賃貸の反響メールから希望条件と空き状況を拾い、初回返信と内見候補日の下書きを翌朝までに用意する

処理の起点を決める

反響の受信用アドレスにメールが届き、「反響」ラベルが付いたときを起点にします。

先に Gmail 側でフィルタを作ります。条件は、ポータルサイトごとの通知の送信元アドレスと、自社サイトのフォームの通知の送信元です。条件に当たったメールに「反響」ラベルを付けます。 Zapier のトリガーは New Labeled Email にし、このラベルを指定します。

New Email を起点にしないでください。 受信用アドレスには、ポータルからのお知らせや請求書、管理会社からの連絡も届きます。全部を Zap に流すと、反響でないメールまで生成AIに渡ります。費用がかさみ、無関係な下書きが増えます。

Zap の2つ目の手順に Filter を置きます。Filter は、条件を満たしたデータのときだけ Zap の続きを動かします。 件名に「お問い合わせ」「反響」などの語を含むもの、かつ送信元が登録済みの媒体のものだけを通します。Gmail のフィルタと二重にしておくのは、ポータル側が通知の形式を変えたときに気づくためです。 Filter で落ちた件数が急に増えたら、どこかの媒体の形式が変わっています。

夜間・休日も止めません。 この構成の価値は、夜のうちに下書きができていることです。Zap は受信のたびに動きます。

入力データを集める

データの取得方法を決める

反響メール： トリガーで受け取った本文をそのまま使います。媒体によって、メール本文に氏名や連絡先が載らず、ポータルの管理画面でしか確認できない形式があります。 その場合は、メールに載っている物件と質問だけを抜き出し、contact_available を false にして、担当者が管理画面から確認する扱いにします。

物件台帳： 賃貸管理システムから毎朝1回、物件番号・空き状況・最終確認日を書き出してスプレッドシートに置きます。最終確認日の列が、この構成でもっとも大事な列です。 空き状況が「空室」でも、最後に確かめたのが2週間前なら信用できません。

他社が元付けの物件： 台帳にない、または元付けの会社名だけが分かる物件です。空き状況を自動では判断しません。 vacancy_check を「要確認」にし、下書きは「空き状況を確認して折り返します」という形にします。

内見予定表： 担当者ごとに、1時間単位で空き枠を持ちます。当日と翌日の枠は除き、翌々日から7日間の枠だけを渡します。 当日の内見を提案すると、鍵の手配が間に合わないことがあります。

返信の型： 店舗ごとに署名と定型の案内文を持たせます。生成AIには、この型を差し込む位置だけを決めさせ、店舗の住所や電話番号を作らせないでください。

AIへ渡す前に整形する

1. 本文の整形 … 通知メールの本文から、ポータルの広告やフッター（配信停止の案内など）を取り除きます。前後の決まった区切り線や定型文を目印に切り出します
2. 物件番号の正規化 … 媒体ごとに物件番号の書き方が違うため、自社の物件番号へ変換する対応表を持ちます
3. 重複の確認 … 同じメールアドレスまたは電話番号から、過去14日以内に反響があるかを反響台帳で調べます。あれば「再問い合わせ」として、前回の担当者へ回します
4. 空き状況の鮮度判定 … 台帳の最終確認日から今日までの日数を計算します。3日を超えたら、空室でも「要確認」に切り替えます。 この計算は生成AIに渡す前に行います
5. 内見枠の絞り込み … 担当店舗と、物件の内見可能日（入居中なら退去予定日の翌日以降）で枠を絞ってから渡します

AIに処理させる

計算・台帳側で行うこと：

生成AI（ChatGPT（OpenAI））にさせること：

抽出と下書きは、別の手順に分けます。1回目で抽出し、2回目で台帳と内見枠を足して下書きを作ります。 1回で両方をさせると、台帳を引く前に「空いています」と書いてしまいます。

空いているかどうかの判断は、生成AIにさせません。 前処理で決めた vacancy_status をそのまま使わせます。

指示内容を固定する

1回目（抽出）： Extract Structured Data のアクションで、項目を指定して抜き出します。

あなたは賃貸仲介会社の反響受付の担当者です。
下の反響メールから、指定した項目を抜き出してください。

【厳守事項】
- メールに書かれていることだけを抜き出してください。推測で埋めないでください。
- 書かれていない項目は空欄にしてください。
- 物件番号は、メールに書かれた文字列をそのまま入れてください。変換しないでください。
- 質問事項は、お客様のメッセージの中の問いを1つずつ分けて入れてください。
  「駐車場はありますか。ペットは相談できますか」なら2つです。
- 希望日は、お客様が書いた表現をそのまま入れてください（「土曜の午後」など）。
- 氏名や連絡先がメールに載っていない場合は contact_available を false にしてください。
- 反響の通知でないメール（媒体からのお知らせなど）なら is_inquiry を false にしてください。

【媒体名】
{source_media}

【反響メールの本文】
{mail_body}

2回目（下書き）： Conversation のアクションで、1回目の結果と台帳・内見枠を渡します。会話の記録は残さない設定にします。

あなたは賃貸仲介会社の営業担当です。
下の反響への初回返信の下書きと、内見候補日3つを作ってください。
この下書きは、担当者が確認してから送ります。

【厳守事項】
- 空き状況は【物件の情報】の vacancy_status に従ってください。
  「案内可」のときだけ「現在ご案内できます」と書いてください。
  「要確認」のときは「空き状況を確認し、本日中にご連絡します」と書き、
  内見の日時を確定する書き方をしないでください。
  「成約済」のときは、その部屋を案内する書き方をしないでください。
- 賃料・管理費・敷金・礼金・入居可能日は【物件の情報】の値だけを使ってください。
  値が空欄の項目は書かず、needs_staff_check に入れてください。
- お客様の質問には1つずつ答えてください。
  【物件の情報】で答えられない質問は、答えを作らず
  「確認してご連絡します」と書き、needs_staff_check に入れてください。
- 内見候補日は【内見の空き枠】の中からだけ選んでください。
  枠にない日時を作らないでください。
  お客様の希望日に近い順に3つ選び、希望日がなければ近い日から選んでください。
- 店舗の住所・電話番号・署名は【返信の型】の文をそのまま使ってください。
- 「今すぐ」「残りわずか」「早い者勝ち」など、お客様を急かす表現を使わないでください。
- 他の物件を勧める文は書かないでください（成約済の場合を除き、担当者が判断します）。
- 本文は400字以内にしてください。

