ホテルの宴会・会議室の問い合わせフォームから人数・日時・用途・予算を拾い、プランと料金表に沿って見積の下書きと返信案を作る

処理の起点を決める

問い合わせフォームの送信を、Webhooks by Zapier の Catch Hook で受けます。 フォームの送信先に Zapier が発行する URL を設定すると、送信のたびに中身が届き、Catch Hook がそれを項目ごとのフィールドに分けて次の手順へ渡します。Webhook のトリガーは Free プランでは使えず、Professional 以上が必要です。

共有アドレスに届く通知メールを起点にしない理由は、速さです。 Gmail のトリガーは一定の間隔で新着を確かめる方式（Polling）です。この構成の目的は初回の返信を早めることなので、送信と同時に動く Webhook を選びます。

1件ごとに動かします。 夜に届いた相談も、その場で下書きまで作っておけば、担当は朝いちばんに空きを確かめて送るだけになります。

入力データを集める

質を決めるのは、プランの説明の文書です。 単価の表だけを渡すと、AIは予算に収まる最も高いプランを選びがちです。「立食は会話が中心の懇親会向き」「会席は法要のあとの会食向き」といった、担当者が頭の中で使っている選び方を文に起こしておきます。 ここを書くことが、(c) の担当者による違いをそろえる作業そのものです。

計算の決まりは、設定のシートに1か所だけ置きます。 サービス料の率や端数の扱いを Zap の式に直接書くと、変わったときに直す場所が分からなくなります。

データの取得方法を決める

料金表を引くのは、Google Sheets の Lookup Spreadsheet Row の手順です。検索する列（Lookup Column）にプランの記号の列を指定し、AIが選んだ記号で行を探します。見つからなかったときの動きは設定で決められます。 行を作る設定にはせず、見つからなかったことを次の手順へ渡します。

会場の検索には、補助の検索列を使います。 1つ目の列に形式（着席・立食・スクール形式）、2つ目の列に人数の区分を指定すれば、2つの条件で1行を引けます。会場はAIに選ばせず、人数と形式で決まる表から引きます。 立食40名なら収容人数が40名以上の会場のうち最も小さいもの、という決め方を表にしておきます。会場の選び方をAIに任せると、空いていそうな広い会場を選んで室料が上がります。

候補が2つあるので、料金表の検索と計算の手順は候補ごとに2組並べます。 1組目は candidates の1つ目の記号で、2組目は2つ目の記号で引きます。2つ目が空のときは、2組目の手前に Filter を置いて止めます。繰り返しの手順でまとめないのは、その後ろの見積書と返信の手順まで2回動いてしまうからです。 見積書は候補2つを1通に並べる書式にし、差し込み項目も {{plan1_total}} {{plan2_total}} のように分けておきます。

AIが選んだプランの記号が料金表に無かったときは、見積を作りません。 AIが記号を作ってしまった場合で、担当へ回す印を付けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 人数の幅をそろえる … 「30〜40名」は上限の40名で計算し、幅があったことを記録します
2. 予算の書き方をそろえる … 「1人5,000円」「総額20万円」を、1人あたりと総額の両方に直します
3. 日付の確かめ … 過去の日付や、受け付けている期間より先の日付は、見積を作らずに担当へ回します
4. 曜日と日付の食い違い … 「10月18日（金）」の曜日が合わないときは、どちらが正しいかを聞き返す事項にします
5. 婚礼・宿泊を伴う団体の振り分け … 用途が婚礼、または宿泊を伴う団体の相談は、担当の課へ転送します
6. 重複の確認 … 同じ連絡先から24時間以内に同じ内容が届いていれば、二度目は下書きを作りません

1番目で上限を取るのは、見積が後から上がるのを避けるためです。 下限の30名で出すと、当日40名になったときに「最初の見積より高い」と受け取られます。上限で出して、少なければ下がるほうが、相談者への説明が軽くなります。

4番目は見落とされやすい項目です。 曜日と日付の食い違いは、相談者の書き間違いのことがほとんどで、どちらを信じて空きを確かめるかで結果が変わります。

AIに処理させる

AI by Zapier の手順を3回に分け、それぞれ1つの仕事だけをさせます。

3回に分けるのは、どこで誤ったかを見分けるためです。 1回にまとめると、人数の読み違いでプランの選び方が変わったのか、プランの選び方そのものが違ったのかが分かりません。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 返信の文案を書かせると、AIは「概算で1名様あたり約6,000円」のように自分で計算した金額を書き足します。3回目の手順には、ワークフローが計算した金額だけを差し込み、それ以外の数字を書かないよう指示します。

指示内容を固定する

2回目（プランの候補）の指示の例です。

あなたはホテルの宴会営業で、問い合わせに最初の提案をする立場です。
次の条件と、ナレッジのプランの説明だけを根拠に、プランの候補を選んでください。

【相談の条件】
日付：{date}　時間帯：{time_slot}　人数：{guests_max}名（下限 {guests_min}名）
用途：{purpose}　予算：1人あたり {budget_per_person} 円（総額 {budget_total} 円）
ご要望：{requests}

【選び方】
- 候補は2つまで。plan_code にはナレッジに書かれたプランの記号だけを入れてください。
- 人数がプランの最少人数に届かないものは選ばないでください。
- 予算が書かれている場合は、予算に収まるものを1つ目にしてください。
  予算を超えるものを2つ目に入れる場合は、超える理由を reason に書いてください。
- reason には、用途とご要望のどの部分に合わせたかを、相談者に伝わる言葉で書いてください。

