議会の答弁書の案を、過去の答弁・計画書の数値・施策の名称と照らして校正し、言い回しの食い違いを答弁の調整の前に拾う

処理の起点を決める

政策企画課の職員が、答弁書の案を開いたときに動かします。 案がフォルダに置かれたことを検知して自動で校正する仕組みは作りません。答弁書の案は、置かれた後にも担当課が直し続けることがあり、自動で動かすと古い版を校正してしまいます。 担当課から「点検をお願いします」の連絡を受けてから動かします。

連絡の決まりは、答弁書の案のファイル名で表します。 担当課は、点検に出せる状態になったらファイル名の末尾に「_点検依頼」と付けます。政策企画課の職員は、会期のフォルダでこの名前のファイルだけを開きます。版を取り違えないための、いちばん簡単な決まりです。

定例会の月は、1日2回にまとめて動かします。 午前と午後に「_点検依頼」のファイルをまとめて開き、順に校正を頼みます。届くたびに動かすより、同じテーマの案を続けて見られるので、職員の判断がそろいます。

入力データを集める

質を決めるのは、4行目の台帳です。 計画書の PDF から数値を探させると、同じ指標が複数の計画に違う時点で載っていて、どれと照らすべきかをAIが選ぶことになります。 台帳に「この指標はこの計画のこの時点の値を正とする」と決めておけば、照らす相手が1つに決まります。

過去の答弁は、確定版だけを入れます。 起案の途中の版や調整前の版を入れると、採られなかった言い回しを「前回の答弁」として示してしまいます。 会議録と見比べて確定版だと分かったものだけを、会期ごとの文書にまとめます。

会期ごとの文書は、たとえば次の形でまとめます。

【令和7年第3回定例会　一般質問　答弁（確定版）】
◆質問番号 12　議員：〇〇　質問の要旨：子育て支援の拠点の整備
答弁者：こども未来部長
答弁：子育て支援拠点の整備につきましては、第2期子ども・子育て
支援事業計画に基づき、令和8年度までに市内5か所の整備を進めて
まいります。……
◆質問番号 13　……

質問ごとに「◆質問番号」の見出しを付けるのは、引用を1件の答弁に絞るためです。 見出しが無いと、引用が会期の文書全体を指し、どの答弁が根拠かを職員が探し直すことになります。

データの取得方法を決める

台帳のリストは、リストそのもののURLで指定します。 サイトを指定しても、そのサイトのリストは含まれないとされています。

計画書のフォルダは、URLで指定します。 SharePoint のフォルダのURLを入れると、エージェントはそのURLと配下を探すとされています。計画書を改定したら、古い版は別のフォルダに移します。古い版が配下に残っていると、改定前の数値を根拠に出してきます。

新しく置いたファイルは、すぐには使われません。 SharePoint に新しく置いたファイルは、エージェントの回答に含まれるまで数分かかることがあるとされ、知識の欄に「Preparing」と出ている間は使われません。定例会の直前に確定した前の会期の答弁を足すときは、足した後に知識の欄の表示を確かめてから使います。

「指定した情報源だけを使う」の設定をオンにします。 Agent Builder の「Only use specified sources」は、指定した情報源を優先させる設定で、一般的な知識を完全に止めるものではないとされています。そのため、指示の側でも「根拠の無い指摘をしない」と書きます（後述）。

AIへ渡す前に整形する

1. 過去の答弁を会期ごとの文書にまとめる … 確定版だけを、「◆質問番号」の見出しを付けて並べます
2. 施策の名称と数値の台帳を作る … 答弁によく出る指標から始めます
3. 計画書の古い版をフォルダから外す … 改定のたびに行います
4. 答弁書の案から、質問の要旨と答弁の本文だけを写す … 起案者の連絡先や決裁の欄は貼りません
5. 答弁の言い回しの手引を文書にする … 長く担当している職員の頭の中にある使い分けを書き出します

5番目が、第3章の（d）への答えです。 「検討してまいります」は実施に向けて具体的に考えること、「研究してまいります」は実施を約束しない段階、といった使い分けは、たいてい文書になっていません。 一度書き出せば、エージェントが照らす相手になり、新しく来た職員の教材にもなります。

