毎月の安全衛生委員会の記録と職場巡視の報告から、議事録と従業員への周知文の下書きを作り、前回の宿題の進み具合を一覧にする

処理の起点を決める

委員会の終了が起点です。 事務局は委員会の当日か翌営業日に、会議のまとめから Copilot を開きます。文字起こしは会議が終わってから確定するので、会議の直後ではなく、少し時間をおいてから始めます。

周知文は、委員会から3営業日以内に掲示することを目安にします。 規則は、委員会の開催の都度、遅滞なく議事の概要を周知することを求めています。周知文を議事録の完成を待たずに先に出せるよう、手順の中で周知文を議事録と同時に作らせます。

宿題の一覧は、委員会の1週間前にも使います。 事務局は一覧の 報告なし と期限の近いものを担当の委員に送り、次の委員会で報告してもらうよう頼みます。委員会の後の作業と、次の委員会の前の作業を、同じ一覧でつなぎます。

入力データを集める

質を決めるのは巡視の報告です。 委員会では「第2倉庫の件は報告のとおり」のように、資料を前提にした短い発言が多くなります。資料が無いと、Copilot は何の件かを書けません。 巡視の報告を参照させることで、「第2倉庫のフォークリフト通路の白線のかすれ」と具体的に書けるようになります。

災害・ヒヤリハットの一覧に氏名を入れないのは、周知文のためです。 一覧に氏名があると、下書きのどこかに名前が出るおそれがあります。入力の段階で入れなければ、出力に出ることはありません。

データの取得方法を決める

会議の内容は、Copilot に会議を開いた状態で聞きます。 会議の中で聞けば、話者と時刻を落とさずに使えます。 議事録で問題になりやすいのは「誰の発言か」なので、根拠の時刻は欠かせません。

宿題の一覧は、委員会の前日に今月の資料のフォルダへ書き出しておきます。 委員会の後に書き出すと、委員会の当日に事務局が状況を書き換えた行と混ざり、「何が報告される前の状態だったか」が分からなくなります。 前日の時点の一覧を基準にして、今回の報告を区分します。

「会議中のみ」の設定にしないでください。 Copilot の許可を「会議中のみ」にした会議では、会議の後には、文字起こしされなかった音声のデータと Copilot とのやり取りが残らないとされています。委員会は毎月の記録が要る会議なので、文字起こしを残す設定にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 今月の資料を1つのフォルダにまとめる … 巡視の報告、災害・ヒヤリハットの一覧、宿題の一覧、前回の議事録を、委員会の前日までに入れます
2. 氏名を外す … 災害・ヒヤリハットの一覧と長時間労働の資料は、職場と人数だけにします
3. 巡視の指摘に番号を振る … 「巡-01」のように振り、委員会でも番号で呼びます
4. 宿題に番号を振る … 「宿-2026-09-03」のように、決めた回が分かる番号にします
5. 議題の順を固定する … 8事業場で同じ議題の順にし、文字起こしの区切りをそろえます
6. 最後に読み上げる … 議長が「今回の委員会の意見」と「今回決めた宿題」を言葉にして締めます

3番目と4番目がいちばん効きます。 委員会で「巡-03は来週補修」「宿-09-03は完了」と番号で話すと、Copilot は発言を資料の行に確実に結び付けられます。番号の無い宿題は、言い方が少し変わるだけで別の宿題として拾われます。

AIに処理させる

させるのは、会議の発言と資料を突き合わせて、議事録・周知文・宿題の一覧の3つの下書きを作ることです。

宿題の進み具合は、前回までの宿題の一覧の行ごとに、今回の会議で何が報告されたかで決めます。 完了報告あり は完了したと報告された、経過報告あり は途中の状況が報告された、報告なし は会議で触れられなかった、の3つです。「報告が無かった」と「完了した」を混ぜないことが、この一覧のすべてです。