【厳守事項】
- 金額を計算しないでください。金額を書かないでください。
- ナレッジに無いプランの記号を作らないでください。合うものが無ければ plan_code を空にしてください。
- 会場の空きについて書かないでください。
- 値引き、特典、サービスの追加を提案しないでください。
- アレルギーや食事の制限への対応を約束しないでください。
  ご要望に書かれていれば needs_kitchen_check を true にしてください。
- 婚礼、または宿泊を伴う相談と判断した場合は、候補を選ばず out_of_scope を true にしてください。

「ナレッジに無い記号を作らない」を明記しないと、それらしい記号が返ります。 記号が料金表に無ければ検索が空振りするので害は小さいのですが、空振りの件数が増えると、担当が手で組み直す件が増えます。

3回目（返信の文案）の指示では、差し込む金額を {quote_total} のような変数で渡し、「この金額以外の数字を書かない」と書きます。 返信の文案に必ず入れる3つの文、「空き状況を確認のうえ改めてご連絡します」「金額はご人数により変わります」「お料理の制限は担当よりご確認します」も、指示の中で固定の文として渡します。

出力形式を固定する

2回目の手順の出力フィールドを、次の形で定義します。

{
  "out_of_scope": false,
  "candidates": [
    { "plan_code": "BF-B", "reason": "", "within_budget": true }
  ],
  "needs_kitchen_check": false,
  "note_for_staff": ""
}

1つ目の理由は、plan_code で料金表を引けることです。 AIの出力は記号と理由までで、金額はその記号で引いた単価から計算します。 理由の文はそのまま返信の文案に使います。

2つ目は、within_budget で予算との関係が一目で分かることです。 担当は、予算を超える候補を入れた理由を reason で確かめてから送ります。

計算の手順（Formatter）が出す値は、見積書の書式の差し込み項目に合わせます。

3回目の手順が作る返信の下書きは、次のような形になります（金額はワークフローが差し込んだもの）。

件名：ご宴会のお見積り（11月20日 懇親会 40名様）

〇〇株式会社 〇〇様

このたびはお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
11月20日（木）18時30分からの懇親会、40名様でのご相談として、
次のプランをご提案いたします。

【ご提案1】立食ビュッフェ（飲み放題付き）
ご要望の「部署をまたいで話しやすい会に」に合わせ、席を固定しない立食を
1つ目にいたしました。ご予算の1名様5,000円の範囲に収まります。
お見積り合計：{quote_total_1}（サービス料・消費税込み）

【ご提案2】着席の会席（飲み放題付き）
ご年配の方が多い場合に向けた、着席のプランです。ご予算を超えます。
お見積り合計：{quote_total_2}（サービス料・消費税込み）

会場の空き状況を確認のうえ、改めてご連絡いたします。
金額はご人数により変わります。
お料理の制限につきましては、担当よりご確認いたします。

1件の返信に提案は2つまでにしています。 3つ以上並べると、相談者がどれを選べばよいか迷い、比べるための質問が返ってきて、やり取りが1往復増えます。 2つ目を予算の外に置くときは、超える理由を1文で添えます。

見積書の書式の差し込み項目は、{{plan_name}} のように二重の波かっこで囲みます。 Google Docs の Create Document From Template は、空白と記号を含まない名前でないと差し込みを認識しないとされているので、{{料理 小計}} のような名前は使わず、英字の名前にそろえます。

システムへ連携する

返信は Create Draft で下書きにし、送信はしません。 下書きには見積の下書きへのリンクを本文に入れ、担当が空きを確かめて内容を直し、PDFにしてから添付して送ります。 送る前に人の目が入らない形にすると、空いていない日の見積が届きます。

Google の高度な保護機能（Advanced Protection Program）を有効にしているアカウントでは、Zapier の Gmail は使えません。 宴会営業の共有アドレスの設定を先に確かめます。

人が確認する

1. 会場の空きを確かめる … 予約台帳で第1・第2希望の日時を見て、空いていなければ日付の案を書き足します
2. プランの候補と理由を読む … 用途に合っているかを確かめ、合わなければ候補を差し替えて計算をやり直します
3. 金額を見る … 人数の幅、室料の時間、機材の有無を相談の文面と見比べます
4. 固定の3つの文が入っているかを見る … 空き、人数による変動、料理の制限
5. 送る … 見積をPDFにして添付し、担当の名前で送ります

1番目を省かないでください。 空きの確認はこの構成が唯一自動にしていない手順で、ここを飛ばすと、返信の早さがそのまま取り消しの連絡の早さになります。

目標は、150件をならして1件12分です。 条件のそろった相談は空きを見て下書きを読み、送るまでで10分前後、候補の差し替えや聞き返しが要る相談はそれより長くかかります。

例外に対処する

上から2行目と3行目は、料金表の作り方で減らせます。 少人数向けと大人数向けのプランを表に足せば、候補なしで担当へ回る件の多くが、下書きまで進むようになります。

記録を残す

• 相談の全文と、受け取った日時
• 1回目の手順が取り出した条件と、書かれていなかった項目
• 2回目の手順が選んだプランの記号と理由
• 計算に使った単価・室料・率と、計算の結果
• 担当が直した内容（候補の差し替え、金額の修正）と、送った日時
• その相談が予約に進んだか（後日、担当が受付の一覧に記入）

4つ目を残すのは、料金表を改定したときのためです。 改定の前に出した見積の問い合わせが来たとき、どの単価で計算したかが残っていないと説明ができません。

見積の下書きの文書は、相談ごとに1つのフォルダへ作り、ファイル名に受付の日付と団体名を入れます。 担当が送るときにPDFにしたものも同じフォルダに置けば、下書きと送った版の違いを後から見比べられます。

最後の行は、プランの説明を直す材料になります。 AIが選んだ候補のままで予約に進んだ割合と、差し替えた候補で進んだ割合を比べ、差し替えの多いプランから説明の文を直します。