学習塾で毎月届く手書きの入塾申込書を読み取り、生徒・保護者・学校・受講講座・引落口座の有無を生徒台帳の項目にそろえ、記入漏れと読み取りに自信のない欄を教室長に返す

処理の起点を決める

教室長が申込書を受け取り、その場でスキャンして教室の取込フォルダに保存することを起点にします。 ファイル名は「教室コード_受付日_連番」にし、教室の複合機の保存先を共有ドライブの教室ごとのフォルダにします。Apps Script の時間主導型トリガーが10分おきに、6教室の取込フォルダを順に見ます。

1回の実行で処理する件数に上限を置きます。 Apps Script の1回の実行は6分までとされています。1枚ごとに Document AI と Gemini API を呼ぶので、1回に8件までとし、残りは次の実行に回します。 処理済みのフォルダへ移すのは、下書きと差し戻しの一覧への書き込みまで成功したときだけにします。

本部へのメールでの送付はやめます。 メールに添付された申込書は、受信箱に個人の情報が残り、誰が開いたかも追えません。 共有ドライブのフォルダに置けば、権限と履歴で管理できます。

入力データを集める

質を決めるのは、講座の一覧の「対象の学年」と「開講の曜日」の列です。 この2列が無ければ、受講講座の矛盾は照合できません。講座の名前だけの一覧では、教室長の頭の中の決まりが表に出てきません。

生徒台帳は、兄弟姉妹の在籍を照らすために読みます。 申込書で「兄弟姉妹の在籍あり」に印があるのに台帳に該当が無ければ、兄弟の割引の扱いを確かめる行として差し戻しの一覧に載せます。 割引をするかどうかの判断は本部の事務が行います。

データの取得方法を決める

読み取りは、Apps Script から Document AI の処理の API を呼ぶだけです。ファイルを渡すと、Document という形の応答が返ります。

口座振替の欄は、ここで Apps Script が扱います。 申込書に口座の番号を書く欄を設けている塾では、その欄の値を記号に置き換えてから Gemini API に渡します。 台帳に要るのは「依頼書を出した」の □ の印だけで、番号を読む必要はありません。配慮が要ることの欄（アレルギーなど）も、同じく伏せて、教室長が原本で確かめる項目にします。

受講講座の □ は、科目・コース・曜日の3つの組で読みます。 申込書の講座の欄は「英語 □標準 □発展　□月 □水 □金」のように並んでいるので、同じ行にある印を1つの講座の選択としてまとめます。 まとめるのは位置での規則で、AIに任せません。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … Document AI の対象は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。教室の複合機の保存形式は PDF にします
2. 解像度の確認 … 公式には、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよい結果になるとされています。6教室の複合機をすべて300dpiにそろえます
3. 圧縮の確認 … 非可逆の形式は画質と精度を落とすことがあるとされています。「高圧縮」の設定を使いません
4. 表裏の確認 … 2ページあることを確かめます。裏面のスキャンを忘れたものは、教室長に読み込み直しを頼みます
5. 向きの確認 … 逆さのページは向きを直します
6. 重複の検知 … 同じ生徒の氏名と生年月日の申込書が直近にあれば、後のものに「書き直し」の印を付けます

4番目を軽く見ないでください。 裏面が無いと、口座振替の □ と兄弟姉妹の在籍が not_detected になり、本当は書いてある保護者に聞き直すことになります。 ページの数で先に弾きます。

AIに処理させる

させるのは、申込書に書かれた文字と印を、生徒台帳の項目に写すことだけです。 必須の欄がそろっているか、講座の選び方が正しいかの判断はさせません。

右端の列が、この構成でいちばん大事な区別です。 学校名とメールアドレスは、それらしく整えたくなる欄です。「○○中」を「○○市立○○中学校」に直すのは学校の一覧との照合の仕事で、AIの仕事ではありません。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 学年の欄が空でも、生年月日があれば学年は計算できそうに見えます。AIに埋めさせると、保護者が書かなかったという事実が消え、留学や飛び級のような例外も見えなくなります。 学年の計算が必要なら、Apps Script が別の列に「生年月日から見た学年」として出し、書かれた学年と比べます。

指示内容を固定する

あなたは学習塾の本部で、保護者が手書きした入塾申込書を読み、
生徒台帳に写すための下書きを作る立場です。
OCRが返した読み取り結果だけを見てください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. 書類が入塾申込書かを判断してください。
   口座振替の依頼書、アンケート、別の塾の書類なら、
   写さずに document_type を other にしてください。
2. 生徒の氏名・フリガナ・生年月日・学校名・学年、
   保護者の氏名・続柄・電話番号・メールアドレス・住所、入塾日、
   受講講座の印の組、兄弟姉妹の在籍、口座振替の依頼書の提出の印を写してください。
3. 読み取り結果の中の [MASKED] は伏せた値です。そのままにしてください。

