総務のAI活用ユースケース
総務・庶務の担当者に向けて、社内外から届く依頼・申請・書類を処理する業務を集めたページです。多いのは、紙で届く申請書や伝票の読み取りと台帳への転記、設備や備品の依頼への過去の対応記録を使った回答、様式の改定時の記入例と手引きのずれの点検、各部署からの問い合わせの仕分けです。「入力作業が多い」「問い合わせが多い」という課題から、AIに任せる範囲と担当者が確認する範囲を業務単位で確認できます。
該当ユースケース 245 件
訪問介護のヘルパーが手書きするサービス提供記録を読み取り、提供時間・内容を予定と突き合わせて、実績の食い違いと記入漏れを拾う
ヘルパーが手書きしたサービス提供記録を読み取り、訪問日・時刻・サービス内容を実績の形にそろえます。訪問予定と突き合わせ、時刻のずれ、予定にない訪問、記入漏れ、確認欄の空欄を週のうちに拾います。
詳しく見る → UC-1396市役所に届く住民の意見・要望を急ぎの度合いと担当課の候補で振り分け、命や安全に関わるものをその日のうちに広聴の担当へ知らせる
市役所の Web フォームとメールに届く住民の意見・要望を、Google Apps Script が受け取って Claude API に読ませ、急ぎの度合いと担当課の候補を付けます。命や安全に関わるおそれのあるものは、届いたその時に広聴の担当と所管課へ知らせます。
詳しく見る → UC-1393国・都道府県のサイトに載る自治体向けの通知・事務連絡を毎日見回り、新しく載ったものを要約して担当課に振り分ける
国の省庁と都道府県のウェブサイトにある自治体向けの通知の掲載ページを毎日見回り、前日から新しく載ったものだけを拾います。本文を読んで要点と期限をまとめ、事務分掌の表から担当課の候補を付けて振り分けます。
詳しく見る → UC-1385信用金庫の営業店から本部に届く事務ミスの報告を、ミスの種類・原因・影響の大きさで分類し、月次の事務指導の資料に使える一覧にする
営業店から本部に届く事務ミスの報告を Gemini API に読ませ、行内の区分表に沿ってミスの種類・原因・影響の大きさに分類し、根拠の一文を添えて返させます。事務部は分類を確かめ、月次の事務指導の資料に使える一覧にします。
詳しく見る → UC-1384行政書士事務所が外国人の依頼者から受け取る母国の証明書の訳文を下書きし、入管・市区町村に出す翻訳文の体裁にそろえる
外国人の依頼者から預かった母国の証明書のスキャンを Gemini API に読ませ、事務所の訳語集と依頼者の表記カードに沿った訳文の下書きを作ります。下書きは提出先ごとのひな形に流し込み、職員は原文と照らして翻訳者として仕上げます。
詳しく見る → UC-1382市役所の各課に国・県から届く通知・事務連絡を要約し、自課で対応が要る事項・期限・照会への回答の要否を一覧にして課長に回す
課に届いた国・県の通知・事務連絡・照会のPDFを Gemini API に読ませ、自課で対応が要る事項、回答と提出の期限、照会への回答の要否を原文の一文付きで一覧にします。庶務の担当が確かめ、担当の係の候補を添えて課長に回します。
詳しく見る → UC-1377建設現場に入る外国人の技能実習生・特定技能の作業員向けに、新規入場者教育の資料と現場のきまりを、用語集をそろえて母語とやさしい日本語に訳し、数値と禁止事項の照合表を付けて確かめる
外国人の作業員が新しい現場に入る前に、元請から受け取る新規入場者教育の資料と現場のきまりを、用語集に沿って母語とやさしい日本語に訳します。逆翻訳と数値・禁止事項の照合表を付け、母語のできる社員が確かめてから配ります。
詳しく見る → UC-1375生命保険の名義・受取人・住所の変更の請求書類に不備があったとき、不備の記録と手続きの規定から、直し方を契約者に説明する案内文を下書きし、担当者が確かめて送る
契約者から届いた名義・受取人・住所の変更の請求書類に不備があったとき、不備の記録と事務の規定、承認済みの文例から、契約者に送る案内文の下書きを作ります。担当者は一から書かず、下書きを確かめて直す作業に変わります。
詳しく見る → UC-1374司法書士事務所が依頼者へ送る登記の完了報告書と費用明細を、物件の表示・登記の目的・金額・登録免許税の食い違いと分かりにくい表現で、送る前に校正する
登記が終わって依頼者へ送る完了報告書と費用明細を、申請書の控えと登記完了証に照らして校正します。物件の表示・登記の目的・金額・登録免許税の食い違いと、依頼者に伝わりにくい表現を、送る前に表で出します。
詳しく見る → UC-1372厚生労働省の介護保険最新情報をエージェントが毎週確かめ、自社の事業所に関わる通知を要約して管理者に届け、対応の要否と完了までを追う
厚生労働省の介護保険最新情報の掲載ページをエージェントが毎週確かめ、新しい通知を読んで自社の事業所に関わるかを見分けます。関わるものは要約して管理者に届け、対応が済むまで台帳で追います。
詳しく見る → UC-1371専門学校の教職員から出る学則・規程・教務会議の決定に関する質問に、いま有効な文書を根拠に答えて該当箇所を示す
教職員から「学則・規程ではどうなっているか」「教務会議で何と決めたか」と聞かれたとき、いま有効な文書から該当箇所を探して答えます。条項と決定の番号を添え、学生ごとの判断が要る質問は教務主任へ回します。
詳しく見る → UC-1369介護施設が預かる入居者の預り金で買った日用品のレシートを読み取り、出納の記録と照合して、入居者別の月次の報告を家族向けに作る
