総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
自治体の議会の会議録と過去の答弁書を横断して、同じテーマの質問と答弁の変遷を根拠付きで引き、答弁の作成と事業の検討に使う
議会の会議録と庁内の答弁書を横断して、指定したテーマの質問と答弁を時系列に並べます。答弁の立場がどう変わってきたか、「検討する」と答えた事項がその後どうなったかを、根拠の発言付きで返します。
詳しく見る → UC-0842水道の検針データから使用者ごとの使用量を見込み、漏水の疑いがある使用者を拾って、お知らせと現地確認の優先順を出す
検針のたびに、使用者ごとの過去の使用量から今回の使用量がどの範囲に収まるはずかを見込み、範囲を超えた使用者を拾います。漏水の疑いの型と優先順を付け、お知らせと現地確認の一覧にします。
詳しく見る → UC-0838社会保険労務士事務所が顧問先へ毎月送る法改正・助成金のニュースレターを、所員が書いた公表資料のメモから下書きし、顧問先の業種ごとの注意点を添える
所員が公表資料を読んで書いたメモから、顧問先へ送るニュースレターの共通の本文と、業種ごとの注意点の下書きを作ります。顧問先ごとの版は、台帳の業種と雇用形態から欄を選んで組み立てます。
詳しく見る → UC-0834申請書の様式を改定したときに、記入例と記入の手引きが様式の欄とずれていないかを、画像と文で照らして校正する
各課が改定した申請書の様式と、その記入例・記入の手引きの3つを Gemini API に同時に読ませ、欄ごとの対応表とずれの一覧を作ります。文書担当は一覧を見て、担当課へ直しを返します。
詳しく見る → UC-0832病院の環境ラウンドで撮った病棟・処置室の写真から、物品の床置きや手指衛生剤の欠品などの不備を拾い、部署への指摘の下書きにする
環境ラウンドで撮った病棟・処置室・汚物処理室の写真を、院内のチェック表の項目ごとに見て、物品の床置き・手指衛生剤の欠品・清潔と不潔の混在などの不備の候補を拾います。写真の位置付きで返し、部署ごとの指摘票の下書きにします。
詳しく見る → UC-0815教員から Google Chat に届く出張・休暇・物品・会計の手続きの質問に、学校の事務の手引きを根拠に答え、手引きに無いものを事務室へ回す
教員が Google Chat のアプリに書いた出張・休暇・物品・会計の手続きの質問に、学校の事務の手引きを根拠に答えます。条件が足りなければ聞き返し、手引きに無いものや判断の要るものは事務室の受付に回します。
詳しく見る → UC-0813自治体のホームページの更新原稿を、画像の代替テキスト・表の作り・リンクの文言・PDFだけの掲載といったアクセシビリティの観点で公開前に校正する
各課が Google ドキュメントで書いたホームページの更新原稿を、公開前に読み、画像の代替テキスト・表の作り・リンクの文言・PDFだけの掲載を校正します。指摘を根拠の達成基準付きの一覧にして、原稿の担当者に返します。
詳しく見る → UC-0811議会の答弁書の案を、過去の答弁・計画書の数値・施策の名称と照らして校正し、言い回しの食い違いを答弁の調整の前に拾う
担当課が起案した答弁書の案を、過去の確定した答弁・計画書の数値・施策の正式な名称と照らして校正します。食い違いの箇所を根拠付きの一覧にし、答弁の調整に回す前に起案した課へ返します。
詳しく見る → UC-0807留学生へ出す奨学金・寮・在留手続きのお知らせを、大学の用語集にそろえて多言語に訳し、日付と提出先を原文と照らしてから配る
国際交流課が留学生へ出す奨学金・寮・在留手続きのお知らせを、学内の用語集にそろえて4言語に訳します。日付・金額・提出先は訳させずに後から差し込み、原文と同じであることをプログラムで照らしてから配ります。
詳しく見る → UC-0804行政書士事務所で作った建設業許可の申請・届出の書類一式を、自治体の手引きの必要書類の一覧に照らして提出前に校正し、補正になりやすい箇所を挙げる
建設業許可の申請・届出のために作った書類一式を、手引きの必要書類の一覧から作った点検表に照らして校正します。足りない書類、書類どうしの記載の食い違い、手引きの改訂で扱いが変わった確認資料を、補正になりやすい箇所の一覧にします。
詳しく見る → UC-0796建設現場で交付した産業廃棄物の紙マニフェストの返送票を読み取り、交付日・数量・処分終了日を台帳にそろえて、返送期限を過ぎたものと記載の食い違いを拾う
収集運搬業者と処分業者から返ってくる紙マニフェストのB2票・D票・E票を読み取り、交付番号で台帳の行に結び付けます。返送期限を過ぎても戻らないものと、日付・数量・記載の食い違いを毎日拾います。
詳しく見る → UC-0794行政書士事務所で車庫証明の依頼ごとに届く手書きの保管場所使用承諾証明書と所在図・配置図を読み取り、申請書の下書きにそろえて、記載の食い違いと不足を依頼者へ返す
車庫証明の依頼ごとに届く手書きの保管場所使用承諾証明書と所在図・配置図を読み取り、申請書の下書きの項目にそろえます。3枚の書類と依頼票のあいだの食い違いと不足を拾い、依頼者へ返す連絡文の下書きまで作ります。
