メールが受信箱で埋もれる原因｜タブ分類を前提に設計

配信のたびに開封率が下がっていく。迷惑メールとして扱われた形跡はなく、届いてはいるようです。届いていても、目に入る場所にあるとは限りません。この記事では、受信箱で埋もれる原因を整理します。

開封率が下がった原因を探す

最初に、原因の切り分けを整理します。

開封率が下がる原因は、複数の段階に分かれます。届いていない、届いたが見えない、見えたが開かれないの3つです。

最初の段階は、到達の問題です。迷惑メールとして扱われたか、受信を拒否された状態です。

この段階は、配信の仕組み側の記録で確認できます。

次の段階が、この記事で扱う内容です。届いているが、目に入る場所にない状態です。

受信箱が複数の欄に分かれている場合、配信したメールは別の欄に入ります。

この欄は、開かなければ見られません。多くの受信者は、日常的には主要な欄だけを見ます。

最後の段階は、見えたが開かれない状態です。件名と差出人の問題になります。

この3段階を区別せずに対策を打つと、効果が出ません。

到達に問題がないのに件名を変え続ける、といった状況が起きます。

切り分けは、配信の仕組みの数字と、受信側での確認で行います。

自社の端末で実際に受信して、どこに届いたかを見ます。

この確認が、最も確実な切り分けになります。

以降では、分類の仕組みと対策を整理します。

埋もれる経路の整理

段階ごとの状態です。

状態	受信者から見た状況	確認の方法
主要な欄に届く	通常の受信箱に並ぶ	自社の端末で受信して確認する
別の欄に届く	宣伝や通知の欄に振り分けられる	同じく受信して欄を確認する
迷惑メールの欄	受信箱には表示されない	配信の仕組みの記録と受信での確認
受信を拒否される	届かない	配信の仕組みに記録が残る
社内で除去される	届かない、または別の場所に入る	受信者に確認するしかない

