中小企業診断士の事務所に届く補助金の申請支援の依頼を、事業の内容・公募の回・締切で整理し、初回面談の準備メモを作る

処理の起点を決める

フォームに依頼が届いたら、Google Forms の New Form Response で Zap を動かします。 夜間や休日に届いた依頼も、その時点で準備メモと下書きになります。診断士が翌朝に開くと、公募の回と締切の入った準備メモがそろっています。

回答の修正では動かしません。 New or Updated Form Response を使うと、依頼者が回答を直すたびに Zap が動き、準備メモが2つ3つと増えます。 直したいことはメールの返信で伝えてもらい、担当が準備メモを直します。

同じ依頼者の二度目の依頼を見分けます。 送信のボタンを二度押した、返事を待てずにもう一度出した、という形です。最初のステップで依頼の記録の表をメールアドレスで引き、直近7日以内に記録があれば、準備メモを作らず事務に知らせます。 別の補助金の相談として出し直した場合もあるので、事務が読んで決めます。

入力データを集める

質を決めるのは、公募の一覧の「所内の受付締切」の列です。 公募の締切の日には申請を出し終えていなければならないので、事務所は事業計画を固めるのに要る日数を逆算した所内の締切を持っています。準備メモに出すのは、公募の締切とこの所内の締切の両方です。

「公募要領の版と確かめた日」の列も持たせます。 公募要領は回ごとに変わり、途中で直されることもあります。準備メモに「何日に確かめた何版の内容か」が出ていれば、 担当は古い行を見ていないかをすぐ確かめられます。

フォームの欄も少し直します。 希望の補助金は、事務所の対応一覧の名前の選択肢に「分からない」を足します。GビズIDプライムの欄は「持っている／申請中／持っていない／分からない」の4つにします。自由記入だけにすると、何も書かれません。

データの取得方法を決める

AIに渡す回答の項目を選びます。 準備メモに要るのは、業種、従業員数、やりたいこと、投資、時期、希望の補助金、GビズIDプライムの有無です。会社名、担当者の氏名、電話番号は渡しません。 雛形への会社名の差し込みは、AIを通さずに回答の項目からそのまま入れます。

公募の一覧を引くのは、AIのステップの後です。 AIが選んだ補助金のコードを検索の値にして Find Records を呼びます。コードが undecided（決められない）のときは引かず、 準備メモの締切の欄に「補助金の候補が決まっていない」と出します。

AIへ渡す前に整形する

1. 二度目の依頼の確認 … 依頼の記録をメールアドレスで引き、直近7日以内にあれば事務に知らせて止めます
2. 項目の選び出し … AIに渡す回答の項目を、事業と投資と時期と補助金に限ります
3. 空の欄の印 … 空で送られた欄は「未記入」という値に置き換えて渡します
4. 取り出し（AI ①） … 事業の内容・投資・時期・GビズIDプライムを根拠の文付きで取り出し、補助金のコードと依頼の種類を選びます
5. 種類で分岐（Paths） … 申請支援の依頼だけを先に進めます
6. 公募の回と締切を引く … 補助金のコードで公募の一覧を引き、公募の回・締切・所内の受付締切・確かめた日を取ります
7. 担当の候補 … 業種と補助金のコードから、担当の候補を表で引きます（決めるのは事務）

3番目を省くと、空の欄が「何も無い」として読まれます。 空のまま渡すと、AIは書かれていない欄に気づかず、未確認の一覧から抜けます。 「未記入」と明示すると、その欄が未確認に入ります。

6番目で、公募の一覧に行が無い補助金は「未公表」と出します。 次の回がまだ公表されていない補助金を、前の回の締切で準備メモに書かないためです。未公表の補助金の面談は、公表を待つか、別の補助金を考えるかを話す場になります。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は取り出しと種類の判定、②は依頼者へのメールの文案です。

すべての項目に quote（根拠にした依頼の文）を付けさせます。 根拠の文が無い項目は、準備メモに入れません。AIが書き足した事業の説明が、依頼者の計画として準備メモに残るのを防ぐためです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 依頼に「ものづくり補助金」と書かれていると、AIはそれらしい締切の日付を書き足します。 出力項目に日付の欄を置かず、指示でも禁じます。

指示内容を固定する

取り出しのステップ（①）の指示に、次のように書きます。

あなたは中小企業診断士の事務所の受付として、補助金の申請支援の依頼を読み、
担当の診断士が初回面談の準備をするための材料を整理します。
助言はしません。担当が読んで直します。

【入力】
- 申請支援の依頼の回答（空の欄は「未記入」と書かれています）
- 知識の元：補助金の対応一覧、面談で聞くことの一覧

【やること】
1. 依頼の種類を、support／drafting_only／out_of_scope から1つ選ぶ。
   申請書を作ってほしい、出しておいてほしい、だけが書かれていて、
   事業計画の相談が無ければ drafting_only。
2. 事業の内容、投資の中身、時期を、依頼に書かれていることだけで項目にする。
3. 各項目の quote に、根拠にした依頼の文をそのまま写す。
4. 補助金の対応一覧のコードから、当てはまりそうなものを最大2つ選び、
   理由に quote を付ける。決められなければ undecided とする。
5. 面談で聞くことの一覧から、選んだ補助金に当てはまる観点を選び、
   依頼に書かれていないものを unconfirmed に入れる。
   「未記入」の欄も unconfirmed に入れる。

【厳守事項】
- 公募の回、締切、受付の期間の日付を書かないでください。
  依頼に日付が書かれていても、それは timing の quote に写すだけにしてください。
- 採択の見込み、補助対象になるかどうか、補助額、補助率を書かないでください。
- 補助金のコードは、対応一覧にあるものだけから選んでください。
  一覧に無い補助金の名前が書かれていたら、requested_other に名前をそのまま写してください。
- 投資の金額は、書かれた言葉のまま写してください。計算や言い換えをしないでください。
- 事業計画の文章や、事業の強みの説明を書き足さないでください。
- quote が付けられない項目は出力しないでください。
- 会社名や氏名が本文に書かれていても、出力に含めないでください。

