総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
訪問看護ステーションに主治医から届く訪問看護指示書を読み取り、指示期間・病名・指示内容を利用者ごとの台帳にそろえて、期限切れ間近と記載の欠けを拾う
主治医から紙やFAXで届く訪問看護指示書を読み取り、指示期間・主たる傷病名・医療機器・指示事項を利用者ごとの指示書台帳にそろえます。期限が近い指示書と、記載が欠けている指示書を一覧にして、主治医への依頼に回します。
詳しく見る → UC-1250大学の履修・出席・成績・面談の記録から退学や休学のおそれを毎月見込み、学生支援の担当が声をかける順番と理由の候補を出す
履修・出席・成績・学費の納入・面談の記録から、次の学期の始まりまでに退学や休学の届けが出るおそれを、全学生について毎月見込みます。学生支援の担当が声をかける順番と、どの窓口がかけるかの候補を、理由と一緒に出します。
詳しく見る → UC-1198受付に置いた手書きの来訪者受付簿を読み取って入退館の記録にそろえ、退館時刻の記入漏れと入館証の未返却をその日のうちに総務へ返す
受付と守衛所に置いた手書きの来訪者受付簿をスキャンして読み取り、入退館の記録にそろえます。退館時刻の書かれていない行と、返却の印が無い入館証を、その日のうちに総務へ知らせます。
詳しく見る → UC-1193宅内漏水による水道料金の減額申請書と修理証明を読み取り、検針の記録と照らして要件に合わないものと不足書類を拾う
水道局に届く漏水による減額の申請書と、工事店の修繕の証明書を読み取り、使用者番号・修繕日・漏水箇所を項目にそろえます。検針の記録と照らし、要件に合わない申請の候補と不足書類を担当職員へ返します。
詳しく見る → UC-1178教員から届く成績の訂正・追加の依頼メールを読み取り、教務の処理票にそろえて、締切後の依頼と承認の要るものを分ける
教員から届く成績の訂正・追加の依頼メールを読み取り、科目・学籍番号・訂正前後の評価・理由を、学生と科目ごとの処理票の行にそろえます。履修の記録と照らし、締切後の依頼と承認の要るもの、項目の足りないものを分けます。
詳しく見る → UC-1144銀行の店舗外ATMコーナーの巡回写真を基準の写真と比べ、無断の貼り紙・不審な機器の候補・案内の掲示の欠けを見つけて、巡回報告と対応の依頼の下書きにする
店舗外ATMコーナーの巡回写真を、コーナーごとの基準の写真と本部が指定した掲示物の台帳と比べます。無断の貼り紙、カード挿入口の周りの見慣れない物、掲示物の欠けや古い版の候補を見つけ、巡回報告と依頼の下書きにします。
詳しく見る → UC-1143公園樹・街路樹の巡回で撮った写真から、枯れ枝・ぶら下がり枝・幹の空洞・キノコ・傾きなど倒木と落枝の兆候の候補を拾い、樹木医の診断と剪定に回す順番をつける
公園樹・街路樹の巡回で撮った写真から、枯れ枝・ぶら下がり枝・幹の空洞・キノコ・傾きなどの兆候の候補を拾います。樹木台帳の区域の重要度と前回の記録に照らし、樹木医の診断や剪定に回す順番の案と点検表の下書きを作ります。
詳しく見る → UC-1141工事現場の入口の掲示板の写真から、建設業の許可票・労災保険関係成立票などの法定の掲示物がそろっているかと記載の食い違いを確かめる
工事現場の入口の掲示板を撮った写真から、建設業の許可票・労災保険関係成立票などの掲示物が写っているかを見分けます。記載された許可番号や技術者の氏名を工事台帳と照らし、掲示の漏れと食い違いを是正の依頼の下書きにします。
詳しく見る → UC-1130市町村の窓口に出る犬の登録・注射済票の交付・届出の手書きの申請書を読み取り、登録原簿の犬と突き合わせて台帳に起こす
窓口で受け付けた犬の登録・注射済票の交付・変更・死亡の手書きの申請書をスキャンして読み取り、申請の区分ごとに項目をそろえます。登録番号で原簿の犬と突き合わせ、台帳に取り込む一覧と、記入漏れを確かめる一覧を作ります。
詳しく見る → UC-1124社用車の運転前後のアルコールチェックの記録を毎日点検し、記録漏れ・確認者の欠け・確認方法の書き漏れを安全運転管理者に知らせる
社用車の運転前後の酒気帯び確認の記録を、毎朝、前の日の分について点検します。記録漏れや数値の食い違いはスクリプトが車両の使用簿と照らして拾い、AI は確認の方法や指示事項の自由記述が記録として足りているかを判定します。不備だけが安全運転管理者に届きます。
詳しく見る → UC-1121公民館・集会所の利用日誌を月ごとに集計し、利用の偏りと設備の不具合・利用者の要望を施設ごとの月報にまとめる
公民館・集会所の管理人が付ける利用日誌を、月に1回、施設ごとに集計します。数える作業は Apps Script が行い、AI は自由記述から設備の不具合と利用者の要望をまとめ、利用の偏りの所見を書きます。担当課が施設ごとの月報を作る時間を減らします。
詳しく見る → UC-1116税理士事務所に届く新規顧問の申込フォームの内容を要約し、業種・規模・依頼範囲から担当チームと初回面談の準備物を決める
新規顧問の申込フォームの回答を1枚の受付メモに要約し、依頼の範囲を決まった区分に分けます。区分と業種から担当チームの候補と初回面談の準備物が決まり、所長が確かめてから申込者へ案内します。