2行目が、この記事で扱う状態です。届いているため、配信の仕組みでは正常に見えます。

しかし受信者の目には入りにくくなります。開封率が下がる原因として最も気づきにくい状態です。

3行目と4行目は、到達の問題です。別の対策が必要になります。

5行目は、企業の受信環境による除去です。この場合、受信者に確認するしか方法がありません。

BtoBでは、この5行目が起きやすくなります。会社の仕組みで判定されるためです。

自社の配信が、どの状態にあるかを先に確認します。

以降で、2行目への対策を整理します。

タブ分類の仕組み

何が起きているのかの説明です。

一部の受信の仕組みでは、受信箱が複数の欄に分かれています。宣伝、通知、掲示板といった区分が用意されています。

配信されたメールは、内容や差出人の性質によって自動的に振り分けられます。

この振り分けは、受信者が設定していなくても働きます。

宣伝の欄に入ったメールは、その欄を開かなければ見られません。

通知の設定も、欄によって異なる場合があります。

結果として、開封されるまでの時間が長くなるか、開封されないまま終わります。

この分類は、迷惑メールの判定とは別の仕組みです。

迷惑メールと判定されたわけではなく、種類ごとに整理されている状態です。

そのため、認証の設定を整えても分類は変わりません。

認証は到達のための条件であり、分類とは別の話になります。

分類を完全に制御する方法はありません。受信側の仕組みが判断します。

できるのは、分類に影響する要素を整えることです。

次の章で、その要素を整理します。

なお、企業が独自の受信環境を使っている場合、この分類は存在しません。

分類を決める要素

影響する項目の整理です。

分類に影響するのは、差出人の性質、本文の作り、受信者の行動です。このうち受信者の行動が最も大きく影響します。

過去に開封している相手からのメールは、主要な欄に入りやすくなります。

逆に、開封されないまま送り続けると、分類が変わる場合があります。

本文の作りも影響します。画像が多く、リンクが多いメールは宣伝として扱われやすくなります。

文字が主体で、リンクが少ないメールは、通常のやり取りに近い形として扱われます。

差出人の設定も影響します。個人の名前で送るか、会社名だけで送るかの違いです。

配信の仕組みを使っている場合、その仕組みの情報が含まれます。

この情報自体が、一斉配信であることを示します。

完全に避けることはできませんが、内容を通常のやり取りに近づけることは可能です。

ただし、一斉配信を個別のやり取りに見せる形は避けます。

受信者を誤解させる形は、信頼を損ないます。

目指すのは、内容の質を上げて開封を増やすことです。

開封が増えれば、分類も改善する可能性があります。

この順序で考えます。

認証の設定は前提条件

先に済ませておく内容です。

送信元の認証は、届くための前提になります。設定がなければ、分類の議論の前に届きません。

大量の配信を行う場合、受信側が求める条件が定められています。

認証の設定、配信解除の容易さ、迷惑メールとして報告される率の低さが条件になります。

これらの条件は、2024年2月から順次適用されており、条件を満たさない配信は拒否される場合があります。

1日あたり数千通を超える規模の配信が、主な対象とされています。

BtoBの配信では、この規模に達しない場合もあります。ただし設定は行っておきます。

設定の内容は、専門的な作業になります。情報システムの担当か、配信の仕組みの提供元に確認します。

配信の仕組みを使っている場合、設定の手順が案内されている場合があります。

設定が済んでいるかの確認方法もあります。受信したメールの情報から判別できます。

この確認は、配信の担当者でも行えます。

設定が済んでいない状態で他の対策を打っても、効果は限られます。

最初に確認する項目になります。

設定の後は、変更しない限り維持されます。

ただしドメインを変更した場合は、再設定が必要になります。

配信解除の導線

意外に効果のある項目です。

配信解除の手段が分かりにくいと、迷惑メールとして報告されます。報告が増えると、以降の配信の扱いが悪くなります。

解除の手段は、本文の分かりやすい位置に置きます。末尾に小さく書く形では見つかりません。

解除しやすくすることは、配信の質を守る行為になります。

解除の操作も簡単にします。何段階も進む形では、途中で報告に切り替わります。

1回の操作で解除できる仕組みが求められています。

受信の仕組み側に、解除の手段を伝える方法も用意されています。

この設定があれば、受信箱の画面から直接解除できます。

解除の件数が増えることを恐れる必要はありません。

読まない相手が残るより、解除されたほうがリストの状態が良くなります。

解除の理由を聞く形もあります。ただし解除の操作を妨げないようにします。

解除の後に確認の画面を出し、そこで任意の質問をする形が無難です。

解除された相手に、再度送ることは避けます。

この管理は、配信の仕組みが自動で行う場合が多くあります。

複数の仕組みを使っている場合は、それぞれで管理されているか確認します。

件名と差出人名の影響

開かれるかどうかを決めます。

件名は、一覧に表示される情報です。宣伝の欄に入った場合も、件名は表示されます。

そのため、件名が具体的であれば、欄が違っても開かれる可能性があります。

誰に何を伝えるメールかが、件名だけで分かる形にします。

記号を多く使う件名、すべて大文字の件名は、宣伝として扱われやすくなります。

過度な表現も避けます。無料や今すぐといった言葉の多用は、判定に影響する場合があります。

差出人の名前も重要です。会社名だけでは、誰からのメールか分かりません。

担当者の名前と会社名を組み合わせる形が、認識されやすくなります。

この形は、過去にやり取りのある相手には特に効果があります。

送信のアドレスも影響します。返信できないアドレスは、通常のやり取りとして扱われません。

返信を受け取れるアドレスを使う形が望ましくなります。

返信が来た場合の対応も決めておきます。

返信が放置されると、次回の開封に影響します。

冒頭の文も一覧に表示される場合があります。

この部分に定型の挨拶を置くと、内容が伝わりません。

本文の作り方

分類と開封の両方に関わります。

画像が主体のメールは、宣伝として扱われやすくなります。加えて、画像が表示されない環境では内容が伝わりません。

文字を主体にして、必要な箇所だけ画像を使う形が確実になります。

文字だけのメールでも、内容が良ければ読まれます。

リンクの数も影響します。多くのリンクが並ぶメールは、宣伝の性質が強くなります。

1通に1つの目的、1つのリンクという形が最も効果的です。

複数の話題を入れると、どれも行動されません。

本文の長さも考えます。長い本文は、途中で読むのをやめられます。

要点を先に書き、詳細はリンク先に置く形にします。

短縮したリンクの使用は、判定に影響する場合があります。

自社のドメインのリンクを使う形が安全になります。

配信の仕組みが自動でリンクを書き換える場合もあります。

この書き換えを止められるか、確認しておきます。

署名も整えます。会社の情報と連絡先が明記されていることが条件になります。

法令で求められる記載事項も確認します。

受信側の設定でできること

相手にお願いできる内容です。

• 主要な欄に移す操作を、受信者が行える（欄をまたいで移動できる)
• 差出人を連絡先に登録すれば、分類が変わる場合がある
• この案内は、配信を承諾した直後の1通目で行うのが最も効果的
• 毎回の配信で依頼すると、しつこいと受け取られる
• 案内は本文の末尾に短く置く（強制する表現は避ける)

