BacklogのAIに進捗をまとめさせる｜取引先が入る案件の線

「週次の進捗報告を作るだけで半日かかる」「取引先も入っているプロジェクトで、AIに課題を読ませて大丈夫なのか」。Web制作や資料づくりの進行をBacklogで回している現場で、AIアシスタントが正式に使えるようになってから聞くようになった声です。報告の手間を減らしたい気持ちと、取引先の情報を扱う不安が、同じ人の中に並んでいます。AIに任せれば報告がまるごと片づく、というものではありません。本当は、AIのまとめで速くなるのは報告の下書きまでで、遅れの判定と取引先に何を約束するかは人に残ります。だから使い始める前に、AIに読ませる範囲と、まとめを出す場所の線を引いておく必要があります。この記事では、BacklogのAIアシスタントの公式の仕様を確かめたうえで、取引先が入る案件の線の引き方と、週次報告をAIのまとめに置き換える手順を整理します。

BacklogのAIアシスタントでできること

BacklogのAIアシスタントは、ヌーラボが2026年3月5日に正式提供を始めた、Backlogに組み込まれたAIの機能です。画面の右下から呼び出し、日本語で話しかけると、Backlogに登録された課題やコメント、ドキュメントを読んで答えます。公式ヘルプの一覧には、課題の検索と要約、課題の進捗状況の可視化、期限日が過ぎている課題の特定、優先度や緊急性の高い課題の特定などが並んでいます。

報告づくりに関わる機能は、その後の更新で増えました。2026年4月15日には、スペース・プロジェクト・ユーザー単位の最近の活動履歴を参照できるようになり、指定した期間のチームの活動をまとめる使い方が公式に案内されています。2026年6月8日には、チャットの指示でBacklogのドキュメントを新しく作ったり、既存のドキュメントを削除したりできるようになりました。ヘルプには、課題の詳細やコメントを送る前に見直させるAIレビューと、繰り返し使う指示を保存しておく機能も載っています。

一方で、できないことも公式に書かれています。図表やファイルは作らず、出力は文章だけです。出力を表計算のファイルとして書き出すこともできず、外部のサービスとつなぐ使い方もできません。添付したファイルの中身は読みません。報告の下書きを任せる前に、この「読めない物」の範囲を知っておくことが、あとで説明する線引きの前提になります。

使えるプランと、2027年1月のプラン改定

2026年10月時点で、AIアシスタントを使えるのはプレミアムプランとプラチナプランです。スタータープランとスタンダードプランでは使えません。使える人は管理者と一般ユーザーの権限を持つメンバーで、ゲストは対象外です。使い始めるには、管理者がスペース設定の全体設定で「Backlog AIアシスタントを有効にする」に印を入れる必要があります。

ここで見落としやすいのが、2027年1月のプラン改定です。ヌーラボの告知では、現在のプランの新規契約は2026年12月31日で終わり、既存の契約は2027年1月1日以降の最初の契約更新日に新しいプランへ移ります。プレミアムプランはビジネスプランへ、プラチナプランはプロフェッショナルプランへ自動で切り替わる、とされています。公式ヘルプのAIアシスタントの各ページには、この改定で本機能を利用できるプランが変わるという注記が付いています。

週次報告をAIのまとめに置き換えるのは、数か月かけて定着させる取り組みです。始める前に、自社の契約更新日と、新しいプランでのAIアシスタントの扱いを確かめておきます。契約の更新日は、組織の契約管理者か管理者が組織設定のプランの画面で確認できます。更新の直後に使えなくなる、あるいはクレジットの条件が変わる、という事態を避けるためです。

参照の範囲：参加しているプロジェクトと、その活動履歴

取引先が入る案件の線を引く前に、AIが何を読むのかを公式の言葉で押さえます。ヘルプのよくある質問は、データの参照範囲を「ユーザー自身が参加しているプロジェクト」とし、参加していないプロジェクトや他のスペースの情報は参照しないと書いています。つまり、同じ質問をしても、聞いた人がどのプロジェクトに参加しているかで、AIが読む範囲が変わります。

