就労継続支援の事業所が、1か月分の支援記録と面接のメモから、Claude で個別支援計画のモニタリングの記録の下書きを作る

処理の起点を決める

本人との面接が終わった時点を起点にします。 支援記録は月末で締め、面接のメモがそろったところで、サービス管理責任者がその利用者のチャットを開きます。面接の前に下書きを作ると、本人の言葉の欄が空のまま評価を考え始めてしまいます。 面接で本人の話を聞いてから、記録と並べます。

面接は、月末の数日に固めず、月の後半に分けて入れます。 面接が終わった利用者から下書きを作れるので、月末に20名分が集中しなくなります。 支援記録の締めはその利用者の面接の前日までとし、面接の後の数日分は翌月の記録に回します。

1人の利用者につき、1つのチャットにします。 前の利用者のチャットで続けて次の人の記録を渡すと、前の人の記録がその後の応答に影響しかねません。 毎回新しいチャットで始めるのが決まりです。

入力データを集める

質を決めるのは、支援記録の「本人の発言」と「様子」の欄です。 記録が「作業に取り組んだ」だけなら、下書きも「作業に取り組んだ」としか書けません。支援員が、見たこと・聞いたことを具体的に書いているかが、そのまま下書きの質になります。 この構成を入れる前に、支援記録の書き方をそろえることが、いちばん効く準備です。

前月の「今後の方針」を渡すのは、月をまたいだつながりのためです。 前月に「次は袋詰めの数の数え方を見る」と書いたなら、今月の下書きでその点の記録があったかを示させます。

渡さないものも決めます。 障害の種類や程度、診断名、服薬の内容、家族の事情は、モニタリングの下書きに要らなければ渡しません。 支援記録の CSV に入っているなら、書き出すときに列ごと外します。

データの取得方法を決める

支援記録は、記録のソフトから利用者ごと・期間を指定して CSV で書き出します。 書き出せる列は記録のソフトによって違うので、最初に、日付・作業・時間・通所・体調・様子・発言・支援の内容に当たる列を決め、 その列だけを残す手順を事務の担当が持ちます。

氏名は、書き出したあとで利用者の番号に置き換えます。 支援記録の文中にも、本人や他の利用者の名前が出てくることがあります。事務の担当が、氏名の一覧を使って置換し、 置き換えた後の CSV をサービス管理責任者に渡します。

個別支援計画は、目標の部分だけを文字で貼ります。 計画の全体には、本人や家族の生活の意向、生活歴など、モニタリングの下書きに要らない情報が多く書かれています。

AIへ渡す前に整形する

1. 列を絞る … 支援記録の CSV から、決めた列だけを残します。障害の種類、診断名、服薬の列は外します
2. 氏名を番号に置き換える … 本人と他の利用者、家族の氏名を、利用者の番号や「家族」「他の利用者」に置き換えます
3. 期間を確かめる … 前月の面接の翌日から今月の面接の前日までの記録だけにします
4. 空の記録を数える … 通所したのに「様子」も「発言」も空の日を数え、下書きの先頭に件数を示させます
5. 面接のメモの書き方を確かめる … 本人の言葉にかぎ括弧が付いているか、サービス管理責任者のまとめと分かれているかを確かめます
6. 前月の今後の方針を添える … 前月のモニタリングの記録から、その欄だけを貼ります

5番目を省かないでください。 面接のメモに「本人は作業の継続を希望」としか書かれていなければ、AIはそれを本人の言葉として扱います。 本人の言葉は「」に入れ、サービス管理責任者のまとめは別の行に書く、という決まりにしておくと、下書きの「本人の言葉」の欄に、本人が言ったことだけが入ります。

