飲食店に外国語で届く予約の要望（アレルギー・宗教上の食事制限・人数の変更）を訳して予約台帳に要点を書き、日本語で書いた返事を相手の言語に直して返す

処理の起点を決める

トリガーは3つで、シナリオは2本です。 届いた要望を訳して台帳に書くもの（①）と、人が書いた返事を訳して点検するもの（②）です。

①-1は、要望の欄が空でない送信だけを受けます。 要望の欄が空の予約は訳すものが無いので、シナリオの最初のフィルタで落とします。

①-2は、専用のラベルが付いたメールだけを見ます。 予約の確認メールへの返信（件名に予約番号が入るもの）に Gmail のフィルタでラベルを付け、取引先からのメールや広告には付けません。

②を10分ごとにしているのは、人が書き終えたことを知る方法が台帳の状態の列しかないからです。 状態を「返事あり」に変えるのは、書いた予約係自身です。書きかけのまま訳されないよう、状態を変えるまでは訳しません。 台帳の変更をきっかけにする Watch Changes は、画面での変更だけで動き、新しく足された行は見ないとされているので使いません。

入力データを集める

質を決めるのは、下の2つです。 決まり文句が無いと、店長ごとに「対応可能です」「できる限り対応します」と書き方が変わり、訳した後に「できる」のか「努める」のかが読み取れなくなります。

予約台帳の人数やコースは、AIに渡しません。 渡すと、要望に書かれていない人数を台帳から補って欄に書くことがあります。

データの取得方法を決める

フォームの送信からは、要望の欄と、予約を特定する手がかりを取ります。 Custom webhook のデータの構造に、フォームの欄を1つずつ定義しておきます。

メールの本文からは、予約客が書いた部分だけを取ります。 返信には、こちらが送った確認の文が引用として付いています。引用の目印（「On ... wrote:」や「>」で始まる行）より前だけを取り、 目印が見つからないものは本文全体を取って「抽出できず」の印を付けます。

台帳の行は Search Rows で探し、見つかった行を Update a Row で書き換えます。 探す順は、予約番号が先、氏名とメールアドレスと来店日が後です。予約番号で見つからず、手がかりで2行以上が当たったときは、どの行にも書きません。 予約係の一覧に「予約を特定できず」として載せます。

元の言語は、台帳の列に必ず残します。 ②で返事を訳す先の言語はこの列から取り、予約係が選び直せるようにしておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用の削除 … メールでは、予約の確認メールの引用と署名を落とします
2. 予約番号の取り出し … フォームの欄か、メールの件名から、自社の予約番号の形で取ります
3. 個人情報の確認 … クレジットカードの番号らしい数字の並びがあれば、翻訳に送る前に伏せ字にします
4. 重複の検知 … 同じ予約番号・同じ本文の送信が直近にあれば、二度目は訳しません
5. 日本語かどうかの確認 … 訳した結果、元の言語が日本語と判定されたものは、訳文を使わずに原文を台帳に書きます
6. 返事の側の確認 … ②では、返事の欄が空でないこと、店の回答の欄が埋まっていること、書いた人の欄が埋まっていることを確かめます

1番目を軽く見ないでください。 引用が残ったまま欄に分けると、こちらが送った確認の文の「えびの天ぷら」まで、予約客の要望として読まれます。

6番目で店の回答の欄を見るのは、店長が決める前に返事を送らないためです。 「確認して改めてご連絡します」とだけ返すときも、店の回答の欄に「確認中」と書きます。

AIに処理させる

させるのは2つです。 ①で、要望の原文と訳文を読み、台帳の欄に分けること。②で、日本語の返事と訳し戻した文を比べ、ずれを書き出すことです。翻訳そのものは DeepL に任せ、生成AIには訳させません。

①の欄分け

diet_restrictions の書き方の決まりが、この欄分けでいちばん大事なところです。 「豚肉が食べられません」と書いた予約客と、「ハラールの料理を希望します」と書いた予約客では、店が確かめることが違います。 前者は豚肉を使わない料理で足りるかもしれませんが、後者は調味料や調理器具、店としての認証の有無まで関わります。予約客の言葉を広げも狭めもしないで欄に置きます。

allergens に原文の語を残すのは、訳語が1つに決まらない食材があるためです。 英語の「nuts」は、落花生を含めていることもあります。

②の点検

指示内容を固定する

①の欄分けの指示

あなたは飲食店の予約係で、予約客から届いた要望を
予約台帳の欄に分ける担当です。原文と日本語訳の両方を見て判断してください。

【要望の原文】{source_text}
【元の言語】{source_lang}
【日本語訳】{text_ja}

【欄】
allergens / severity / diet_restrictions / party_change / time_change / questions

【厳守事項】
- 書かれていないことを書かないでください。該当が無い欄は空の配列にしてください。
- allergens には食材ごとに、原文の語（source_term）と日本語の語（term_ja）を
  両方入れてください。食材の範囲を広げたり狭めたりしないでください。
- 程度の表現（微量、エピペン、加熱、においなど）は、原文の表現をそのまま
  severity に写してください。程度を推し量らないでください。
- 宗教上・信条上の食事制限は、予約客が書いた語のまま diet_restrictions に
  入れてください。「ハラール」「ヴィーガン」「コーシャ」などの語は、
  原文にその語があるときだけ使ってください。
- 人数・日付・時刻の変更は、原文の数字をそのまま写してください。
  予約台帳の内容から補わないでください。
- 応じられるかどうか、返事の文、料理の提案は書かないでください。
- 原文と日本語訳で食い違いがありそうな箇所は uncertain に入れてください。
- evidence には、各欄の根拠にした原文の文をそのまま写してください。

