自治体の福祉の担当が民生委員から毎月届く活動の記録をフォームで集め、地区ごとの集計と要対応の案件を拾う

処理の起点を決める

2つのトリガーを使います。 1つはフォームの送信、もう1つは毎月の集計です。

フォームの送信のトリガーは、委員が記録を出すたびに1件ずつ動きます。 スプレッドシートの側のフォーム送信のトリガーを、課の共有のアカウントでインストールします。1件ごとに名簿の照合、件数の点検、記述の読み分けまでを終えます。

毎月の集計は、時間主導型のトリガーで動かします。 公式のページでは、時間主導型のトリガーは月に1回まで間隔を空けられ、 実行の時刻は指定した時間帯の中でずらされることがあります。イベントには day-of-month が入るので、毎日朝に動かして、5日のときだけ集計する形にしても構いません。5日にするのは、定例会の前に地区ごとの資料をそろえるためです。

トリガーが失敗したとき、Apps Script は持ち主に「Summary of failures for Apps Script」の件名のメールを送るとされています。共有のアカウントのメールを係で見る決まりにし、失敗した月の集計を見落とさないようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、フォームの自由記述の欄の書き方の決まりです。 委員には、世帯の氏名や住所を書かず、委員が手元で持つ整理番号（「A-3」など）で書くようにお願いします。職員が詳しく知りたいときは、委員に電話で聞きます。記録の一覧に氏名が並ばないことが、この構成の前提です。

フォームの件数の欄は、数字だけの欄にします。 「3件くらい」と書ける欄にすると、規則で数えられません。フォームの回答の検証で、0以上の整数だけを受けるように設定します。

データの取得方法を決める

API のキーはスクリプトのプロパティに置きます。 公式のページでは、スクリプトのプロパティはそのスクリプトのすべての利用者で共有され、ほかのスクリプトとは共有されないとされています。スクリプトを編集できる人を、課の担当者に絞ります。

AIに渡すのは、自由記述と、委員の種別（民生委員・主任児童委員）だけです。 委員番号、地区、件数は渡しません。区分の結果を記録の行に書き戻すのは、スクリプトが range の行番号で行います。

AIへ渡す前に整形する

1. 名簿との照合 … 委員番号で名簿を引き、無ければ「名簿に無い委員番号」として職員に回します
2. 同じ月の二重の提出 … 同じ委員番号と活動の月の行が既にあれば、新しい行に「再提出」の印を付けます
3. 件数の点検（規則） … 空欄、3桁以上の数、前の月の3倍を超える数に印を付けます
4. 自由記述の有無 … 空なら AIを呼ばず、区分を「記述なし」にします
5. 氏名らしい書き方の印 … 「様」「さん」の前に漢字の続く書き方があれば、AIに渡す前に職員の確認の印を付けます
6. 読み分け（AI） … 区分と分野と根拠の文を受け取ります
7. 書き戻し … 記録の行の横に、点検の印、区分、根拠の文を書きます

3番目の「前の月の3倍」は、誤りを決めつけるためではありません。 行事の多い月は実際に増えます。印を付けて職員が見るだけにし、件数は書き換えません。

5番目を省くと、決まりを守らずに氏名を書いた記述が、そのまま外部の API に送られます。 印の付いた記述は、職員が氏名を整理番号に直してから読み分けに回します。

6番目の呼び出しは、たとえば次の形になります。 キーはスクリプトのプロパティから読み、指示文と JSON スキーマはスクリプトの中に置きます。

function classifyNote(note, memberType) {
  const key = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('ANTHROPIC_API_KEY');
  const body = {
    model: MODEL_ID,               // 使うモデルは課で決めて定数にする
    max_tokens: 2000,
    system: INSTRUCTION,           // 下の「プロンプト」の全文
    messages: [{ role: 'user', content: '種別：' + memberType + '\n記述：\n' + note }],
    output_config: { format: { type: 'json_schema', schema: SCHEMA } }
  };
  const res = UrlFetchApp.fetch('https://api.anthropic.com/v1/messages', {
    method: 'post', contentType: 'application/json', muteHttpExceptions: true,
    headers: { 'x-api-key': key, 'anthropic-version': '2023-06-01' },
    payload: JSON.stringify(body)
  });
  if (res.getResponseCode() !== 200) return null;   // 呼び出し側で「未処理」にする
  const text = JSON.parse(res.getContentText()).content[0].text;
  return JSON.parse(text);
}

戻り値が null のときは、行に「未処理」と書いて終えます。 例外を投げてトリガーを失敗させると、同じ月に失敗のメールが何通も届きます。やり直しは翌朝の時間主導型のトリガーにまとめます。

AIに処理させる

させるのは、自由記述を4つの区分のどれかに分け、分野を付け、根拠にした委員の文を写すことだけです。

区分は1つの記述に1つではなく、世帯ごとに1つです。 1つの記述に3つの世帯のことが書かれていれば、整理番号ごとに3つの行を返させます。 世帯をまとめると、急ぎの1件が見守りの2件に埋もれます。

迷ったときは、重いほうに倒させます。 referral と urgent で迷えば urgent です。職員が読んで「急ぎではない」と直す手間は、急ぎを見落とす影響よりずっと小さいからです。

5行目がいちばん起きやすい失敗です。 「最近元気がない」が「抑うつ状態の可能性」のように書き換わると、委員が見たものより重く、または違う形で一覧に残ります。根拠の文は、委員の書いたままを写させます。

