設備の不具合の申告を現場との対話で聞き取って、保全の依頼票にそろえる

処理の起点を決める

現場が設備を選んで申告を始めたときを起点にします。

設備を選ぶところから始めることが重要です。 「どの設備ですか」を最初に自由入力で聞くと、「3号機」「充填機」「ラインの真ん中のやつ」と、呼び方がばらつきます。設備台帳から選ばせてください。

選び方を工夫してください。 280台を一覧から選ぶのは苦痛です。

QRコードを貼る作業が、この構成でいちばん効きます。 設備を選ぶ手間がゼロになり、呼び方のばらつきも消えます。

緊急の場合は電話へ案内してください。 対話の最初に「けが・火災・大量の漏れがある場合は、この画面を閉じて内線◯◯へ電話してください」と出します。チャットで聞き取っている場合ではない場面があります。

もう1つの起点として、夜間の申告があります。 夜勤者が申告した内容は、朝一番に保全担当へまとめて届く形にしてください。夜間に通知を飛ばしても、見る人がいません。

日次のトリガーも置きます。 毎朝、未対応の申告と、対応中で止まっているものを一覧にします。対応漏れを防ぐ仕組みです。

入力データを集める

データの取得方法を決める

「聞くべき項目」が、この構成の質を決めます。 設備の種類ごとに、次の形で持ってください。

「次に聞くこと」の分岐が、対話の質を決めます。 全項目を毎回聞くと長くなります。症状の区分によって、聞くことを変えてください。

選択肢を用意することが、現場の負担を下げます。 自由入力を求めるのは、選択肢で表せないときだけにしてください。

部位の一覧も、設備の種類ごとに持ってください。

現場が使う呼び方を入れてください。 図面上の名称と、現場での通称が違うことがあります。「シール部（横シール／縦シール）」のように、両方を書いてください。

緊急度の基準： 次の形で決めます。

「要観察」の区分を必ず入れてください。 「たまに変な音がする」という申告を、「即時」でも「計画」でもない形で受け止める場所が要ります。 ここがないと、再現しない不具合が記録されません。

過去の申告： 運用を始めてからたまります。同じ設備・同じ部位で過去3件を対話の中で示せると、現場が「それと同じ」と答えられます。

「それと同じ」と答えられることの価値は大きくあります。 症状を言葉で説明するのは難しい作業です。過去の申告の文面を見せて「これと同じですか」と聞けば、一言で終わります。

同時に、繰り返しの記録が自動でたまります。 「同じ」と答えられた時点で、それが3回目だと分かります。

生産の状況の取得も、忘れずに設計してください。 生産管理システムから、そのラインが稼働中か計画停止中かを取ります。同じ「動くが異音」でも、稼働中と停止中では急ぎ方が違います。

取れない場合は、対話の中で聞いてください。 「いまラインは動いていますか」の1問です。システム連携より、1問増やすほうが早く始められます。

申告者の情報については、慎重に扱ってください。 経験年数が分かると対話の細かさを変えられますが、その情報が評価に使われる懸念を生みます。 使わない選択も十分にあります。この構成の効果は、申告者の情報がなくてもほとんど変わりません。

AIへ渡す前に整形する

1. 設備の特定 … QRコード、ライン＋工程、最近の申告履歴のいずれかで確定します
2. 設備の種類の取得 … 台帳から種類を引き、聞くべき項目を決めます
3. 過去の申告の取得 … 同じ設備の直近3件を取ります
4. 生産の状況の取得 … そのラインが稼働中かを確かめます。緊急度の目安に効きます
5. 時刻の記録 … 申告の開始時刻を記録します。「いつから」の基準になります
6. 交代勤務の判定 … 現在の直（1直／2直／3直）を判定します

