家賃の入金データから滞納を見つけ、滞納の段階に応じた督促文の下書きを作る

処理の起点を決める

平日の朝9時に、Schedule by Zapier の「Every Day」で動かします。 週末に動かす設定は切ります。督促の下書きは担当者が出社してから確かめるもので、夜のうちに作っておいても、確かめる人がいなければ意味がありません。

賃貸管理システムからの取り込みは、その前に済ませておきます。 毎朝8時台に未入金の一覧と未消込の入金の一覧をCSVで出し、スプレッドシートの「取り込み」シートに貼ります。賃貸管理システムから直接データを取る仕組みは製品ごとに違うため、この構成では出力したCSVを入口にします。

9時の時点で取り込みが済んでいなければ動かさないよう、取り込みシートに日付のセルを置き、Zap の最初の条件で今日の日付かを確かめます。前日の一覧のまま下書きを作ると、昨日入金した人に督促が作られます。

祝日は別に止めます。 Schedule の設定で選べるのは週末に動かすかどうかで、祝日の扱いは確認した説明にはありませんでした。スプレッドシートに自社の休業日の一覧を置き、今日が休業日なら最初の条件で止めます。 休み明けの朝は、休みのあいだの入金を取り込んでから動かします。

時刻には数分の幅があります。 公式には、予定の時刻から数分以内に動くとされています。9時ちょうどに下書きがそろっている前提で担当者の段取りを組まないようにし、9時15分から確認を始める運用にします。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下のひな形です。 ひな形が無いまま「督促文を書いて」と頼むと、段階ごとの強さをAIが毎回考えることになります。 段階1は確認のお願い、段階2は期日を示したお支払いのお願い、段階3は連帯保証人への連絡の予定を伝えるもの、と骨組みを決めておきます。

メールアドレスは契約者本人のものだけを使います。 家族のアドレスや勤務先のアドレスに家賃の滞納を書いて送ると、滞納の事実を第三者に知らせることになります。

督促の記録は、1回の連絡を1行にします。 契約番号・日付・段階・手段・送った担当者・入居者からの返事のメモを持たせます。今回の滞納が始まった日の列も持たせ、それより前の記録は回数に数えません。前の滞納が解消した後の新しい滞納を、3回目の連絡と取り違えないためです。

データの取得方法を決める

段階と保留は、Zapier ではなくスプレッドシートの数式で決めます。

段階の表は、たとえば次のような形にします。 数字は例で、自社の規則と契約の条項に合わせて決めます。

表は上の行から順に見て、当てはまる最も重い段階を取ります。 回数だけが進んで日数が足りない、といった組み合わせでも段階が1つに決まるようにしておきます。

Zapier は、状態が「下書き待ち」の行だけを読みます。 Google Sheets の「Lookup Spreadsheet Rows (Advanced)」で状態の列を「下書き待ち」で探し、行の一覧として受け取ります。

保留の印は、疑わしいものを広めに拾います。 同額の未消込の入金が1件でもあれば保留にします。保留が多すぎても人が見れば済みますが、少なすぎると払った人に督促が作られます。

AIへ渡す前に整形する

1. 取り込みの日付の確認 … 取り込みシートの日付が今日でなければ、Zap を止めて担当者に知らせます
2. 重複の除外 … 同じ契約が一覧に二重に出ていれば、1行にまとめます
3. 内訳の整形 … 家賃・共益費・駐車場代を「内訳の文字列」として1つのセルにまとめ、そのまま差し込めるようにします
4. 金額の表記 … 3桁区切りと「円」を付けた文字列にします。AIに数字を渡して書式を整えさせません
5. 期日の表記 … 「2026年10月27日」のような決まった書式の文字列にします
6. 宛名の確認 … 契約者名が法人のときは、宛名を「御中」の形にする列を用意します
7. 同じ日の二重作成の防止 … 督促の記録に今日の日付の行があれば、「下書き待ち」から外します

4番目と5番目を前処理で済ませるのは、AIに金額と日付を触らせないためです。 数字のまま渡すと、生成AIは「約8万円」と丸めたり、内訳を足し直したりします。文字列として差し込む値にしておけば、写すだけになります。

AIに処理させる

させるのは、決まった段階のひな形に沿って、差し込む値を入れた文面を書くことだけです。

段階の目安の数字は例です。 自社の規則と契約の条項に合わせて段階の表を作ります。

AIに任せるのは、文の言い回しと、入居者ごとの事情を反映した一文だけです。 たとえば、前回の連絡で「月末に払う」と返事があった入居者には「先日ご連絡いただいた件」と一文を入れる、という調整です。その事情は督促の記録のメモ欄から渡します。

4行目がいちばん気をつける点です。 生成AIは「督促」と聞くと、支払いを促す強い表現を足しがちです。入れてはいけない言葉は、ひな形とプロンプトの両方に一覧で書きます。

指示内容を固定する

あなたは賃貸住宅の管理会社の経理担当で、家賃が未入金の入居者へ送る連絡文の下書きを作ります。
下書きは担当者が確認してから送ります。

【今回の段階】{stage}
【段階のひな形】{template}
【差し込む値】
- 宛名：{addressee}
- 物件名・部屋番号：{property}
- 未入金の額：{amount_text}
- 内訳：{breakdown_text}
- 元の期日：{due_date_text}
- お支払いのお願いの期日：{pay_by_text}
- 連絡先：{contact}
【前回までの連絡の要約】{history_note}

