自治体に国・都道府県から毎日届く通知・事務連絡を要約し、対象の事務・期限・求められている対応を一覧にして、担当課の候補を付けて回す

処理の起点を決める

1日3回の定時の実行を起点にします。 午前10時、午後1時、午後4時に、処理用のフォルダに置かれた印の付いた文書を拾います。届いた順に1件ずつ動かすのではなく、まとめて動かすのは、文書を移す経路が1日に数回の運用になっていることが多いためです。

午後4時の実行で、その日の回付をすべて終えられるようにします。 期限の近い照会は、その日のうちに担当課に届けば、担当課は翌朝から取りかかれます。午後4時以降に届いた文書は、翌朝10時の実行で拾います。

同じ文書の続報にも同じ処理を動かします。 「〇〇について（訂正）」「〇〇に関するQ&Aの追加」のように、前の通知に続く文書が届きます。件名と発出の番号から前の文書を探し、前の回付先を候補の先頭に置きます。

入力データを集める

質を決めるのは、事務分掌の表です。 組織の規則の文言は「〇〇に関すること」と抽象的で、それだけでは国の通知の件名と結びつきません。各課に、よく受ける通知の分野（介護報酬、地方税の電子申告、選挙の執行など）を数行ずつ書き足してもらうと、候補の精度が上がります。

過去の回付の記録は、AIには渡しません。 記録は規則で照らすために使います。AIに過去の記録を見せると、似た件名の過去の回付先に寄せて答え、文書の中身を読まなくなることがあります。 中身から出した候補と、過去の記録からの候補を、後で規則で並べます。

データの取得方法を決める

処理用のフォルダから、収受の番号ごとにPDFをまとめて読みます。

鑑文と本文は、まとめて1回で渡します。 都道府県の鑑文が付いた国の通知は、鑑文と本文で期限が違うことがあります。別々に渡すと、どちらの期限が自団体にとっての期限かを比べられません。 1つの収受の番号のファイルを、鑑文が先になるよう並べて渡します。

別紙が多い文書は、本文までを先に渡します。 数百ページの別紙（Q&Aの集、様式集）が付く文書は、本文で対象の事務と期限が分かります。別紙は、本文に「別紙のとおり回答」とあるときだけ、様式の部分を足して渡します。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDFであることを確かめます。Word や Excel で届いたものはPDFにします
2. 大きさの確認 … 50MBまたは1,000ページを超えるものは、本文と別紙に分けます
3. 文書の組のまとめ … 収受の番号ごとに、鑑文・本文・別紙を並べます
4. 印の確認 … AIに渡してよいという印が付いていない文書は、処理から外します
5. 続報の候補の検索 … 件名の「（訂正）」「（追加）」「（再周知）」と発出の番号から、前の文書を探します

4番目は、機械の側でも必ず確かめます。 印の付け忘れの文書がフォルダに入っても、処理しないようにします。渡してよいかの判断を、フォルダに置いたという事実で代えません。

Excel の様式は、PDFにする前に様式であることを記録します。 照会の回答の様式は Excel で届くことが多く、PDFにすると表として読めますが、回答の様式であるという情報は、ファイルの種類のほうが確かです。

AIに処理させる

させるのは、文書ごとに、何の事務について、何を求めていて、いつまでかを、文書のどこに書いてあるかを添えて返すことです。

期限の行がいちばん大事です。 期限は、どの文書（鑑文か本文か別紙か）の何ページに、何の期限として書かれていたかを返させます。都道府県の鑑文の回答の期限と、国の本文の施行の日付は、どちらも日付ですが意味が違います。何の期限かを取り違えると、施行の日付を回答の期限として書き添えることになります。

求められている対応は、本文の文を引かせます。 「〇月〇日までに別紙様式により回答願います」「貴管内市町村に周知願います」のように、対応を求める文をそのまま返させると、文書の担当は要約ではなく原文の一文で確かめられます。

3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 期限の書かれていない照会を渡すと、AIは「速やかに」を「1週間以内」のように具体的な日付に直しがちです。作られた日付は、一覧の上で本物の期限と見分けがつきません。

指示内容を固定する

あなたは市役所の総務課で、国・都道府県から届いた文書を読み、
各課に回すための一覧を作る担当です。
渡された文書に書かれていることだけを整理してください。
書かれていないことを推測しないでください。

【文書】{documents}（鑑文が先、本文、別紙の順。ページ番号つき）
【事務分掌の表】{bunsho_table}（課名、所掌の事務、よく受ける通知の分野）

【返すこと】
- doc_type：inquiry（回答・資料の提出を求める）／notice（制度・運用の通知）／
  reference（参考の送付）／correction（訂正・追加）／unclear
- issuer：発出した機関と課、日付、番号（鑑文と本文で別に）
- subject：対象の事務を、本文の言葉で1〜2文
- actions：求められている対応ごとに、種類（answer／submit／inform_residents／
  change_procedure／none）と、本文の該当する文をそのまま quote に
- deadlines：期限ごとに、日付、何の期限か（answer／submit／effective／apply／other）、
  書かれていた文書（cover／main／annex）とページ、該当する文
- candidates：担当課の候補を最大3課、それぞれ根拠（事務分掌の表のどの文言と、
  文書のどの語が対応するか）