指示内容を固定する

あなたは市の地域福祉課の職員の補助として、民生委員・児童委員の
毎月の活動の記録の自由記述を読み、職員が先に読むべきものを分けます。
支援の要否、つなぐ先、疑いの有無は判断しません。職員が読んで決めます。

【入力】
- 自由記述（世帯は委員の整理番号で書かれています）
- 委員の種別（民生委員／主任児童委員）

【やること】
1. 記述を世帯（整理番号）ごとに分ける。整理番号が無い記述は「番号なし」で1つにする。
2. 世帯ごとに区分を urgent／referral／watch／report から1つ選ぶ。
   迷ったら重いほう（urgent > referral > watch > report）を選ぶ。
3. 分野を elderly／disability／child／poverty／other から選ぶ（複数可）。
4. evidence に、区分の根拠にした記述の文をそのまま写す。
5. 委員が「電話で連絡済み」「〇〇につないだ」と書いていれば、
   already_contacted を true にし、その文を contacted_quote に写す。

【厳守事項】
- 記述を言い換えないでください。evidence は書かれたままの文です。
- 病名、障害名、虐待などの言葉を、記述に無いのに使わないでください。
- 支援が要る、〇〇につなぐべき、と書かないでください。
- 件数を数えたり、記述から件数を推し量ったりしないでください。
- 氏名や住所らしい語が書かれていても、出力に写さないでください。
  evidence に含まれる場合は、その語を「〇〇」に置き換えてください。
- 記述が活動の報告だけなら report にしてください。

「迷ったら重いほう」を順番まで書くのは、AIが真ん中に寄せるからです。 何も書かないと、迷った記述の多くが watch になります。一覧の上に来ないものは、その月に読まれません。

already_contacted を取らせるのは、委員がもう動いている件を見分けるためです。 委員が地域包括支援センターに連絡済みと書いていれば、職員の仕事はつなぐことではなく、つながったかを確かめることになります。

出力形式を固定する

構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。

{
  "households": [
    {
      "ref": "A-3",
      "category": "urgent | referral | watch | report",
      "domains": ["elderly"],
      "evidence": "一人暮らしの方、最近食事を取っていない様子。ゴミが出ていない",
      "already_contacted": false,
      "contacted_quote": ""
    }
  ]
}

JSON スキーマでは、category と domains の値を enum で決め、 すべてのオブジェクトに additionalProperties: false を付けます。スキーマの中心は次の形です。

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "households": { "type": "array", "items": {
      "type": "object",
      "properties": {
        "ref": { "type": "string" },
        "category": { "type": "string", "enum": ["urgent", "referral", "watch", "report"] },
        "domains": { "type": "array", "items": { "type": "string",
          "enum": ["elderly", "disability", "child", "poverty", "other"] } },
        "evidence": { "type": "string" },
        "already_contacted": { "type": "boolean" },
        "contacted_quote": { "type": "string" }
      },
      "required": ["ref", "category", "domains", "evidence", "already_contacted", "contacted_quote"],
      "additionalProperties": false } }
  },
  "required": ["households"],
  "additionalProperties": false
}

1つ目の理由は、category で一覧を並べられることです。 要対応の一覧のシートは、urgent → referral → watch の順に並べ、report は一覧に載せません。 職員は上から読みます。

2つ目は、households の配列で世帯ごとの行にできることです。 一覧には、委員番号、地区、整理番号、区分、分野、根拠の文、連絡済みかの列が並びます。職員が対応したら、同じ行に「対応」「つないだ先」「確かめた日」を書きます。

3つ目は、毎月の集計に区分の件数をそのまま使えることです。 地区ごとの集計に「urgent の件数」「referral の件数」の列を足し、どの地区で要対応が増えているかを、第3章の（d）の答えとして見られます。

システムへ連携する

急ぎの知らせは、宛先を名簿の「担当の職員」の列に限ります。 公式のページでは、sendEmail はメールを送る操作、createDraft は下書きを作る操作です。送る操作を使うのは、宛先が庁内の職員のアドレスに決まっているときだけにします。委員への連絡は、職員が電話で行います。

知らせの本文には、委員番号と整理番号と区分だけを書き、根拠の文は書きません。 本文を読むには要対応の一覧のシートを開く形にし、メールの中に世帯の様子を残しません。

人が確認する

職員が、要対応の一覧のすべての行を読みます。

1. urgent を先に読む … 委員に電話で様子を聞き、担当の係につなぐかを決めます。知らせが届いたその日に行います
2. referral を読む … 委員と話し、支援の窓口を案内するか、見守りを続けるかを決めます
3. already_contacted の行を確かめる … つながった先に、つながったかを確かめます
4. 区分を直す … 読んで区分が違えば直し、直した理由を一言書きます
5. 件数の印を確かめる … 点検の印の付いた件数を委員に確かめ、誤りなら直します

目標は、180件をならして1件3分です。

例外に対処する

最後の行は、この構成の限界です。 月の途中で記録が出されても、AIの知らせは職員が見て初めて動きます。命にかかわることは、記録ではなく電話で、という決まりがあってはじめて、AIの網が意味を持ちます。

記録を残す

• フォームの回答の全文（回答のスプレッドシート）
• 点検の印と、区分・分野・根拠の文（記録の一覧）
• 要対応の一覧の対応の記録（対応した職員、つないだ先、確かめた日）
• 職員が区分を直した記録と理由
• 急ぎの知らせを送った日時と宛先
• 毎月の地区ごとの集計（月ごとのシート）