【厳守事項】
- ひな形の骨組みと順番を変えないでください。
- 差し込む値は、書かれている文字列をそのまま写してください。
  金額を丸めたり、足し直したり、書式を変えたりしないでください。
- 遅延損害金、利息、手数料について書かないでください。
- 次の言葉は使わないでください：{banned_words}
- 滞納の理由を推測しないでください。
- 最後に必ず「本状と行き違いでお支払いいただいている場合は、ご容赦ください。」を入れてください。
- 前回までの連絡の要約に入居者からの返事があれば、それに触れる一文を1つだけ入れてください。
  要約に無いことは書かないでください。
- 件名と本文を分けて返してください。

【返す形】
{"subject": "", "body": "", "used_values": {"amount_text": "", "due_date_text": "", "pay_by_text": ""}}

used_values を返させるのは、写した値を機械で確かめるためです。 Zapier の次の手順で、used_values の金額と期日が差し込んだ値と1文字も違わないかを比べ、違えば下書きを作らずに「上長へ」に回します。 本文の中の金額を人が読み比べるより確実です。

「行き違いの場合はご容赦ください」を必ず入れさせるのは、保留の印で拾えなかった入金のためです。 名義も金額も違う入金は、どの規則でも拾えません。最後の1文が、その取りこぼしへの備えです。

出力形式を固定する

次の形で受け取り、Zapier の手順で使います。

{
  "subject": "【ご確認のお願い】10月分賃料のお支払いについて",
  "body": "",
  "used_values": {
    "amount_text": "82,000円",
    "due_date_text": "2026年9月27日",
    "pay_by_text": "2026年10月10日"
  }
}

1つ目の理由は、件名と本文を Gmail の下書きの別々の欄に入れられることです。 「Create Draft」は宛先・件名・本文を別に受け取るので、本文の中から件名を切り出す手順が要りません。

2つ目は、used_values で写し間違いを止められることです。

3つ目は、書面で送る入居者にも同じ出力を使えることです。 body をひな形の文書に差し込めば、印刷用の書面になります。

システムへ連携する

fallback の分岐を「上長へ」にしておきます。 段階の列が空だった、想定外の値が入っていた、というときにどの分岐にも当たらなかった行が黙って消えないようにします。

タスクの数は、1行あたりの手順の数で見積もります。 繰り返しの中に分岐・下書き・検査・Gmail・書き戻しが入るので、1行で数タスクになり、月300件なら千件単位になります。プランを選ぶ前に、先月の件数で数えておきます。

賃貸管理システムには書き込みません。 消込の修正は、保留の行を見た担当者が賃貸管理システムで行います。送付済みへの変更も、担当者が送ってから行います。

人が確認する

1. 保留の行を先に見る … 未消込の入金を賃貸管理システムで確かめ、その契約の入金なら消込を直します。違えば状態を「下書き待ち」に戻し、翌朝の下書きに回します
2. 下書きの宛先を確かめる … 契約者本人のアドレスかを見ます
3. 金額と期日を確かめる … 賃貸管理システムの画面と見比べます。自動の検査を通っていても、最初の3か月は全件を見ます
4. 段階3は上長が読む … 連帯保証人・保証会社への連絡の予定を伝える文面は、上長の確認を経て送ります
5. 送ったら記録する … 督促の記録に日付・段階・手段を書き、状態を「送付済み」にします

1番目を省かないでください。 保留の行は、払った人かもしれない行です。1件の誤った督促は、その入居者との次の更新まで残ります。

段階3で上長が見るのは3つです。 連帯保証人や保証会社への連絡の予定が、契約の条項と合っているか。お支払いのお願いの期日が短すぎないか。入居者からの返事や分割の相談が記録にあるのに、段階3に進んでいないかです。3つ目に当たれば、段階を止めて担当者が電話で話します。

目標は、300件をならして1件4分です。 保留の無い段階1の下書きは読んで送るだけで短く、保留の行と段階3は長くかかります。

例外に対処する

上から3行目までは、仕組みの外側の問題です。 取り込みと段階の表が正しく整っていれば起きません。最初の1か月は、取り込みの手順を毎朝同じ人が行うと安定します。

記録を残す

• 毎朝取り込んだ未入金の一覧と未消込の入金の一覧（日付ごとのシート）
• 行ごとの段階・保留の印と、そのときの段階の表の版
• Claude に渡したひな形と差し込む値、返ってきた subject ・ body ・ used_values
• used_values と禁止の言葉の検査の結果
• 人が下書きを直した記録 … どの文をどう直したか
• 送った日付・段階・手段と、送った担当者

5つ目は、ひな形を直す材料になります。 毎回同じ文が直されているなら、プロンプトではなくひな形の側を直します。

4つ目と5つ目は、入居者からの問い合わせへの答えにもなります。 「そんな連絡は受け取っていない」と言われたとき、いつ、どの段階の文面を、どの手段で送ったかを1行で示せます。