【厳守事項】
- 期限は、文書に日付として書かれているものだけを返す。
  「速やかに」「追って連絡」などは日付にせず、not_stated とし、その文を quote に入れる。
- 鑑文と本文で期限が違うときは、両方を返す。どちらが優先かを決めない。
- 施行日や適用日を、回答の期限として扱わない。
- 通知が自団体に当てはまるか、対応が必要かを判断しない。
- 照会への回答の内容を書かない。
- 事務分掌の表に当てはまる課が無いときは、無理に選ばず no_match にする。
- 個人の氏名や住所が文書にあっても、出力に書き写さない。

「鑑文と本文で期限が違うときは両方を返す」を明記しないと、片方だけを返します。 多くの場合は本文の期限を返し、都道府県の鑑文が数日前に設けた取りまとめの期限が落ちます。 自団体にとっての期限は鑑文のほうなので、ここを落とすと一覧が役に立ちません。

「施行日を回答の期限として扱わない」も同じです。 制度の改正の通知には施行の日付が大きく書かれ、AIはそれを期限として返しがちです。期限の種類を返させ、一覧では回答と提出の期限だけを期限の列に出します。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "receipt_no": "",
  "doc_type": "inquiry | notice | reference | correction | unclear",
  "issuer": { "cover": "", "main": "" },
  "subject": "",
  "actions": [ { "kind": "answer | submit | inform_residents | change_procedure | none", "quote": "" } ],
  "deadlines": [
    { "date": "2026-10-20", "kind": "answer | submit | effective | apply | other",
      "source": "cover | main | annex", "page": 1, "quote": "" }
  ],
  "candidates": [ { "section": "", "basis": "" } ]
}

スキーマでは doc_type・kind・source を enum にし、date に日付の format を指定します。deadlines が空の文書もそのまま受け取ります。

1つ目の理由は、自団体にとっての期限を規則で決められることです。 Python は deadlines のうち kind が answer と submit のものを選び、source が cover（鑑文）のものがあればそれを、無ければ本文のものを、一覧の期限の列に出します。 決め方が規則にあるので、AIの返し方が揺れても一覧の期限は揺れません。

2行目が要です。 照会なのに期限が見つからないのは、期限が別紙の欄外や様式の中に書かれていることが多いためです。期限が無いと決めつけず、人が原文を探す印にします。

2つ目は、根拠の文で確認が速くなることです。 一覧には quote が並ぶので、文書の担当はPDFを開く前に、対応と期限が原文でどう書かれていたかを読めます。根拠のページ番号から、原文の該当箇所をすぐ開けます。

3つ目は、一覧を課ごとに並べ替えられることです。 回付の後、担当課は自分の課の行だけを見れば、届いた文書の要約と期限を一覧で確かめられます。

システムへ連携する

文書管理システムとはつなぎません。 回付と期限の書き添えは、文書の担当が一覧を見て文書管理システムで行います。一覧を文書を受け付ける環境に戻す経路も、自団体で認められたものに限ります。

担当課への知らせは、文書管理システムの回付に任せます。 このプログラムから担当課へメールを送ると、文書管理システムの回付と別の経路ができ、どちらが正式な回付か分からなくなります。 一覧の要約と期限は、回付の際に文書の担当が書き添える欄に写します。

人が確認する

一覧は全件を文書の担当が確かめます。 回付先と期限は、担当課の仕事の出発点になるためです。

1. 「至急」と「期限の確認」の印を先に見る … 期限の近い照会と、期限が見つからなかった照会です。原文の該当ページを開いて期限を確かめます
2. 回付先を決める … 候補と根拠、過去の回付先を見て決めます。候補と違う課に回したときは理由を残します
3. 要約と対応を流し読みする … 根拠の文と食い違っていないかを見ます
4. 文書管理システムで回付し、期限を書き添える

目標は、1件をならして4分です。 印の無い文書は一覧を見て1〜2分で回付でき、印の付いた文書は原文を開いて10分前後かかります。それを大きく超える月は、事務分掌の表が古いか、新しい制度の通知が続いています。

担当課の側でも、要約ではなく原文で判断します。 一覧の要約は、どの文書が自分の課に来たかを早く知るためのものです。対応の要否と回答の内容は、原文と、必要なら発出元への問い合わせで決めます。 要約だけで回答を作ると、別紙の条件を落とします。

2番目で残した理由を、月に1回見直します。 同じ分野の通知で候補が外れ続けているなら、事務分掌の表のその課の「よく受ける通知の分野」を書き足します。

例外に対処する

3行目は、紙で届いた文書をスキャンしたものです。 画像のPDFも読めますが、日付の数字の読み違いは、期限の誤りにそのまま直結します。 期限と根拠の文に限って原文の確認を求め、要約は参考として使います。

5行目は、期限が無いのではなく、見つからないことが多いと考えます。 照会の期限は、様式の欄外や「記」の後の小さな文字に書かれていることがあります。期限を作らずに人へ回すことで、見落としではなく確認の作業として扱えます。

記録を残す

• 処理した文書の収受の番号と、AIに渡してよいという印を付けた人
• 文書ごとのJSONの全文と、呼び出した日時、使ったモデルの名前
• 一覧の期限の列に出した期限と、その決め方（鑑文か本文か）
• 文書の担当が決めた回付先と、候補と違ったときの理由
• 回付し直しの記録

1つ目で印を付けた人を残すのは、AIに渡した判断の記録だからです。 どの文書を外部のサービスで処理したかを後から説明できるようにします。

4つ目と5つ目は、事務分掌の表を育てる材料です。 回付し直しが続く分野が分かれば、表の書き足すべき行が分かります。