介護施設の研修資料と手順書を、外国人の介護職員の母語とやさしい日本語に訳し、施設の用語集にそろえて確認テストを添える

処理の起点を決める

台帳のスプレッドシートに行が追加されたことを起点にします。 研修担当が原文を「翻訳待ち」フォルダに置き、台帳に文書名・区分・対象の言語・研修の日付を書いた時点で動きます。

フォルダへのファイルの保存だけでは動かしません。 同じフォルダに書きかけの原文が置かれることがあり、区分と言語が決まっていない文書は訳しようがないからです。台帳の行が、研修担当の「これで訳してよい」という合図になります。

研修の日付から逆算して、確認の期限を台帳に書きます。 研修の5日前を、先輩職員の確認の締め切りにします。期限を過ぎた行は、研修担当に知らせます。

入力データを集める

質を決めるのは、用語集と「日本語のまま使う語」の2つです。 用語集が無いと、同じ「特浴」が月ごとに違う訳になり、第3章の（b）が残ります。日本語のまま使う語の一覧が無いと、訳文は読みやすくなっても、フロアの会話と結び付かなくなります。

前の版の訳は、手順書の改訂のときだけ使います。 変わっていない文は前の版の確定した訳をそのまま使い、訳し直すのは変わった文だけにします。 先輩職員が一度直した訳を、毎回上書きしないためです。

データの取得方法を決める

原文の本文は、Apps Script でファイルから文字を取り出してから API に渡します。 API にファイルをそのまま渡すこともできますが、文番号を振るために、先に文字にして分けておくほうが確認表を作りやすくなります。

用語集は、原文に出てくる語だけを指示に入れます。 原文と用語集の見出し語を突き合わせ、出てきた語の行だけを渡します。全部を渡すと指示が長くなり、関係の無い訳語が混ざります。

API への渡し方は、1本の文書を1回で渡し、言語ごとに呼び分けます。 1回の呼び出しで3言語を全部返させると応答が長くなり、途中で切れたときにどの言語が欠けたか分かりにくくなります。言語ごとに呼べば、1言語だけをやり直せます。 やさしい日本語とテストの案は、最初の1回で返させます。

手順書の番号付きの手順は、番号ごと1文として扱います。 「1. 声をかける」「2. 足元を確かめる」の番号を外して文にすると、手順の順番が訳の中で入れ替わっても気づけません。 番号は原文の番号のまま、訳文にも残させます。

AIへ渡す前に整形する

1. 文に分けて番号を振る … 句点と箇条書きの行で分けます。番号は確認表とテストの根拠で共通に使います
2. 図と写真の中の文字を拾い出す … PDF 以外のファイルは本文のテキストだけが取り出されるため、スライドの図の中の文字は抜けます。 研修担当が図の中の注意書きを本文に書き起こします
3. 改訂で変わった文を見つける … 前の版と文ごとに比べ、変わった文だけを訳の対象にします
4. 数字・時間・量・回数を取り出す … 「30度」「2時間ごと」「200mL」「1日3回」などを原文から抜き出し、照合に使います
5. 否定と禁止の文に印を付ける … 「〜しない」「〜してはいけない」「必ず」「絶対に」を含む文を拾います
6. 利用者の名前が入っていないかを見る … 事例を使った研修資料には、利用者の名前や部屋番号が入っていることがあります。見つかったら止めて、研修担当に伏せてもらいます

2番目を軽く見ないでください。 研修資料のスライドでは、いちばん大事な注意が図の吹き出しに書かれていることがよくあります。 本文だけを訳すと、その注意だけが母語の版から抜けます。

6番目は、この構成で外へ渡すものを決める工程です。 渡すのは誰にでも配る教材だけで、利用者の個人情報は入れません（第13章）。

AIに処理させる

させるのは、1文ずつの言い換えと訳と、問題の案を作ることだけです。 訳の正しさの最終判断と、研修で何を教えるかは人が決めます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「2時間ごとに体位を変える」を訳すときに、読みやすくしようとして「2時間くらいで」にします。介護の手順で「くらい」は、間隔が延びる理由になります。

指示内容を固定する

あなたは介護施設の研修担当を手伝い、職員向けの教材を訳す立場です。
渡された原文の文を1つずつ、やさしい日本語と指定の言語に訳してください。
内容を足したり省いたりしないでください。

【やさしい日本語の書き方】
- 1つの文を短くしてください。1つの文で言うことは1つにしてください。
- 受け身（〜される）と使役（〜させる）をできるだけ使わないでください。
- 3つ以上のことを言うときは、箇条書きにしてください。
- 漢字にはふりがなを（ ）で付けてください。
- 外来語（カタカナの語）は、用語集にあるものだけを使ってください。

【母語の訳の書き方】
- 用語集にある語は、用語集の訳語を必ず使ってください。
- 「日本語のまま使う語」の一覧にある語は、訳さずに日本語を残し、
  後ろに（ ）で母語の短い説明を付けてください。
- 用語集に無い介護の言葉が出てきたら、自分で訳語を決めずに
  questions に書いてください。

【厳守事項】
- 数字・時間・量・回数・温度は原文のまま写してください。
  「約」「くらい」「ほど」を足さないでください。
- 「〜しない」「〜してはいけない」「必ず」は、意味を弱めたり
  反対にしたりしないでください。
- 訳文を日本語に戻した文を back_translation に書いてください。
  原文を写すのではなく、訳文だけを見て戻してください。
- 原文の意味がはっきりしない文は、訳したうえで questions に書いてください。
- 利用者の名前らしい語があったら、訳さずに questions に書いてください。

