広告アカウント権限の確認項目一覧｜不正利用と事故を防ぐ

「広告アカウントに誰が入れるのか、正確には把握していない」「退職した担当者や、取引の終わった代理店が残っているかもしれない」——権限を足し続けてきた運用でよくある状態です。広告アカウントは、ただの管理画面ではありません。費用が直接動いていく資産です。この記事では、権限管理で確認する項目と、渡し方・外し方の手順を整理します。

アカウントの権限が放置される理由

最初に、なぜこの状態が生まれるのかを整理します。

広告アカウントの権限は、必要になったときに付与されます。一方で、不要になったときに削除する工程が決まっていないことが多くあります。

付与は業務の必要から行われるため、確実に実行されます。削除は誰の業務でもないため、実行されないまま残ります。

さらに、権限の一覧を見る機会がありません。日常の運用では、自分がアクセスできれば十分です。

担当者が変わると、状況の把握がさらに困難になります。過去の経緯が分からなくなります。

結果として、退職者や取引の終わった代理店がアクセスできる状態が続きます。

この状態のリスクは3つあります。不正な操作、情報の流出、意図しない設定の変更です。

広告アカウントには、費用の情報、顧客のリスト、成果のデータが含まれます。

また、設定を変更すれば費用が動きます。悪意がなくても、事故につながります。

したがって、権限の管理は優先度の高い作業になります。

以降では、確認すべき項目を順に整理します。

作業自体は、1時間程度で終わります。

確認する6つの項目

確認の一覧です。この6つで大部分が守れます。

項目	確認すること	放置した場合のリスク
権限を持つ人の一覧	誰がアクセスできるか、権限の種類は何か	退職者や元の取引先がアクセスできる
管理者の人数	管理者の権限を持つ人が複数いるか	1人の不在で設定の変更ができなくなる
代理店への付与範囲	必要な範囲に限定されているか	支払い情報や他の資産まで見られる
支払い情報へのアクセス	誰が変更できるか	支払い方法の変更や不正な請求
二段階の認証	全員が設定しているか	パスワードの流出で乗っ取られる
変更の履歴	想定外の変更がないか	不正な操作や事故に気づけない

