自治体の職員が契約や支出の起案の前に、過去の監査委員の指摘・住民監査請求の結果・措置の記録を探し、同じ指摘を受けた事例と是正の内容を根拠付きで返す

処理の起点を決める

取り込みと検索で、起点が2つあります。

取り込みは、監査委員事務局が監査の結果、または措置の状況を公表したことを起点にします。 公表の日に、事務局が元のファイルを決まったフォルダに置き、中継プログラムが指摘の単位に分けて取り込みます。市のウェブサイトのPDFから取り込まないのは、事務局の元のファイルのほうが見出しと番号がそろっているからです。

過去7年分は、別に一括で取り込みます。 古い年度の報告は書式が今と違うため、事務局の職員が分け方を確かめながら入れます。 分けられなかった報告は、報告ごと1件の文書として入れ、画面にその旨を出します。

検索は、起案の担当者が検索画面で「探す」を押したときに動きます。 文書管理システムの起案の画面にリンクを置き、起案を作り始める前に開く運用にします。

入力データを集める

質を決めるのは、事務の種類の分類です。 報告書の指摘には「契約」とだけ書かれていることが多く、随意契約か一般競争かは、指摘の文を読まないと分かりません。 分けるときに、事務局の職員が付けます。

住民監査請求の結果からは、請求人の氏名と住所を除きます。 起案の参考に要るのは、どの行為の、どの点が問題とされたかだけです。

データの取得方法を決める

1件の指摘を1つの文書にします。 報告書を丸ごと入れると、引用が「令和5年度の報告のどこか」になり、措置と組にできません。

{"id": "R5-REG-0012",
 "structData": {"doc_type": "finding", "fiscal_year": 2023,
   "audit_type": "regular", "finding_no": "R5-REG-0012",
   "section_now": "道路管理課", "section_then": "土木管理課",
   "work_type": "contract_negotiated", "level": "finding",
   "published_on": "2024-02-20", "measure_published": true},
 "content": {"mimeType": "text/html",
   "uri": "gs://audit-archive/2023/regular/R5-REG-0012.html"}}

措置の記録は、同じ finding_no を持つ別の文書にします。 doc_type は finding（監査の指摘・注意）／measure（措置）／resident_request（住民監査請求の結果）の3つです。doc_type・work_type・finding_no・fiscal_year・published_on は、スキーマで索引可能にします。

検索の絞り込みは、事務の種類と文書の種類で組みます。

work_type: ANY("contract_negotiated") AND doc_type: ANY("finding", "resident_request")

新しい年度の記録は、加点で上げます。 新しさによる加点では、日付の型の項目を指定し、経過した期間と加点の量の組を、区切りの点として並べます。 区切りの点の間は直線で補われ、最初の点より新しいものは最初の点の量、最後の点より古いものは最後の点の量になります。この構成では、公表から1年以内を0.4、3年を超えると加点なし、とします。

"boostSpec": { "conditionBoostSpecs": [ {
  "condition": "true",
  "boostControlSpec": {
    "fieldName": "published_on",
    "attributeType": "FRESHNESS",
    "interpolationType": "LINEAR",
    "controlPoints": [
      { "attributeValue": "365D", "boostAmount": 0.4 },
      { "attributeValue": "1095D", "boostAmount": 0.0 } ] } } ] }

古い指摘を絞り込みで消さないのは、意図してのことです。 7年前の指摘でも、同じ型の誤りは今も起きます。 消さずに順位を下げるだけにして、新しい指摘から読めるようにします。加点の量は−1から1の範囲で指定します。

措置は、引用された指摘の番号で引きます。

finding_no: ANY("R5-REG-0012", "R3-REG-0044") AND doc_type: ANY("measure")