2026年4月の更新で加わった活動履歴は、課題やコメント、ドキュメント、日々の作業記録といった、Backlogに残る更新の履歴です。これで「今週のプロジェクトの動きをまとめて」のような頼み方ができるようになりました。ただし、公式の告知は参照する情報の種類が増えたことを伝えるもので、参加していないプロジェクトまで読むようになったとは書いていません。現行のよくある質問も、参照の範囲は参加しているプロジェクトのままです。

それでも、自社の環境で一度は確かめておくのが確実です。取引先ごとにプロジェクトを分けている場合、二つのプロジェクトに参加している担当者と、片方にしか参加していない担当者で、同じ質問をして答えを比べます。片方にしか参加していない人の答えに、参加していないプロジェクトの課題が出てこなければ、範囲は公式の説明どおりです。仕様は更新で変わることがあるので、大きな更新の告知が出たら同じ確かめ方をやり直します。

もう一つ、参加しているプロジェクトの中では横断して読める点にも注意します。よくある質問には、参加しているプロジェクト内で複数のプロジェクトを横断した検索や進捗の確認ができる、とあります。複数の取引先の案件を兼ねる進行担当が「今週の進捗をまとめて」とだけ頼むと、別の取引先の案件が一つの下書きに混ざることがありえます。

学習に使わない、保存はされる：データの扱いを読み分ける

取引先の課題をAIに読ませてよいかを社内で説明するとき、公式の記述は三つに分けて読みます。一つ目は学習です。ヌーラボは、入力と出力をAIモデルの学習に使わないと明記しています。よくある質問によれば、入力した情報は、入力した本人への提案にだけ使われ、ほかの利用者への提案にも使われません。

二つ目は保存です。入力した情報は、Backlogのデータベースに保存されます。学習に使わないことと、どこにも残らないことは別の話です。保管場所はヌーラボのセキュリティの資料に書かれているので、取引先との契約で保管場所や再委託の条件を決めている場合は、その資料と照らし合わせます。三つ目は外部への送信です。公式ブログは、機能の提供のためにアマゾンの生成AI基盤を含む第三者のサービスへ、必要な範囲でデータを送って処理させることがあると説明しています。

このほか、公式ブログは、AIに入力・参照させたデータと出力を、秘密の印が付いていなくても秘密情報として扱うこと、出力の権利は利用者側に帰属することも書いています。取引先との秘密保持の契約で外部のAIサービスへの入力を制限している場合、学習に使わないことだけを根拠に「問題なし」と判断しないようにします。第三者への送信と保存を含めて契約の条項と照らし、必要なら取引先に一言断る。その判断は、案件の責任者が持つものです。

取引先をゲストに入れた案件で、何が起きるか

制作の進行では、取引先の担当者をゲストとしてプロジェクトに招き、確認や差し戻しを課題のコメントで受ける形がよく使われます。この形の案件にAIアシスタントを入れると、起きることは三つあります。まず、ゲストはAIアシスタントを使えません。取引先の担当者がAIで社内の情報を引き出す心配は、この点ではありません。

次に、ゲストが書いた内容は、AIに読まれます。AIは参加しているプロジェクトの課題とコメントを読むので、取引先の担当者が書いた差し戻しや、未公表の計画に触れたコメントも、社内の担当者が頼めば要約の材料になります。取引先から見れば、自分の書いたことが相手の会社のAIにかけられている状態です。契約や事前の説明でそれを許しているかは、AIの仕様ではなく取引先との約束で決まります。

三つ目が、出力を置いた場所の見え方です。チャットの答えは頼んだ本人の画面に出るだけですが、その答えを課題のコメントに貼る、AIにドキュメントを作らせる、AIレビューの提案でコメントを上書きして登録する、といった操作をすると、出力はプロジェクトの中身になります。そこにゲストの閲覧が届くなら、社内向けに書いたつもりの下書きが、取引先に見えることになります。ゲストがどの機能を見られるかは自社の権限の設定によるので、案件ごとに確かめておきます。