最も優先すべきは1行目です。一覧がなければ、他のすべての確認ができません。

2行目は事故の防止です。管理者が1人だけの状態は、その人の不在や退職で運用が止まります。

4行目は金銭に直結します。支払い方法を変更できる人を限定する必要があります。

5行目は最も効果の大きい対策です。設定するだけで、多くの不正なアクセスを防げます。

6行目は事後の確認です。定期的に見る習慣があれば、異常に早く気づけます。

この6項目を、半年に一度確認する形で足ります。

確認の記録を残せば、次回の作業が短くなります。

権限の種類を理解する

設定の前提となる知識です。

多くの広告の媒体では、権限が段階に分かれています。設定の変更ができる権限、閲覧のみの権限、その中間の権限が用意されています。

管理者の権限では、他の人の権限の追加や削除もできます。最も強い権限であり、付与する相手を限定する必要があります。

運用の担当者には、設定の変更ができる権限を付与します。ただし管理者の権限は不要な場合が多くあります。

報告を受ける立場の人には、閲覧のみの権限で足ります。

権限の種類を使い分けることで、事故の範囲を限定できます。

媒体によって、権限の名称や範囲が異なります。自社が使っている媒体で確認してください。

請求や支払いに関する権限が、別に用意されている場合もあります。

この場合、運用の担当者には付与しない判断が可能になります。

権限の設計は、業務の分担に対応させます。誰が何をするかを整理してから決めます。

一律に強い権限を付与する運用は、事故のときの影響が大きくなります。

必要な範囲に絞ることが原則です。

この原則を守れば、多くのリスクが下がります。

管理者を複数にする

実務で最も重要な設定です。

管理者の権限を持つ人が1人だけの状態は、危険です。その人が不在、退職、あるいは連絡が取れない状況になると、何も変更できなくなります。

実際に起きるのは、退職した担当者だけが管理者だった場合です。アカウントにアクセスできず、配信を止められない事態が生じます。

対処は、管理者を2人以上にすることです。1人は運用の担当者、もう1人は上位の責任者という形が扱いやすくなります。

代理店を管理者にする場合は、自社側にも管理者を置きます。委託先だけが管理者の状態は避けます。

取引が終了した際に、アカウントを引き継げなくなる可能性があります。

アカウントの所有そのものも確認します。代理店が作成したアカウントの場合、所有が代理店側にあることがあります。

この場合、取引の終了時にデータを持ち出せません。過去の実績や学習の蓄積が失われます。

契約の段階で、アカウントの所有を自社にする形を確認しておくのが安全です。

既に代理店の所有になっている場合は、移管の可否を確認します。

移管には手続きが必要ですが、可能な場合が多くあります。

この確認は、取引が続いている間に行います。終了の直前では間に合いません。

管理者の設定と所有の確認は、同時に行うのが効率的です。

代理店に渡す権限の範囲

委託している場合の論点です。

代理店には、運用に必要な権限を付与します。必要以上の権限を渡さないことが原則になります。

具体的には、支払い情報へのアクセスを分ける判断があります。運用の変更はできるが、支払い方法は変更できない形です。

また、複数のアカウントを持っている場合、対象のアカウントに限定します。すべてを見られる状態は避けます。

管理のアカウントを介して権限を付与する形では、範囲が広くなることがあります。構造を確認してください。

取引の終了時には、権限を削除します。この工程を契約の終了の手続きに含めます。

削除の確認は、自社側で行います。代理店に依頼するだけでは、実行されたか分かりません。

複数の代理店に発注している場合は、それぞれの範囲を明確にします。互いのアカウントが見える状態は望ましくありません。

代理店の担当者が変わった場合も、権限の更新が必要です。前の担当者の権限が残ることがあります。

この更新を代理店に依頼する形でも構いませんが、自社でも確認します。

契約に、権限の管理に関する取り決めを含める方法もあります。

委託の範囲と権限の範囲を対応させることが、設計の要点です。

この対応が取れていないアカウントは、少なくありません。

退職と異動の際の削除

運用の工程として組み込む部分です。

社内の担当者が退職または異動する際、権限を削除します。この工程を、人事の手続きの一覧に含めることが確実な方法です。

含めていない場合、削除は担当者の記憶に依存します。引き継ぎの慌ただしさの中で、忘れられることが多くあります。

削除の前に、その人が管理者の権限を持っていないかを確認します。管理者が1人しかいない場合、先に別の人を追加します。

順序を間違えると、誰も管理者がいない状態になります。復旧に手間がかかります。

個人のアカウントで運用している場合、その個人の識別情報ごと失われる可能性があります。

この場合、アカウントに紐づいた設定や履歴の一部が参照できなくなることがあります。

対策としては、組織の管理下にある識別情報で権限を付与する形にします。

個人の私用の識別情報を使わない運用が原則です。

退職の際は、その人が作成した自動の処理やスクリプトも確認します。動き続けることがあります。

通知の宛先も確認します。退職者のアドレスに重要な通知が届く状態が残ります。

これらを一覧にしておけば、退職のたびの作業が短くなります。

作業の所要は30分程度です。

支払い情報へのアクセス

金銭に直結する部分です。