4番目は、支援記録の書き方を見直す材料にもなります。 空の記録が多い支援員がいれば、下書きの質ではなく、記録の書き方を話し合うきっかけにします。

AIに処理させる

させるのは、記録を目標ごとに振り分けて並べることと、本人の言葉を整理することと、見直しを考えるきっかけを挙げることだけです。

2行目が、読み返しの時間を置き換えます。 「作業の手順を自分で確かめられる」という目標に、「10/7 手順表を見ながら袋詰め。『次は何だっけ』と自分で表を確かめた（支援員A）」のように記録を並べると、サービス管理責任者は記録を探さずに、並んだ事実を読んで評価を考えられます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 支援記録に「表情が明るい」「積極的に声をかけていた」が並んでいると、AIは「本人は現在の作業に満足していると考えられる」とまとめがちです。本人がそう言ったのでなければ、それは意向ではなく、支援員の見立てです。 見立ては「様子」の欄に記録の言葉のまま置き、意向の欄には本人の言葉だけを入れます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に、次の文を置きます。

あなたは就労継続支援の事業所で、サービス管理責任者のモニタリングの記録づくりを
手伝う立場です。このチャットに渡された支援記録（1か月分）、個別支援計画の目標、
面接のメモ、前月の今後の方針と、このプロジェクトの知識（様式、書き方の決まり）
だけを使ってください。

【作るもの】
1. 短期目標ごとの取り組みの様子
   - 関係する支援記録を選び、「日付・記録の言葉（要点）・記録者」の形で並べる
   - 関係する記録が無い目標は「記録なし」とする
2. 前月の今後の方針への対応（記載あり／記載なし）
3. 本人の言葉
   - 面接のメモの「」の中の言葉だけを使い、目標ごと、または「目標の外の希望」に分ける
4. 見直しを考えるきっかけの一覧（事実だけを書く）
5. 評価の欄と今後の方針の欄（空けておく）

【厳守事項】
- 記録とメモに書かれていないことを書かないでください。
- 目標が達成できたか、近づいたかを書かないでください。評価の欄は空けてください。
- 本人の気持ち、意向、満足しているかを推し量らないでください。
  本人の言葉の欄には、面接のメモの「」の中の言葉だけを書いてください。
  サービス管理責任者のまとめ（「」の外）を本人の言葉として扱わないでください。
- 障害、病気、体調の原因、服薬について推し量らないでください。
  体調の記載は、記録の言葉のまま日付とともに並べてください。
- 計画を変えるべきか、目標を変えるべきかを書かないでください。
- 記録に無い支援の内容を書き足さないでください。
- 「意欲がない」「怠けている」「問題行動」など、決めつけの言葉を使わないでください。
  記録にそうした言葉があれば、そのまま引き、きっかけの一覧に「表現の確認」として挙げてください。
- 記録の言葉を要点にまとめるときも、意味を変えないでください。
- 日付は記録のとおりに書き、計算しないでください。

【出力の形】
はじめに目標ごとの取り組みの様子、次に本人の言葉、次にきっかけの一覧を、
法人の様式の見出しに合わせて書き、最後に確認用の JSON を書いてください。

「「」の外を本人の言葉として扱わない」を明記しないと、サービス管理責任者のまとめが本人の言葉になります。 面接のメモは急いで書くので、本人の言葉とまとめが1行に混ざりがちです。 前処理で書き方を決め、指示で区別を求めて、二重に守ります。

「決めつけの言葉を引いて、確認に挙げる」のは、消さずに見えるようにするためです。 AIに言い換えさせると、記録にあった言葉が下書きから消え、支援員の書き方を見直すきっかけも消えます。

出力形式を固定する

下書きは法人の様式の見出しに合わせた文章で、確認用に次の形の JSON を受け取ります。

{
  "user_no": "",
  "period": { "from": "", "to": "" },
  "goals": [
    {
      "goal": "",
      "record_count": 0,
      "records": [{ "date": "", "summary": "", "recorder": "" }],
      "evaluation": ""
    }
  ],
  "previous_plan_checks": [{ "item": "", "status": "found | not_found" }],
  "own_words": [{ "goal": "", "quote": "" }],
  "triggers": [
    { "kind": "few_records | attendance_change | health_mentions | outside_goal_wish | wording_check | empty_records", "fact": "" }
  ],
  "empty_record_days": 0
}