4の生産の状況が、緊急度の判断を大きく変えます。 同じ「動くが異音」でも、稼働中のラインと計画停止中のラインでは、対応の急ぎ方が違います。

6の交代勤務の判定は、記録の質に効きます。 「3直で発生した」という情報は、繰り返しの分析で意味を持つことがあります。

AIに処理させる

故障の原因を判定させません。 「ベアリングの摩耗の可能性があります」といった記述を禁じてください。現物を見ずに原因を当てることは、この構成の範囲外です。

対応の方法も指示させません。 「グリスを補給してください」と現場へ指示する記述を禁じてください。保全の作業は保全担当が行います。

安全上の判断もさせません。 「この状態なら運転を続けて大丈夫です」という記述を絶対に出させないでください。運転を続けるかどうかは、現場の責任者が判断します。

設備の状態の評価もさせません。 「この設備は老朽化しています」といった記述は不要です。

指示内容を固定する

あなたは工場の保全課で、設備の不具合の申告を受け付ける担当者です。
現場の作業者から、保全の依頼票に必要な内容を聞き取ることが役割です。

【厳守事項】
- 故障の原因を推定しないでください。
  「ベアリングの摩耗が考えられます」「制御盤の不良でしょう」と書かないでください。
  **現物を見ずに原因を当てることは役割ではありません。**
- 対応の方法を指示しないでください。
  「グリスを補給してください」「リセットしてみてください」と言わないでください。
  保全の作業は保全担当が行います。
- 安全上の判断をしないでください。
  「この状態なら運転を続けて大丈夫です」と絶対に言わないでください。
  運転を続けるかどうかは現場の責任者が判断します。
- 設備を評価しないでください。「老朽化しています」と書かないでください。
- 質問は1つずつしてください。一度に2つ以上聞かないでください。
  現場は作業中です。
- 質問は短く書いてください。1問30文字以内を目安にしてください。
- 選択肢で答えられる質問は、必ず選択肢を示してください。
  自由入力を求めるのは、選択肢で表せないときだけにしてください。
- 聞き取りは6往復までにしてください。
  6往復で終わらなければ「あとは保全から連絡します」と伝えて終えてください。
  **長く聞くと、次から使ってもらえなくなります。**
- 「いま運転を止めているか」は、最初のほうで必ず確認してください。
  ここで緊急度が決まります。
- 下の「過去の申告」に似たものがあれば、内容を示して
  「これと同じ症状ですか」と聞いてください。
  同じなら、繰り返しであることを記録します。
- 答えが曖昧なまま2回聞き直しても具体的にならない場合、
  そのまま記録して「保全が現場で確認します」と伝えてください。
- 申告者の伝え方を評価しないでください。
  「もっと詳しく教えてください」と責める言い方をしないでください。
- 最後に必ず「ありがとうございました。保全から連絡します」と伝えてください。
  報告してもらうことが目的なので、気持ちよく終わることが大事です。

【設備】
{equipment}

【この設備の種類で聞くべき項目（項目 / 聞き方 / 選択肢 / 必須か / 次に聞くこと）】
{question_set}

【この設備の部位の一覧（図面上の名称と現場での呼び方）】
{parts_list}

【この設備の過去の申告（直近3件：日付 / 部位 / 症状 / 対応）】
{past_reports}

【緊急度の基準（区分 / 条件）】
{urgency_rules}

【現在の生産の状況（ラインの稼働／計画停止）】
{line_status}

「安全上の判断をしない」の指示が、この構成でもっとも重要です。 「まだ動かして大丈夫」という一文が出て、その後に事故が起きた場合、取り返しがつきません。この禁止は、テストで必ず確認してください。

「6往復まで」の制限も外せません。 現場は作業中です。10往復も続けば、次から電話に戻ります。 聞き切れなかった分は、保全が現場で確かめればよいことです。

「運転を止めているかを最初に聞く」の指示が、緊急度の判断を速くします。 これが分かれば、保全は他の質問の答えを待たずに動き出せます。

「申告者の伝え方を評価しない」の指示を入れる理由があります。 「もっと詳しく」と言われると、現場は申告そのものをためらいます。分からないことは「分からない」と答えてよい、という姿勢が必要です。

出力形式を固定する

{
  "report_id": "",
  "equipment_id": "",
  "equipment_name": "",
  "line": "",
  "reported_at": "",
  "shift": "",
  "reporter_department": "",
  "symptom_category": "stopped | abnormal_noise | quality | leak | alarm | other",
  "part": "",
  "part_confidence": "specified | approximate | unknown",
  "symptom_detail": "",
  "onset": "just_now | today | few_days | unknown",
  "operating_status": "stopped_by_operator | stopped_by_itself | running | unknown",
  "line_status": "running | planned_stop",
  "recurrence": {
    "matched_past_report": "",
    "confirmed_same": true,
    "past_occurrences": 0
  },
  "urgency_guide": "immediate | same_day | planned | observe",
  "urgency_basis": "",
  "turns": 0,
  "incomplete": false,
  "unanswered_items": [],
  "raw_dialogue": ""
}