広告アカウントには、支払い方法が登録されています。クレジットカードや口座の情報です。

この情報を変更できる人を限定します。運用の担当者に付与する必要は、通常ありません。

変更の権限があると、支払い先を変更する操作が可能になります。不正な操作の対象になり得ます。

また、限度額の設定も確認します。上限がない状態では、設定の誤りで想定外の費用が発生します。

予算の上限を媒体側で設定できる場合は、活用します。事故の際の被害を限定できます。

請求の通知の宛先も確認します。経理の担当者が受け取れる形にします。

通知が運用の担当者だけに届く運用では、異常な請求に気づくのが遅れます。

月ごとの請求額を、経理側でも確認する体制が望ましい形です。

カードの有効期限の管理も必要です。期限切れで配信が止まる事故が起きます。

期限の情報を記録し、更新の時期に通知される形にしておきます。

これらの確認は、経理の担当者と共同で行います。

広告の担当者だけでは、支払いに関する判断ができません。

管理アカウントの構造を把握する

複数のアカウントを持つ場合の論点です。

広告の媒体には、複数のアカウントをまとめて管理する仕組みがあります。この構造を通じて権限が付与される場合、範囲が広くなります。

管理のアカウントに権限を持つ人は、その下のすべてのアカウントを操作できます。1つのアカウントだけを任せたい場合、この構造では実現できません。

したがって、構造を把握してから権限を設計します。どのアカウントがどこに紐づいているかを確認します。

代理店が管理のアカウントを持っている場合、その配下に自社のアカウントが入る形になります。

この場合、代理店側の担当者全員がアクセスできる可能性があります。範囲を確認してください。

自社で管理のアカウントを持つ形も選択できます。複数のアカウントを一元で管理できます。

この場合、代理店には個別のアカウントへの権限を付与します。範囲を限定できます。

構造の変更には手続きが必要です。運用に影響が出ないよう、時期を選びます。

紐づけを解除すると、データの参照ができなくなる場合があります。事前に確認します。

構造の図を1枚作っておくと、権限の設計が容易になります。

担当者が変わった際の引き継ぎにも使えます。

この図がない企業が多いのが実態です。

二段階の認証を徹底する

最も効果の大きい対策です。

パスワードだけの保護では、流出した場合に防げません。二段階の認証を設定すれば、パスワードが漏れても侵入を防げます。

設定は、識別情報の側で行います。広告の媒体の設定ではなく、ログインに使う識別情報の設定です。

全員に設定を求めます。1人でも設定していなければ、そこが弱点になります。

代理店の担当者にも、設定を求めます。契約や運用の取り決めに含める形が確実です。

組織の管理下にある識別情報であれば、管理者が設定を強制できる場合があります。

この機能があれば、個人の判断に依存せずに徹底できます。

認証の手段は、アプリを使う形が一般的です。ショートメッセージを使う形より安全とされています。

担当者が端末を変更する際の手続きも決めておきます。設定が引き継げないと、ログインできなくなります。

復旧の手段も確認します。予備のコードを安全な場所に保管する形です。

この保管の場所も、権限を管理する対象になります。

設定の状況は、一覧で確認できる場合があります。定期的に確認してください。

未設定の人がいれば、個別に依頼します。

乗っ取りの兆候に気づく

事後の対処のための知識です。

不正なアクセスが起きた場合、いくつかの兆候が現れます。見慣れないキャンペーンの追加、予算の急な増加、設定の変更、権限の追加です。

最も分かりやすいのは費用の異常です。普段と違う消費のペースが、最初の手がかりになります。

そのため、日ごとの費用を確認する習慣が防御になります。異常に早く気づけます。

媒体からの通知も確認します。新しい端末からのログインや、設定の変更の通知が届きます。

これらの通知を運用の担当者が見る形にしておく必要があります。通知が届かない設定になっていることもあります。

配信先や広告の文面が変わっている場合も、疑いの対象になります。

権限の一覧に見慣れない人が追加されていれば、明確な兆候です。

これらの確認を月に一度行う形で、大部分の異常に気づけます。

費用の上限を設定しておけば、気づくまでの被害を限定できます。

兆候に気づいた場合の対処は、次の節で扱います。

何もしていない状態が、最も危険です。

確認の習慣が、最初の防御になります。

不正なアクセスが疑われる場合

対処の順序です。慌てずに進めます。

最初にやるのは、配信の停止です。費用の流出を止めることが最優先になります。

次に、パスワードを変更します。同じパスワードを他のサービスで使っている場合は、それらも変更します。

その後、権限の一覧を確認します。見慣れない権限があれば削除します。

支払い方法も確認します。変更されていないかを見ます。

変更の履歴を確認し、何が行われたかを記録します。復旧と報告に必要な情報です。

媒体の窓口に連絡します。不正なアクセスの報告と、支援の依頼を行います。

社内の報告も行います。情報の取り扱いに関わる問題であれば、所定の手続きに従います。

顧客の情報が含まれるリストが流出した可能性がある場合は、対応の範囲が広がります。

この判断は、法務や情報の管理の担当者と共同で行います。

広告の担当者だけで判断できる範囲を超えます。

対処の後は、原因を確認します。二段階の認証の未設定や、パスワードの共有が原因であることが多くあります。

原因を潰さなければ、再発します。

