飲食店がフォームとメールで受けるテイクアウトの予約注文を Zapier で品目・数量・受取の時刻に整理し、受取の枠の残りと翌日の仕込み表を表で出して、確認の返信を下書きする

処理の起点を決める

入口は2つに分けます。 フォームの注文は Google Forms の New Form Response、メールの注文は Gmail の New Email Matching Search で受けます。フォームの回答は品目ごとの数量が項目に分かれているので、AIを通さずに明細にできます。 メールの注文だけがAIを通ります。

メールの検索の文字列で、注文のメールだけを拾います。 店のアドレスには、仕入先の連絡や予約の席の問い合わせも届きます。件名か本文に「テイクアウト」「弁当」「持ち帰り」などを含み、「処理済み」のラベルが無いものに絞ります。絞りから外れた注文は担当がこれまでどおり読み、拾えた割合を最初の1か月で見て、検索の文字列を直します。

メールの注文で Zap が動いたら、最後に「処理済み」のラベルを付けます。 検索の文字列で処理済みを外しておかないと、ラベルを付けた操作で同じメールが再び検索に合うことがあります。試すときは、店のアドレスではなく試し用のアドレスに注文のメールを送って動かします。

フォームの側で、受取の日時を選択式にします。 受取の時刻を自由に書かせると、「お昼ごろ」「12時過ぎ」が入ります。15分ごとの枠の選択肢にし、 受付をしない日と時刻は選択肢から外しておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、メニューの表の「別の呼び方」の列です。 「からあげ弁当」「唐揚弁当」「唐揚げ」「から弁」を、同じ品目の番号の行に並べて書きます。 AIはこの列を見て品目の番号を決めます。別の呼び方が少ないと、照らせない品目として店長に回る注文が増えます。

ご飯の量や汁の有無は、品目ではなく指定として持ちます。 「ご飯少なめ」を品目として扱うと、第3章の（a）のように数が1つ増えます。明細の行に「指定」の列を置き、 品目の数とは別に書きます。

データの取得方法を決める

メニューの表は、指示の中に貼り込みます。 品目が40ほどなら、番号と名前と別の呼び方で数千字に収まります。メニューを変えた日は、表から指示の文面を作り直します。 販売を止めた品目は、販売の状態の列で外してから貼ります。

枠の残りは、明細を書いた後に引きます。 書く前に引くと、その注文の分が入っていない残りを見ることになります。書いた後に注文の番号で注文の表の行を引き、 行に置いた式（その枠の受けられる個数 − その枠の明細の数の合計）が0以上かを見ます。

注文の表の式は、たとえば次のように置きます。

AIへ渡す前に整形する

1. フォームの明細の整形 … 品目ごとの数量の項目から、1以上のものだけを明細の行にします
2. メールの引用の除去 … 返信の本文に付いてくる前のメールの引用と署名を落とします
3. 注文の番号を振る … 受け取った日時とフォームかメールかで、重ならない番号を作ります
4. 受取の日の確かめ … 受取の日が過去か、受付をしない日なら、明細を書かずに店長へ回します
5. 二重の注文の確かめ … 同じ送り元・同じ受取の日と枠の注文が直近にあれば、「要確認」にします

5番目は、メールの注文で多く起きます。 返事が無いと思ったお客様が、同じ注文をもう一度送ってくるからです。2つとも明細に書くと、仕込みの数が倍になります。

AIに処理させる

させるのは、メールの注文の文章を、品目の番号と数量と受取の日時に置き換えることだけです。

受取の日は、受け取った日時を渡して置き換えさせます。 「明日の昼」は、受け取った日時が分からなければ日付になりません。 「昼」のように時刻が決まらない書き方は、枠を空にして店長に回します。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 メニューに「唐揚げ弁当」と「鶏の照り焼き弁当」があると、AIは「鶏の弁当」をどちらかに決めてしまいます。 決めずに空にさせ、店長が電話で確かめます。

指示内容を固定する

あなたは和食の店のテイクアウトの受付として、メールで届いた予約注文を整理します。
整理した結果は表に書かれ、店の担当が確かめます。

【入力】
- 受け取った日時：{received_at}
- メールの本文：{body}
- メニューの表（品目の番号｜正式な名前｜別の呼び方）：
{menu_table}

【すること】
- 本文の品目ごとに、items の要素を1つ作る。
  - menu_code：メニューの表の品目の番号。別の呼び方の列も見る。
    1つに決められないときは空にする。
  - quantity：本文に書かれた数を数字で。書かれていなければ空にする。
  - option：ご飯の量、汁の有無などの指定。品目としては数えない。
  - quote：その品目について本文に書かれた文をそのまま写す。
- pickup_text には、受取の日時について本文に書かれた文をそのまま写す。
- pickup_date と pickup_slot は、受け取った日時をもとに置き換える。
  pickup_slot は 11:00、11:15 のような15分ごとの時刻。
  時刻が決まらない書き方（「昼」「午後」）なら pickup_slot は空にする。
- requests には、注文とは別の頼みごと（アレルギー、領収書、配達など）の原文を写す。

【厳守事項】
- 数量を足したり、合計の個数や金額を書いたりしないでください。
- 照らせない品目を、似た品目に決めないでください。
- 本文に無い品目、数量、受取の時刻を補わないでください。
- アレルギーについて、答えや対応を書かないでください。原文を写すだけにしてください。