【確認テストの問題】
- 5問作ってください。答えは必ず原文のどれかの文に書かれていること。
- 問題ごとに、根拠にした文の番号を source_ids に書いてください。
- ひっかけの問題は作らないでください。
- 問題と選択肢は、やさしい日本語と指定の言語の両方で書いてください。

【対象の言語】{languages}
【用語集（原文に出てくる語だけ）】{glossary}
【日本語のまま使う語】{keep_japanese}
【原文（文番号付き）】{sentences}

「原文を写すのではなく、訳文だけを見て戻す」を書かないと、逆翻訳が原文の写しになります。 写しになった逆翻訳は、否定の取り違えを見つける役に立ちません。

「日本語を残して説明を付ける」を書いているのは、第1章の理由からです。 書かないと、モデルは親切に全部を訳します。親切に訳した版ほど、フロアの日本語と結び付きません。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "doc_id": "",
  "sentences": [
    {
      "id": "S012",
      "source": "",
      "easy_ja": "",
      "translations": [
        { "lang": "vi", "text": "", "back_translation": "",
          "glossary_terms_used": [""], "kept_japanese": [""] }
      ],
      "questions": [""]
    }
  ],
  "quiz": [
    { "no": 1, "question_easy_ja": "", "question_native": [{ "lang": "vi", "text": "" }],
      "choices_easy_ja": ["", "", ""], "answer": 0, "source_ids": ["S012"] }
  ]
}

手順書の1文が、確認表ではたとえば次のように並びます。

この行は数字も用語も合っていますが、否定を含むので印が付きます。 先輩職員は訳文の「寝かせてはいけません」の部分だけを母語で読みます。照合で全部が一致していても、否定の行は人が読むという決まりを、確認表の印の付け方に組み込んでおきます。

1つ目の理由は、文ごとに確認表の1行になることです。 文番号・原文・やさしい日本語・訳文・逆翻訳が横に並ぶので、先輩職員は印の付いた行だけを読めます。

2つ目は、照合を機械でできることです。 glossary_terms_used と原文の用語を突き合わせれば、用語集の訳語が使われていない文が分かります。 数字の照合は、原文から取り出した数字と訳文の数字を比べます。

3つ目は、テストの根拠を辿れることです。 source_ids から原文の文に戻れるので、研修担当は問題と原文を並べて確かめられます。

スキーマの作り方には決まりがあります。 Structured Outputs では、すべての項目を required に並べ、additionalProperties を false にする必要があるとされています。値が無いときは空の文字列か空の配列で返させます。安全上の理由で応答を拒んだときは、refusal として区別できるので、その文は人に回します。

システムへ連携する

確定した版を作るのは、確認表のすべての印が消えてからです。 印の残っている行がある間は、資料フォルダに置きません。確認が終わっていない訳が研修で配られる経路を作らないためです。

先輩職員への知らせは、確認表の該当する言語の列へのリンクだけにします。 先輩職員は自分の言語の印の付いた行だけを見ます。

台帳の状態は、次の4つで回します。 「訳の作成中」→「確認待ち」→「確定」→「配布済み」です。「確認待ち」から「確定」へ動かせるのは研修担当だけにします。 Apps Script は「確定」の行を見つけたときだけ、資料フォルダにファイルを作ります。

人が確認する

1. 研修担当がやさしい日本語の版を読む … 原文と並べて、意味が変わっていないか、言い換えが不自然でないかを見ます
2. 研修担当がテストの案を確かめる … source_ids の文を開き、答えが原文に書かれているかを見ます
3. 先輩職員が印の付いた行を読む … 数字が合わなかった行、否定を含む行、AIが迷った行、用語集の訳語が使われなかった行です
4. 用語集に無い語の訳語を決める … 先輩職員が決め、研修担当が用語集に足します
5. 覆した箇所を記録する … どの文を、なぜ直したかを残します

3番目の否定を含む行は、逆翻訳を読んだうえで母語でも読みます。 逆翻訳で否定が残っていても、訳文の否定が弱まっていることがあります。最後に確かめるのは、その言語を読める人です。

目安は、1本あたり印の付く行が全体の2割前後です。 それより多い月は、用語集に無い語が増えているか、原文そのものがあいまいです。印が多いときに直すべきは、AIより先に用語集と原文です。

ネパール語のように確かめる人がいない言語は、母語の版を作りません。 やさしい日本語の版を渡し、研修の場で研修担当が補います。確かめられない訳を配るよりも、やさしい日本語を丁寧に作るほうが安全です。

例外に対処する

上から2行目までは、AIに渡す前に止めます。 どちらも、そのまま渡すと取り返しがつかないものです。3行目と4行目は、AIに渡したあとに機械で見つけるものです。 止める場所が違います。

記録を残す

• 原文の版と、台帳の行（区分、言語、研修の日付）
• AIに渡した指示と、返ってきたJSONの全文
• 照合の結果（数字、否定、用語集の訳語）
• 先輩職員と研修担当が直した箇所と、その理由
• 用語集に足した語と、足した日
• 確定した版と、研修で配った日

ログは確認表と同じスプレッドシートに、文書ごとのシートで残します。 半年後に「この手順書のこの訳はなぜこうなったか」と聞かれたとき、直した人と理由が同じ場所で辿れるようにしておきます。

4つ目は、指示を直す材料になります。 同じ種類の直しが続くなら、指示文か用語集に書き足します。直しの記録が無いと、毎月同じ直しを先輩職員が繰り返します。