計測タグとサイト側の権限

広告アカウントと併せて確認する部分です。

広告の計測には、サイト側にタグを設置します。このタグの管理の仕組みにも、権限があります。

タグの管理の権限を持つ人は、サイトに任意のコードを設置できます。影響の範囲が広いため、権限の管理が重要になります。

代理店に付与している場合、範囲を確認します。公開の権限まで持っているかを見ます。

公開の前に承認を要する設定にできる場合は、活用します。事故を防げます。

サイトの管理の仕組みそのものの権限も、同時に確認します。

退職者や元の取引先が、サイトを編集できる状態が残っていることがあります。

計測の設定が消えると、広告の評価ができなくなります。事故の影響が大きい部分です。

タグの一覧を作り、何のために設置されているかを記録します。不要なタグは削除します。

不要なタグは、表示の速度を下げるだけでなく、情報の送信先が増えることにもなります。

外部への情報の送信に関する規律の観点でも、この整理が必要になります。

広告アカウントの棚卸しと同じ時期に行う形が効率的です。

担当が分かれている場合は、共同で作業します。

変更の履歴を確認する

運用の確認の工程です。

多くの広告の媒体に、変更の履歴を見る機能があります。いつ、誰が、何を変更したかが記録されています。

この履歴を定期的に確認します。想定外の変更や、覚えのない操作を見つけられます。

確認の頻度は、月に一度で足ります。件数が多い場合は、重要な変更に絞ります。

重要な変更とは、予算、入札、対象、支払いに関するものです。

自動適用の設定によって行われた変更も、この履歴に記録されます。

成果が急に変わった場合は、まずこの履歴を確認します。原因が特定できることが多くあります。

代理店に委託している場合も、履歴は自社で確認できます。報告を待つ必要がありません。

履歴の確認を報告に含めるよう依頼する形もあります。透明性が上がります。

自社で行った変更も、記録に残す習慣を持ちます。履歴と照合できる形にします。

この照合により、想定外の変更を切り分けられます。

記録の形式は、日付と変更の内容を1行で残す形で足ります。

この習慣が、事故の早期の発見につながります。

棚卸しの頻度と手順

継続の仕組みです。

権限の棚卸しは、半年に一度で足ります。加えて、退職や取引の終了があった際に個別に対応します。

手順は3段階です。一覧を出力し、現在の必要性を判定し、不要なものを削除します。

一覧は、媒体の管理画面から確認できます。出力の機能がある場合は活用します。

判定では、その人が現在も業務に関わっているかを見ます。関わっていなければ削除します。

判断に迷う場合は、本人に確認します。使っていない権限であれば削除に同意が得られます。

削除の作業は、管理者の権限を持つ人が行います。作業の記録を残します。

棚卸しの対象は、広告の媒体、タグの管理の仕組み、サイトの管理の仕組み、分析のツールです。

これらをまとめて確認する形が効率的です。同じ人が複数に権限を持っています。

作業の所要は、全体で1時間から2時間です。

時期を決めておくと、忘れずに実行できます。半期の始まりに設定する形です。

記録を残せば、次回は差分の確認で済みます。

この記録が、監査や取引先からの確認への回答にも使えます。

やりがちな失敗

実際に起きる失敗を挙げます。工程の欠落が原因です。

• 退職者の権限を削除せず、アクセスできる状態が残っていた
• 管理者が1人だけで、その人の退職後に設定を変更できなくなった
• 代理店がアカウントを所有していて、取引の終了時にデータを持ち出せなかった
• 運用の担当者に支払い情報の変更の権限まで付与していた
• 二段階の認証を一部の人が設定しておらず、そこから侵入された
• サイトやタグの管理の権限を確認せず、元の取引先が編集できる状態だった

最も影響が大きいのは3つ目です。過去の実績と学習の蓄積が失われ、運用を一から作り直すことになります。

2つ目も深刻です。配信を止めることすらできない状態は、費用が流出し続けることを意味します。

5つ目は、1人の未設定が全体の弱点になります。全員への徹底が必要です。

6つ目は見落とされやすい部分です。広告アカウントだけを見ていると気づけません。

いずれも、一覧を作って定期的に確認すれば防げます。

整える5工程

最後に、実際の手順を示します。今日から始められます。

• 管理者を削除する前に、別の管理者を追加する。順序を誤ると復旧に手間がかかる
• 個人の私用の識別情報で運用しない。組織の管理下にある形にする
• アカウントの所有の確認は、取引が続いている間に行う
• 顧客の情報の流出が疑われる場合は、法務や情報の管理の担当と共同で対応する

この5工程のうち、1つ目の一覧の作成が最初の一歩です。作ってみると、想定していなかった権限が見つかります。

まずは広告の管理画面で、権限を持つ人の一覧を開いてみてください。数分で確認できます。

まとめ

広告アカウントは費用が直接動く資産です。権限の付与は業務の必要から行われますが、削除の工程が決まっていないため、退職者や元の取引先のアクセスが残ります。

権限の一覧を作り、不要なものを削除し、管理者を複数にして所有を確認し、支払いと認証を整える。この4点で、不正利用と事故の大部分を防げます。

まずは権限を持つ人の一覧を開いて、現在の状態を確認してみてください。半年ごとの棚卸しを予定に入れれば、以降は差分の確認で済みます。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。