介護のサービス担当者会議の録音とメモから、検討した項目・各職種の意見・結論と残された課題を会議録の様式にそろえて下書きする

処理の起点を決める

会議ごとのフォルダに録音のファイルが保存されたことを起点にします。 フォルダの名前は、会議の予定表の会議番号にそろえます。Google Apps Script の時間主導のトリガーで10分ごとにフォルダを見て、新しい録音があれば処理を始めます。

会議の当日中に保存してもらいます。 下書きが翌朝に届けば、ケアマネジャーは会議の記憶が残っているうちに確かめられます。会議から1週間たつと、下書きの話者の対応が正しいかを本人が判断できません。

処理が終わったフォルダには「下書きあり」の印を付けます。印を付けるのは成功したときだけにし、失敗したものは印の無いまま残します。 会議の予定表と照らし、会議の日から3日たっても録音もメモも保存されていない会議は、翌朝にケアマネジャーへ知らせます。

入力データを集める

質を決めるのは、出席者の一覧と検討する項目です。 出席者の一覧が無ければ、話者を職種に対応づける先がありません。検討する項目が無ければ、AIは会話の流れで項目を勝手に区切ります。 項目を先に渡せば、発言をその項目のどこに入れるかが決まります。

メモは、録音があっても渡します。 ケアマネジャーのメモには、会議の前後の立ち話や、録音を止めた後に家族が話したことが書かれていることがあります。録音だけでは拾えない情報です。

データの取得方法を決める

話者の区別は、diarized_json の形式で受け取ります。 公式の案内では、話者の区別をするモデルはこの形式を指定して使い、話者のラベルと時刻つきの区切りが返るとされています。ラベルは「話者A」「話者B」のような区別で、誰であるかまでは分かりません。 既知の話者の短い参照音声を最大4つまで渡せるとされていますが、会議ごとに出席者が替わるこの業務では使いにくいため、名乗りの発言で対応づけます。

ケアプランの原案そのものは渡しません。 検討する項目の見出しだけを渡します。原案には利用者の生活歴や病歴が詳しく書かれていて、会議録の下書きに必要な範囲を超えるからです。前回の会議録も渡しません。前回の結論が今回の結論として混ざるのを防ぐためで、前回との比較はケアマネジャーが行います。

AIへ渡す前に整形する

1. 録音の形式の確認 … MP3、MP4、MPEG、MPGA、M4A、WAV、WebM のいずれかであることを確かめます。それ以外の形式は変換します
2. 大きさの確認と分割 … ファイルは25MBが上限です。超える録音は、文の途中で切らないよう無音の箇所で分割します
3. 同意の記録の確認 … 会議の予定表に「録音の同意あり」の印が無い会議は、文字起こしをせず、メモだけで下書きを作ります
4. 録音の冒頭の確認 … 名乗りの部分が録音に入っているかを、最初の数分の文字起こしで確かめます。無ければ「話者の対応なし」として扱います
5. 話者の対応づけ … 名乗りの発言（「訪問看護ステーション○○の△△です」）から、話者のラベルと出席者の一覧を対応づけます。名乗りの無い話者は「不明」のままにします
6. 不要な部分の除去 … 会議の前後の雑談、日程の調整だけのやりとりを、時刻の範囲で除きます

2番目の分割で文の途中を切らないことを、軽く見ないでください。 公式の案内でも、分割するときは文の途中を避けることが勧められています。「週3回に増やす、という話ではなく」の途中で切ると、前半だけが結論のように読めます。

3番目は、運用の約束です。 同意が無い会議を文字起こしに回さない仕組みにしておくことで、同意を確かめ忘れた会議の録音が外部に送られることを防ぎます。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしとメモを、事業所の会議録の欄に分けて下書きすることだけです。

右端の列で「不明」を残させることが、この構成でいちばん大事です。 発言者を推測で埋めると、訪問看護が言っていないことを訪問看護の意見として記録することになります。会議録は、出席した他の事業所が後から読むこともある記録です。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 訪問看護が「仙骨部に発赤、持続するようなら」と言ったところを、何も言わなければ「床ずれのおそれがあるとの意見」と書きます。言い換えた瞬間に、看護師が言った程度より強くも弱くもなります。 専門職の発言は、言葉をそのまま使わせます。

指示内容を固定する

あなたは居宅介護支援事業所のケアマネジャーが、サービス担当者会議の
会議録を書くための下書きを作る担当です。
渡した文字起こしとメモに書かれていることだけを使ってください。
推測で補わないでください。

【欄】
出席者／検討した項目／検討内容（職種ごとの意見）／本人・家族の意向／
結論／残された課題

【厳守事項】
- 出席者は【出席者の一覧】をそのまま写してください。話者のラベルは、
  本人が所属と名前を名乗った発言がある場合だけ対応づけてください。
  名乗りが無い話者は「対応不明」とし、声や話の内容から推測しないで
  ください。
- 検討内容は、【検討する項目】ごとに、職種と意見を1行ずつ書いてください。
  発言者の対応が不明な発言は、職種を書かずに「発言者不明」としてください。
- 看護師・医師・リハビリ職などの専門職の発言は、言葉をそのまま使って
  ください。分かりやすい言葉に言い換えたり、補足したりしないでください。
- 本人・家族の意向は、発言の言葉をできるだけそのまま書いてください。
- 結論には、出席者が合意したと読める発言があるもの（「ではそうしましょう」
  「それで進めます」など）だけを入れ、根拠にした発言の時刻を書いてください。
  合意が読めないものは結論に入れず、残された課題に入れてください。
- 残された課題には、担当と次の確認時期を書いてください。決まっていなければ
  「担当未定」「時期未定」としてください。
- ケアプランの内容についての意見や提案を書かないでください。
- メモにだけあって録音に無い内容は、source を「メモ」としてください。

