接待・贈答の事前申請を、社内規程の金額基準と相手方の区分（公務員・外国公務員・取引先）に照らして一次判定し、確認が要る点を申請者とコンプライアンス担当に返す

処理の起点を決める

申請が上長の承認を通り、コンプライアンス課の受付に入った時点で動かします。 上長の承認より前に動かすと、上長に差し戻されて書き直された申請を二度判定することになります。

1件ずつ、提出のたびに動かします。 1日1回まとめて処理すると、会食の前日に出た申請が翌日の判定になり、間に合わないまま実施される申請が出ます。 接待の申請は、実施日が近いものほど急ぎます。実施日まで3営業日を切った申請は、判定の結果にかかわらず、コンプライアンス課の受付の一覧で先頭に出します。

入力データを集める

質を決めるのは、上から2番目と3番目です。 取引先マスタに区分が無ければ、AIは所属の文字列から推し量るしかありません。官公庁・政府系機関の一覧に「許認可・入札・契約の関係」が書かれていれば、AIはそれを根拠として示せます。 書かれていなければ、「関係があるかは不明」と返すだけです。

申請フォームには「相手方の費用負担の有無」の項目を足します。 国家公務員倫理規程の第8条は、職員が利害関係者の負担によらずに利害関係者と共に飲食をする場合でも、自己の飲食に要する費用が1万円を超えるときは、あらかじめ倫理監督官に届け出なければならないとしています（立食パーティーなどの例外があります）。割り勘であっても、相手の側に手続きが要る場面があるということです。自社の判定に使うのではなく、相手方に一言添えるかを営業担当が考える材料として返します。

データの取得方法を決める

取引先マスタは、会社名の完全一致ではなく、別名・略称の列も使って引きます。 「△△公社」「△△ Public Corporation」「△△PC」が同じ相手であることは、マスタの別名に書いておかないと分かりません。引けなかったときは「マスタに無い」と記録し、AIの判定を区分の根拠にしません。

回数は、会社単位と個人単位の両方で数えます。 規程が「同じ相手との接待」と書くとき、それが会社なのか個人なのかは規程の解釈です。両方を数えて渡し、どちらで判定するかは規則の側に置きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 1人あたり金額の計算 … 予算 ÷ 相手方の人数（自社の参加者を含めない）。AIに計算させません。 予算の欄が「4万円程度」のような書き方なら、数値の部分を取り出し、取り出せなければ unknown として扱います
2. 通貨の換算 … 海外拠点の申請は現地通貨で書かれます。社内の月次の換算レートで円にしてから基準と比べます
3. 相手方の人数の確認 … 「数名」「先方複数」のような書き方は数値として扱わず、申請者に聞く点に入れます
4. 取引先マスタとの照合 … 正式名称と別名で引き、取引先コードと区分を付けます
5. 機関の一覧との照合 … 所属の欄に機関名が含まれていれば、一覧の行を付けます
6. 履歴の数え上げ … 直近12か月の、同じ取引先コード・同じ相手方の氏名の申請を数えます
7. 個人の情報の扱い … 相手方の氏名は回数の数え上げにだけ使い、AIには役職と所属だけを渡します

AIに処理させる

させるのは、相手方の区分の候補を根拠付きで出すことと、規程の条件ごとに確認が要るかを印付けすること、申請者に聞くべき点をまとめることです。

区分の候補は、5つから選ばせます。 private（民間の取引先）、domestic_official（国家公務員・地方公務員）、quasi_public（独立行政法人・地方公共団体の出資法人など、公務員に準じた扱いを検討すべき相手）、foreign_official（外国公務員等の候補。外国政府の職員、国際機関の職員、外国政府が支配する事業者の職員を含む）、unknown です。

quasi_public を独立させているのは、ここで判断が割れるからです。 法令によって公務員とみなされる職員がいる法人もあれば、そうでない法人もあります。AIにどちらかを決めさせず、「準じた扱いを検討すべき」という印にとどめ、コンプライアンス課に回します。

最後の行がいちばん大事です。 区分を誤って private にすると、公務員が相手の接待が上長の承認だけで通ります。逆に、民間の相手を quasi_public にしても、コンプライアンス課の手間が1件増えるだけです。 誤りの重さがまったく違うので、迷ったときの向きを指示で固定します。

指示内容を固定する

あなたは商社のコンプライアンス課で、接待・贈答の事前申請を一次確認する立場です。
渡された申請、照合結果、規程の条文だけを根拠にしてください。推測で補わないでください。

【相手方の区分（counterparty_category）】
- private ........... 民間の取引先
- domestic_official . 日本の国家公務員・地方公務員
- quasi_public ...... 独立行政法人、地方公共団体の出資法人など、
                      公務員に準じた扱いを検討すべき相手
- foreign_official .. 外国の政府・地方公共団体の公務に従事する者、国際機関の職員、
                      外国の政府が支配する事業者の職員の候補
- unknown ........... 上のどれとも決められない

【区分の決め方】
1. 取引先マスタの区分があれば、それを第一の根拠にしてください。
2. マスタに無いときは、所属・役職の記述と、官公庁・政府系機関の一覧で判断してください。
3. 迷ったときは、より厳しい区分を選んでください。
   private を選ぶのは、マスタの区分か記述に、民間と判断できる根拠があるときだけです。
4. 「公社」「公団」「機構」「National」「State」などの語だけで区分を決めないでください。
   語があることは、根拠ではなく確認のきっかけです。

