設備の保守マニュアルと過去の対応履歴から現場の質問に根拠付きで答える

処理の起点を決める

保全員が質問を入力したときを起点にします。設備の停止を検知して自動で回答を出す構成も考えられますが、最初は作りません。

理由は、停止の原因が1つに決まらないためです。同じ停止信号でも、原因が部品の摩耗か、原料の詰まりか、操作の誤りかで手順が変わります。自動で回答を出すと、最初に示された手順に引っ張られます。 質問を人が言葉にする過程そのものが、状況の切り分けになっています。

質問時に、型式と号機を選択必須にします。ここを自由入力にすると、表記ゆれで絞り込みが効きません。

入力データを集める

3番目の設備マスタが、この構成の背骨になります。 号機と型式の対応が正しく整理されていないと、絞り込みが成立しません。設備マスタが整っていない工場では、ここを直すことが最初の作業になります。

データの取得方法を決める

マニュアル： 共有フォルダのPDFを取り込みます。文字情報を持つPDFはそのまま、スキャン画像のPDFはOCRでテキスト化します。古いマニュアルほど画像のままであることが多く、ここが取り込みの山場になります。

分割（チャンク）の考え方： 1冊のPDFを丸ごと1件として扱うと、検索で引っかかっても「この400ページのどこか」としか言えません。かといって細かく切りすぎると、手順の途中で切れて意味が通らなくなります。手順書は「手順の単位」で切ります。 見出しと番号付きの手順をひとまとまりとして扱い、前後の見出しを各断片に付けておきます。

メタデータの付与： 分割した各断片に、型式・メーカー・文書種別・版・ページ番号を必ず付けます。このメタデータが検索時の絞り込みに使われるため、ここが空だと構成全体が成り立ちません。

作業履歴： 保全管理システムから書き出します。自由記述の「事象」「処置」欄が主な対象です。日次または週次の更新で足ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 画像PDFのテキスト化 … スキャンされたマニュアルをOCRにかけます。表や図中の文字は取れないことがあり、その旨を断片に記録しておきます
2. 手順単位への分割 … 見出しと番号付き手順を単位に切ります。1断片は数百字から千字程度を目安にします
3. メタデータ付与 … 型式、メーカー、文書種別、版、ページを付けます。ファイル名や表紙から機械的に取れない場合は、フォルダ構成から補います
4. 作業履歴の正規化 … 「異音」「振動」「うるさい」のような言い換えを、同じ事象として扱えるように、用語辞書を作って併記します。この辞書は現場の言葉で作ります
5. 版の管理 … 同じ型式のマニュアルが複数版あるとき、旧版を検索対象から外すか、版を明示します。旧版の手順を返すのは、間違った手順を返すのと同じです
6. ベクトル化 … 各断片を埋め込みモデルでベクトルにし、検索インデックスへ登録します

AIに処理させる

検索と生成で役割を分けます。

検索基盤にさせること： 質問に関連する断片を探すこと。ここでは次の3つを組み合わせます。

• ハイブリッド検索 … キーワード検索（BM25）とベクトル検索を同時に実行し、結果を統合します。統合には Reciprocal Rank Fusion（RRF）が使われます。型番やエラーコードのような「文字列そのもの」が効く質問はキーワード検索が、「異音がする」のような言い換えの多い質問はベクトル検索が拾います。保全の質問は両方が混ざるため、片方だけでは足りません
• メタデータでの絞り込み … 選択された型式・工場に一致する断片だけを対象にします
• 並べ替え（セマンティックランカー） … 統合後の結果に対して、言語理解モデルで関連度を測り直します。並べ替えの対象になるのは最初の検索結果の上位50件だけです。 上位50件に正しい断片が入っていなければ、並べ替えでは拾えません。絞り込みとハイブリッド検索の段階で、候補を50件の中に入れる設計が要ります。なお、フィールドに同義語マップを設定しておくと、並べ替えの際にも適用されます。前処理で作る用語辞書は、ここに載せられます

生成AIにさせること：

指示内容を固定する

あなたは設備保全の調べものを手伝う担当者です。
検索で見つかった文書の断片だけを使って、質問に答えてください。

【厳守事項】
- 断片に書かれていないことを答えないでください。
  一般的な設備の知識で補わないでください。
- 答えが断片の中に無い場合は「見つかりませんでした」と答え、
  何を探せばよいかの手がかりだけを書いてください。
- 回答の各文に、根拠となった断片の番号を [1][2] の形で付けてください。
  根拠を付けられない文は書かないでください。
- 型式が一致しない断片は使わないでください。
  似た型式の手順を流用しないでください。
- 安全にかかわる手順（停止操作、通電、開放）は、
  要約せずに原文のまま引用してください。
- 断片の版が古い可能性がある場合は、その旨を先に書いてください。

【質問】
{question}

【対象設備】
型式: {model}  号機: {unit}  工場: {plant}

【検索で見つかった断片】
{retrieved_chunks}

「安全にかかわる手順は要約せず原文のまま引用する」の1行が、この構成でもっとも重要です。 要約は必ず何かを落とします。締め付けトルクの値、順番、待ち時間が落ちると、作業そのものが危険になります。

出力形式を固定する

{
  "answer": "",
  "citations": [
    {
      "ref": 1,
      "doc_type": "マニュアル | 作業履歴",
      "title": "",
      "model": "",
      "page": "",
      "revision": "",
      "url": "",
      "quote": ""
    }
  ],
  "answer_found": true,
  "model_mismatch": false,
  "revision_warning": "",
  "follow_up_question": "",
  "safety_notice": ""
}

answer_found を必ず持たせます。「見つからなかった」を明示的に返せない設計にすると、AIは何かしらの答えを作ります。 これが保全の現場でもっとも避けたい挙動です。

model_mismatch は、検索結果の型式が質問の型式と違う場合に立てます。ここが立っているのに回答が出ている状態は、運用上の異常として扱います。

システムへ連携する

3番目が、この仕組みを育てる経路です。 答えが見つからなかった質問は、文書が無いか、取り込めていないか、言葉が違うかのどれかです。月次で見直すことで、次第に守備範囲が広がります。

現場からの利用は、工場のタブレットまたはスマートフォンからにします。手袋をしたまま操作することを前提に、入力は選択式を多くし、音声入力も選べるようにします。

人が確認する

回答をそのまま作業に使わせません。引用元を開くことを前提にした運用にします。

条件によって扱いを分けます。

この線引きを、画面上でも表示します。質問の種類を選ばせ、種類に応じて「原典を開く」ボタンを目立たせる設計にします。

例外に対処する

記録を残す

• 質問文、選択された型式・号機
• 検索で返した断片（順位付き）
• 生成した回答と引用
• 保全員が原典を開いたかどうか
• 実際の対応結果（保全管理システム側の記録との紐づけ）
• 「見つからなかった」質問の一覧

4番目と5番目を突き合わせると、この仕組みが役に立っているかが測れます。 回答は出たが毎回原典を開いて別の箇所を見ているなら、検索の精度が足りていません。利用回数ではなく、この一致率で評価してください。