メールの文案のステップ（②）の指示は、次のように短くします。

申請支援のご依頼へのお礼と、初回面談の前にお願いしたい資料を書いた
メールの本文を作ってください。送る前に担当が読みます。

【入力】{unconfirmed} / {gbiz_status} / {subsidy_names}

- お願いする資料は unconfirmed の中から多くて5つまで。
  決算書、見積書のように資料の名前で書いてください。
- gbiz_status が none か unknown のときは、
  「GビズIDプライムの取得状況を面談でお伺いします」と一文だけ添えてください。
- 面談の日時、締切、採択の見込みは書かないでください。
  「担当より面談の日時をご連絡いたします」と書いてください。
- 本文は400字程度。署名は入れないでください。

「締切の日付を書かない」が、この指示の要です。 書かないと、準備メモの「時期」の欄に「○月○日締切の第○回に間に合わせる必要があります」のような文が入ります。日付は表から引いたものだけを、別の欄に出します。

出力形式を固定する

①の取り出しは、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。

{
  "request_type": "support | drafting_only | out_of_scope",
  "business": { "industry": "金属加工", "summary": "部品の切削加工",
                "quote": "自動車部品の切削加工をしています" },
  "plan": { "item": "外注している加工の内製化",
            "quote": "今は外に出している加工を自社でやりたい" },
  "investment": [
    { "item": "新しい加工機", "amount_words": "2,000万円くらい",
      "estimate": "unknown", "quote": "新しい機械を入れたい。2,000万円くらい" }
  ],
  "timing_words": "来年の春までに入れたい",
  "subsidy_candidates": [
    { "code": "MONO", "reason_quote": "新しい機械を入れて" }
  ],
  "requested_other": "",
  "gbiz_status": "has | applying | none | unknown",
  "unconfirmed": ["直近2期の決算", "見積書", "従業員数"]
}

1つ目の理由は、日付の欄が無いことです。 締切は、この JSON の外で、subsidy_candidates のコードを使って表から引きます。出力項目に日付を置かないこと自体が、AIに締切を作らせない仕掛けです。

2つ目は、request_type を Paths の条件にそのまま使えることです。 文章で「申請書の作成をご希望のようです」と返されると、分岐の条件が書けません。3つの値のどれかに決めさせ、support だけを先に進めます。 Paths は1つのグループに10の分岐まで置け、どの条件にも当たらないときに動く Fallback の分岐を1つ置けます。Fallback には事務への知らせを置きます。

3つ目は、estimate と gbiz_status の unknown です。 「見積は取っていると思われる」「GビズIDは持っていそう」と書かせないための値です。準備のいちばん大事な2つなので、分からなければ未確認に入ります。

システムへ連携する

準備メモは Create Document From Template で作ります。 Zapier の Google Docs のページでは、既存の文書から新しい文書を作り、{{name}} のような差し込みの欄を置き換える操作です。雛形を決めておけば、どの診断士の準備メモも同じ並びになります。

依頼者あては Create Draft、所内あては Send Email と分けます。 Zapier の Gmail のページでは、Create Draft は件名と本文を必須とする下書きの作成、Send Email は新しいメールを作って送る操作です。送る操作を使うのは、宛先が事務所の中のアドレスに決まっているステップだけにします。

人が確認する

担当の診断士が、すべての準備メモと下書きを読みます。

1. 締切を公募要領で確かめる … 締切の欄の「確かめた日」を見て、公募要領の最新の版と合っているかを見ます
2. 根拠の文を読む … 準備メモの右の列（依頼者の文）を読み、左の列の項目がずれていないかを見ます
3. 補助金の候補を見直す … 候補が依頼の中身に合っているか、別の補助金を考えるべきかを見ます
4. 未確認の一覧を直す … 面談の前にお願いする資料と、面談で聞けばよいことを分けます
5. メールの下書きを直して送る … お願いの数と書き方を見て、面談の日時の連絡を添えて送ります

1番目を省かないでください。 公募の一覧は事務が更新していますが、公募要領が途中で直されたことに気づかないまま、古い締切が残っていることがあります。準備メモに確かめた日が出ているので、日が古ければ事務局のサイトを開きます。

目標は、80件をならして1件6分です。 締切と根拠の文を確かめるのに3分、メールの下書きを直して送るのに2分、記録に1分ほどです。事業計画の下書きを貼ってくる依頼や、補助金の候補が2つに分かれる依頼は、10分以上かかります。

例外に対処する

上から2行目は、月に数件あります。 「申請書を作ってほしい」から始まる依頼でも、読むと事業計画の相談であることがあります。drafting_only の判定は事務が依頼を読んで確かめ、 計画の相談なら手で準備メモを作ります。

記録を残す

• 依頼の記録（メールアドレス、受けた日時、依頼の種類、補助金のコード、担当、準備メモのリンク）
• AIの取り出しの結果（項目と quote、補助金の候補、未確認の一覧）
• 準備メモに差し込んだ公募の一覧の行（公募の回、締切、公募要領の版と確かめた日）
• 担当が準備メモで直した箇所と、直した理由の一言
• メールの下書きを作った日時と、担当が送った日時
• 面談が行われたか、申請の支援に進んだか

3つ目で「差し込んだ行」を残すのは、表が後から書き換わるためです。 公募要領が直されて締切が変わると、表の値も変わります。当時の準備メモがどの値で作られたかが残っていないと、 依頼者に伝えた締切が何だったかを後から確かめられません。