法人研修の会社に届く問い合わせから、受講者層・人数・目的・時期をヒアリング票にそろえ、近い過去のプログラムの案と初回の返信の下書きを作る

処理の起点を決める

共有の Gmail に届く問い合わせの通知のメールを、New Email Matching Search で拾います。 検索の条件に、フォームの通知のメールの差出人と件名（「【法人研修のお問い合わせ】」など）を入れ、問い合わせ以外のメールでは動かないようにします。

Gmail のトリガーは、一定の間隔で新着を確かめる方式（Polling）です。 送信と同時には動きませんが、この構成の目的は、1〜2営業日かかっていた初回の返信を、その日のうちにすることです。数分の遅れは問題になりません。フォームの側から Webhook で送れる場合は、Webhooks by Zapier の Catch Hook に替えられます。

1件ごとに動かします。 夜や週末に届いた問い合わせも、その場で下書きまで作っておけば、営業は朝に確かめて送るだけになります。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の過去のプログラム集の書き方です。 プログラムごとに、対象の層、人数、形式、業界を同じ順番・同じ言葉で書きます。 「若手」「2〜3年目」「ジュニア層」が混ざっていると、AIは同じ層として扱えません。プログラム集の見出しを、ヒアリング票の項目と同じ言葉にそろえます。

案件管理は、同じ会社からの2回目の問い合わせを見分けるために引きます。 過去に受注した会社なら、前回のプログラムと担当の営業を返信の下書きに添えます。

データの取得方法を決める

同じ会社の検索は、メールのドメインを先に、会社名を後にします。 Lookup Spreadsheet Row は、検索する列と値を指定し、2つ目の列と値の組を足して、両方に一致する行だけを返すように絞れます。見つからなかったときに、行を作る・続ける・止めるのどれにするかも決められます。この構成では「続ける」にし、新規の会社として扱います。

ヒアリング票は、書式のドキュメントの差し込み項目を置き換えて作ります。 差し込み項目は二重の波かっこで囲み、空白と記号を除いた名前にする必要があります。{{受講者層}} ではなく {{trainee_level}} のように半角の名前にしておくと、取り違えが起きません。書式は自社で作ったものだけが選べます。

AIへ渡す前に整形する

1. 通知のメールの定型部分を外す … フォームの見出し、署名、自動の案内文を除き、会社名・担当者・選択肢・自由記述だけを渡します
2. 選択肢と自由記述を分けて渡す … 「研修の種類」の選択肢と、自由記述の内容が食い違うことがあります。両方を別の項目として渡し、AIにはどちらに書かれていたかを残させます
3. 会社名とドメインをそろえる … 「株式会社」の位置、全角・半角をそろえ、案件管理の検索に使います
4. フリーメールを分ける … 法人のドメインでない問い合わせは、個人の受講の相談や、まだ社内で検討の前の相談であることが多いので、印を付けます
5. 同じ問い合わせの重複を除く … フォームを二度送った場合、同じ会社・同じ本文の問い合わせが数分の間に届きます

2番目は、取り違えが起きやすい場所です。 選択肢で「新入社員研修」を選びながら、自由記述に「入社3年目の…」と書く相談があります。どちらを信じるかを AI に決めさせず、食い違いとして返させ、営業が初回の返信で確かめます。

AIに処理させる

AI by Zapier に、3つの手順で別々の仕事をさせます。

2回目の「問い合わせと違う点」が、この構成の大事な出力です。 近いプログラムでも、人数が倍、形式が対面とオンラインで違う、ということがあります。違いを並べておけば、営業がそのまま返信や面談で「この点は調整します」と言えます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 近いものが見つからないと、生成AIは過去のプログラムを組み合わせて「3回構成のリーダーシップ研修」をそれらしく書きます。実施例として出すものは、プログラム集にあるものだけです。 近いものが無ければ「該当なし」と返させ、営業が設計の相談として返信します。

指示内容を固定する

1回目（ヒアリング票の項目の取り出し）の指示です。

あなたは法人研修の会社の営業で、Webのフォームから届いた問い合わせを
ヒアリング票に整理する担当です。

【取り出す項目】
受講者層（新入社員／若手／中堅／管理職／経営層／その他）、人数、
目的・課題、希望の時期、形式（対面／オンライン／未定）、予算、
日数・時間、場所、決裁の流れ

【厳守事項】
- 問い合わせに書かれていない項目は空にしてください。業界や会社の
  規模から推測して埋めないでください。
- 書かれた言葉をそのまま value に入れ、受講者層だけは上の区分にも
  当てはめてください。当てはめられないときは「その他」にしてください。
- 選択肢と自由記述で内容が食い違うときは、両方を書き、conflict に
  食い違いの中身を書いてください。どちらが正しいかを決めないでください。
- 研修の相談ではない（売り込み、講師の応募、個人の受講）と判断した
  ときは、inquiry_type にその種類を書き、項目を取り出さないでください。

【選択肢】{selected_type}
【自由記述】{free_text}

2回目（近い過去のプログラム）の指示です。 ナレッジのソースにプログラム集を付けたうえで、次のように書きます。

あなたは法人研修の会社の営業です。付けられたプログラム集だけを根拠に、
次の相談に近い過去のプログラムを最大3つ選んでください。

【近さの見方（上ほど重く見る）】
1. 受講者層が同じか  2. 目的・課題が近いか  3. 人数の規模が近いか
4. 形式（対面／オンライン）が同じか  5. 業界が近いか