手引は、たとえば次の形で書きます。

【答弁の言い回しの手引（抜粋）】
3.1 方針の段階
  実施してまいります …… 予算の裏付けがあり、実施が決まっている
  進めてまいります …… 計画に位置付けがあり、取り組みが始まっている
  検討してまいります …… 実施に向けて具体的に考える。時期は約束しない
  研究してまいります …… 実施を約束しない。他市の事例などを調べる段階
3.2 使わない言い回し
  「前向きに善処します」「できる限り努力します」（段階が読み取れないため）

段階の言葉を表にしておくと、過去の答弁との違いが「一段進んだ」「一段下がった」として読めます。 エージェントの指摘も、前回と今回の言葉がこの表のどこに当たるかで示せます。

2番目の台帳は、最初から全部を作りません。 過去1年の答弁書に出てきた数値を数え、よく出る上位30の指標から行を作ります。 台帳に無い数値は計画書から探させ、出典を示せなければ「台帳に無い」として職員に回します。

AIに処理させる

させるのは、答弁書の案の文を、知識にある記録と照らして食い違いを拾い、根拠を並べることだけです。

2行目の「誤りとしない」がいちばん大事です。 議会の答弁は、前回の答弁から一歩進めた言い回しにすること自体に意味があります。「前回は『研究してまいります』、今回は『検討してまいります』」は、誤りではなく、担当課が決めた前進かもしれません。 AIの出力では「違い」とだけ書かせ、「誤り」という言葉を使わせません。

5行目の計算の禁止も効きます。 台帳に「達成率 85％」とあり、案に「目標の約8割を達成」とあれば、AIはこれを一致と判定しがちです。 答弁では「85％」と「約8割」のどちらで言うかも表現の決まりなので、数値の言い方が台帳と違えば、違いとして出させます。

指示内容を固定する

あなたは市の政策企画課で、議会の答弁書の案を校正する立場です。
貼られた答弁書の案を、知識にある記録と照らして、食い違いを拾ってください。
答弁の内容を良くする提案はしないでください。

【照らすもの】
1. 数値と時点 …… 施策の名称と数値の台帳。台帳に無ければ計画書。
2. 施策の名称 …… 台帳の正式な名称、旧称、略称。
3. 過去の答弁 …… 同じテーマの確定した答弁の、方針の段階の言い回し。
4. 言い回しの決まり …… 答弁の言い回しの手引。
5. 表記 …… 表記の基準。

【厳守事項】
- 指摘には、必ず根拠の文書名と、その中の該当箇所（質問番号・頁・行）を
  付けてください。根拠を示せない指摘は書かないでください。
- 過去の答弁と言い回しが違う場合は「違い」と書き、「誤り」と書かないでください。
  前回の答弁の該当の文をそのまま写してください。
- 数値は、台帳または計画書に書かれた値と時点をそのまま写してください。
  計算、換算、年度の読み替えをしないでください。
- 「約8割」と「85％」のように言い方が違う場合も、違いとして挙げてください。
- 答弁の文を書き直さないでください。修正の候補は、正式な名称や
  台帳の値のように、根拠の文書にある言葉だけにしてください。
- 手引と基準に無いことは指摘しないでください。
- 同じテーマの過去の答弁が見つからない場合は「該当なし」と書いてください。

【出力】
指摘の一覧（表）と、最後に「照らせなかった数値・名称」の一覧。

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 職員は答弁書の案を貼り、「この案を校正して」と頼むだけにします。3名が毎回指示を貼り直すと、人によって指示が変わり、第3章の（d）が戻ってきます。

「根拠を示せない指摘は書かない」を最初に置いているのは、一般的な知識での指摘を止めるためです。 前述のとおり、指定した情報源だけを使う設定は一般的な知識を完全には止めません。根拠の文書名と箇所を必須にすれば、知識に無い指摘は出しようがなくなります。

出力形式を固定する

表の形で返させます。 この構成ではシステムへの自動登録をしないため、JSON ではなく、職員が読んで答弁書の案のコメントに写しやすい表を出力の形にします。

【指摘の一覧】
| No | 種別 | 案の記述 | 根拠の記述 | 根拠（文書・箇所） | 修正の候補 |
| 1 | 数値 | 令和7年度末で85％ | 令和6年度末 82.4％ | 台帳 行12（第3次総合計画 p.48） | 時点の確認 |
| 2 | 名称 | 子育て応援プラザ | 子ども家庭センター（旧称：子育て応援プラザ） | 台帳 行31 | 子ども家庭センター |
| 3 | 過去の答弁 | 整備を検討してまいります | 整備を進めてまいります | 令和7年第3回定例会 質問番号12 | （違い。方針の変更か要確認） |
| 4 | 言い回し | 前向きに善処します | 使わない言い回し | 言い回しの手引 3.2 | － |

