総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
人材派遣会社で、派遣スタッフの勤怠の未提出と未承認を毎週拾い、事情を見て本人と派遣先の担当者のどちらに催促するかを決めて送る
派遣スタッフの勤怠のうち、未提出・未承認・差し戻しのものを毎週拾い、催促を本人と派遣先の担当者のどちらへ送るか、送らずに担当へ回すかを判定します。判定に沿って、決まった文面の催促を送ります。
詳しく見る → UC-1544マンション管理会社のフロント担当が、毎月の理事会に出す収支・修繕・苦情対応の報告を記録から組み立て、報告文の下書きを作る
担当する管理組合ごとに、前月の収支・修繕と点検・苦情と対応の記録をスプレッドシートから集め、毎月の理事会に出す報告文の下書きを作ります。フロント担当は下書きを読んで直し、理事長に送ります。
詳しく見る → UC-1542NPO法人が寄付の記録から、毎月の寄付者へのお礼状を使い道の報告と合わせて下書きし、メールと郵送の原稿にする
寄付の記録（Google スプレッドシート）から前月の寄付者を拾い、寄付者ごとのお礼状を、その月の活動の報告と合わせて下書きします。メールで送る人には Gmail の下書きを、郵送の人には印刷用の原稿を作ります。
詳しく見る → UC-1541社会福祉協議会が Google フォームで受けるボランティアの申込を、活動の定員と条件に照らして受付・調整中・お断りに分け、返信の下書きを作る
Google フォームで届くボランティアの申込を、活動ごとの定員と条件に照らして受付・調整中・お断りの3つに分け、申込者への返信の下書きを Gmail に作ります。 職員は下書きを確かめて送るだけになります。
詳しく見る → UC-1532市役所のホームページのよくある質問を、住民がふだん使う言い方でも引けるようにし、0件だった検索語の記録から同義語辞書の追加案を毎月作る
市のホームページのFAQ検索で0件だった検索語を毎月集め、住民の言い方と行政の言い方のずれを見つけます。同義語辞書の追加案とFAQの追加候補を作り、担当課の承認を経て辞書に反映します。
詳しく見る → UC-1526乗合バスの運行管理者から出る遅延・事故・車両の不具合のときの取扱いの質問に、運行管理規程と運輸局の通達を根拠に答える
営業所の運行管理者が「この遅れで折返しをどうするか」「ミラーが割れた車両を走らせてよいか」「この接触は報告が要るか」を聞くと、運行管理規程・乗務員の手引き・運輸局の通達から、その営業所と路線に効く箇所を引用して取扱いを返します。判断は運行管理者が行います。
詳しく見る → UC-1524産業廃棄物の処理業者が排出事業者から受け取る紙のマニフェストを読み取り、交付番号・品目・数量・運搬と処分の終了日を台帳にそろえて、返送の期限が近い票を拾う
排出事業者から廃棄物と一緒に受け取る紙のマニフェストを受入の日に読み取り、交付番号・品目・数量・運搬の終了日を台帳の項目にそろえます。処分の終了日から写しの送付の期限を数え、期限が近い票を担当者に出します。
詳しく見る → UC-1522神社の社務所で受け付けた手書きのご祈祷の申込書を読み取り、願意・氏名・住所・人数を受付台帳とお札の送付リストにそろえる
社務所で受け付けたご祈祷の申込書を、閉門後にまとめてスキャンして読み取ります。願意・氏名とふりがな・住所・人数・お札の受け取り方を受付台帳の項目にそろえ、郵送を希望した分はお札の送付リストにします。
詳しく見る → UC-1518警備会社で警備員が施設ごとに手書きする巡回記録と警備日誌を読み取り、巡回時刻・異常の有無・引継ぎ事項を契約先への月次報告書にそろえて、巡回の抜けを拾う
警備員が施設ごとに手書きする巡回記録表と警備日誌をスキャンして読み取り、巡回時刻・異常の有無・引継ぎ事項を項目に分けます。巡回計画と突き合わせて抜けを拾い、契約先への月次報告書の下書きにそろえます。
詳しく見る → UC-1489毎月の部門会議の議題のメモと前回の宿題から、アジェンダ・時間配分・進行の台本・事前に配る資料の一覧を作る
部門長から届く議題のメモと前回の宿題の一覧を ChatGPT に渡し、アジェンダ、時間配分、司会の進行の台本、事前に配る資料の一覧を作らせます。決めることや担当が書かれていない議題は空欄で返させ、部門長が埋めてから配ります。
詳しく見る → UC-1483株主から届く配当・株主優待・住所変更・株式の手続きの問い合わせに、株式取扱規程と株主名簿管理人の案内を根拠に回答案を作る
株主からメールとフォームで届く配当・株主優待・住所変更・株式の手続きの問い合わせを、種類ごとに振り分けます。株式取扱規程と株主名簿管理人の案内から該当箇所を引き、引用付きの回答案を株式担当に渡します。
詳しく見る → UC-1480内部通報の窓口に届いた通報を、事実・要望・対象者に分けて、通報者を伏せた調査担当向けの要約と初動の確認事項を作る
内部通報の窓口に届いた通報を、事実・通報者の要望・対象者に分けた受付記録にまとめます。あわせて、通報者を特定させうる記述を伏せた調査担当向けの要約と、初動で確かめるべき事項の一覧を作ります。
詳しく見る → UC-1459工場で起きた休業災害の発生報告のメモから、労働者死傷病報告の記載項目の下書きと社内の災害報告書を作り、記載の不足を安全担当に返す