【厳守事項】
- プログラム集に書かれているプログラムだけを選んでください。
  組み合わせたり、新しい構成を作ったりしないでください。
- 近いものが無いときは program_name を「該当なし」にしてください。
- differences には、相談と違う点（人数、形式、日数など）を書いてください。
- 実施した会社の名前を書かないでください。
- 料金と講師の名前を書かないでください。

【相談の内容】{hearing_items}

近さの見方に順番を付けているのは、選び方を担当者の記憶から文書に移すためです。 ベテランの営業に「何を先に見ているか」を聞き、その順番を自社の物差しとして書き込みます。順番が決まっていないと、業界だけが同じで層の違う実施例が上に来ることがあります。

3回目（返信の下書き）の指示では、次の3つを必ず書かせます。 ①空の項目を、答えやすい質問として2〜4問に絞って並べる。②選んだ過去のプログラムは「近い実施例」として紹介し、内容の約束をしない。③料金と講師の日程には触れず、面談で相談すると書く。

「推測して埋めない」が、この指示の要です。 「従業員3,000名の製造業」と書かれていれば、生成AIは人数を「100名程度」と埋めがちです。それらしい数字が票に入ると、営業はそれを前提に案を考えます。 空にしておけば、その数字は返信の質問になり、相手の答えで決まります。

「どちらが正しいかを決めない」も同じ考えです。 選択肢の取り違えは、相手に聞けばすぐに分かります。AIが決めると、間違った層向けの実施例が返信に載ります。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力のフィールドとして、1回目は次の項目を定義します。

{
  "inquiry_type": "training | sales_pitch | instructor_application | individual | other",
  "company": "",
  "trainee_level": "new_hire | junior | mid | manager | executive | other",
  "trainee_level_text": "",
  "headcount": "",
  "purpose": "",
  "timing": "",
  "format": "onsite | online | undecided | ",
  "budget": "",
  "duration": "",
  "location": "",
  "conflict": "",
  "missing": [""]
}

2回目は、プログラムごとに program_name、reason、differences の3つを、最大3組返させます。近いものが無ければ program_name を「該当なし」にします。

1つ目の理由は、missing を Paths の分岐の条件に使えることです。 受講者層と目的の両方が空でなければ A、どちらかが空なら B です。分岐を AI の判断ではなく、空の項目の有無という機械的な条件で決めます。

2つ目は、ヒアリング票と案件管理に同じ項目名で入れられることです。 差し込み項目の名前と出力のフィールドの名前をそろえておけば、ヒアリング票と案件管理のスプレッドシートの列が、いつも同じ中身になります。 第3章の（d）は、ここで解けます。

3つ目は、conflict で食い違いを営業に見せられることです。 下書きの冒頭に「選択肢と自由記述で受講者層が違います」と注記を出し、送る前に必ず目に入るようにします。

システムへ連携する

Gmail のアクションは Create Draft までにします。 Send Email のアクションもありますが、この構成では使いません。研修の内容に触れる返信を、人が読まずに送ることになるからです。

Paths は、Professional 以上のプランで使えます。 1つのグループに最大10の分岐を置け、分岐は左から右へ1つずつ評価されて動きます。どの条件にも当たらなかったときのために、最後に Fallback の分岐を置き、営業に「分類できなかった問い合わせ」として知らせます。

人が確認する

1. conflict があるものを先に見る … 選択肢と自由記述の食い違いは、返信の質問に入っているかを確かめます
2. ヒアリング票を確かめる … 書かれていない項目が空のままか、推測で埋まっていないかを見ます
3. 近い実施例を確かめる … プログラム集にあるものか、differences が正しいかを見ます。出したくない実施例（取引先の名前が出るものなど）を外します
4. 下書きを直して送る … 料金、講師、日程に触れていないかを見て送ります
5. 案件管理に担当を入れる … 送った時刻も記録します

3番目で取引先の名前に気をつけてください。 プログラム集に実施した会社の名前が書かれていると、近い実施例として他社の名前が返信に載ることがあります。 プログラム集の側で、会社名を業界と規模に置き換えておくのが確実です。

目標は、1件をならして10分です。 ヒアリング票と実施例の確認に5分、下書きを直して送るのに5分という見込みです。

例外に対処する

上から2行目を出せることが、この構成の信頼につながります。 無理に近いものを出すより、「実施例はありませんが、設計からご相談できます」と返すほうが、面談に進みやすい相談もあります。

記録を残す

• 問い合わせのメールと、受け取った時刻
• 1回目から3回目の出力（ヒアリング票の項目、選んだ実施例、下書き）
• 営業が直した後の返信と、送った時刻
• 分岐（A／B／C）と、Fallback に落ちたもの
• 面談に進んだかどうか

3つ目の、直した後の返信が改善の材料になります。 下書きと送った返信を並べ、どこを毎回直しているかを月に一度見ると、指示とプログラム集のどこを直せばよいかが分かります。Zapier の実行の履歴と案件管理に、同じ問い合わせの番号を残します。