税理士事務所の職員が書いた月次の会計レポートのコメントを、試算表の数値と表記ルールに照らして所長の確認の前に校正する

処理の起点を決める

職員が、試算表とコメントをレポートのフォルダに保存したことを起点にします。 顧問先ごとのフォルダに「試算表」と「コメント」の2つのファイルがそろった時点で動かします。片方だけのときは動かしません。

締めの週にまとめて動かす形にはしません。職員が書き終えたその場で指摘が返れば、記憶が新しいうちに直せます。 翌週に返ると、職員はその顧問先の試算表を開き直すところから始めることになります。

指摘を直したコメントを保存し直すと、もう一度動きます。2回目以降は、前回の指摘が消えたかどうかも一覧に出します。 確認の担当は、最後の回の一覧だけを見ればよくなります。

入力データを集める

質を決めるのは、下の3つです。 表記ルールが文書になっていないと、AIに「適切な表記に」と頼むことになり、指摘が職員ごとではなくAIの気分ごとに揺れます。

言い過ぎの一覧は、表現と理由を組にして作ります。

科目名の一覧が要るのは、コメントでは「人件費」「お給料」と書き、試算表では「給料手当」「法定福利費」に分かれているからです。 呼び方と科目の対応を決めておかないと、照合の相手が見つかりません。

データの取得方法を決める

試算表は、会計ソフトの書き出しの機能で表の形のファイルにします。月次の締めのあとに必ず書き出す手順を、職員の締めの作業に1行足します。

コメントの文書から文字を取り出すときは、表の部分を外します。 レポートの雛形には数表が貼られていることが多く、それを文として渡すと、表の数字をコメントの記述として取り出してしまいます。 職員が書いた解説の段落だけを渡します。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイルのそろいを確かめる … 試算表とコメントの両方がそろっているかを見ます
2. 試算表の月を確かめる … 書き出した試算表の対象月が、レポートの月と合っているかを見ます。前月の試算表を置き間違えると、すべての照合が狂います
3. 比率を計算する … 科目ごとに前月比と前年同月比を、事務所の丸め方（小数1桁、四捨五入）で計算します
4. 科目の対応表を当てる … 「人件費」のような呼び方を、試算表の複数の科目の合計として計算しておきます
5. 前月の確定版から数字を集める … 前月のコメントに書かれた数字を一覧にしておきます
6. 顧問先の名前を記号に置き換える … AIへ渡す文では、顧問先名と人名を記号にします

2番目を軽く見ないでください。 書き出しのファイル名が毎月同じだと、前月のファイルを上書きし損ねたまま処理が動きます。 試算表の中に書かれた対象期間を読み、レポートの月と合わなければ止めます。

6番目は、守秘のための処理です。 照合に顧問先の名前は要りません。AIへ渡すのは、記号に置き換えたコメントの文と、表記と言い過ぎの一覧だけです。 試算表の金額そのものはAIに渡さず、照合は自前の処理で行います。

AIに処理させる

ChatGPT にさせることは2つです。 コメントから数値の記述を取り出すことと、表記ルール・言い過ぎの一覧に当たる箇所を拾って直し方の案を付けることです。

数値の記述の取り出し

期間と指標が unspecified の記述を拾うのが、この取り出しの目的の1つです。 「売上は12.3％増えました」とだけ書かれていると、顧問先は前月比なのか前年同月比なのか分かりません。照合の前に、書き方そのものの不足として指摘します。

表記と言い回しの点検

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 AIに「数字を直してください」と頼むと、計算した値で書き換えてしまい、仕訳の誤りが見つかる機会を消します。 コメントの数字が違っているとき、本当に誤っているのは試算表の側であることもあります。

指示内容を固定する

数値の記述の取り出しには、次の指示を使います。

あなたは税理士事務所で、職員が書いた月次の会計レポートのコメントを
校正する前段の担当です。コメントの文から、数値の記述を取り出してください。
数字が正しいかどうかは判断しないでください。

【取り出す記述】
- 金額、比率、増減に触れている文の、その部分すべて
- 1つの文に複数の記述があれば、分けて取り出してください

【分け方】
- account ... 下の科目名の一覧の「呼び方」に当たる語。当たらなければ unmatched
- period .... current / prev_month / prev_year_month / ytd / unspecified
- metric .... amount / mom_ratio / yoy_ratio / share / unspecified
- value ..... 書かれた数字をそのまま。計算や換算をしないでください
- unit ...... 円 / 千円 / 百万円 / ％ / 割 など、書かれた単位
- approx .... 「約」「1割強」「ほぼ」などの書き方なら true
- direction . up / down / flat / none
- quote ..... 記述のある文をそのまま写す

【厳守事項】
- 期間や指標が書かれていないときに、文脈から補わないでください。unspecified にしてください。
- 数字を計算し直したり、正しい値を書いたりしないでください。
- 表や数表から取った数字は入れないでください。渡したのは解説の文だけです。