入居者の預り金で買った日用品のレシートを読み取り、入居者ごとの出納の記録と1件ずつ照らし合わせます。食い違いのある記録だけを事務員に回し、照合の済んだ入居者から、家族へ送る月次の報告の下書きを作ります。
詳しく見る → UC-1356非常勤講師から毎月届く出講報告のコマ数・休講・補講・交通費を取り出し、時間割と突き合わせて講師料の支払一覧を作り、食い違いを拾う
非常勤講師から毎月届く出講報告から、出講した日付・時限・科目・休講・補講・交通費の日数を取り出して表にそろえます。その表を時間割と教務の休講・補講の記録と突き合わせ、講師料の支払一覧の下書きと、食い違いの一覧を作ります。
詳しく見る → UC-1340病院の医事課・総務課の職員から出る院内規程・委員会の決定・院内通知の質問に、いま有効な文書を根拠に答えて該当箇所を示す
医事課・総務課の職員から届く「この場合は院内でどう決まっているか」という質問に、院内規程・委員会の決定・院内通知から根拠を探し、該当箇所を引用した回答案を作ります。総務の担当者は、引用が合っているかを確かめて返すだけになります。
詳しく見る → UC-1333病院の検査・手術・入院の説明文書の改訂案を、用語のやさしさ・表記の統一・数値と日数の整合で校正し、修正案を担当の委員会へ返す
診療科が出した説明文書と同意書の改訂案を、委員会の審査の前に校正します。患者に伝わりにくい専門用語、院内の表記ルールからの外れ、関連文書やクリニカルパスと食い違う数値・日数を拾い、修正案の一覧を事務局へ返します。
詳しく見る → UC-1288管理物件の空室を定期に巡回して撮った写真から、通水・換気の跡、郵便物やチラシのたまり、汚れや設備の異常の候補を見分けて、巡回記録とオーナーへの報告を作る
空室の巡回で撮った写真から、通水・換気をした跡、郵便物やチラシのたまり、天井や床のしみなど異常の候補を部屋ごとに拾います。巡回記録の下書き、修繕の手配が要る部屋の一覧、オーナーへの月次の報告の下書きを作ります。
詳しく見る → UC-1285介護記録の記述から、不適切なケアや虐待の兆しにつながりかねない書き方と事実の書き漏れを判定し、管理者が確かめる記録と書き方の助言を返す
介護記録の記述を読み、不適切なケアや虐待の兆しにつながりかねない書き方と、書かれているべき事実の書き漏れを判定します。管理者には、確かめるべき記録を優先度の順に並べ、職員には書き方の助言を返します。
詳しく見る → UC-1278自治体の防災メールと緊急のお知らせの文案を、送る前に日時・場所・避難情報の言葉・問い合わせ先の誤りと分かりにくい表現で校正する
防災メールや緊急のお知らせの文案を送る前に ChatGPT に渡し、日付と曜日、避難所の名称、避難情報と気象情報の名称、問い合わせ先を、担当課が用意した一覧と照らして食い違いを拾います。分かりにくい表現には直しの案を付け、送る判断は職員が行います。
詳しく見る → UC-1273各部門の月次報告に書かれたリスク・懸念の記述を拾って種類と影響の大きさで分類し、全社のリスク一覧の更新案と前月からの変化を経営企画にまとめる
各部門の月次報告の「リスク・懸念」の欄を読み、記述を1件ずつ種類と影響の大きさに分類して、全社のリスク一覧の既存の行と結び付けます。経営企画には、一覧の更新案と前月からの変化が届きます。
詳しく見る → UC-1272宿泊税の月ごとの申告のために、予約と精算のデータから1人1泊の宿泊料金と税額を集計し、課税免除や料金の扱いの確認が要る宿泊を判定して経理に回す
前の月にチェックアウトした予約の精算データから、1人1泊の宿泊料金と宿泊税の額を規則で計算します。食事込みのプランや修学旅行のように扱いの確認が要る予約は、AIがプラン名と備考から判定して経理に回します。
詳しく見る → UC-1271デイサービスのシフト表と勤務の実績から人員配置基準を満たしているかを日ごとに点検し、足りない日と理由の候補を管理者に返す
デイサービスの前の月の勤務の実績と利用者の数から、提供日ごとに介護職員・生活相談員・看護職員の配置を計算して基準と比べます。足りない日には、勤務の備考から理由の候補を添えて管理者に返します。
詳しく見る → UC-1264取締役会の議案資料を各部門から集め、締切前の督促と、届いた資料の議案番号・付議区分・添付漏れの確認を済ませて事務局へ渡す
取締役会と経営会議の議案資料を各部門から集める作業を、締切の前の督促から届いた資料の形式の確認まで自動で回します。事務局が見るのは、形式に問題があると出た資料と、督促しても届かない議案だけになります。
詳しく見る → UC-1260管理会社の担当から出る建物の設備・仕様の質問に、物件ごとの竣工図書・設備の仕様書・修繕履歴を根拠にチャットで答える
管理担当から出る「このビルの給水方式は」「屋上の防水は何で、いつ改修したか」といった質問に、物件ごとの竣工図書・設備の仕様書・修繕履歴を検索して答えます。答えには図書の名前と該当箇所を必ず添えます。
詳しく見る → UC-1257専門学校に実習先から毎月届く手書きの実習評価票を読み取り、学生・評価項目ごとの点数とコメントを成績台帳にそろえて、評価の低い項目と未提出の実習先を拾う
実習先の指導者が手書きした実習評価票を読み取り、学生・実習先・評価項目ごとの点数とコメントを成績台帳の形にそろえます。基準を下回る項目のある学生と、評価票が届いていない実習先を、毎週教務の担当に返します。
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