総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
旅館・ホテルが送迎バスの予約をフォームで受け、Apps Script と AI で便ごとの人数と荷物をまとめ、備考を読んで運転手向けの運行表を作る
宿泊客が Google フォームで出す送迎バスの予約を、Apps Script が便ごとの人数・荷物・車いすの数にまとめ、AI が備考を運転手向けの短いメモにして、便ごとの運行表を作ります。フロントの書き写しが無くなります。
詳しく見る → UC-1744社内から届く事務用品・消耗品の購入依頼をフォームで集め、Apps Script と AI でばらばらの品名を標準の品目にそろえ、在庫を差し引いて仕入先ごとの発注の一覧を作る
社員が Google フォームで出す事務用品・消耗品の購入依頼を、AI が1行ずつ標準の品目に振り分け、Apps Script が単位をそろえて合計し、在庫を差し引いて仕入先ごとの発注の一覧にします。品名をそろえる手作業が無くなります。
詳しく見る → UC-1742社用車の予約をフォームで受け、Apps Script と AI で車の重なりと運転者の条件を確かめ、行き先と時間に合わせた注意事項を運転者に返す
社員が Google フォームで出す社用車の予約を、Apps Script が車両のカレンダーと台帳に照らし、AI が備考と選択の食い違いと当てはまる注意事項を判定します。総務が見るのは、印の付いた予約だけになります。
詳しく見る → UC-1741市役所が公民館の部屋の予約をフォームで受け、Apps Script と AI で利用目的を使用許可の基準に照らして、営利・政治・宗教の確認が要る申込を拾う
公民館の部屋の使用の申込をフォームで受け、定員と予約の重なりを規則で確かめ、利用目的を市の使用許可の基準に照らします。確認の要る申込を拾い、職員が許可するかを決めます。
詳しく見る → UC-1723社員の業務に要る資格・免許の有効期限を Power Automate で追い、更新後の資格者証の写しから期限を読み取って台帳を直し、本人と上長に更新の手続を知らせる
社員の資格・免許の有効期限を台帳で追い、期限が近い人と上長に更新の手続の案内を送ります。本人が更新後の資格者証の写しを上げると、AIが種類・番号・有効期限を読み取り、台帳の値と照らしてから総務の確認を経て台帳を直します。
詳しく見る → UC-1714警備会社の隊員と管制の担当が、現場ごとの警備指令書と過去の対応記録を引き、異常のときの手順と連絡先を根拠付きで探す
現場の隊員や管制の担当が「この現場で火災の発報があったら」「夜間の搬入の立会いは」と尋ねると、その現場の警備指令書のいま効いている版と、過去の対応記録から手順を探し、該当箇所を引用して示します。 連絡先は連絡先表から順位どおりに並べます。
詳しく見る → UC-1705マンション管理会社が管理員の手書きの修繕依頼票を Google Document AI で読み取り、物件・場所・内容・緊急度を修繕の台帳に登録して、同じ場所の未完了の依頼と書き漏れを拾う
管理員が手書きした修繕依頼票を読み取り、物件・場所・内容・緊急度を修繕の台帳に登録します。同じ場所で完了していない依頼に結び付け、書き漏れは本社の担当に回します。
詳しく見る → UC-1701NPO法人が毎月受け取る手書きの寄付の申込書を読み取り、寄付者の台帳と領収書の発行の一覧に転記する
街頭やイベントで集まる手書きの寄付の申込書を読み取り、寄付者の台帳の項目にそろえて転記します。入金を確かめたものだけを、領収書の発行の一覧に載せます。
詳しく見る → UC-1698企業年金基金の事務局に届く給付・手続の問い合わせに、規約と手続の案内を根拠にして回答の下書きを作る
企業年金基金の事務局に届く給付と手続の問い合わせに、規約と手続の案内から根拠の条項を引いて回答の下書きを作ります。給付額や加入者期間のような個人の記録が要る箇所は、AIに書かせず空欄にして職員へ渡します。
詳しく見る → UC-1691市役所の広聴担当が住民から届く「市長への手紙」を Claude で論点ごとに分類し、担当課への振り分けと回答の下書きを作る
住民から届く「市長への手紙」を、個人を特定する情報を伏せてから Claude に読ませ、論点ごとに回答の型と担当課の候補を付けます。担当課への照会文と、担当課が事実を書き入れる回答の下書きの枠も作り、広聴の担当者が確かめて照会に回します。
詳しく見る → UC-1661情報システム部が社員から毎月集める貸与端末の自己点検フォームを Apps Script で集め、AI で資産台帳との食い違いと更新の遅れを拾う
社員が毎月答える貸与端末の自己点検フォームの回答を、Apps Script が資産台帳と突き合わせて差分を出し、AI が差分と備考の欄を読んで食い違いの種類を判定します。担当者には、台帳の更新の案と本人への確認の文がそろった一覧が届きます。
詳しく見る → UC-1660市役所が地域のイベントの後援・共催の申請をフォームで受け、Apps Script と AI で要綱の基準に照らした書類の不足と確認点を拾う