取引先が入る案件の線：読ませる・出す・決めるを分ける

ここまでの仕様を踏まえ、取引先が入る案件の線を、AIに読ませる物、AIの出力を出す場所、人が決めることの三つに分けて決めます。プロジェクトの組み方で線を引くのが基本です。AIアシスタントは、プロジェクトや利用者ごとに使える・使えないを切り替えられず、スペース単位でしか設定できないからです。

場所	AIに読ませるか	AIの出力を置くか	決める人
取引先をゲストに入れたプロジェクト	読ませてよいか契約と事前の説明で確かめる	社外に見える前提で、人が書き直した文面だけを置く	案件の責任者
社内だけの進行プロジェクト（取引先ごと）	読ませる。報告の下書きはここで作る	社内向けの下書きを置いてよい	進行の責任者
複数の取引先をまたぐ社内の管理プロジェクト	読ませるが、頼むときに対象のプロジェクトを名指しする	取引先の名前が混ざらない社内の集計だけ	制作部門の責任者
取引先に出す報告	AIの下書きを材料にするだけ	人が約束の言葉を確定させてから出す	案件の責任者

表の要は、取引先と共有するプロジェクトと、社内で進行を管理するプロジェクトを分けることです。取引先との確認のやりとりはゲストのいるプロジェクトで行い、社内の段取りや工数の話、別案件との調整は社内のプロジェクトに置きます。すでに一つのプロジェクトに全部をまとめている場合は、AIの下書きを置く場所だけでも社内のプロジェクトに移すと、社外に見える事故を減らせます。

スペース単位でしか切り替えられない以上、「この案件だけAIを止める」ことは設定ではできません。取引先が外部のAIへの入力を禁じている案件があるなら、その案件のプロジェクトをAIに頼む対象にしないという運用の決まりを文書にし、担当者に伝えます。設定で守れないところは、決まりと確かめ方で埋めるしかありません。

週次報告をAIのまとめに置き換える5つの手順

線を引いたら、週次の進捗報告をAIのまとめに置き換えます。いきなり全案件で始めず、社内のプロジェクトが分かれている案件を一つ選び、次の5つの手順で回します。報告の目的や日報・週報・月報の役割の違いといった書式の一般論は、日報と週報をAIで軽くする方法を扱った別の記事で整理しているので、ここではBacklogでの置き換えの手順に絞ります。

この5つの手順のうち、AIが動くのは三つ目と四つ目の前半だけです。残りは、AIに正しく読ませるための下ごしらえと、出す前の人の仕事です。報告にかかる時間が減るのは、課題とコメントを読んで文章にまとめる部分だと考えておくと、試行の結果を正しく評価できます。

手順1では、今の報告の項目を一つずつ見ていきます。Web制作の進行の週次報告なら、今週終わった作業、来週の予定、遅れている作業とその理由、取引先に確認してほしいこと、全体の見通しといった項目が並ぶのが一般的です。このうち、課題の状態と更新の履歴から拾える項目は、AIの下書きに向いています。今週終わった作業は、完了にした課題の一覧と履歴から拾えます。来週の予定も、期限が来週の課題から拾えます。公式ヘルプにある「期限日が過ぎている課題の特定」を使えば、期限を過ぎた課題の一覧も下書きに入ります。これらは事実の集計なので、AIの下書きを課題の実際の状態と照らせば確かめられます。

反対に、遅れている理由、全体の見通し、取引先に何を頼むかは、課題に書かれていない事情で決まることが多い項目です。期限を過ぎた課題が、取引先の素材待ちなのか、こちらの手が足りないのかは、コメントの書き方しだいでAIには区別できません。期限を過ぎていることと、遅れていると判定することは別です。この項目は、AIには候補の一覧と根拠になったコメントを出させるところまでにし、判定は人が書きます。