詳しく見る → UC-1106水道の使用開始・中止の申込フォームの内容から、住所・日付・清算方法を抜き出して申込の種類を分け、検針と料金の担当へ振り分ける
水道の使用開始・中止の申込フォームの内容を読み、申込の種類を分けて、住所・日付・清算方法を抜き出します。分けた結果に従い、検針担当と料金担当へ受付票を振り分けます。
詳しく見る → UC-1098自治体の広報担当が、イベント・手続き・防災のお知らせ原稿から、SNSの投稿文を文字数と表現の基準に合わせて下書きする
各課から届くイベント・手続き・防災のお知らせ原稿から、市の公式SNSに載せる投稿文の案を、媒体ごとの文字数と表現の基準に合わせて作ります。案には日付・場所・問い合わせ先を原稿と照らした確認表を付け、広報担当が確かめてから投稿します。
詳しく見る → UC-1089市町村に届く国民健康保険税の減免申請書（手書き）を読み取り、世帯・減免の理由・添付書類の有無を審査台帳に起こして、足りない書類を拾う
窓口と郵送で届く国民健康保険税の手書きの減免申請書を読み取り、世帯・被保険者・減免の理由・申請日を審査台帳に起こします。添付書類の表題も読み、理由ごとに求める書類と照らして、足りない書類と記入漏れを審査の前に拾います。
詳しく見る → UC-1088公共工事・施設の再編などの住民説明会の録音と記録から、出た意見と質問を論点ごとに要約し、持ち帰った質問を担当課への回答依頼の一覧にする
住民説明会の録音を文字起こしし、出た意見と質問を事業ごとの論点に分けて要約します。その場で答えられず持ち帰った質問を拾い、担当課への回答依頼の一覧にします。
詳しく見る → UC-1071他の自治体の条例・規則・要綱を集めた例規データから起案中の条例案に近い規定例を探し、条文の書きぶりと施行時期を比べる
各課が起案した条例・規則・要綱の条文案を入れると、他の自治体の例規データから内容の近い条を探し出します。見つかった規定例を、対象の範囲・義務の強さ・罰則・委任の書きぶりと、公布から施行までの期間で並べた比較表にして、法制の担当に返します。
詳しく見る → UC-0990公園の遊具を毎月点検するときに撮った写真から、錆・破損・ボルトの緩みの兆し・地面のえぐれの候補を見分けて、点検表の下書きと修繕の優先度を出す
公園の遊具の日常点検で撮った写真を、遊具ごとに前回の写真と比べ、錆・破損・ボルトの緩みの兆し・地面のえぐれの候補を見分けます。現地での触診・聴診の結果と合わせて、点検表の下書きと修繕の優先度の案を作ります。
詳しく見る → UC-1060市役所に電話で届く道路・公園の損傷や危険の通報を音声から文字にして、場所・状況・連絡先を受付票に分け、担当課へ回す
住民から電話で寄せられる道路の穴、側溝のふたのずれ、街路灯の消灯、倒木、公園の遊具の破損などの通報を、録音から文字にして受付票の下書きにします。場所・状況・危険の手がかり・通報者の連絡先を項目に分け、聞き漏れた項目を示して、担当課へ回せる形にします。
詳しく見る → UC-1058社会保険労務士が顧問先と電話で受けた労務相談の録音を文字にして、要旨・事実・回答・宿題を相談記録の項目に分けて登録する
顧問先の人事担当者と電話で話した労務相談の録音を文字にし、相談の要旨・聞き取った事実・伝えた回答・宿題に分けて相談記録の下書きにします。担当の社労士は下書きを直して確定するだけになり、折り返しの約束が宿題として残ります。
詳しく見る → UC-1054自治体の道路管理の担当に届く道路占用・道路使用の許可申請書を読み取り、場所・期間・占用物件・面積を受付台帳にそろえて、記入漏れと添付図面の不足を拾う
道路占用の許可申請書と添付図面を読み取り、場所・期間・占用物件・面積を受付台帳の行にそろえます。法令の記載事項の漏れ、添付図面の不足、申請書と図面の数値の食い違いを、受け付けた日のうちに担当へ出します。
詳しく見る → UC-1049大学の教員が書いたシラバスを学内の記載要領に照らして点検し、直しの案を付けて教務の担当へ返す
教員が教務システムに入力したシラバスを、学内の記載要領に照らして項目ごとに点検します。到達目標の書き方、成績評価の割合、授業外学修の時間の不備を拾い、直しの案を付けて教務の担当へ返します。
詳しく見る → UC-1043学校の教員から出る成績処理・出欠の扱い・指導要録の書き方の質問に、教育委員会の要領と校内の手引きを根拠にチャットで答える（教員だけが使う）
教員が成績処理・出欠の扱い・指導要録の書き方をチャットに入れると、その学校種と年度に合う教育委員会の要領と校内の手引きだけを探し、定めを根拠付きで返します。教務主任が同じ質問に答える時間が減ります。
詳しく見る → UC-1041社員から届く慶弔見舞金・社宅・福利厚生の手続きの質問に、福利厚生規程と総務の手引きを根拠にチャットで答え、規程に無い事案を総務の担当へ回す
社員が慶弔見舞金・特別休暇・社宅の質問をチャットに入れると、その社員の雇用区分と事由の発生日に効いている規程だけを探し、対象の条件・様式・期限を条項付きで返します。総務が同じ質問に答える時間が減ります。
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