【お客様の反響（1回目の抽出結果）】
{extracted}

【物件の情報】
{property}

【内見の空き枠】
{slots}

【返信の型】
{template}

「要確認のときは内見の日時を確定する書き方をしない」の1行が重要です。 これがないと、下書きは「10月3日 14時はいかがでしょうか」と書きます。担当者がそのまま送り、お客様が日時を空けてから、実は成約済みだったと分かることが起こります。要確認の物件では、候補日は「確認後にご提案します」と書かせ、候補日の配列だけを担当者用に残します。

「答えられない質問に答えを作らない」も必須です。 「ペット相談可」と台帳に書かれていないのに、下書きが「小型犬であればご相談可能です」と書くことがあります。賃貸では、この1文が入居後の揉めごとの種になります。

「急かす表現を使わない」の指示を入れておくと、担当者ごとの書き方のばらつきも抑えられます。 初回返信は、お客様が会社を比べる材料です。丁寧で、必要なことが揃っていて、短いことが評価されます。

出力形式を固定する

1回目（抽出）の出力：

2回目（下書き）の出力：

{
  "inquiry_id": "",
  "vacancy_status": "案内可 | 要確認 | 成約済",
  "reply_subject": "",
  "reply_body": "",
  "proposed_slots": [
    { "date": "", "time": "", "staff": "", "meeting": "来店 | 現地" }
  ],
  "answered_questions": [
    { "question": "", "answer": "", "source_field": "" }
  ],
  "needs_staff_check": [],
  "followup_plan": [
    { "day": 1, "action": "電話" },
    { "day": 3, "action": "2通目のメール" },
    { "day": 7, "action": "最終の連絡" }
  ],
  "priority": "high | normal",
  "priority_reason": ""
}

answered_questions に source_field を持たせる点が効きます。 答えが台帳のどの列から来たかが分かるので、担当者は元の値と見比べるだけで確認が終わります。source_field が空の答えがあれば、それは作られた答えです。 送る前に消します。

priority は、入居時期が1か月以内、または希望日が3日以内に入っている反響を high にします。判断の基準をプロンプトに書き、理由を必ず出させます。

システムへ連携する

Gmail： Create Draft Reply で、元の反響メールのスレッドに返信の下書きを作ります。宛先はポータルの通知元ではなく、抜き出した customer_email にします。 通知メールにそのまま返信すると、ポータルの送信専用アドレスに届いて終わります。連絡先がない反響は、Gmail の下書きを作らず、反響台帳の「管理画面で返信」の列に下書きの本文を置きます。

反響台帳（Google スプレッドシート）： 1反響1行で記録します。

追客： Delay Until で、追客の予定日の朝9時まで Zap を止めます。再開したら、反響台帳の「返信の有無」と「内見の予約」を見て、どちらも空欄のときだけ担当者へ知らせます。 ここにも Filter を使います。Delay で止められるのは最長30日で、Zap を有効にしたままにしておく必要があります。7日後の最終の連絡までなら、この範囲に収まります。

担当者への通知： 朝8時半に、夜間・休日に作られた下書きの件数と、要確認の物件の一覧を店舗ごとに送ります。要確認の一覧を最初に見せるのは、管理会社への電話を開店直後に済ませるためです。

人が確認する

すべての下書きを、担当者が読んでから送ります。 送る前に見るのは次の4点です。

• vacancy_status … 「案内可」でも、最終確認日が前日以前なら賃貸管理システムで今日の状況を見る。成約済みの部屋を案内しないことを最優先にする
• needs_staff_check … 空でなければ、答えを確かめてから書き足す
• answered_questions の source_field … 空の答えがあれば消す
• proposed_slots … 自分の予定と、物件の鍵の手配が間に合うか

確認を速くするための設計が効きます。

• 要確認の物件を一覧の上に固定する
• 下書きの本文と、台帳の値を並べて表示する
• 答えの元になった列名を下書きの下に書いておく
• 再問い合わせは前回の担当者へ回す（同じお客様に別の担当者から返信が届かない）

1つ目が効きます。 朝一番に管理会社へ電話し、空き状況が確定してから下書きを直して送る順にすると、取り消しの連絡がほぼなくなります。

例外に対処する

記録を残す

• 反響ごとの抽出結果と下書きの本文
• 担当者が送った最終の本文（下書きとの差を見るため）
• 受信から送信までの時間
• 空き状況の判定と、実際の空き状況
• 追客の予定と実施、返信・内見の予約の有無

「受信から送信までの時間」を必ず残してください。 夜間・休日の反響に何時に返せたかが、この構成の効果そのものです。導入前の1か月分を反響台帳から数えておくと、比べる基準になります。

「下書きと送った本文の差」も効きます。 担当者が毎回同じ箇所を直しているなら、プロンプトか返信の型を直します。直しの多い店舗や媒体が分かると、型の改善が店舗ごとに進みます。