②の点検の指示

あなたは飲食店で、予約係が日本語で書いた返事と、
その訳文を日本語へ訳し戻した文を比べる担当です。

【予約係の返事（日本語）】{reply_ja}
【訳文を日本語へ訳し戻した文】{back_translation_ja}
【店の回答】{store_answer_ja}
【用語集の語】{glossary_terms}

【点検すること】
1. 否定（できない、除けない、使っていない、保証できない）が逆になっていないか
2. 程度の語（完全には、できる限り、同じ油で、同じ調理場で）が落ちていないか
3. 用語集の食材と食事制限の語が、決まった語として戻っているか
4. 日付、時刻、人数、子どもの人数、金額が一致しているか
5. 返事に無い約束・条件が増えていないか
6. 返事の内容が、店の回答と食い違っていないか

【厳守事項】
- 言い回しや自然さの違いは指摘しないでください。
- 一致していない箇所は、両方の文をそのまま写してください。
- 訳文の直し方を提案しないでください。
- 判断できない箇所は uncertain に入れてください。

①で「原文にその語があるときだけ使う」と書くのは、欄分けが言葉を広げるのを止めるためです。 何も言わなければ、「豚肉とお酒が駄目です」をハラールとまとめます。まとめた語は正しそうに見えるので、店長はそのまま厨房に伝えます。

②の6番目で店の回答と比べるのは、予約係が書き写すときのずれを拾うためです。 店長が「同じ油は使う」と書いたのに返事が「えびは使いません」なら、訳す前の日本語の段階で約束が変わっています。

出力形式を固定する

①の出力

{
  "request_id": "",
  "reservation_no": "",
  "source_lang": "",
  "allergens": [
    { "source_term": "", "term_ja": "", "persons": "" }
  ],
  "severity": [ { "source": "", "ja": "" } ],
  "diet_restrictions": [ { "source": "", "ja": "" } ],
  "party_change": { "from": "", "to": "", "children": "" },
  "time_change": { "date": "", "time": "" },
  "questions": [],
  "uncertain": [],
  "evidence": []
}

②の出力

{
  "request_id": "",
  "target_lang": "",
  "mismatches": [
    { "type": "negation | degree | food_term | date | count | added | store_answer",
      "reply_ja": "", "back_ja": "" }
  ],
  "uncertain": [],
  "check": "clear | needs_review"
}

1つ目の理由は、欄ごとに台帳の列へ当てられることです。 allergens は「アレルギー」の列に「えび（shrimp）／2名」のように、diet_restrictions は「食事制限」の列に書きます。厨房が見るのは長い訳文ではなく、この2つの列です。

2つ目は、通知の経路を規則で決められることです。 allergens、diet_restrictions、party_change のどれかが空でなければ店長へ知らせ、どれも空なら予約係の一覧に載せるだけにします。ルーターの経路の順もこの順にし、 どの条件にも合わないものはフォールバックで受けます。

3つ目は、mismatches が空かどうかで check を決められることです。 1つでもあれば needs_review にし、下書きを作りません。uncertain に何か入っているときも needs_review です。

システムへ連携する

台帳の状態の列は、「新着」「店に確認中」「返事あり」「送信待ち」「送信済み」「対応不要」の6つです。 ②が書き換えるのは「返事あり」から「送信待ち」だけで、「送信済み」に変えるのは、下書きを送った予約係です。

台帳の人数・時刻・コースの列には、この構成からは書き込みません。 書き込むのは足した要望の列だけです。

人が確認する

1. 店長が通知を受けたら、アレルギーと食事制限の列を見る … 原文の語も見ます。「nuts」のように範囲が決まらない語は、予約客に確かめる質問を店の回答に書きます
2. 店長が厨房と相談し、店の回答を書く … 決まり文句の書き方で、「除ける」「除けない」「同じ調理場で扱う」を分けて書きます
3. 予約係が返事を日本語で書く … 店の回答をもとに書き、状態を「返事あり」にします
4. 予約係が点検の結果を見る … clear なら下書きを開いて送ります。needs_review なら、ずれの箇所を読み、日本語の返事を書き直して状態を戻します
5. 人数の変更は、席を確かめてから台帳の人数を直す … 受けられないときは、その旨を返事に書きます

4番目で、訳文を直接直さないでください。 下書きの訳文を手で直すと、点検を通っていない文が送られます。日本語の返事を直して、もう一度訳させます。

目標は、360件をならして1件3分です。 店長が厨房と相談する時間は、第4章と同じく入れていません。

例外に対処する

上から2行目は、予約の前に「この料理は食べられるか」と尋ねてくる予約客で起きます。 捨てずに問い合わせとして載せ、予約が入ったときに予約の行と結び付けます。

記録を残す

• フォームの送信の内容と、予約客からのメールの本文（伏せ字にする前のものはメールの側にだけ残す）
• 取り出した要望の文、判定された言語、日本語の訳
• 欄分けの結果（allergens、severity、diet_restrictions、party_change、uncertain、evidence）
• 店の回答と、書いた店長
• 予約係が書いた日本語の返事と、書いた人
• 訳文、訳し戻し、点検の結果（mismatches、check）
• needs_review から書き直した記録 … どの type のずれで、どう書き直したか
• 送った予約係と送った日時

4つ目の「店の回答と書いた店長」は、来店の当日に何かが起きたときに、店が何を約束したかを確かめるためのものです。 返事の訳文だけでは、店長の判断どおりだったかが後から分かりません。