【規程の条件ごとの印（status）】
- ok ...... 条件を満たしていることが、渡された値から確認できる
- flag .... 条件を超えている、または区分の扱い上コンプライアンス課の確認が要る
- unknown . 値が無い、またはあいまいで確認できない
迷ったときに ok を選ばないでください。

【厳守事項】
- 1人あたり金額と回数は、渡された計算結果をそのまま使ってください。計算し直さないでください。
- 利害関係者に当たるか、贈賄や倫理規程違反に当たるかは書かないでください。
- 承認してよいか、承認ルートをどうするかは書かないでください。
- 例外に当たりうる記述（記念品、会議の茶菓、立食パーティーなど）があれば、
  例外の候補として印を付け、該当しうる規程の条を示してください。例外に当たると断定しないでください。
- evidence には、根拠にした申請の記述、マスタの値、規程の条文をそのまま写してください。
- 申請者への質問は、unknown を埋めるのに必要なものだけを、1つの文に1つずつ書いてください。
  質問は丁寧語で、申請者が答えやすい選択肢を添えてください。
- 申請に書かれていない事実を、質問の前提にしないでください。

【申請】{application}
【照合結果】{lookup_result}
【規程の条文（区分ごと）】{policy_articles}

「語だけで区分を決めない」を明記しないと、名前に引きずられます。 「○○機構」という名の民間企業もあれば、ありふれた社名の国営企業もあります。語は確認のきっかけにとどめ、根拠はマスタと一覧に置きます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "application_id": "",
  "version": 1,
  "counterparty_category": "private | domestic_official | quasi_public | foreign_official | unknown",
  "category_evidence": [
    { "source": "master | application | agency_list", "text": "" }
  ],
  "agency_relation": "license | procurement | subsidy | none_listed | unknown",
  "checks": [
    { "rule": "amount_per_person", "status": "ok | flag | unknown",
      "value": "", "policy_ref": "", "evidence": "" }
  ],
  "exception_candidates": [
    { "type": "souvenir | meeting_refreshment | standing_party", "policy_ref": "", "evidence": "" }
  ],
  "self_pay_notice": "applicable | not_applicable | unknown",
  "questions_to_applicant": [""],
  "note_for_compliance": ""
}

checks には amount_per_person（1人あたり金額）、frequency_12m（直近12か月の回数）、gift_value（贈答品の金額）、counterparty_count（相手方の人数）の4つを並べます。

1つ目の理由は、区分と印を後段の規則がそのまま読めることです。 構造化出力で列挙型を固定しておけば、foreign_official を「外国公務員」「Foreign official」と書き分けられて規則が読めなくなる、ということが起きません。

2つ目は、承認ルートを規則で決められることです。

なお、JSONスキーマの定義には個人の情報を入れません。 Claude の公式ドキュメントでは、構造化出力のスキーマはメッセージの内容とは別にキャッシュされると説明されています。列挙型の値に取引先名や機関名を並べず、区分のような抽象的な値にとどめます。

システムへ連携する

取引先マスタは読み取りだけです。 AIが foreign_official と判定した相手も、マスタの区分を自動で書き換えません。 書き換えるかは、コンプライアンス課が確認したうえで決めます。自動で書き換えると、誤った判定が次の申請の「根拠」になってしまいます。

人が確認する

1. 区分が民間以外のものは、コンプライアンス課が全件見る … category_evidence と agency_relation を読み、規程の扱いに沿って判断します。例外の候補が付いていても、例外に当たるかは担当者が決めます
2. 区分が unknown のものは、まず取引先マスタを直す … マスタに無い相手が多ければ、判定より先にマスタの整備が要ります
3. 民間の申請は、上長の承認に任せる … ただし週に1回、件数の5％を抜き出し、区分の判定を見直します
4. 判定を覆したら記録する … どの区分から、どの区分に変えたか、根拠は何かを残します

1番目が、この構成でコンプライアンス課が使う時間のほとんどです。 300件のうち民間以外の区分や unknown が2〜3割と想定すると、課が開くのは60〜90件です。これまで300件に同じ手順を踏んでいた時間を、この60〜90件に集めます。

例外に対処する

3行目は、見落とされやすい型です。 民間の取引先との会食に、取引先が招いた官公庁の職員が同席する、ということがあります。申請書の相手方の欄に会社名だけが書かれていると、同席者の区分は分かりません。 申請フォームに「相手方に公務員・政府系機関の職員が含まれるか」の問いを足し、「分からない」を選べるようにしておきます。

8行目は、構造化出力でも起こります。 公式ドキュメントは、拒否や max_tokens 到達時にスキーマに合わない出力になりうるとしています。stop_reason を見て、正常に終わらなかったものは使いません。

記録を残す

• 申請の全版（書き直しを含む）と、提出・承認の日時
• 照合に使った取引先マスタの区分と、機関の一覧の行（そのときの値）
• 計算した1人あたり金額と回数
• AIの出力の全文（区分、根拠、印、質問）と、使った規程の版
• 承認ルートと、コンプライアンス課の判断の記録
• 判定を覆した記録 … どの区分・印を、どちらに変えたか

2つ目で「そのときの値」を残すのは、マスタの区分が後から変わるためです。 区分を private から foreign_official に直したとき、過去にどの申請がどの区分で通ったかが分からないと、見直す範囲が決まりません。