AIが読める形に課題をそろえる

AIのまとめの質は、課題の書き方で決まります。AIは課題とコメントとドキュメントを読みますが、添付ファイルの中身は読みません。制作の現場では、見積書や仕様書、取引先からの修正指示を表計算や文書のファイルで添付し、課題の本文には「添付のとおり」とだけ書くことがよくあります。この書き方のままだと、報告にいちばん効く情報が、AIのまとめから抜け落ちます。

対策は、添付にしか無い情報のうち、進捗に関わるものを課題の本文やコメントに一行で書く決まりを作ることです。たとえば「修正指示は12件、うち3件は次回の打ち合わせで確認」のように、件数と残りを文章で残します。あわせて、状態の更新を忘れない、期限を変えたら理由をコメントに書く、担当者を空けたままにしない、という三つをそろえると、AIが拾う事実がぶれにくくなります。

課題を作るときや直すときには、公式ヘルプにある課題の詳細のAIレビューも使えます。課題のテンプレートに沿った提案や、足りない情報の補完、内容の矛盾の検出ができる機能です。ただし、提案を「元の文章を上書き」で反映すると、そのまま課題の本文になります。上書きする前に、取引先に見える課題かどうかと、事実と違う補完が入っていないかを確かめます。

指示はよく使うプロンプトに保存して揃える

担当者がそれぞれ思いついた言い方でAIに頼むと、報告の形も、読ませる範囲もばらばらになります。そこで、週次報告の指示はよく使うプロンプトに保存します。公式ヘルプによれば、保存できる指示は一人5個までで、保存した指示はAIアシスタントのホーム画面から一度の操作で呼び出せます。

指示には、対象のプロジェクトを名前で指定すること、期間を「先週の月曜日から金曜日」のように区切ること、出す項目を手順1で決めた順に並べること、根拠になった課題を一覧で添えさせることを書きます。プロジェクトを名指しするのは、前に触れた横断の混ざりを防ぐためです。根拠の課題を添えさせるのは、下書きを課題の実際の状態と照らす手間を減らすためです。

除きたい情報を指示に書くこともできます。よくある質問には、社外秘の印が付いた内容を除いて要約する、といった頼み方の例があります。ただし同じ箇所に、指示に従って除外はするが完全な除外を保証するものではない、とはっきり書かれています。除外の指示は保険の一つにとどめ、取引先に出す前の確認を省く理由にはしません。

遅れの判定と約束の言葉は、人が書き足す

手順4は、この置き換えでいちばん外してはいけない工程です。公式ヘルプは、AIアシスタントが誤った回答をする可能性があり、回答が正しいかどうかはBacklogに登録されたデータを確かめて自分で判断するよう求めています。下書きに出てきた完了の件数や期限の日付は、根拠の課題を開いて照らします。

そのうえで、人が書き足すのは三つです。遅れているかどうかの判定、取引先に伝える見通し、次に何をいつまでに約束するかです。止まっている仕事をどう見つけるかという定義の話は、進捗の追いかけを扱った別の記事に譲ります。ここで大事なのは、見通しや期日を、AIの言い回しのまま取引先への報告に載せないことです。報告に書いた期日は、取引先にとっては約束として受け取られます。

• 期限を過ぎた課題の一覧を、そのまま「遅れている作業」として報告に載せる
• AIが書いた「来週中に完了見込み」を、担当者に確かめずに取引先へ送る
• 取引先の差し戻しを要約した文を、相手の意図として断定して社内に回す
• 下書きをゲストのいるプロジェクトのコメントに貼ってから、手直しを始める

どれも、AIの下書きを人の判断の代わりに使ってしまった例です。下書きはあくまで、人が判定を書き込むための材料です。報告の最後に、誰が判定し、誰が取引先への文面を確定させたかを一行残しておくと、後で食い違いが出たときに確かめやすくなります。