「品目としては数えない」を option の説明に書きます。 書かないと、「うち1つはご飯少なめ」を「ご飯少なめの唐揚げ弁当」という別の品目として1つ足します。 第3章の（a）と同じ数え違いを、AIもします。

quote を品目ごとに写させるのは、担当が確かめる速さのためです。 表の明細の行と、本文の文を並べて見られるので、メールを開き直さずに照らせます。

確認の返信の文面は、別のステップで短く指示します。

次の注文の確認のメールの本文を作ってください。表の値だけを使ってください。
- 名前：{name}／受取：{pickup_date} {pickup_slot}
- 明細（品目の名前｜数量｜指定）：{lines}／合計の金額：{total}
品目、数量、受取の時刻、合計の金額をそのまま並べ、変更は前日の17時までに
返信でお知らせいただくよう1文添えてください。金額を計算し直さないでください。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目で、次の形に決めます。 「Return a list of results」を有効にし、items を行の項目の配列で返させます。

{
  "items": [
    { "menu_code": "B01", "quantity": 3, "option": "", "quote": "唐揚げ弁当3" },
    { "menu_code": "B04", "quantity": 2, "option": "1つはご飯少なめ", "quote": "のり弁2、うち1つはご飯少なめ" }
  ],
  "pickup_text": "明日の12時に取りに伺います",
  "pickup_date": "2026-11-04",
  "pickup_slot": "12:00",
  "requests": ["領収書を会社名でお願いします"]
}

1つ目の理由は、items をそのまま明細の行にできることです。 行の項目の配列は、Create Multiple Spreadsheet Rows に渡すと1品目1行で書かれます。

2つ目は、空の値で「決められなかった」が分かることです。 menu_code や pickup_slot が空なら、表の式の照らせない品目が1以上になるか、枠の鍵が作れず、 Paths で店長に回ります。AIに「確認が要る」と書かせなくても、空であることが印になります。

3つ目は、requests で要望を注文と分けられることです。 requests が1つでもあれば、確認の返信の下書きを作らず店長に回します。

Paths の分岐は、条件が重ならないように書きます。 公式のヘルプでは、条件に合う分岐はすべて動きます。 「枠を超える」「照らせない」「要望あり」を別々の分岐にすると、2つに当たる注文で店長に2通届きます。3つを「または」でつないだ1つの分岐にし、どれに当たったかは知らせの本文に書きます。残りは Fallback の分岐で受けられる注文として扱います。

システムへ連携する

フォームの注文の確認は Create Draft、メールの注文は Create Draft Reply にします。 メールの注文は、元のメールへの返信として下書きを置くほうが、お客様の側で注文と確認が同じやり取りにまとまります。

厨房への仕込み表は、前日の20時に Schedule by Zapier で送ります。 公式のヘルプでは、Schedule のトリガーはアカウントのタイムゾーンで動き、決めた分ちょうどに動く保証は無く数分の幅があります。20時を過ぎて届いた注文の分は、翌朝の仕込みの前に店長が表を見直します。

人が確認する

店の担当が、すべての下書きを読んでから送ります。

1. 明細と本文を見比べる … 表の明細の行と quote を並べ、品目と数が合っているかを見ます
2. 受取の時刻を見る … pickup_text と枠が合っているかを見ます
3. 合計の金額を見る … 表の式の金額が下書きに入っているかを見ます
4. 送る … 送ったら、注文の表の状態を「確認済み」にします

店長は、回ってきた注文を判断します。 枠を超える注文は受けるか近い枠を勧めるか、照らせない品目は電話で確かめ、アレルギーの要望は厨房に確かめてから答えます。 決めたら状態の列を直します。

1番目は、メールの注文だけ念入りに見ます。 フォームの注文は品目と数がお客様の選んだ値のままなので、取り違えが起きるのはAIを通ったメールの注文です。表の明細の行に「元」の列（フォーム／メール）を置き、メールの行だけ色を変えておくと、見比べる行がすぐ分かります。

目標は、600件をならして1件1分です。 フォームの注文はほぼ見比べるだけで、メールの注文と店長に回った注文に時間がかかります。

例外に対処する

7行目は、検索の文字列で拾った後に見分けます。 「さっきの注文、3個を4個に」と書かれたメールを新しい注文として書くと、仕込みの数が7個になります。 AIの出力に「変更・取消か」の真偽の項目を足し、真なら明細を書かずに回します。

記録を残す

• 注文の表と明細の表（受け取った日時、元がフォームかメールか、状態）
• メールの注文の本文と、AIの出力の全文（items、quote、pickup_text）
• 店長が状態を直した記録 … 受けた、近い枠に変えた、断った
• 照らせなかった品目の原文
• 送った仕込み表の時刻と、その時点の数

4つ目は、メニューの表の別の呼び方を足す材料です。 照らせなかった原文が同じ言い方で続くなら、その言い方を別の呼び方の列に足します。 店長に回る注文が、月を追うごとに減っていきます。

5つ目は、仕込みの数の食い違いを追うためです。 20時より後に届いた注文と、翌朝の見直しで足した数が分かれば、仕込みが足りなかった日の理由がたどれます。