) 表記の点検：手引の表記の基準と違う書き方と、基準による書き方

【厳守事項】
- 根拠の一覧に資料名と箇所を挙げられない文は、本文に書かないでください。
- 期日、金額、件数、日付は、職員が要旨に書いた値だけを使ってください。
  要旨に無いときは「〔要確認〕」と書き、前例の値を使わないでください。
- 条文の番号は、例規の中に見つかったものだけを書いてください。
  見つからないときは「〔根拠の条文を確認〕」と書いてください。
- 例規に改正前と改正後の両方が見つかったときは、両方を挙げて職員に確かめてください。
- 宛先が個人の場合や、本文に個人の氏名・事情が要る場合は、下書きを作らず、
  その旨を職員に伝えてください。
- 文書番号の欄は空けてください。
- 文書を施行してよいか、内容が適法かについては書かないでください。
- 表記は文書事務の手引に従い、手引に無いものは前例の書き方に合わせてください。

「前例の値を使わない」を明記しないと、前例の期日が下書きに残ります。 要旨の期日が空のとき、モデルは前例にある期日を「それらしい値」として使います。〔要確認〕の印を残すほうが、起案者には親切です。

「改正前と改正後の両方が見つかったとき」の一文は、前処理の3番目が漏れたときの保険です。 例規フォルダに古いファイルが残っていても、両方を挙げさせれば起案者が気づけます。

Word に移したあとは、Word の Copilot で言い回しを整えられます。 公開資料では、Copilot に作りたい内容を伝えて下書きを作り、残す・破棄する・作り直す・追加の指示で直す、を選べるとされ、「/」を入力して特定のファイルを参照先に選べるとされています。ここでは、前文を短くする、記書きの項目を並べ替える、のような直しに使い、根拠や数字は変えさせません。

出力形式を固定する

エージェントの出力は、Word に貼れる本文と、3つの表で受け取ります。

〇〇第　　号
令和〇年〇月〇日

市内介護サービス事業所 管理者 様

〇〇市長　〇〇　〇〇

〇〇に関する計画書の提出について（依頼）

（本文）

記

1 提出書類　…
2 提出期限　〔要確認〕
3 提出先　　…

問い合わせ先　介護保険課 指導係

1つ目の理由は、本文と根拠を分けて読めることです。 決裁の途中で根拠を聞かれたら、表のその行を示せば足ります。本文に根拠を埋め込むと、施行する文書から消す手間が増えます。

2つ目は、「前例のまま残した箇所」が確認の順番になることです。 起案者は表の上から確かめていけばよく、全文を読み直して書き換え漏れを探す必要がありません。

3つ目は、表記の点検の表を庶務担当も使えることです。 起案者が表記の表を直してから回せば、庶務担当が同じ指摘を書く回数が減ります。

システムへ連携する

文書管理システムへは書き込みません。 下書きをそのまま起案に回す経路を作ると、起案者の確認が飛ばされます。Word で確かめた本文を、起案者が自分で起案画面に入れます。

エージェントの共有には、権限の手当てが要ります。 公開資料では、SharePoint のファイルやフォルダの自動の共有は特定のセキュリティグループと共有する場合にだけ対応しており、それ以外はエージェントが使うファイルとフォルダの権限を手で更新する必要があるとされています。課ごとのセキュリティグループを作り、エージェントと前例集フォルダの両方をそのグループに共有します。

Teams のグループチャットや1対1のチャットでは、Agent Builder で作ったエージェントを使えないともされています。課のチャネルで呼び出す運用は組めないので、職員には Copilot のアプリから使ってもらいます。

人が確認する

すべての下書きを、起案者が確かめてから起案します。 施行する文書は団体の名で外に出るもので、自動で確定させる場面はありません。

1. 根拠の一覧の条文を例規集で開く … 番号と内容が今の例規と合っているかを見ます。エージェントの知識ではなく、例規集の正本で確かめます
2. 前例のまま残した箇所を1つずつ決める … 残すか、今回の内容に書き換えるかを決めます
3. 〔要確認〕と〔根拠の条文を確認〕を埋める … 埋まらないものは起案しません
4. 表記の点検の表を見て直す … 手引と違う書き方を直します
5. 決裁に回す … 係長・課長・庶務担当の決裁は今までどおりです

1番目を省かないでください。 知識の中の要綱が改正前のものだった場合、エージェントは整った文章で古い条文を引きます。下書きが整っているほど、確かめる気持ちが薄れます。

目標は、1件あたり12分です。 要旨の入力に3分、根拠と残した箇所の確認と修正に7分、表記の最終確認に2分という想定です。

係長の決裁でも、根拠の一覧を見てもらいます。 起案に一覧を添えておけば、係長は本文を読む前に根拠の条文と〔要確認〕が残っていないかを確かめられます。起案者1人の確認に頼らず、決裁の1段目でもう一度だけ同じ一覧を見る形にします。

例外に対処する

上の3行が、始めた直後にいちばん多く起きます。 どれも前例集と例規フォルダの整え方の問題です。最初の数か月は、エージェントの精度より、フォルダの中身を見直すほうが効きます。

記録を残す

• 施行した文書は、今までどおり文書管理システムに保存します
• エージェントの出力（下書きと3つの表）を、起案の参考資料として起案に添えるかどうかを課で決めます
• 庶務担当の指摘の記録 … 指摘した形式・表記の誤り、正しい書き方、起案した課
• 前例集の入れ替えの記録 … 入れた文書、退避した文書、日付、入れた人
• 例規フォルダの入れ替えの記録 … 改正の施行日と、入れ替えた日
• エージェントの指示の版 … 指示を変えた日と、変えた理由

3つ目の指摘の記録が、この構成を育てる材料です。 同じ指摘が月に何度も出ていれば、手引に書き足すか、エージェントの指示に足します。指摘が減ったかどうかで、構成が効いているかが分かります。

5つ目の記録は、古い根拠を引いた下書きが出たときに、原因を追うために残します。 入れ替えた日が改正の施行日より遅ければ、その間の下書きを見直します。