種苗会社に生産者から届く栽培の質問メールを、品種と症状で分類し、技術担当への振り分けと回答の下書きを作る

処理の起点を決める

窓口のアドレスに届いたメールのうち、「栽培相談」のラベルが付いたものだけで Zap を動かします。 ラベルは Gmail のフィルタで付けます。件名に「栽培」「発芽」「病気」などがあるもの、差出人が取引先の名簿にあるものなどを条件にします。フィルタから漏れたメールは、受付の担当が手でラベルを付けます。 手で付けたラベルでも、同じ Zap が動きます。

生産者の2通目からの返信では動かしません。 聞き返しへの返信（写真を送り直した、など）にも同じラベルが付くと、同じ相談が2件目として台帳に入ります。 フィルタの条件で件名の「Re:」を外すか、Zap の最初に Filter を置き、台帳に同じスレッドのIDがあれば止めます。 公式のヘルプでは、Paths と Filter はタスクに数えないとされています。

夜間や休日に届いた相談も、その時点で振り分けと下書きができます。 担当は朝、自分のラベルの付いたメールと下書きを開くところから始めます。

入力データを集める

質を決めるのは、品種の呼び名の一覧です。 生産者は「〇〇（品種名）の早生」「赤い袋のやつ」「去年と同じ」のように書きます。受付の担当が覚えている呼び名を、品種ごとに書き出します。 最初は相談の多い上位50品種から始めます。

品種のマスタの「登録品種かどうか」の列は、自家採種と増殖の質問のために持ちます。 農林水産省の種苗法の Q&A では、登録品種の種苗の増殖には原則として育成者権者の許諾が必要で、在来種や育成者権の存続期間が満了した品種などの一般品種は誰でも自由に利用できるとされています。どちらの品種かで、営業の担当が答える中身が変わります。

データの取得方法を決める

写真はAIに渡しません。 公式のヘルプでは、AI by Zapier で画像を読ませるには画像が公開されて誰でも開ける状態である必要があります。 生産者の畑の写真を公開のリンクにはしないので、添付の有無だけを渡し、写真は技術担当が Gmail で見ます。

本文の引用と署名を外してから渡します。 返信の引用（「>」で始まる行）と、JA の署名や注意書きが長いメールがあります。引用の部分を残すと、前の相談の症状を今回の症状として読みます。

AIへ渡す前に整形する

1. 二重の登録の確認 … 台帳をスレッドのIDで引き、あれば止めて担当に「続きの返信が届いた」と知らせます
2. 引用と署名の除去 … 「>」で始まる行と、署名の区切りより下を外します
3. 添付の印 … 添付があれば「写真・ファイルあり（件数）」という一文を本文の頭に足します
4. 取り出し（AI ①） … 品種のコード、症状、時期、場所、ロット番号を根拠の文付きで取り出し、区分と急ぎを選びます
5. 品種のマスタを引く … 品種のコードで作物と技術担当を取ります。unknown なら引かずに受付へ
6. 区分で分岐（Paths） … 品質の苦情、自家採種と増殖、栽培の質問、品種が不明の4つに分けます

3番目を省くと、AIは写真があることを知りません。 聞き返しの下書きで、もう送られている写真をお願いしてしまいます。 生産者には「読んでいない」と見えます。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は取り出しと分類、②は聞き返しの返信の文案です。

区分は1つだけ選ばせ、迷ったときの順を決めておきます。 発芽不良に「種が悪いのでは」が混ざれば quality_claim、病害虫と生理障害で迷えば pest_disease です。苦情と病害虫を先に拾う側に倒すのは、見落としたときの影響が大きいからです。

すべての項目に quote（根拠にした生産者の文）を付けさせます。 品種のコードには、根拠にした呼び名を写させます。「去年と同じ」から品種を当てるような推し量りを止めるためです。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「葉に白い粉のようなもの」と書かれていると、AIは病名と、それに効く薬剤の名前を書き足します。 農林水産省・環境省の農薬の使用の基準を定める省令では、適用農作物等の範囲に含まれない食用農作物等に使わないこと、使用量・希釈倍数・使用時期・総使用回数を守ることが定められています。どの農薬がその作物に使えるかは、技術担当がラベルを見て確かめる仕事です。 下書きには書かせません。

指示内容を固定する

取り出しのステップ（①）の指示に、次のように書きます。

あなたは種苗会社の栽培相談の窓口の受付として、生産者からのメールを読み、
担当に振り分けるための材料を整理します。診断や助言はしません。

【入力】
- メールの件名と本文（引用と署名は外してあります）
- 添付の有無（本文の頭に書かれています）
- 知識の元：品種の呼び名の一覧、区分の決まり

【やること】
1. 品種の呼び名の一覧から、品種のコードを1つ選ぶ。
   根拠にした呼び名を variety_quote に写す。
   一覧に無い、または1つに決められなければ unknown とする。
2. 区分を1つ選ぶ。迷ったら、quality_claim、pest_disease の順に優先する。
3. 症状、時期、場所、ロット番号を、書かれていることだけで項目にし、
   それぞれ quote に生産者の文をそのまま写す。
4. 「全体に」「広がって」「毎日増えて」などがあれば urgency を spreading にする。
5. 区分の決まりにある「聞くことの一覧」から、書かれていないものを missing_info に入れる。
   添付ありのときは、写真を missing_info に入れない。