周知文は、議事録の①〜③から作ります。 平易な言葉で、職場の全員が読む前提にします。個人が特定できる記載、個人の健康に関わる記載、宿題の担当者の名前は入れません。

いちばん起きやすいのは2行目です。 委員会では「検討します」「前向きに考えます」で終わる措置が少なくありません。文書として整えるうちに「実施します」に変わると、事業者が約束していない措置が記録に残ります。

5行目は、周知文を作る段で起きます。 議事録には「該当者」と書いてあっても、周知文を読みやすくしようとして「包装課の作業者」「夜勤の新人」のような言い換えが入ることがあります。言い換えのほうが、氏名よりも人を特定しやすいことがあります。 周知文では、職場の単位を議事録より大きくするよう指示します。

指示内容を固定する

会議のまとめの Copilot に貼る指示文（議題ごとの表を作る段）：

あなたは安全衛生委員会の事務局です。この会議の文字起こしだけを根拠にしてください。
推測で埋めないでください。

【議題ごとに作る欄】
① 報告：報告された事実。資料の番号（巡-／宿-）が言われていれば付ける
② 委員会の意見：委員会として事業者に述べた意見。議長のまとめか、委員の合意として述べられたもの
③ 措置：事業者側（事業場の長、安全管理者、衛生管理者）が、講じた、または講じると述べたもの
④ 宿題：番号、内容、担当、期限
⑤ 根拠：②〜④それぞれの根拠にした発言の話者と時刻

【厳守事項】
- 発言の言い回しを強めたり弱めたりしないでください。
  「検討する」は「検討する」、「来月までに実施する」は「来月までに実施する」と書いてください。
- 措置として述べられていないことを、③に書かないでください。
- 担当と期限が言われていない宿題は、その欄を空欄にしてください。
- 産業医の助言は、条件と対象を落とさずに、発言に近い形で書いてください。
- 個人の氏名、病名、健康診断の結果、休業の個人の事情は書かないでください。
  必要な場合は「従業員1名」「該当者」と書いてください。
- 前回までの宿題（宿-番号）について、今回の会議で
  完了報告あり／経過報告あり／報告なし のどれに当たるかを、宿題ごとに書いてください。
  触れられなかった宿題は「報告なし」としてください。完了とみなさないでください。

【出力】
議題ごとの表（列：議題｜報告｜委員会の意見｜措置｜宿題｜根拠）と、
前回までの宿題の表（列：宿題番号｜区分｜報告の内容｜根拠）にしてください。

Word の Copilot に貼る指示文（議事録と周知文を作る段）：

/議題ごとの表 /巡視の報告 /災害・ヒヤリハットの一覧 /前回の議事録 を参照してください。
参照したファイルに書かれていることだけを使ってください。

1. 議事録の下書きを、社内の書式の欄に合わせて作ってください。
   「委員会の意見」と「意見を踏まえて講じた措置」は、議題ごとに独立した欄にしてください。
   巡視の指摘は、巡視の報告の場所と内容をそのまま写してください。
2. 周知文の下書きを、A4で1枚に収まる長さで作ってください。
   職場の全員が読む前提で、平易な言葉にしてください。
   個人が特定できる記載、健康に関わる個人の情報、宿題の担当者の名前は入れないでください。
   職場の単位は議事録より大きくし、課や班の名前で個人を言い換えないでください。
   措置の言い回しは、議事録と同じにしてください。
3. 議事録にも周知文にも、参照したファイルに無い措置や対策を足さないでください。

「言い回しを強めたり弱めたりしない」を例付きで書かないと、文章が整う方向に寄ります。 議事録らしい文体にしようとすると、「検討する」が「対応する」に、「対応する」が「実施した」に変わりがちです。例を示すと、言われたままの動詞が残ります。