【科目名の一覧】{account_aliases}
【コメント】{comment_text}

「文脈から補わない」を書かないと、AIは「前の文で前月比の話をしているから、これも前月比だろう」と埋めます。 その補いが正しくても、顧問先にとって書き方があいまいだという事実は残ります。 補わずに unspecified として出させ、職員に書き足してもらいます。

表記と言い回しの点検には、別の指示を使います。中心は次の4行です。

- 表記ルール {style_rules} と言い過ぎの一覧 {overstatement_list} に当たる箇所だけを挙げてください。
- 挙げるときは、当たった規則のIDと、該当する文をそのまま写してください。
- 直し方の案は、一覧の言い換えの例をもとに、その文だけを書き直してください。数字は変えないでください。
- 一覧に無いが気になった表現は、note に「参考」として書き、指摘には入れないでください。

出力形式を固定する

数値の記述は、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "claims": [
    { "claim_id": "C01", "account": "", "period": "current | prev_month | prev_year_month | ytd | unspecified",
      "metric": "amount | mom_ratio | yoy_ratio | share | unspecified",
      "value": "", "unit": "", "approx": false,
      "direction": "up | down | flat | none", "quote": "" }
  ]
}

集計の処理は、取り出した記述ごとに計算した値と照らし、次の区分を付けます。

照合の結果は、たとえば次のように並びます（値は説明のための例です）。

1行目は、値そのものは正しいのに意味が違う例です。 12.3％という数字は試算表のどこかに確かにあり、目で照らすと「合っている」と読んでしまいます。どの比率の値かまで照らして初めて、前年同月比を前月比と書いた取り違えだと分かります。

2行目は、前月のコメントを複製したときの書き換え忘れです。 8,420千円は前月の販管費そのもので、前月の確定版の数字と一致することが、書き換え忘れの強い手がかりになります。

basis_swap と stale が、この照合でいちばん効く区分です。 どちらも目で読むと気づきにくく、計算した値と並べて初めて「取り違え」と分かる食い違いです。 値が合わないとだけ言われるより、どう取り違えたかまで分かれば、職員は1分で直せます。

表記と言い回しの指摘は、次の形で受け取ります。

{
  "style_issues": [
    { "rule_id": "", "kind": "style | overstatement", "quote": "", "suggestion": "" }
  ],
  "note": ""
}

rule_id を必須にしているのは、指摘の根拠を一覧の規則に縛るためです。 規則のIDが付かない指摘は出せない形にしておくと、AIの好みによる赤入れが一覧に混ざりません。 すべての項目を required にし、additionalProperties を false にしたスキーマで渡します。

システムへ連携する

コメントの文書を自動で書き換えません。 直し方の案は一覧に並べるだけで、直すのは職員です。 自動で書き換えると、職員は自分の文のどこが直されたかを読まなくなり、同じ癖が翌月も出ます。

人が確認する

職員が先に指摘を見て直し、確認の担当は直したあとのレポートを読みます。

1. 職員は value_mismatch・basis_swap・stale を最初に直す … 数字の食い違いは、試算表の仕訳を先に疑い、それから文を直します
2. 職員は unspecified に期間と指標を書き足す
3. 職員は言い過ぎの指摘を見て、案を参考に書き直す … 案をそのまま使う必要はありません
4. 確認の担当は、最後の回の指摘の一覧と、直したレポートを読む … 一覧に残っている指摘があれば、その理由を職員に聞きます
5. 確認の担当が確定し、顧問先へ出す

4番目で、確認の担当がコメント全体を読むことはやめません。 この構成で減るのは、数字を探して照らす時間と、表記に赤を入れる時間です。助言の中身が顧問先に合っているかは、所長の目で見ます。

目標は、160件をならして1件6分です。 数字の照合が済んでいるので、確認の担当は言い回しと中身だけを読みます。

例外に対処する

上の2行が、運用の初めに最も多く出ます。 どちらもAIの問題ではなく、書き出しのファイルの置き方の問題です。 ファイル名に対象月を入れる決まりにすると、ほぼ無くなります。

記録を残す

• 試算表の書き出しファイルと、計算した比率の表
• 取り出した数値の記述と、照合の結果（check）
• 表記と言い回しの指摘と、職員が直したか、直さなかったか
• 確認の担当が確定した版と、確定した日時・担当
• 職員ごと・区分ごとの指摘の件数の推移

直さなかった指摘を残すのは、一覧を直すためです。 職員が直さず確認の担当もそれを認めた指摘は、規則のほうが厳しすぎる可能性があります。 月に1回、表記ルールと言い過ぎの一覧を見直す材料にします。

最後の行は、職員の育成に使います。 stale が続く職員には、前月のコメントを複製する書き方そのものを見直してもらいます。評価のためではなく、書き方の癖を本人に見せるための集計です。