AIへ渡す前に整形する

1. 指摘の単位に分ける … 元のファイルの見出しと番号で、指摘・注意の1件ずつに分けます。番号の無い年度は、事務局が finding_no を付けます
2. HTMLにする … 1件ずつを、見出し（年度・監査の種類・課・番号）と本文のHTMLにします
3. 課の名前を今の名前に読み替える … 課の名前の履歴から section_now を付け、当時の名前は section_then に残します
4. 事務の種類を付ける … 事務局の職員が、分類の一覧から work_type を選びます。1件に2つ当たるものは、主なものを1つ選びます
5. 個人の情報を除く … 住民監査請求の請求人の氏名・住所、指摘の中の個人の氏名を除きます
6. 措置の対応を点検する … finding ごとに measure があるかを見て、措置がまだ公表されていない指摘は measure_published を false にします

2番目で、解析は既定のパーサーで足ります。 1件ずつのHTMLは見出しと本文だけで、表もありません。ドキュメントでは、レイアウトとOCRのパーサーには Document AI の機能の料金がかかり、既定のパーサーは無料です。表の多い古いPDFの報告を分けずに入れる場合だけ、レイアウトパーサーを使います。

4番目を事務局の職員に任せるのは、指摘の文だけでは分類が決まらないからです。 「契約事務の不備」とだけ書かれた指摘は、本文を読んで随意契約の理由の話だと分かります。ここをAIで自動で付けると、誤った分類のまま絞り込まれ、検索から漏れます。

6番目の印は取り込みの点検のためで、画面の表示には使いません。 画面の「措置は未公表です」は、検索のたびに番号で措置を引き、見つからなかったときに出します。印の直し忘れがあっても、表示が古いまま残らないようにするためです。

AIに処理させる

させるのは、絞り込まれた過去の指摘と住民監査請求の結果から、起案に関係するものを選び、指摘の理由を引用付きで並べることだけです。

4行目の「確かめる点」も、報告書の言葉で書かせます。 言い換えを許すと、「随意契約の理由について、どの要件に当たるかまで起案に書いていない」という指摘が「契約の理由をきちんと書く」に丸まります。丸まった点検の項目は、起案の担当者が「書いている」と思って通り過ぎます。

措置の内容は、AIにまとめさせません。 中継プログラムが番号で引いた措置の記録を、原文のまま組にして画面に出します。 措置は所管課が講じた具体の手順で、要約すると肝心の「何をどう変えたか」が抜けます。

2行目が、いちばん起きやすい失敗です。 同じ種類の指摘が見つからないと、AIは「この種類の起案で過去の指摘はなく、問題は少ないと考えられます」と書きたくなります。監査は毎年すべての起案を見るわけではありません。指摘が無いことは、見られていないだけのことがあります。

指示内容を固定する

answer メソッドの promptSpec.preamble に、次の指示を入れます。

あなたは市役所で、契約や支出の起案を作る職員を手伝います。
回答を読むのは起案の担当者で、引用された報告の原文を開いて確かめてから
起案に反映します。検索結果は、監査委員の監査の結果と住民監査請求の結果です。

【答え方】
1. 起案の要点に関係する指摘を、新しい年度から順に並べてください。
2. 各指摘について、年度、監査の種類、指摘の番号、何がどの点で不十分とされたかを、
   報告書の言葉で書いてください。
3. 複数の年度や課で同じ点が指摘されていれば、最後にその点を書いてください。
4. 指摘を裏返して、起案で確かめる点を、報告書の言葉で箇条書きにしてください。

【厳守事項】
- 検索結果の報告に書かれていることだけで答えてください。
  地方自治法や会計の一般的な知識で補わないでください。
- 今回の起案が適正か、問題があるかを書かないでください。
- 関係する指摘が見つからないとき、「問題は少ない」「指摘のおそれは低い」と
  書かないでください。「関係する過去の指摘は見つかりませんでした」とだけ書いてください。
- 措置の内容を推測して書かないでください。措置は別に示されます。
- 住民監査請求の結果は、請求の対象になった行為と判断の理由だけを書いてください。
  今回の起案に当てはめた結論を書かないでください。
- 課や職員の良し悪しを書かないでください。

「見つからないとき」の文を定型にしているのは、空の結果のときに一般論で埋めるからです。 禁じるだけでは、「一般に随意契約では理由の明確化が求められます」と書きます。報告書に無い一般論が、監査の観点のように読まれます。