OpenAI API で出力をスキーマに沿わせるには、text の format に type: "json_schema"、name、schema、strict: true を渡します。 strict: true にすると、必須のキーが欠けたり、定義していない列挙値が返ったりしないことが保証されます。

ただし、モデルが安全上の理由で応答を拒否した場合、スキーマではなく refusal のフィールドが返ります。 これはプログラムで判別できます。トークンの上限に達した場合や、コンテンツのフィルタが働いた場合も、スキーマに沿わない応答になります。 受け取った側で、この2つの場合を扱う処理を入れてください。

operating_status を4段階にしていることが、この構成の核です。 「作業者が止めた」と「勝手に止まった」は、保全にとってまったく違う情報です。 前者は判断して止めたということ、後者は異常停止です。

part_confidence も要ります。 「ノズルだと思う」と「ノズル」は違います。現場が確信を持てない場合、保全は他の部位も見る必要があります。

recurrence が、この構成の長期的な価値です。 同じ設備の同じ部位で何度目かが分かれば、恒久的な対策を検討する対象が見えます。

urgency_guide は「目安」です。 名前に guide を入れているのは、これが決定ではないことを示すためです。 保全担当が生産の状況を見て判断します。

raw_dialogue に対話の全文を残してください。 整理された依頼票では落ちる情報があります。「そういえば先週から少し音が大きかった」という一言が、後から効くことがあります。

システムへ連携する

保全管理システムへの自動起票は行いません。

自動起票をしない理由は、緊急度の判断が残っているからです。 生産の状況によって、同じ症状でも優先度が変わります。保全担当が見てから起票します。

ただし、urgency_guide が immediate の場合は、即時に通知してください。 運転を止めている、漏れがある、といった申告です。確認を待たずに保全へ届ける必要があります。

現場への返しを必ず入れてください。 「受け付けました。◯時ごろ伺います」という連絡です。これがないと、現場は申告が届いたかどうか分かりません。

この返しがないと、現場は結局電話してきます。 「さっき申告したけど、見てもらえますか」という電話が増えれば、この構成の意味がありません。

夜間の申告は、朝にまとめて届けてください。 夜間に通知を飛ばしても見る人がいません。ただし immediate のものは、夜間でも当直へ届く経路を作ってください。

人が確認する

保全担当が、対応を決めます。

確認を速くするための設計が効きます。

• urgency_guide の順に並べる
• operating_status を目立たせる
• 過去の申告と並べて表示する
• raw_dialogue をたたんで表示し、必要なときだけ開く
• 現場への返信をその場で送れるようにする

3つ目が効きます。 「同じ設備で先月も同じ申告があった」と分かれば、部品を持って行くという判断ができます。

observe の申告を放置しないでください。 「たまに異音がする」という申告は、対応の優先度は低くても、記録として蓄積することに意味があります。 3回たまった時点で、対応の対象に上げる運用にしてください。

月次で、繰り返しの申告を見直してください。 同じ設備・同じ部位で3回以上の申告があるものを一覧にします。個別に対応し続けるより、恒久対策を検討するほうが効きます。

例外に対処する

「けが・火災は電話へ」の案内を、対話の最初に必ず出してください。 チャットで聞き取っている場合ではない場面があります。この案内の有無が、この構成の安全性を左右します。

記録を残す

この記録は、設備の保全の履歴になります。

• 対話の全文（何を聞き、どう答えたか）
• 依頼票の項目と、聞き取れなかった項目
• 緊急度の目安と、保全担当が実際に付けた優先度
• 対応の内容と、結果
• 繰り返しの判定と、過去の申告との紐づけ
• 申告から着手までの時間
• observe として記録したものの、その後

「緊急度の目安と、実際の優先度の差」を必ず記録してください。 目安が planned だったものを保全が immediate にしているなら、基準が実態に合っていません。

「申告から着手までの時間」が、この構成の効果を測る指標です。 聞き直しが消えれば、ここが縮みます。

「申告者の伝え方を評価に使わないこと」を明示してください。 「申告の質が低い」という見方が生まれると、現場は申告そのものをためらいます。この構成は、伝え方が分からない人でも申告できるようにするためのものです。

対話の全文には、設備の状態と生産の状況が含まれます。 保管場所と閲覧範囲を、生産技術部と現場の管理者に限定してください。

保存期間は、設備の保全記録の保存方針に合わせてください。 食品工場では、設備の衛生に関わる記録の保存が求められることがあります。