地域の団体から届くイベントの後援・共催の申請を Google フォームで受け、Apps Script が添付の書類とそろえて AI に渡します。AI は要綱の基準に照らした不足・食い違い・確認点を根拠の文つきで返し、職員はその一覧から確かめます。
詳しく見る → UC-1645税理士事務所が顧問先から毎月集める通帳・領収書・請求書の提出状況を Make で追い、顧問先ごとの不足の一覧と催促の文面を作る
顧問先が共有フォルダに上げる毎月の通帳・領収書・請求書を数え、顧問先ごとの必要書類と照らして不足の一覧を作ります。そのうえで、前回の返事と巡回の予定を踏まえた催促の文面を下書きします。
詳しく見る → UC-1643社員の出張の事前申請を Power Automate で受け、旅費規程の日当・宿泊の上限・交通の手段に照らして確認が要る点を挙げてから承認に回す
社員が出発前に出す出張の事前申請を受け、旅費規程に照らして確認が要る点を挙げてから上長の承認に回します。日当と宿泊の上限は規程の表で計算し、交通の手段や前泊の理由はAIが条文の要件と照らします。
詳しく見る → UC-1624病院が外国人の患者向けの検査・入院・会計の説明文書を改訂のたびに多言語へ訳し、用語集で医療用語の訳をそろえて、数値と用語の確認表を付ける
外国人の患者に渡す検査・入院・会計の案内文書が改訂されるたびに、Word や PDF の様式を保ったまま英語・中国語・ベトナム語に訳します。用語集で医療用語の訳をそろえ、原文と訳文の数値と用語を段落ごとに照らした確認表を付けて確認に回します。
詳しく見る → UC-1616市役所の生活保護のケースワーカーが家庭訪問・面談のメモから、Azure OpenAI でケース記録の下書きと次回の訪問で確かめる事項を作る
家庭訪問や所内面談でケースワーカーが取ったメモと、その世帯の援助方針から、Azure OpenAI でケース記録の下書きを作ります。事実とケースワーカーの所見を分けて書き、次回の訪問で確かめる事項も添えます。
詳しく見る → UC-1596病院の医療安全・感染対策・褥瘡対策などの院内の委員会の文字起こしから、議事録と院内への周知文の下書きを作り、前回の宿題の進み具合を委員会をまたいで一覧にする
病院の医療安全・感染対策・褥瘡対策などの委員会の文字起こしから、議事録と職員への周知文の下書きを作ります。前回までの宿題の進み具合を、委員会をまたいで1つの一覧にします。
詳しく見る → UC-1587健診センターで、健診結果の数値と問診から所見のコメントと保健指導の案内文の下書きを作り、医師の確認に回す
健診の検査値と判定区分、前回までの値、問診の回答から、結果報告書に載せる所見のコメントと保健指導の案内文の下書きを作ります。医師は下書きを確かめて直し、承認するだけになります。
詳しく見る → UC-1579博物館の展示替えで、収蔵品の写真と日本語の解説から英語・中国語・韓国語の解説文の案を作り、用語集との食い違いを拾う
展示替えで新しく出す収蔵品について、日本語の解説文と写真、館の対訳用語集から、英語・中国語・韓国語の解説文の案を作ります。用語集と違う訳語、用語集に無い用語、パネルの字数の超過を一覧にして、確認に回します。
詳しく見る → UC-1571介護施設が利用者の家族に毎月送るお便りの原稿を行事と生活の記録から下書きし、名前・写真・体調の載せ方を掲載の同意と照らして点検する
介護施設が家族に毎月送るお便りの記事を、職員が書いた行事の記録から ChatGPT に下書きさせます。あわせて、名前・写真・体調の載せ方が、利用者ごとの掲載の同意の範囲に収まっているかを点検させます。
詳しく見る → UC-1566ケアマネジャーが作ったケアプランの原案をアセスメントと照らし、抜けている課題と表現の確認点を返す
ケアマネジャーが作ったケアプランの原案を、同じ利用者のアセスメントの記録と照らします。アセスメントで課題として見えていたのに計画で取り上げられていない項目と、目標やサービス内容の書き方の確認点を、会議の前に担当者へ返します。
詳しく見る → UC-1562来客の予約を受け付けたら、受付への登録・会議室と駐車場の手配・来訪者への案内メールの下書き・担当者への通知を一度に済ませる
社員が来客予約のフォームに入力すると、受付の来訪予定への登録、会議室と来客用駐車場の手配、来訪者への案内メールの下書き、担当者と受付への通知までを一度に済ませます。案内メールは担当者が承認してから送ります。
詳しく見る → UC-1548観光協会に加盟の施設・商店から届くイベントや営業時間の変更のメールを整理し、観光サイトの記事とSNSの掲載原稿の下書きを作る
加盟の施設・商店から届くイベントや営業時間の変更のメールを読み、日時・場所・料金などをそろえて掲載台帳に書きます。観光サイトの記事とSNSの投稿文の下書き、足りない情報を聞き返す返信の下書きまで作ります。
詳しく見る → UC-1547社内からの翻訳依頼をフォームで受け付け、DeepL で用語集をそろえた下訳を作って、文書の種類と用途で決めた社内の確認者に回す
各部署からの翻訳依頼をフォームで受け、DeepL API で社内の用語集を当てた下訳を作ります。文書の種類と用途から確認者を決め、数字や日付の照合結果を付けて回します。
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