1つ目の理由は、record_count で目標ごとの記録の多さが見えることです。 記録が0件や1件の目標は、目標が日々の作業とかみ合っていないか、支援員が目標を意識して記録していないかのどちらかです。 どちらなのかは、サービス管理責任者が考えます。

2つ目は、evaluation を空の欄として必ず持たせることです。 AIが埋めずに返したことが形で分かり、サービス管理責任者が書き入れる場所がはっきりします。 空でなければ、指示が守られていないので、その下書きは使いません。

3つ目は、triggers を6か月ごとの見直しの会議の資料に使えることです。 6回分の triggers を並べると、通所の変化や目標の外の希望が、どの月から出てきたかが分かります。

4行目の outside_goal_wish が、本人の意思を計画に戻す入り口です。 「パン屋で働いてみたい」という言葉が、どの目標にも当たらないまま面接のメモに埋もれると、次の計画に本人の希望が入りません。

システムへ連携する

API の連携は作りません。 月60件で、利用者ごとに資料を確かめて渡すほうが、別の利用者の記録を取り違えていないかを人が確かめやすいからです。

下書きは、そのまま保存しません。 サービス管理責任者が評価と今後の方針を書き入れ、事実を確かめたものだけをモニタリングの記録として保存します。 下書きのままの文書を共有フォルダに置かない決まりにします。

人が確認する

サービス管理責任者は、事実の確認と、評価の記入の2つを行います。

1. 本人の言葉を確かめる … 面接のメモと見比べ、本人が言ったことだけが入っているかを確かめます
2. 目標ごとの記録をたどる … 気になる記録は、日付から記録のソフトの元の記録を開きます
3. きっかけの一覧を読む … 事実として正しいかを確かめ、見直しの会議で取り上げるかを決めます
4. 評価と今後の方針を書く … 並んだ事実と本人の言葉をもとに、自分の言葉で書きます
5. 確定して保存する … 法人の様式に仕上げます

2番目を省かないでください。 AIは記録の言葉を要点にまとめるので、まとめ方で意味が少しずれることがあります。 評価の根拠にする記録は、元の記録で確かめます。

本人に記録の内容を伝えることも考えます。 運営の基準は、計画の作成や変更のときに利用者や家族に説明して同意を得ることを求めています。モニタリングの結果で計画を変えるときは、その手続きに入ります。

目標は、1件をならして18分です。 内訳は、資料の書き出しと渡す作業4分、本人の言葉と記録の確認6分、評価と今後の方針の記入8分です。

例外に対処する

上から3行目は、意思決定の支援に関わります。 運営の基準は、意思を決めることに困難を抱える利用者について、意思と選好、判断の力などを丁寧に把握することを求めています。見立てを本人の言葉として残すと、本人の意思を確かめたことにしてしまいます。

最後の行は、この構成の外のことです。 月末の下書きは、1か月をふり返るための仕組みです。日々の体調の変化への対応を、月末まで待たせないでください。

記録を残す

• チャットに渡した資料（置き換え後の支援記録の CSV、目標の部分、面接のメモ）の一覧
• Claude が出した下書きと JSON の全文
• サービス管理責任者が確定したモニタリングの記録と、下書きから直した箇所
• きっかけの一覧のうち、見直しの会議で取り上げたもの

確定したモニタリングの記録は、基準に沿って保存します。 就労継続支援B型では、療養介護の記録の整備の規定が準用され、個別支援計画などの記録を、サービスを提供した日から5年間保存することになっています。モニタリングの記録は計画の見直しの根拠になるので、計画と同じ期間で残します。

チャットの履歴は、記録の正としません。 確定した記録は法人の共有フォルダに置き、チャットは一定の期間で削除する決まりにします。