「触れられなかった宿題は報告なし」を明記しないと、期限の過ぎた宿題が完了として扱われることがあります。 一覧から消えた宿題は、誰も思い出しません。

出力形式を固定する

議題ごとの表は、次の形で受け取ります。

前回までの宿題の表は、次の形です。

表で受け取る1つ目の理由は、意見と措置が別の列になることです。 議事録の書式の欄にそのまま写せ、3年後に「委員会の意見と講じた措置」を探す人が、列を見れば足ります。

2つ目は、宿題の区分で 報告なし を絞り込めることです。 事務局は 報告なし の行を次の委員会の議題に入れ、担当の委員に事前に知らせます。

3つ目は、根拠の時刻で確かめが速くなることです。 産業医の助言や労働者側の意見を確かめるとき、録画のその時刻だけを見ます。

宿題の一覧（SharePoint リスト）は、事務局がこの表をもとに更新します。 状況の列を 完了報告あり で閉じるのは、事務局が報告の内容を確かめてからにします。

システムへ連携する

周知の方法は、規則に挙げられたいずれかで行います。 規則は、常時各作業場の見やすい場所に掲示するか備え付けること、書面を交付すること、または電子的に記録して各作業場に労働者が常時確認できる機器を置くこと、のいずれかによるとしています。社内ポータルに載せるだけで足りるのは、各作業場にその内容を常時確認できる機器がある場合です。 パソコンを持たない現場の従業員が多い工場では、掲示を併用します。

議事録は3年間保存します。 規則は、委員会の意見と講じた措置の内容、そのほか議事で重要なものを、開催の都度記録して3年間保存することを求めています。保存するのは確定版の議事録で、Copilot の下書きは指示文の見直し用に別に残します。

人が確認する

下書きは3人が見ます。 事務局、事業場の長、そして必要に応じて産業医です。

1. 事務局が意見と措置の言い回しを確かめる … 根拠の時刻で録画を見て、動詞が強まったり弱まったりしていないかを見ます
2. 事務局が宿題の区分を確かめる … 完了報告あり の行は、報告の内容が本当に完了を言っているかを見ます
3. 事務局が周知文の個人の情報を確かめる … 氏名、病名、少人数の職場で個人が分かる書き方が無いかを見ます
4. 産業医の助言を含む議題は、産業医に下書きを送る … 助言の書き方が意図と合っているかを確かめてもらいます
5. 事業場の長が確定する … 議事録と周知文を確認し、掲示と保存に回します

4番目は、毎回でなくてかまいません。 産業医の助言が新しい論点を含む月、たとえば長時間労働の面接指導や職場の環境測定の結果に触れた月だけで足ります。定型の確認だけの月まで送ると、産業医の負担が増えて返事が遅れ、周知文の掲示も遅れます。

3番目では「少人数の職場」に注意します。 「包装課で1名が熱中症で休業」と書くと、包装課が5名なら誰のことかが分かります。職場の単位を大きくするか、職場を書かないかを、事務局が判断します。

例外に対処する

2行目は、会議室と Teams を併用する委員会でよく起きます。 会議室の1台のマイクで話すと、文字起こしでは全員が「会議室」になります。役職を名乗ってから話す決まりを、最初の委員会で議長から伝えてもらいます。

記録を残す

• 確定版の議事録（3年間保存）と、周知文の掲示日と掲示した方法
• 今月の資料のフォルダの中身（巡視の報告、災害・ヒヤリハットの一覧、宿題の一覧）
• Copilot が作った議題ごとの表と、議事録・周知文の下書き
• 事務局と産業医が直した箇所
• 宿題の一覧の更新履歴（区分と状況の変化）

下書きと確定版の両方を残すのは、指示文を直すためです。 事務局が毎月同じ種類の直しをしているなら、指示文の線の引き方がずれています。8事業場の直しを本社で集めると、どの指示が効いていないかが見えます。

周知文の掲示日を残すのは、遅滞なく周知したことを示すためです。 委員会の日と掲示の日が並んでいれば、後から確かめる人が迷いません。