この案内は、初回の配信で行います。承諾した直後は、関心が最も高い時期です。

この時点での依頼であれば、応じてもらえる可能性が高くなります。

案内の文面は短くします。操作の手順を1行で書く程度で足ります。

すべての受信者が応じるわけではありません。数割でも効果があります。

応じた相手からの開封が増えれば、その分だけ成果が上がります。

2通目以降での依頼は、頻度を落とします。年に1回程度が限度になります。

依頼を繰り返すと、内容より依頼が目立ちます。

連絡先への登録を依頼する形もあります。この登録は、到達にも影響します。

営業が個別に連絡する際に、併せて依頼する方法も有効です。

この場合は、個別のやり取りの中での依頼になります。

受け入れられやすい形になります。

重要な案内を送る予定がある場合は、事前に伝えておく方法もあります。

来週この内容を送りますと予告すれば、探してもらえます。

配信の頻度と量

長期的に影響する要素です。

配信の頻度が高すぎると、開封されなくなります。開封されないメールが続くと、分類にも影響します。

適切な頻度は、扱う内容によって変わります。BtoBでは、月に1回から2回が一般的な水準になります。

頻度を上げて開封率が下がるなら、総数は増えていません。

配信のたびに開封率を記録し、頻度との関係を確認します。

急に量を増やす形も避けます。送信の実績が急変すると、判定に影響します。

新しいドメインから配信を始める場合は、量を段階的に増やします。

配信の仕組みの提供元が、手順を案内している場合があります。

同じ相手に短期間で複数回送る形も、負担になります。

案内とリマインドを分ける場合は、間隔を空けます。

配信の予定を年間で組めば、集中を避けられます。

イベントの案内が重なる時期は、特に注意します。

複数の担当者が別々に配信している場合は、調整が必要になります。

受信者から見れば、同じ会社からのメールになります。

この調整がないと、頻度が想定を超えます。

リストの健全性

根本的な対策になります。

開封されない相手が多く含まれると、配信全体の評価が下がります。読まれないアドレスへの配信を続ける利点はありません。

そのため、一定期間開封のない相手を配信の対象から外す判断が必要になります。

外す基準は、1年間開封がないといった形で決めます。

外す前に、確認の連絡を送る方法もあります。継続を希望するか尋ねる形です。

この連絡で反応があれば、リストに残します。

反応がなければ、配信を停止します。削除ではなく、配信の対象外にします。

後から関心が戻る場合もあるため、情報自体は残しておきます。

届かないアドレスの整理も必要です。エラーが返ってくるアドレスは、速やかに外します。

この処理は、配信の仕組みが自動で行う場合があります。設定を確認します。

購入したリストへの配信は、この観点でも避けます。

承諾のない配信は、報告される率が高くなります。

リストの規模を追うより、開封する相手を増やすほうが成果につながります。

数が減ることを恐れる必要はありません。

配信の目的は、届いて読まれることです。

BtoB特有の受信環境

見落とされやすい事情です。

企業の受信環境では、独自の仕組みが使われている場合があります。この場合、欄による分類は存在しません。

代わりに、会社の設定によって除去される可能性があります。

特定の言葉を含むメールや、外部からのリンクを含むメールが対象になります。

この除去は、受信者本人も気づかない場合があります。

そのため、届いていないことを本人に確認しても分かりません。

対策は限られます。営業が個別に連絡する際に、届いているかを確認する方法があります。

届いていない場合は、別のアドレスを教えてもらいます。

重要な案内は、メール以外の手段も併用します。電話や、営業からの個別の連絡です。

メールだけに頼る設計は、この事情があるため危険になります。

リンクの扱いも異なります。書き換えられたリンクが除去される場合があります。

この場合、本文にURLをそのまま書く形が確実になります。

添付ファイルは、多くの企業で制限されています。リンクで渡す形にします。

受信の環境は、業種や規模で傾向が異なります。

主要な取引先の環境は、把握しておく価値があります。

数字で確認する方法

