総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
利用者の介護保険被保険者証と負担割合証のコピーを読み取り、請求マスタの要介護度・認定期間・負担割合を更新して、期限が近い利用者の一覧を作る
事業所から届く利用者の介護保険被保険者証と介護保険負担割合証のコピーを読み取り、請求マスタの要介護度・認定の有効期間・負担割合と照らして、変わった項目だけを一覧にします。あわせて、期限が近い利用者の一覧を作ります。
詳しく見る → UC-0447パブリックコメントに寄せられた意見を論点ごとに分けて同じ趣旨のものをまとめ、市の考え方の案を作る
パブリックコメントに寄せられた意見を論点ごとに分け、計画案のどの箇所への意見かを付けたうえで、同じ趣旨のものをまとめて要旨と市の考え方の案を作ります。担当課は、一覧表の下書きから読み始められます。
詳しく見る → UC-0441自治体の福祉の相談窓口で、面談のメモと聞き取りの記録を要約し、支援経過記録の下書きと関係機関への連絡票の案を作る
相談支援員が面談のメモと聞き取りの記録を相談記録システムに入れると、本人の言葉・聞き取った事実・決めたことに分けて要約し、支援経過記録の下書きと、関係機関へ渡す連絡票の案を作ります。支援員の仕事は、白紙から書くことから、下書きをメモと照らして直すことに変わります。
詳しく見る → UC-0437市役所の相談窓口で、新しい相談に似た過去の相談・苦情の対応記録を探し、対応の経緯と関係課を初動の判断に使えるように引く
窓口の職員が新しい相談の要点を入れると、個人情報を伏せた過去の対応記録から似た相談を探し、どの課がどう対応したかを記録番号付きで返します。取り次ぎ先を決めるまでの調べものが短くなります。
詳しく見る → UC-0431銀行・信用金庫の営業店から届く事務手続きの照会に、事務規程・事務手引と本部の通達を根拠にチャットで答え、規程に無い事案は事務指導の担当へ回す
営業店の行員がチャットで事務手続きを照会すると、事案の条件を聞き返して特定し、事務手引と現行の通達から取り扱いと必要書類を出典付きで答えます。規程に無い事案は事務指導の担当へ回します。
詳しく見る → UC-0427介護事業所の職員から毎月出る「この加算は算定できるか」の質問に、国の通知・Q&Aと運営規程を根拠にチャットで答え、判断が割れるものを管理者へ回す
介護事業所の職員が本部に聞く「この加算は算定できるか」「記録に何が要るか」に、国の告示・通知・Q&Aと事業所の運営規程を根拠にチャットで答えます。要件と確かめる記録を原文付きで並べ、判断が割れるものは管理者へ回します。
詳しく見る → UC-0425ごみ収集の作業員が撮った不適正排出の写真から品目と違反の種類を見分けて集積所別の台帳にし、町内会への啓発文の案を毎月作る
収集の作業員が、出し方の誤りで収集しなかったごみの写真をフォームで送ると、AIが写真から品目と違反の種類を見分け、集積所別の台帳に記録します。月末には集積所と町内会ごとの集計から、回覧に使う啓発文の案を作ります。
詳しく見る → UC-0403住民から届く「市長への手紙」と意見メールを担当課と種別に仕分けて、回答期限つきの受付台帳に載せる
住民から届く「市長への手紙」や意見メールの本文を ChatGPT に読ませ、要望・苦情・提案・質問の種別と担当課の候補を付けさせます。結果は受付台帳に貼れる1行で返させ、回答期限は台帳の数式が計算します。
詳しく見る → UC-0390市の広報紙とホームページのお知らせを、公開前に表記ルールと日付・曜日、施設や問い合わせ先の電話番号まで台帳と照らして校正する
各課から届く広報紙とホームページのお知らせ原稿を、公開前に校正します。市の表記ルールに外れた書き方を指摘し、日付と曜日、施設の休館日、課名と電話番号を台帳と照らして食い違いを洗い出します。
詳しく見る → UC-0378住民からのごみの分け方・出し方の問い合わせに、分別辞典と収集日程を根拠にチャットで答え、辞典に無い品目は担当課へ回す
「このフライパンは何ごみか」「うちの地区の燃えないごみは何曜日か」という住民の問い合わせに、チャットで品目と地区を聞き取り、市の分別辞典と収集日程を引いた結果だけで答えます。辞典に無い品目は答えずに担当課へ回します。
詳しく見る → UC-0296仲介会社から届く手書きの入居申込書を読み取り、申込管理表と保証会社への審査依頼の様式に転記する
仲介会社からFAX・PDF・写真で届く入居申込書を読み取り、申込者・連帯保証人・勤務先などの項目を、申込管理表と保証会社への審査依頼の様式の2つに転記するデータにします。人は記入漏れと読み取りの自信が低い項目だけを確かめます。
詳しく見る → UC-0293市役所に届く「市民の声」を分類して担当課の候補と要旨を付け、毎月の傾向と未回答の滞留をまとめる