【厳守事項】
- 病名、害虫の名前、原因を書かないでください。症状は生産者の言葉のまま写してください。
- 農薬、肥料の商品名、使い方、量を書かないでください。
- 補償、交換、返金について判断しないでください。
- 自家採種や増殖ができるかどうかを書かないでください。
- 「去年と同じ」「いつもの」のような書き方から品種を推し量らないでください。
- ロット番号は書かれた文字のまま写してください。桁を補わないでください。
- quote が付けられない項目は出力しないでください。

聞き返しのステップ（②）の指示は、次のように短くします。

栽培のご相談へのお礼と、担当が回答するためにお願いしたい情報を書いた
返信の本文を作ってください。送る前に担当が読んで直します。

【入力】{category} / {missing_info} / {variety_name} / {has_attachment}

- お願いすることは missing_info から多くて4つまで。
  播種の日、ハウスか露地か、ロット番号（袋の裏の番号）のように具体的に書いてください。
- 病名、原因の見立て、農薬や肥料の名前、対処の方法を書かないでください。
- category が quality_claim のときは、
  「品質保証の担当より改めてご連絡いたします」と書き、交換や返金に触れないでください。
- 本文は300字程度。署名は入れないでください。

「病名を書かない」と「農薬の名前を書かない」は、①と②の両方に書きます。 ①で書かせなくても、②で生産者への返信を書かせると、丁寧に答えようとして「〇〇病の可能性があります」と書き出します。

出力形式を固定する

①の取り出しは、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。

{
  "variety_code": "TM-021 | unknown",
  "variety_quote": "桃色の〇〇（品種名）",
  "category": "germination | pest_disease | physiological | cultivation | seed_rights | quality_claim",
  "symptom": { "words": "芽がそろわない、半分くらいしか出ていない",
               "quote": "芽がそろわない。半分くらいしか出ていない" },
  "timing": [
    { "item": "sowing_date", "words": "先週の月曜", "quote": "先週の月曜にまいた" }
  ],
  "place": { "words": "ハウス、育苗トレイ", "quote": "ハウスでトレイにまいた" },
  "lot_no": { "value": "", "quote": "" },
  "urgency": "spreading | normal",
  "missing_info": ["ロット番号", "播種の深さと覆土", "ハウス内の温度"]
}

1つ目の理由は、category を Paths の条件にそのまま使えることです。 文章で「品質のご不満のようです」と返されると、分岐の条件が書けません。Paths は1つのグループに10の分岐まで置け、どの条件にも当たらないときに動く Fallback の分岐を1つ置けます。 Fallback には受付への知らせを置きます。

2つ目は、variety_code の unknown です。 分からない品種を近い品種に寄せると、別の作物の担当に回ります。 受付が袋の写真を見て決めるほうが早く終わります。

3つ目は、timing を生産者の言葉で持つことです。 「先週の月曜」を日付に直させると、メールを書いた日と届いた日のずれで1週間ずれます。担当が読めば分かる形のまま渡します。

システムへ連携する

返信の下書きは Create Draft Reply でスレッドに作ります。 Zapier の Gmail のページでは、Create Draft Reply は既存のスレッドの中に返信の下書きを保存する操作で、スレッドのIDと本文が必須です。新しいメールの下書きにしないのは、生産者が前のやり取りを見ながら読めるようにするためです。

ラベルで担当の仕事の山を作ります。 「技術_果菜」「品質保証」のようなラベルを Add Label to Email で付けると、担当は Gmail で自分のラベルを開くだけで、自分の相談が並びます。 受付が転送する手間がなくなります。

送る操作を使うのは、担当への社内の知らせだけです。 宛先はマスタから引いた社内のアドレスに決まっています。Reply to Email（返信を送る操作）は使いません。

人が確認する

担当が、すべての区分と下書きを確かめます。

1. 区分を見る … 品質の苦情が栽培の質問に入っていないか、その逆はないかを見ます
2. 品種を見る … variety_quote の呼び名と、マスタの品種名が合っているかを見ます
3. 下書きを直して送る … お願いの数と書き方を見て送ります。病名や対処が書き込まれていたら消します
4. 回答の中身を考える … 写真と返事がそろったら、技術担当が回答を書きます（この構成の外）

1番目で区分を直したら、台帳の区分も直します。 品質の苦情のロットごとの件数は、台帳の区分から数えるからです。

目標は、150件をならして1件6分です。 区分と品種を確かめるのに1分、下書きを直して送るのに4分、台帳を確かめるのに1分ほどです。品種が不明の相談と、苦情か質問か迷う相談は、10分以上かかります。

例外に対処する

上から3行目は、月に何件もあります。 「発芽しない。どうしたらいいか」は質問、「発芽しない。種がおかしいのでは」は苦情、と書き方の差は小さいものです。品質保証の担当が読んで戻すほうが、苦情が埋もれるより影響が小さくて済みます。

記録を残す

• 相談の台帳（受けた日時、スレッドのID、品種のコード、区分、急ぎ、ロット番号、担当、状態）
• AIの取り出しの結果（項目と quote、足りない情報）
• 担当が区分や品種を直した記録と、直した理由の一言
• 下書きを作った日時と、担当が送った日時
• 品質の苦情のロット番号ごとの件数

最後の行は、品質保証の担当が毎週見ます。 同じロットの苦情が別の産地から続けて届けば、栽培の問題ではなくロットの問題を疑う材料になります。