【照らせなかった数値・名称】
| 案の記述 | 理由 |
| 待機児童の解消率 | 台帳に無い。計画書にも該当なし |

1つ目の理由は、根拠の列があることです。 職員は根拠の文書と箇所を開き、指摘が正しいかを確かめます。Word の Copilot もエージェントも、応答の引用から元の文書に戻れます。 根拠の無い行は、そもそも出てこない指示にしています。

2つ目は、No.3 のような「違い」が、修正の候補ではなく確認の依頼として出ることです。 前回の答弁より一歩後退した言い回しになっているのは、誤りなのか、事情があってのことなのか、起案した課にしか分かりません。 担当課へのコメントでも「前回はこう答えています。方針の変更でしょうか」と問う形で返します。

3つ目は、「照らせなかった」一覧が独立していることです。 台帳に無い数値は、点検が済んだのではなく、点検できなかったということです。この一覧の数値は職員が計画書で確かめ、よく出るものは台帳に行を足します。

システムへ連携する

答弁書の案には、エージェントは書き込みません。 指摘を Word のコメントにするのは職員です。答弁書の文を書き換える経路を作らないことで、起案した課の文がAIの言葉に置き換わることを防ぎます。

台帳の更新も人が行います。 「照らせなかった」一覧から行を足すとき、出典の計画と頁を職員が確かめてから書き込みます。台帳は、この構成の正本です。 AIの出力から直接足すと、出典の確かでない数値が正本に入ります。

人が確認する

1. 根拠の列を開く … 数値と名称の指摘は、全件、根拠の台帳の行か計画書の頁を開いて確かめます
2. 過去の答弁との違いを読む … 前回の答弁の前後の文脈まで読み、意図した変更らしいかの見当をつけます
3. 「照らせなかった」一覧を片付ける … 計画書で確かめ、確かめられなければ担当課に出典を聞きます
4. 指摘をコメントにして返す … 違いは問う形で、誤りは修正の候補を添えて返します

2番目に時間をかけてください。 数値と名称は根拠を開けば済みますが、過去の答弁との違いは、議会での経緯を知らないと判断がつきません。 経緯を知る職員が手引に書き足していくと、2番目の時間が少しずつ短くなります。

担当課へのコメントは、種別ごとに書き方を決めておきます。 数値と名称は「台帳では〇〇（第3次総合計画 p.48）です。ご確認ください」、過去の答弁との違いは「令和7年第3回定例会の質問番号12では『進めてまいります』と答弁しています。方針の変更であれば、調整の資料に理由をお書きください」とします。問う形にそろえておくと、担当課が指摘を受け入れやすくなります。

目標は、1件あたり12分です。 根拠を開いて確かめるのに5分、過去の答弁の違いを読むのに3分、照らせなかったものを片付けるのに2分、コメントを書くのに2分という配分です。

例外に対処する

3行目の「台帳と計画書の数値が違う」は、台帳の更新漏れのことが多い例外です。 実績値は年度ごとに更新されるので、決算の数値が確定した後に台帳を直したかを、毎年同じ時期に確かめる決まりにします。

記録を残す

• 校正した答弁書の案の版（ファイル名と日時）
• エージェントの出力の原文（指摘の一覧と照らせなかった一覧）
• 職員が採った指摘と採らなかった指摘 … 採らなかった理由（方針の変更／根拠の誤り／表現の範囲）
• 担当課の対応（直した・理由を付けて維持した）
• 台帳に足した行と、その出典

3つ目の採らなかった理由が、いちばん役に立つ記録です。 「方針の変更」で採らなかった指摘が多ければ、その答弁は調整の場で説明が要る箇所です。「根拠の誤り」が多ければ、知識の文書の形か台帳を直す必要があります。

記録は、会期ごとの点検の一覧として持ちます。 質問番号、起案した課、指摘の数、採った数、担当課の対応の列を並べます。次の定例会の前に、同じ課の指摘の傾向を担当課と共有できます。