「措置を推測しない」を入れているのは、指摘の文から措置を想像して書くからです。 指摘が「検査の調書が無い」なら「調書を作成するようにした」と書きたくなります。実際の措置が「検査の手順書を改め、課長が確認する欄を設けた」なら、起案に要るのは後者です。

出力形式を固定する

中継プログラムは、answer メソッドの応答と措置の記録を、次の形にまとめて画面に渡します。

{
  "query_id": "",
  "work_type": "contract_negotiated",
  "status": "answered | skipped | none",
  "skipped_reasons": [],
  "answer_text": "",
  "findings": [
    { "finding_no": "R5-REG-0012", "fiscal_year": 2023,
      "doc_type": "finding | resident_request",
      "section_now": "", "section_then": "",
      "snippet": "", "uri": "",
      "measure": { "published": true, "text": "", "uri": "" } }
  ],
  "support_score": 0
}

1つ目の理由は、findings の中に measure を入れ子にできることです。 画面では、指摘の右に措置の原文を並べます。措置が未公表なら published が false で、「措置は未公表です」と出します。

2つ目は、section_now と section_then を両方持てることです。 担当者は今の課の名前で自分の課の指摘を見つけ、当時の課の名前で報告書の原文を探せます。

3つ目は、status で「無かった」と「答えなかった」を分けられることです。 answer メソッドには、関係の薄い内容しか無いときに代わりの応答を返す設定（ignoreLowRelevantContent）があり、答えなかった理由は answerSkippedReasons に入ります。 none は検索で1件も当たらなかったもの、skipped は当たったが答えを作らなかったもので、後者は記録の一覧だけを画面に出します。

システムへ連携する

起案には何も書き込みません。 過去の指摘を起案にどう反映するかは、担当者が自分の言葉で書きます。 検索の結果を起案に自動で貼ると、決裁者には「AIが点検済み」と読まれます。

検索の段階で返す件数は、既定の10件で始めます。 answer メソッドの検索の段階の件数は既定が10、上限が25です。事務の種類で絞っているので、10件で同じ型の指摘が数年分そろいます。

人が確認する

1. 指摘の原文を開く … 引用の報告を開き、指摘の前後の文と、監査の対象になった事務の内容を読みます
2. 措置を読む … 組になった措置の原文で、所管課が何を変えたかを確かめます。未公表なら所管課に聞きます
3. 今回の起案と比べる … 契約の方法・金額・相手方が、指摘のときと同じ型かを見ます
4. 起案に反映する … 確かめる点を、起案の理由や添付の書類に反映します
5. 迷えば相談する … 指摘の番号を添えて契約課・会計課に相談します

目標は、300件をならして1件6分です。 指摘と措置の原文を読むのに4分、起案と比べて反映する点を決めるのに2分を見ています。6分を大きく超える月は、事務の種類の分類が粗く、関係の薄い指摘が多く出ています。

監査委員事務局は、月に一度、引かれた指摘と回答の文を抜き取りで読みます。 指摘の趣旨が要約で変わっていないか、「問題は少ない」に近い言い回しが出ていないかを見て、指示と分類の見直しに返します。

例外に対処する

上から2行が、運用の大半です。 どちらも、AIが何かを言わないことで守ります。

記録を残す

• 検索の日時、課、事務の種類、起案の要点
• answer メソッドの要求（絞り込みの式、加点の設定）と応答の全文
• 組にした措置の記録の番号と、未公表の印
• 担当者が開いた引用の原文
• 契約課・会計課への相談に添えた指摘の番号
• 「関係する過去の指摘は見つかりませんでした」と出た事務の種類と要点

最後の行は、事務の種類の分類を直す材料になります。 同じ要点で何度も見つからないなら、分類が粗いか、指摘の単位の分け方に漏れがあります。

監査委員事務局には、どの事務の種類が多く引かれたかを毎月返します。 職員が不安に思っている事務の種類が分かり、次の監査の重点や研修の題材を決める材料になります。