Webフォーム・メール・手紙で届く「市民の声」を1通ずつAIに読ませ、分野と種別を付けて、所管表から担当課の候補を選ばせます。要旨と回答方針のたたき台も添え、広聴担当の仕事を「読んで回付先を決める」から「候補を確かめる」に変えます。
詳しく見る → UC-0375管理物件の共用部を巡回した写真から不具合を拾い、巡回報告書とオーナー向けの報告を作る
管理物件の共用部を巡回して撮った写真から、照明切れ・破損・汚れ・放置物などの不具合の候補を撮影地点ごとに拾います。前回から残っている不具合と照らし、社内の巡回報告書とオーナー向けの報告の下書きを作ります。
詳しく見る → UC-0326他院から届く紹介状を読み取って、受付の登録項目と予約の段取りの下書きを作る
他院からFAXや郵送で届く紹介状を読み取り、患者・紹介元・紹介の目的など受付に要る項目を書かれたとおりに取り出します。予約の段取りと紹介元への連絡文の下書きまで作り、職員は確認と予約の確定に集中できます。
詳しく見る → UC-0321職員からの例規や事務手続きの質問に、例規集と事務マニュアルを根拠に条文付きで答える
職員が「この支出は誰の決裁か」「この文書の保存期間は何年か」と聞くと、現行の例規と事務マニュアルから根拠の条文を示して答えます。答えられない質問は、法規担当へ質問の記録ごと引き継ぎます。
詳しく見る → UC-0320情報公開請求の対象文書から、個人情報など不開示にあたる箇所の黒塗り候補を出す
情報公開請求の対象文書を読み、個人情報や法人の情報など、不開示にあたりうる箇所を原文のまま抜き出して一覧にします。担当者は白紙から探すのではなく、候補の一覧を見て黒塗りにするかを決めます。
詳しく見る → UC-0318議会の質問通告を受けて、過去の答弁と施策資料を根拠に答弁書の下書きを作る
議員から届いた質問通告を論点ごとに分け、過去の答弁と施策資料を根拠に答弁書の下書きを作ります。担当課の職員は、白紙から起案するのではなく、根拠の付いた下書きを直すところから始められます。
詳しく見る → UC-0313授業料減免・奨学金の申請書類を読み取り、申請の種類ごとの提出要件に照らして書類の不足と不備を点検する
学生が提出した授業料減免・奨学金の申請書類を読み取り、申請の種類ごとの必要書類の一覧と突き合わせて、足りない書類と記載の不備を洗い出します。係員は点検結果を確かめ、学生への再提出の連絡を送ります。
詳しく見る → UC-0303館内の忘れ物を写真と特徴で台帳にして、宿泊客からの問い合わせと照合する
館内で見つかった忘れ物を写真に撮るだけで、種類・色・柄・書かれた文字などの特徴を書き出し、台帳に登録します。宿泊客から問い合わせが来たら、その説明と台帳の候補を照らし合わせ、見るべき品を数点に絞ります。
詳しく見る → UC-0288住民からの手続きの問い合わせに、AIとの対話で必要な書類と窓口まで案内する
「引っ越したら何が要るか」「子どもが生まれたら何をするか」という住民からの問い合わせに、AIとの対話で状況を聞き取り、該当する手続き・必要書類・窓口・受付時間を案内します。根拠は自治体の公式の手続き案内ページだけで、必ずそのページへのリンクを添えます。
詳しく見る → UC-0287保護者へ配るお知らせを、日付と曜日・持ち物・連絡先の食い違いまで配布前に点検する
保護者へ配る行事案内や持ち物、集金、休校のお知らせを、配布前に点検します。誤字に加えて、日付と曜日の食い違い、同じ文書内で時刻や持ち物が2か所で違うこと、前年の年度や担当者名の残り、古い電話番号を拾います。
詳しく見る → UC-0283客室清掃の仕上がりを点検写真で確かめて、やり直しが要る部屋を拾う
清掃スタッフが清掃後の客室を決まった画角で撮った写真を、客室タイプごとの点検基準に照らし、項目ごとに「基準どおり」「やり直し候補」「写真では判断できない」を付けます。インスペクターは全室を回らず、候補の部屋と抜き取りの部屋だけを見に行きます。
詳しく見る → UC-0267入社予定者の受け入れ準備を、入社日から逆算して関係部署へ手配する
入社が決まった人について、職種・配属・雇用区分から必要なものを引き当て、入社日から逆算した締切付きの依頼文の下書きをAIに作らせます。送信と実行は人が行い、返事の無い手配が一覧で見えるようにします。
詳しく見る → UC-0261住民から届く道路・公園の不具合の通報を写真で見分けて、担当課と緊急度を振り分ける
住民がWebフォームで送る道路・公園の不具合の写真をAIが見て、対象物と損傷の種類、危険の程度を決まった形で返します。位置と所管の対応表から担当課を決め、受付の担当者は確かめて回付するだけになります。
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