マリーナに届くボートの保管・出航・給油・整備の予約の問い合わせを整理し、受付の台帳と返信の下書きを作る

処理の起点を決める

受付のアドレスに届いたメールのうち、「予約・問い合わせ」のラベルが付いたものだけで Zap を動かします。 ラベルは Gmail のフィルタで付けます。差出人が艇の台帳のアドレスであるもの、件名や本文に「出航」「下架」「給油」「整備」「係留」などがあるものを条件にします。フィルタから漏れたメールは、受付の担当が手でラベルを付けます。

オーナーの2通目からの返信では、新しい予約として登録しません。 「時間を9時に変えたい」という返信にも同じラベルが付きます。最初に受付の台帳をスレッドのIDで引き、登録があれば、新しい行を作らずに受付の担当に「変更の連絡」と知らせます。 変更を台帳に反映するのは担当です。AIに前の予約を書き換えさせると、どの時間が正しいのかが分からなくなります。

夜間に届いた予約も、その時点で台帳に入ります。 土曜の朝、受付の担当は台帳の「要確認」の行を日時の順に並べるところから始めます。

入力データを集める

質を決めるのは、艇の台帳のメールアドレスの列です。 これが無いと、「いつもの」とだけ書いたメールの艇が決まりません。家族や船長を任せている人が送ってくることもあるので、 1艇に複数のアドレスを持たせます。

「油種」の列も持たせます。 ガソリンか軽油かは艇で決まっています。メールに書かれていなくても、台帳から給油の担当に伝えられます。 AIに油種を推し量らせません。

データの取得方法を決める

艇の台帳を引くのは、AIのステップの前です。 引けた艇名と長さをAIに渡すと、「いつもの艇で」の「艇」が何かを AI が知った上で要約できます。引けなかったときは boat_found: false を渡し、 AIには艇名を本文から写すだけにさせます。

AIに渡すのは、本文と件名と艇の台帳の艇名・長さだけです。 オーナーの氏名、電話番号、会員番号は渡しません。台帳への会員番号の書き込みは、AIを通さずに Find Records の結果から入れます。

AIへ渡す前に整形する

1. 変更の連絡の確認 … 受付の台帳をスレッドのIDで引き、あれば止めて担当に知らせます
2. 艇の台帳を引く … 差出人のアドレスで引き、艇名・長さ・保管の場所・油種を取ります
3. 引用と署名の除去 … 「>」で始まる行と、署名の区切りより下を外します
4. 受け取った日時を本文の頭に足す … 「このメールは10月24日（金）19時に届きました」という一文を足します
5. 要約（AI ①） … 予約の種類ごとの行に分け、日時・人数・帰港の予定・中身を根拠の文付きで要約します
6. 台帳への登録 … 行ごとに「要確認」で登録します。艇名と会員番号は2番目の結果から入れます

4番目を省くと、AIは「明日」がいつかを知りません。 それでも日付を書こうとして、AIが動いた日を基準に日付を作ります。 この構成では、AIには日付に直させず、「明日の朝8時」をそのまま写させます。 受け取った日時は、受付の担当が台帳を読むときの手がかりとして本文の頭に足します。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は予約の行への分解と要約、②は返信の文案です。

1通のメールから、種類ごとに行を作らせます。 出航と給油が書かれていれば2行です。1つの行には1つの種類だけを入れ、 同じ種類が2つ（土曜と日曜の出航）あれば2行にします。

すべての項目に quote（根拠にしたオーナーの文）を付けさせます。 根拠の文が無い行は、台帳に入れません。AIが「ついでに給油もされると思われる」と行を足すのを防ぐためです。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「明日の朝」と書かれていると、AIはそれらしい日付を書き足します。 金曜の夜に届いたメールを月曜にAIが読めば、「明日」は火曜になります。日付に直すのは、受け取った日時を見た受付の担当です。

指示内容を固定する

要約のステップ（①）の指示に、次のように書きます。

あなたはマリーナの受付として、オーナーやビジターからのメールを読み、
受付の台帳に登録する予約の行を作ります。予約の確定はしません。

【入力】
- メールの件名と本文（引用と署名は外してあります。本文の頭に受け取った日時があります）
- 艇の台帳の艇名と艇の長さ（boat_found が false のときは空）
- 知識の元：予約の種類の決まり

【やること】
1. メールに書かれた予約を、種類ごとの行に分ける。
   種類は launch／fuel／maintenance／storage／cancel_change／other から選ぶ。
   1つの行に1つの種類だけ。同じ種類が2回あれば2行にする。
2. 各行に、日時、人数、帰港の予定、中身を、書かれていることだけで入れる。
3. 各項目の quote に、根拠にしたメールの文をそのまま写す。
4. 種類の決まりにある「聞くことの一覧」から、書かれていないものを missing_info に入れる。
5. 行ごとに、受付の担当が台帳で読む一行の要約を summary に書く。

【厳守事項】
- 日時は書かれた言葉のまま写してください。日付や曜日に直さないでください。
- 予約が取れた、空いている、と書かないでください。
- 天気、風、波、潮について書かないでください。出航してよいかどうかに触れないでください。
- エンジンや船体の不調の原因を書かないでください。症状はメールの言葉のまま写してください。
- 料金を書かないでください。
- boat_found が false のとき、艇名は本文に書かれていればそのまま写し、
  書かれていなければ空にしてください。推し量らないでください。
- quote が付けられない行は出力しないでください。
- 氏名や電話番号が本文に書かれていても、出力に含めないでください。