状態を把握する手段です。

分類の状態を直接測る方法はありません。そのため、間接的な指標で判断します。

最も分かりやすいのは、受信の仕組みごとの開封率の違いです。

特定の仕組みだけ開封率が低い場合、分類の影響が疑われます。

配信の仕組みでは、受信のドメインごとの数字が確認できる場合があります。

この数字を比べれば、どこで問題が起きているかが分かります。

開封までの時間も指標になります。別の欄に入った場合、開封が遅くなります。

配信の直後に開封が集中しない場合、この可能性があります。

自社の端末での確認も併せて行います。複数の仕組みで受信できる状態を作ります。

配信のたびに確認すれば、変化に気づけます。

確認用のアドレスをリストに含めておく形が実務的です。

この方法なら、実際の配信と同じ条件で確認できます。

記録も残します。配信の日付、内容、届いた場所を記録します。

本文の作りを変えた際の影響も確認できます。

この積み上げが、自社の配信に効く条件を明らかにします。

確認する項目

配信の前後に見る内容です。

• 送信元の認証が設定されているか（設定の有無を確認する）
• 配信解除の手段が、分かりやすい位置に置かれているか
• 1通に含めるリンクが、1つか2つに絞られているか
• 画像が主体ではなく、文字で内容が伝わるか
• 自社の端末で受信し、どの欄に届いたかを確認したか
• 1年間開封のない相手を、配信の対象から外す基準があるか

この6項目を確認すれば、配信の状態が把握できます。1行目は最初に済ませます。

認証が未設定の状態では、他の対策の効果が限られます。

2行目と3行目は、本文の設計に関わります。雛形を直せば以降も適用されます。

4行目は、画像を使う運用の見直しになります。

5行目は、配信のたびに行う確認です。

確認用のアドレスをリストに含めておけば、手間はかかりません。

6行目は、リストの管理に関わります。基準を決めて運用します。

これらの確認は、四半期ごとの点検としても実施します。

受信の仕組み側の条件は、変わる場合があります。

変更があった場合は、対応が必要になります。

配信の仕組みの提供元からの案内も確認します。

重要な変更は、事前に案内される場合があります。

やりがちな失敗

実際に起きている例です。

• 到達率だけを見て、届いた場所を確認していない
• 配信解除の手段を末尾に小さく置き、迷惑メールとして報告される
• 画像が主体のメールを送り、内容が伝わらないまま終わる
• 1通に複数の話題とリンクを詰め込み、どれも行動されない
• 開封のない相手を外さず、配信全体の評価を下げる

1行目は最も多い状態です。自社の端末で受信すれば、すぐに分かります。

2行目は、報告を招く設計です。解除しやすくします。

3行目は、本文の作りの問題です。文字で内容が伝わる形にします。

4行目は、目的の絞り込みの不足です。1通1目的にします。

5行目は、リストの管理の問題です。基準を決めます。

どれも設計と運用で対応できます。

整える5工程

順番に進めます。

この5工程で、届く場所の問題に対応できます。

2工程目は、以降の判断をすべて支える工程です。

確認できる状態がなければ、対策の効果も分かりません。

3工程目は、一度直せば継続して効きます。

4工程目は、承諾の直後という時期が重要になります。

5工程目は、長期的な改善につながります。

リストの状態が良くなれば、分類も改善する可能性があります。

即効性はありませんが、続ける価値があります。

まとめ

開封率が下がる原因は、届いていない場合と、届いたが目に入る場所にない場合に分かれます。受信箱が複数の欄に分かれている環境では、配信したメールが別の欄に振り分けられます。

分類に影響するのは、差出人の性質、本文の作り、受信者の行動です。文字を主体にしてリンクを絞り、配信解除の手段を分かりやすく置きます。承諾の直後の1通目で、主要な欄へ移す操作を案内する方法も有効です。

確認用のアドレスをリストに含め、配信のたびにどの欄に届いたかを見ます。企業の受信環境では欄の分類がなく、会社の設定で除去される場合もあります。メールだけに頼らず、営業からの個別の連絡と組み合わせます。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。