ドキュメントの自動生成は、置き場所を先に決める

2026年6月の更新で、チャットの指示でBacklogのドキュメントを作れるようになりました。週次報告を毎回ドキュメントとして残せば、過去の報告を探す手間が減り、引き継ぎにも使えます。一方で、作ったドキュメントはプロジェクトの中に置かれるので、置く先によって見える人が変わります。

取引先をゲストに入れたプロジェクトにAIでドキュメントを作らせると、社内向けの下書きがそのまま共有の場に並ぶおそれがあります。AIにドキュメントを作らせる先は、社内のプロジェクトに限る、と決めておくのが安全です。取引先と共有したい報告は、人が確定させた文面を、人の操作で共有の場に置きます。

削除の操作にも気を配ります。この更新では、既存のドキュメントをチャットの指示で削除できるようにもなりました。頼み方を誤って必要なドキュメントを消さないよう、削除はAIに頼まず人が画面で行う、という決まりを置いてもかまいません。なお、よくある質問によれば、AIアシスタントで課題を作ったり更新したりした操作は監査ログに記録されます。監査ログは、ヌーラボのセキュリティの追加サービスを契約しているスペースで使える機能です。

クレジットの無償枠で、何回使えるか

AIアシスタントは、使うたびにクレジットを消費します。プラン内の上限は、プレミアムプランが月2,000クレジット、プラチナプランが月5,000クレジットです。公式の説明では、1回の質問や指示でおよそ10クレジットの消費を前提にしていますが、使うモデルや入力と出力の量によって変わります。毎月1日の午前9時に戻り、残りを翌月に繰り越すことはできません。

上限は利用者ごとではなく、スペース全体の枠です。プレミアムプランなら、目安で月200回ほどをスペース全体で分け合うことになります。たとえば進行担当10人が週次報告の下書きのために、下書き、直し、除外の確かめの3回ずつを毎週頼むと、4週で120回、およそ1,200クレジットになります。報告だけで枠の6割ほどを使う計算になり、ほかの使い方の余地は思ったより狭いことが分かります。

上限の8割に達すると、AIアシスタントの入力欄の上とスペース設定の使用状況の画面に知らせが出ます。上限を超えると、翌月1日の午前9時まで使えなくなります。週次報告をAIの下書きに頼る形に切り替えた後で月末に止まると、報告の作り方を手作業に戻すことになるので、試行の段階で、自社の使い方で1か月に何クレジット使うかを実測しておきます。

追加パックの買い方と、利用者ごとの消費の見方

上限で足りない場合は、有料のクレジットパックで月ごとの枠を増やせます。公式ヘルプの料金は、ライトが2,000クレジットで月額9,900円、ベーシックが5,000クレジットで月額22,000円、アドバンスが9,000クレジットで月額34,650円です（いずれも税込）。購入できるのは、組織の契約管理者の権限を持つメンバーです。

買う前に必ず確かめたいのが請求の仕方です。ヘルプによれば、パックは日割りではなく満額で請求され、申し込んだ月からBacklogの契約が終わる月までの分が請求されます。1月から12月の契約で3月に申し込んだ例では、初回に10か月分が請求され、ライトなら99,000円になります。次の更新からは1年分の請求です。繁忙期の1か月だけ足りないという理由で買うと、契約の終わりまで毎月の料金がかかるので、一時的な不足か、恒常的な不足かを見極めてから決めます。

消費の見え方は、2026年5月の更新で細かくなりました。管理者は、指定した年月の利用者ごとの消費クレジットと最終利用日時を、表計算向けのCSVで取り出せます。取り出せるのは最大12か月分で、その月に使った人だけが載ります。ただし、利用者ごとに上限を設ける設定はありません。担当欄にAIエージェントを置く別の製品のクレジットの考え方は、ジラのAIエージェントを扱った別の記事に譲り、ここではBacklogの枠の配り方に絞ります。

設定で上限を切れない以上、利用者ごとの目安は運用で決めます。たとえば、週次報告に使う分を担当者ごとに月の目安として示し、毎月はじめに前の月のCSVを見て、目安を大きく超えた人に使い方を聞く、という形です。パックを買うか、目安をいくつにするかを決めるのは、情シスと予算の持ち主です。AIに任せるのは、CSVの集計と、多く使った人の一覧づくりまでにします。