返信の文案のステップ（②）の指示は、次のように短くします。

予約・問い合わせのメールへの返信の本文を作ってください。送る前に受付の担当が読みます。

【入力】{rows の summary と missing_info} / {boat_name}

- 受け付けた予約を、種類ごとに1行ずつ並べてください。
- 「上下架の予定を確認のうえ、改めてご連絡いたします」と書いてください。
  予約が取れたとは書かないでください。
- お願いすることは missing_info から多くて3つまで。
- 天気、海の状況、出航の可否、料金、整備の見立ては書かないでください。
- 安全のお願いは書かないでください（担当の側で決まった文を足します）。
- 本文は300字程度。署名は入れないでください。

②で「安全のお願いを書かない」と指示するのは、定型文と重ならないようにするためです。 書かないと、AIが自分の言葉で安全の注意を書き、定型文と言い方の違う注意が2つ並びます。

出力形式を固定する

①の要約は、AI by Zapier の出力項目で、行の配列として受け取ります。

{
  "rows": [
    { "type": "launch",
      "when_words": "土曜の朝8時", "when_quote": "土曜の朝8時に下ろしてほしい",
      "people": "4", "people_quote": "4人で",
      "return_words": "夕方4時ごろ", "return_quote": "夕方4時ごろ戻る",
      "detail": "", "summary": "土曜8時下架、4名、16時ごろ帰港予定",
      "missing_info": ["行き先（おおよその海域）"] },
    { "type": "fuel",
      "when_words": "出航の前", "when_quote": "満タンにしておいて",
      "detail": "満タン", "summary": "出航前に満タン給油",
      "missing_info": [] }
  ],
  "boat_name_from_text": "",
  "urgent": false,
  "urgent_quote": ""
}

1つ目の理由は、rows の行をそのまま台帳の行にできることです。 Create Multiple Records は明細の行に対応しているので、行の数だけ台帳に登録されます。 1通のメールから3行できれば、上下架・給油・整備の担当がそれぞれ自分の行を見ます。AIの出力の配列が明細の行としてうまく渡らないときは、 種類ごとの項目（launch_*、fuel_*、maintenance_*）を出力項目に並べ、値のある種類だけ Create Record を置く形に組み替えます。最初の試しで、どちらの形で渡るかを確かめてください。

2つ目は、type を Paths の条件にそのまま使えることです。 Paths は1つのグループに10の分岐まで置け、どの条件にも当たらないときに動く Fallback の分岐を1つ置けます。

3つ目は、when_words と when_quote を分けることです。 台帳の「日時」の列には言葉のまま入り、受付の担当が受け取った日時と並べて日付に直します。 直した日付は、担当が台帳の別の列に書きます。

安全のお願いの定型文は、たとえば次のように Zap の中に固定で置きます。

【ご出航にあたってのお願い】
・小型船舶の船室の外にいる方は、全員ライフジャケットを着用してください。
・ご出航の前に、燃料・エンジン・救命設備などの点検をお願いします。
・飲酒しての操縦はできません。
・帰港の予定が変わるときは、受付までお電話ください。

文言は、国土交通省のページで確かめた範囲で、マリーナが決めます。 国土交通省のライフジャケットのページでは、船長には小型船舶の船室外に乗船するすべての者に、国の安全基準への適合が確認されたライフジャケットを着用させる義務があるとされています。

システムへ連携する

返信の下書きは Create Draft Reply でスレッドに作ります。 Zapier の Gmail のページでは、既存のスレッドの中に返信の下書きを保存する操作で、スレッドのIDと本文が必須です。Reply to Email（返信を送る操作）は使いません。

上下架の予定（ホワイトボードと共有のカレンダー）には、Zap から書き込みません。 空きを決めるのは受付の担当で、確定した予約だけを担当が予定に書きます。 書き込みを足すと、確かめていない予約が予定に並びます。

人が確認する

受付の担当が、台帳の「要確認」の行と下書きを、すべて確かめます。

1. 行の分け方を見る … 1通のメールの予約が抜けていないか、余計な行が無いかを見ます
2. 日時を日付に直す … 受け取った日時と when_words を見て、台帳の日付の列に書きます
3. 空きを確かめて状態を決める … 上下架の予定を見て「確定」か「調整」にします
4. 下書きを直して送る … 確定なら確定の旨を書き足し、調整なら別の時間を書き足して送ります

目標は、240件をならして1件4分です。 行と日時を確かめるのに1分、空きを見て状態を決めるのに1分、下書きを直して送るのに2分ほどです。ビジターの係留の申込と、艇の台帳で引けなかったメールは、 10分以上かかります。

例外に対処する

上から5行目は、件数は少なくても重い行です。 海上係留の艇の浸水や、出先からの「エンジンがかからない」は、予約の受付の順番に並べてはいけない連絡です。 ①の出力に urgent（true／false）と、その根拠の文 urgent_quote を置き、「かからない」「水が入る」「動かない」のような書き方があれば true にさせます。 Paths の分岐の1つをこの値にして、受付の担当が台帳を開くのを待たずに知らせます。出先からの救助が要る連絡は、メールではなく海上保安庁（118番）などへの連絡が先であることを、マリーナの案内に書いておきます。

記録を残す

• 受付の台帳（スレッドのID、艇名、種類、日時の言葉と直した日付、人数、帰港の予定、中身、状態、担当）
• AIの要約の結果（行と quote、足りない情報）
• 担当が行や日時を直した記録
• 下書きを作った日時と、担当が送った日時
• 帰港の予定と、実際に上架した時刻

最後の行は、第3章の（d）への答えです。 台帳に帰港の予定が残るので、夕方に「帰港の予定を過ぎて、まだ上架していない艇」を受付の担当が台帳で見られます。 連絡を取るかどうかは担当が決めます。