【出席者の一覧】{attendees}
【検討する項目】{agenda}
【文字起こし（話者ラベル・時刻つき）】{transcript}
【ケアマネジャーのメモ】{memo}
【会議録の様式の手引】{format_guide}

「声や話の内容から推測しない」を明記しないと、話者を当てにいきます。 「入浴の介助で」と話した人を訪問介護と決めるのは、たいてい当たっています。当たっていても、確かめていない対応づけを記録にしないことが大事です。

結論に発言の時刻を書かせるのは、確認を速くするためです。 ケアマネジャーは、結論の欄の時刻のところだけ録音を聞けば、合意だったか、話題に出ただけだったかを確かめられます。 全体を聞き返す必要がなくなります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "meeting_id": "",
  "attendees": [
    { "affiliation": "", "role": "", "name": "", "speaker_label": "", "mapped": true }
  ],
  "items": [
    {
      "title": "",
      "opinions": [ { "role": "", "speaker_label": "", "text": "", "time": "", "source": "録音 | メモ" } ],
      "user_family_wishes": [ { "who": "本人 | 家族 | 本人または家族", "text": "" } ],
      "conclusion": { "text": "", "time": "", "agreed": true },
      "open_issues": [ { "text": "", "owner": "", "next_check": "" } ]
    }
  ],
  "unmapped_speakers": [],
  "off_agenda_topics": []
}

1つ目の理由は、項目ごとに意見・結論・課題を分けて持てることです。 事業所の会議録の様式の「検討した項目」「検討内容」「結論」「残された課題」の欄へ、そのまま写せます。ケアマネジャーごとの書き方の違いは、この形で吸収されます。

2つ目は、agreed と time で結論を確かめやすくなることです。

3つ目は、unmapped_speakers で名乗りの漏れが見えることです。 対応のつかない話者が多い会議は、冒頭の名乗りを省いた会議です。件数を見れば、運用のどこを直せばよいかが分かります。

source で録音とメモを分けているのは、メモにしかない内容を確かめるためです。 録音を止めた後の家族の話は、ケアマネジャーの記憶でしか確かめられません。

システムへ連携する

介護ソフトへは、この構成から書き込みません。 会議録は事業所が保存する記録で、確かめていない下書きが記録として残る経路を作らないためです。介護ソフトに取り込みの仕組みがあっても、最初はケアマネジャーが写す運用にします。

下書きのドキュメントは、担当のケアマネジャーと管理者だけが開ける設定にします。 他の事業所の出席者には、確認を終えた会議録を事業所の決まった方法で共有します。

人が確認する

ケアマネジャーが確かめるのは、次の4つです。 下書きの全文を録音と見比べることはしません。

1. 出席者と話者の対応 … 対応が付いた話者が正しいか。unmapped_speakers を思い出して埋める
2. 結論 … time の箇所だけ録音を聞き、合意だったかを確かめる
3. 専門職の発言 … 看護師やリハビリ職の発言が、言葉のまま残っているか
4. 残された課題の担当と時期 … 会議で決めた担当と時期になっているか

2番目を省かないでください。 結論は、次の会議までのサービスの内容を決める記録です。合意していないことが結論になっていると、各事業所がそれに沿って動き始めます。

欠席者の照会の回答は、ケアマネジャーが加えます。 照会の回答は書面やメールで届くもので、録音には入っていません。下書きに「欠席者の照会」の欄を空けて出させ、そこに写します。

目標は、40件をならして1件18分です。 結論の時刻の箇所を聞く数分と、話者の対応を埋める数分と、照会の回答を写す数分です。

直した箇所は、手で消さずに記録に残します。 話者の付け替えや、結論から課題への移し替えが同じケアマネジャーの会議で続くなら、指示文ではなく会議の進め方（合意の言葉を口に出して確かめる）を見直す材料になります。

例外に対処する

上の3行が大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、会議の進め方と録音の仕方の問題です。 冒頭の名乗りを会議の決まりにしてしまうほうが、文字起こしの工夫より効きます。

記録を残す

• 録音のファイルと、録音の同意を得た記録（誰から、いつ、どの方法で）
• 文字起こしの全文（話者ラベル・時刻つき）
• 返ってきたJSONの全文と、ケアマネジャーが直した後の会議録
• ケアマネジャーが直した箇所 … 話者の対応の付け替え、結論と課題の入れ替え、専門職の言葉の戻し
• unmapped_speakers の件数（会議ごと）
• 介護ソフトに写した日時

会議録の保存は、運営基準の求めに沿って行います。 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準では、サービス担当者会議等の記録を、完結の日から2年間保存することとされています。介護ソフトに写した会議録が、その記録です。録音と文字起こしをいつまで残すかは、事業所で決めてください。 会議録の根拠として残すのか、写した後に消すのかで、保管の範囲が変わります。