詳しく見る → UC-0795学校の保健室で手書きされる来室記録を読み取り、学年・症状・時間帯を月次で集計して、同じ症状の増え方と来室が続く生徒を養護教諭に返す
保健室で手書きされる来室記録簿を毎日読み取り、学年・症状・時間帯の集計表にそろえます。月末を待たずに、同じ症状の増え方と、来室が続く生徒の一覧を養護教諭に返します。
詳しく見る → UC-0792市民課に郵送で届く手書きの証明書の請求書を読み取り、請求者・種類・通数・同封の定額小為替を受付台帳にそろえて、記入漏れと不足額を拾う
郵送で届く住民票の写しや戸籍証明書の請求書と、同封の定額小為替・本人確認書類の写しを読み取り、受付台帳の項目にそろえます。記入漏れと手数料の不足額を拾い、職員が交付を判断する前の下ごしらえを済ませます。
詳しく見る → UC-0769介護事業所にケアマネジャーからメール・FAXで届く利用予定の変更連絡を読み取り、予定表の更新案にして、送迎と人員配置への影響を拾う
ケアマネジャーからメールやFAXで届く利用予定の変更連絡を読み取り、利用者・日付・サービス内容の変更を予定表の更新案にします。あわせて、その変更で送迎の便や入浴の枠、職員の配置に影響が出る日を拾います。
詳しく見る → UC-0765大学の教員から届く休講・補講・教室変更の連絡メールを読み取り、科目・日時・教室を学務システムへの登録票にそろえて、学生向けのお知らせの下書きを作る
教員から教務の窓口に届く休講・補講・教室変更の連絡メールから、科目・曜日時限・日付・教室を取り出します。時間割と照らして学務システムへの登録票にそろえ、学生向けのお知らせの下書きを作ります。
詳しく見る → UC-0763社員から届く在職証明書・給与の証明・源泉徴収票の再発行の依頼メールを種類で分類し、人事のデータから必要な情報を集めて、書類の下書きと送付の準備をする
社員から人事に届く証明書の依頼メールを、在職証明書・給与の証明・源泉徴収票の再発行などの種類で分類します。人事のデータから書類の下書きを作り、担当者の確認を経て送付の準備まで進めます。
詳しく見る → UC-0760毎月の安全衛生委員会の記録と職場巡視の報告から、議事録と従業員への周知文の下書きを作り、前回の宿題の進み具合を一覧にする
毎月の安全衛生委員会の文字起こしと職場巡視の報告から、議事録と従業員に周知する議事の概要の下書きを作ります。あわせて、前回までに決めた宿題が今回どう報告されたかを一覧にし、報告の無かった宿題を次の委員会に残します。
詳しく見る → UC-0738市役所の窓口の受付記録と曜日・月末・制度の締切から、翌週の時間帯ごとの来庁者数と待ち時間を見込み、窓口の職員配置の案を出す
番号札の受付記録と、曜日・月末・祝日・制度の締切の暦から、翌週の30分ごとの来庁者数を窓口ごとに見込みます。待ち時間の目安と必要な職員数を出し、係長が配置を決める材料にします。
詳しく見る → UC-0733自治体の担当課が業務委託を発注する前に、過去の仕様書と事業の要綱から委託仕様書の下書きを作り、競争性を損なう記載と抜けやすい項目を契約の担当へ挙げる
担当課が業務委託を発注するとき、事業の要綱と過去の同種の仕様書から委託仕様書の下書きを作り、あわせて競争性を損なうおそれのある記載と、抜けやすい項目を一覧にして契約の担当へ回します。担当課は一から書かずに済み、契約の担当は見るべき箇所から確認できます。
詳しく見る → UC-0719調剤薬局にFAXで届く処方箋を読み取り、薬品名・用量・日数を受付データにそろえ、薬歴と照らした重複と用量の確認点を薬剤師へ返す
FAXで先に届く処方箋を読み取り、薬品名・規格・用量・用法・日数を医薬品マスタにそろえた受付データの下書きにします。あわせて、その患者の薬歴と照らし、同じ成分の重複や前回からの用量の変化を「確認点」として薬剤師に返します。
詳しく見る → UC-0718運送会社で運転者が毎日書く日常点検表を読み取り、「否」や異常の記載があるまま運行した車両と記入漏れを、運行管理者と整備管理者へ出す
運転者が毎日書く紙の日常点検表を読み取り、チェック欄の「良」「否」と異常の記載を車両台帳の車両・点検項目にそろえます。そのうえで点呼の記録と照らし、「否」や異常の記載があるのに運行した車両と、点検表が出ていない日を毎朝一覧にします。
詳しく見る → UC-0716ホテルの客室係が清掃を終えるたびに話した音声を文字にして、客室番号・清掃の状態・不具合・忘れ物を清掃台帳の項目に分けて登録し、フロントの販売可否に反映する
客室係が1部屋の清掃を終えるたびにスマートフォンに話した報告を文字にし、清掃の状態・不具合・忘れ物を清掃台帳の項目に分けて登録します。販売を止める候補の部屋は、その場でフロントに知らせます。
詳しく見る → UC-0715大学の教務窓口に紙で届く公欠届・欠席届と添付の証明書を読み取り、学籍番号・科目・日付・事由を出欠の登録データにそろえて、添付漏れと期限切れを拾う
教務窓口に紙で届く公欠届・欠席届と添付の証明書を読み取り、学籍番号・科目・日付・事由を出欠の登録データにそろえます。添付漏れと提出期限の過ぎた届は、登録の前に拾って職員へ回します。
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