工場で休業を伴う労働災害が起きたとき、職長や安全担当が書いた発生のメモから、労働者死傷病報告の記載項目の下書きと社内の災害報告書の文案を作ります。メモに書かれていない項目は、質問の形で安全担当に返します。
詳しく見る → UC-1458会社に届いた郵便物をスキャンしたPDFを読み、文書の種類と宛先の部署を判定して担当へ回し、DMは捨てる候補にまとめる
会社に届いた郵便物を開封してスキャンしたPDFを読み、文書の種類と宛先の部署を判定して、部署のフォルダと Teams のチャネルへ回します。DMと判定したものは捨てる候補の一覧にまとめ、総務が週に1度まとめて確かめます。
詳しく見る → UC-1457社員から出る借上げ社宅の入居申請を、社宅規程の要件（距離・家賃の上限・家族構成）と物件の資料に照らして判定し、承認者向けの所見を付けて回す
社員から出る借上げ社宅の入居申請と物件の募集図面を読み、社宅規程の要件を1つずつ照らして、満たすかどうかを根拠付きで判定します。結果を承認者向けの所見の下書きにし、人事の担当者が確かめてから承認に回します。
詳しく見る → UC-1455代表電話の伝言をフォームで受けて、用件・折返しの要否・期限を整え、担当者へ Teams で届けて折返しの漏れを拾う
代表電話の伝言を、受付担当が聞いたままフォームに書くと、相手・用件・折返しの要否・期限に整えて、宛先の社員へ Teams で届けます。期限を過ぎても「折り返した」の返事が無い伝言を拾い、本人と受付に知らせます。
詳しく見る → UC-1447ビル管理会社が手書きで記録するテナントの電気・水道の検針票を読み取り、検針値を台帳に転記して、前月比の異常と請求の元データを作る
管理員が手書きで記録したテナントの電気・水道の検針票を読み取り、指針を検針台帳に転記します。使用量を計算して前月・前年同月と比べ、異常値と読み違いの疑いを拾ってから、請求の元データを経理に渡します。
詳しく見る → UC-1448タクシー会社の乗務員が手書きする乗務記録（運転日報）を読み取り、営業収入・走行距離・休憩の時刻を集計表にそろえて、記入漏れと拘束時間の超過の疑いを拾う
乗務員が手書きした乗務記録（運転日報）を読み取り、営業収入・走行距離・休憩の時刻を集計表にそろえます。記録が求められる項目の記入漏れと、拘束時間・休息期間の基準を超えた疑いを、帰庫の翌日には拾います。
詳しく見る → UC-1445市役所の窓口で受け付けた手書きの住民票の写し等の交付請求書を読み取り、請求者の区分に応じた記入漏れを返して受付台帳に転記する
窓口で受け付けた手書きの住民票の写し等の交付請求書をスキャナで読み取り、請求者・対象者・通数・使用目的と記載事項のチェック欄を取り出します。請求者の区分ごとに必要な記入事項がそろっているかを確かめ、漏れを窓口の画面に返して、受付台帳に転記します。
詳しく見る → UC-1441自治体の職員が出す「この場面で誰が何をするか」の質問に、地域防災計画・避難所運営マニュアル・職員初動マニュアルから該当箇所とページを示して答える
職員から出る「この場面で誰が何をするか」の質問に、地域防災計画・職員初動マニュアル・避難所運営マニュアルから該当箇所を引いて答えます。担当の班、行動、時期を、冊子の名前とページを添えて返します。
詳しく見る → UC-1429病院の各フロアのご意見箱に入る手書きの投書を読み取り、要望・苦情・感謝と担当部署に振り分けて、毎月の患者サービス委員会の資料と回答の掲示案を作る
ご意見箱に入る手書きの投書をスキャンして読み取り、氏名などを伏せて、要望・苦情・感謝の区分と担当部署の候補を付けて投書台帳に登録します。急ぎの投書はその日のうちに担当へ回し、毎月の委員会の資料と掲示の案も作ります。
詳しく見る → UC-1424各部署から集まるメモ・写真の説明・イベントの記録から毎月の社内報の記事を下書きし、表記ルールと個人情報の載せ方の点検まで済ませる
各部署から投稿フォームで集まるメモ・写真の説明・イベントの記録から、毎月の社内報の記事を下書きします。下書きには、社内の表記ルールに合わない箇所と、個人の情報の載せ方で確かめるべき箇所の一覧を添えます。
詳しく見る → UC-1411市役所の各課から届く物品の購入依頼メールから、品名・数量・予算科目・納期を抜き出して購入台帳にそろえ、見積の要否と予算の残りを知らせる
市役所の各課から届く物品の購入依頼メールから、品名・数量・予算科目・納期などを抜き出して購入台帳に1行ずつそろえます。契約規則に照らした見積の要否と、その予算科目の残りを、依頼課と契約担当に知らせます。
詳しく見る → UC-1403公共施設の窓口から出る「この使い方は許可できるか、使用料はいくらか」の質問に、施設の条例・規則・要綱と過去の回答を根拠に答える
公民館や体育館の窓口から届く「この使い方は許可できるか」「使用料はいくらか」「この団体は減免になるか」の照会に、その施設の条例・規則・減免の要綱と過去の回答から根拠の条項を探し、引用付きの回答案を返します。判断が要るものは所管課へ回します。
詳しく見る →生成AI・業界・部門のまとめページから探す
自社で使えるAI活用を整理したい方へ
業務内容を伺い、導入候補となるAI活用方法の整理、優先順位付け、PoC設計まで支援します。