試行から全体へ広げ、見直す周期を決める

試行は、取引先との共有プロジェクトと社内のプロジェクトが分かれている案件を一つ選び、4週間ほど回すのが目安です。始める前の週次報告にかかっていた時間を担当者に記録してもらい、試行中の時間と比べます。あわせて、AIの下書きを人が直した箇所の数と、根拠の課題と照らして食い違った箇所の数を数えておくと、下書きの質を判断する材料になります。

全体へ広げる前に、取引先との契約の確かめが済んでいるか、AIの出力を置く場所の決まりが担当者に伝わっているか、1か月の消費クレジットの実測値が枠に収まるかの三つを確かめます。どれか一つでも欠けたまま案件を増やすと、社外に見える事故か、月末の停止のどちらかが起きやすくなります。

広げた後は、月に一度、前の月の消費のCSVと、直した箇所の記録を見直します。あわせて、ヌーラボの製品の更新の告知を確かめ、参照の範囲やドキュメントの機能が変わったときは、第3節の確かめ方をやり直します。2027年1月以降の契約更新日の前には、新しいプランでのAIアシスタントの扱いを必ず確かめ直します。

よくある質問

取引先の担当者もAIアシスタントを使えますか

ゲストとして招いている場合は使えません。公式ヘルプでは、使えるのは管理者と一般ユーザーの権限を持つメンバーです。取引先の担当者を一般ユーザーとして招いている場合は使える側に入るので、招き方を確かめてください。

一部の部署や案件だけで使わせることはできますか

設定ではできません。使える・使えないはスペース単位でしか切り替えられず、プロジェクトや利用者ごとの制限はできないと公式に書かれています。対象にしない案件は、運用の決まりで外します。

添付した見積書や仕様書の内容も要約されますか

されません。添付ファイルの中身は検索と参照の範囲外で、ファイル名だけが検索の対象になる場合があります。進捗に関わる情報は、課題の本文やコメントに文章で残してください。

AIの下書きを、そのまま取引先への報告にしてよいですか

おすすめしません。AIの回答には誤りが起こりうると公式も注意しています。件数や日付は根拠の課題と照らし、見通しと約束の言葉は人が書いてから出すのが前提です。

まとめ

BacklogのAIアシスタントは、参加しているプロジェクトの課題やコメント、活動履歴を読み、週次報告の下書きを短い時間で作れます。入出力は学習に使われませんが、データは保存され、第三者のサービスにも送られます。取引先をゲストに入れた案件では、ゲストはAIを使えない一方で、ゲストの書いた内容はAIに読まれ、AIの出力を置いた場所は取引先にも見えることがあります。だから、取引先と共有するプロジェクトと社内のプロジェクトを分け、AIの下書きは社内に置き、取引先に出す文面は人が確定させるという線を先に引きます。課題とコメントの要約、週次の下書き、抜けている情報の指摘まではAIに任せ、進捗の判定、取引先への約束、まとめを社外に見える場所に置くか、追加パックの購入と利用者ごとの目安は人が決めてください。

• 機能・参照の範囲・学習とデータの扱い・プラン・クレジット・料金は、ヌーラボのプレスリリース（2026年3月5日、4月15日、5月19日、6月8日）、Backlogヘルプセンターの「Backlog AIアシスタントの概要」「よくある質問」「Backlog AIクレジット」、Backlogブログ（2026年3月5日、4月15日、6月17日）の2026年10月5日時点の記載に基づきます
• クレジットの消費量（1回およそ10クレジット）は公式の目安で、使い方によって変わります。本文の回数と金額の計算は、この目安と公式の料金表をもとにした試算です
• 2027年1月1日以降の契約更新日から、AIアシスタントを使えるプランが変わると公式に告知されています。導入や追加購入の前に、最新の公式情報を確かめてください

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。