【厳守事項】
- 文字は書かれたものをそのまま入れてください。
  メールアドレスと電話番号の英字・数字を直さないでください。
- 学校名は書かれたとおりに写してください。正式な名前に直さないでください。
- 書かれていない欄は空にしてください。
  生年月日から学年を、住所から学校を推し量って埋めないでください。
- 読みにくい字は、読めた文字のまま value に入れ、unclear を true にしてください。
- チェックボックスの印がどちらにも無いときは unknown にしてください。
- 記入がそろっているか、講座の選び方が正しいかについて書かないでください。
- evidence には、各値の根拠にした文字列をそのまま写してください。

【読み取り結果（キーと値の組、チェックボックス、全文。口座の番号と配慮の欄は伏せてあります）】{ocr_result}
【申込書の欄の一覧】{form_fields}

「メールアドレスの英字・数字を直さない」を明記しないと、AIはよくある綴りに寄せます。 「gmall」を「gmail」に直すのは親切に見えますが、保護者が本当にその綴りのアドレスを使っていれば、連絡が届かなくなります。 直す判断は、教室長が保護者に確かめてからです。

出力形式を固定する

Gemini API の構造化出力で、次の形のJSONに固定して受け取ります。 公式には、Interactions の response_format に JSON スキーマを渡すと、そのスキーマに従う応答を生成させられるとされ、enum で値の候補を限り、required で必須の項目を決められます。

{
  "document_type": "enrollment_form | other",
  "student": {
    "name": { "value": "", "unclear": false },
    "kana": { "value": "", "unclear": false },
    "birth": { "value": "", "unclear": false },
    "school": { "value": "", "unclear": false },
    "grade": { "value": "", "unclear": false }
  },
  "guardian": {
    "name": { "value": "", "unclear": false },
    "relation": { "value": "", "unclear": false },
    "phone": { "value": "", "unclear": false },
    "email": { "value": "", "unclear": false },
    "address": { "value": "", "unclear": false }
  },
  "start_date": { "value": "", "unclear": false },
  "courses": [{ "subject": "", "level": "", "days": [""] }],
  "sibling_enrolled": "yes | no | unknown",
  "direct_debit_form": "submitted | not_submitted | unknown",
  "evidence": [{ "field": "", "text": "", "confidence": 0 }]
}

1つ目の理由は、AIの仕事と点検の仕事を別の層に置けることです。 JSONはAIが埋め、必須の欄の点検と講座の照合は Apps Script が規則で行います。

2つ目の理由は、差し戻しの一覧を状態ごとに分けて出せることです。 教室長に返すのは missing・not_detected・unreadable・course_conflict で、debit_pending は請求の担当へ、school_unmatched は本部の事務へと、見る人ごとに一覧を分けます。教室長に全部を返すと、本部で片付く問い合わせまで教室長の電話になります。

3つ目は、not_detected を空欄と決めつけずに済むことです。 Form Parser は空欄のキーと値の組を確実には読み取れないとされているので、キーが返ってこない欄は、教室長が原本を見て、空欄か読み取りの漏れかを決めます。 公式にも、構文として正しいJSONでも値はアプリケーションの側で検証するよう書かれています。

システムへ連携する

チャットの通知には、生徒の名前も不足の内容も書きません。 件数と一覧へのリンクだけにし、中身は権限のある一覧で見てもらいます。 教室のチャットには講師のアルバイトも入っていることがあるためです。

人が確認する

人が見るのは、差し戻しの一覧と、complete 以外の行だけです。 complete の行は、本部の事務が一覧で流し見て確定の列に移します。全件を原本から読み直す設計にすると、第10章の6.0時間には収まりません。

1. 教室長が差し戻しの一覧を見る … missing と course_conflict は保護者に聞き直します。保護者が教室にいれば、その場で書き足してもらいます
2. not_detected と unreadable は原本を見る … 書かれていれば下書きに入れ、空欄なら保護者に聞きます
3. 本部の事務が school_unmatched を決める … 学校の一覧に足すか、候補から選びます
4. 請求の担当が debit_pending を見る … 依頼書が届くまで、最初の月の請求の方法を決めます
5. 本部の事務が確定する … 確かめ終えた行を台帳の確定の列に移します

1番目を受付の日のうちに回すことが、この構成の目的です。 翌週の問い合わせでは、保護者はもう申込書に何を書いたか覚えていません。

目標は、120件をならして1件3分です。 差し戻しが要るのは2割前後という想定で、それより多い月は、申込書の様式か教室の複合機の設定に問題があります。

例外に対処する

5行目がいちばん大事な例外です。 口座振替の依頼書には口座の番号と届出印があり、申込書と同じ流れに乗せると、伏せる対象の外から番号が渡ります。 依頼書は教室で別に扱い、取込フォルダに入れないよう教室長に周知します。

記録を残す

• 元の申込書のPDFと、教室コード・受付日・スキャンした日時
• Document AI が返した Document のJSONの全文
• Gemini API に渡した伏せた後の読み取り結果と、返ってきたJSON
• Apps Script が付けた状態と、そのとき照らした講座の一覧の版
• 教室長が聞き直した記録（いつ、どの欄を、誰が）と、本部が確定した日時