健康診断の結果票を読み取り、再検査が要る職員を抽出して受診勧奨の連絡を作る

処理の起点を決める

受付フォルダに新しいファイルが入ったかを、定期実行で確かめます。 Google Apps Script の時間主導型トリガーは、毎分から月1回までの間隔で動かせます。結果票は数日おきにまとめて届くので、平日の業務時間中に1時間ごとで十分です。

トリガーの実行時刻は少しずれることがあります。 公式のガイドでは、午前9時に設定した場合、9時から10時の間のどこかで動くとされています。「朝9時ちょうどに一覧ができている」前提で運用を組まないでください。

もう一つ大事なのは、トリガーが作成した人のアカウントで動くことです。 インストール型トリガーは、常に作成した人の権限で実行されます。健康管理担当の共用アカウントで作るか、担当の異動時に作り直す手順を決めておきます。 作った人が異動して権限を外されると、処理が黙って止まります。

処理が終わったファイルは処理済みフォルダへ移します。移すのは成功したときだけにし、受付フォルダに残った数を毎朝見ます。

入力データを集める

夜勤の有無の列は、次の健診の時期を決めるために持ちます。 夜勤に就く職員は6か月ごとに受けるので、結果票を処理した時点で次の受診月を健診管理表に入れておくと、受け忘れの案内も同じ仕組みで出せます。

質を決めるのは、判定区分の対応表です。 4つの健診機関の判定区分を、自法人の5つの区分に1行ずつ対応させます。健診機関が区分の定義を変えたら、この表を直すだけで済むようにします。

同じ「C」でも、機関によって意味が違います。 表の1行目と3行目のように、同じ区分に行き着く表記が機関ごとに違うのが普通です。

データの取得方法を決める

スクリプトから、Form Parser のプロセッサを呼び出します。返ってくる Document オブジェクトのうち、使うのは3つです。

表は、行や列をまたぐセルを持たない前提で読みます。 公式の説明では、Form Parser は結合されていないセルだけを認識し、rowSpan と colSpan は常に1とされています。結果票の「血圧」の下に「最高」「最低」が並ぶような結合セルは、行として分かれて返ります。 項目名が空の行は、直前の行の項目名を引き継いで読みます。

職員の照合は、職員番号が先、氏名と生年月日が後です。 結果票に職員番号が印字されていればそれで引き、無ければ氏名と生年月日の両方が一致するものを探します。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 対応形式はPDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebPなどです。それ以外は変換します
2. 解像度の確認 … 公式のガイドでは、正確なOCRには最低200dpi、300dpi以上で最適とされています。紙のスキャンは300dpiに設定します
3. JPEGの圧縮に注意 … JPEGは非可逆な形式で、圧縮が精度を下げることがあるとされています。スキャナの保存形式はPDFかPNGにします
4. 1人分ずつに分ける … 施設ごとの束は、表題と氏名欄の繰り返しでページを区切ります
5. ページ数の確認 … 同期の処理は15ページまでです。1人分がこれを超えることはまれですが、超えたらバッチに回します
6. 重複の検知 … 同じ職員・同じ受診日の結果票がすでにあれば、再送として印を付けます

2番目と3番目を軽く見ないでください。 判定の記号は1文字です。「C」と「G」、「D1」と「D」の読み違いが、そのまま区分の読み替えの誤りになります。

AIに処理させる

させるのは、結果票から識別情報と項目ごとの判定を書かれたとおりに抜き出し、読めない箇所を分けることだけです。

させないことも、同じ重さで決めておきます。

1行目と3行目が、最も起きやすい逸脱です。 生成AIは、血圧の値が高ければ「要再検査」と書き足したくなります。判定欄が空なのは、多くの場合、その項目を健診で測っていないか、機関の書式で別の欄にあるからです。 埋めると、その確認の機会が消えます。

指示内容を固定する

あなたは事業者の健康管理担当の補助です。
健診機関が作成した健康診断の結果票の読み取り結果から、
識別情報と、項目ごとの判定を書かれたとおりに抜き出してください。
推測で埋めないでください。医学的な判断をしないでください。

【抜き出すもの】
1. 氏名、生年月日、職員番号（印字があれば）
2. 受診日、健診機関名
3. 項目ごとの：項目名、結果の値、判定欄の文字
4. 総合判定欄の文字
5. 医師のコメント欄の文章

【status の選び方】
- ok ......... 値が書かれており、読み取れている
- missing .... 書かれていない。欄名だけがあって値が空の場合も missing
- unreadable . 文字は検出されているが信頼度が低く、確定できない
- ambiguous .. 候補が複数あり、1つに決められない
迷ったときに ok を選ばないでください。

【厳守事項】
- 判定欄の文字は、記号も含めて書かれたとおりに写してください。
  「C」を「要再検査」のように言い換えないでください。
- 判定欄が空の場合は missing にしてください。
  結果の値や基準範囲から判定を作らないでください。
- 基準範囲の外にある値を見つけても、判定を書き足さないでください。
- 医師のコメントは、書かれた文章をそのまま写してください。要約しないでください。
- evidence には、根拠にした文字列をそのまま写してください。
- confidence は OCR が返した値をそのまま入れてください。
- 結果票でない書類（送付状、請求書、問診票など）と判断した場合は、
  抜き出しをせず document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{form_parser_result}
【健診機関名（受付時に分かっている場合）】{facility_hint}

「言い換えない」と「数値から判定を作らない」を、分けて書いているのには理由があります。 前者だけを書くと、判定欄が空のときに値から作り、後者だけを書くと、記号を親切に言い換えます。どちらも読み替えを対応表から奪う動きなので、両方を明記します。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Gemini API の構造化出力で JSON スキーマを指定し、status は enum で4つの値に絞ります。値が無いことを表す項目は、型に null を含めて表します。

{
  "document_type": "checkup_result",
  "person": {
    "name":        { "value": "", "status": "ok", "confidence": 0.0, "evidence": "" },
    "birth_date":  { "value": "", "status": "ok", "confidence": 0.0, "evidence": "" },
    "employee_no": { "value": null, "status": "missing", "confidence": null, "evidence": "" }
  },
  "exam_date": { "value": "", "status": "ok", "evidence": "" },
  "facility":  { "value": "", "status": "ok", "evidence": "" },
  "items": [
    { "item": "血圧", "result": "", "grade_raw": "C", "status": "ok", "confidence": 0.0 }
  ],
  "overall_grade_raw": { "value": "", "status": "ok", "evidence": "" },
  "doctor_comment":    { "value": "", "status": "ok", "evidence": "" }
}

1つ目の理由は、grade_raw に書かれたとおりの表記だけを持たせられることです。 自法人の区分は、スクリプトが facility と grade_raw の組で対応表を引いて付けます。対応表に無い組は、区分を空にして保健師へ回します。

2つ目は、結果の検証をスクリプトの側で行えることです。 公式のガイドでは、構造化出力は構文として正しいJSONを返すが、値そのものは必ずアプリケーションの側で検証することとされています。

2行目の検証がいちばん効きます。 写したはずの文字列が元の全文に無ければ、それは写したのではなく作ったものです。

連絡文の型と期限も、区分ごとに表で持ちます。 下書きは生成AIに作らせますが、型に無い内容（病名、見込み、生活上の指示）を足していないかをスクリプトで確かめます。

システムへ連携する

連絡は本人のメールアドレスにだけ送ります。 所属の共有アドレスや上司を宛先・写しに入れません。下書きの宛先欄をスクリプトが職員の一覧から入れ、保健師が確かめてから送ります。

人が確認する

1. 照合保留を先に見る … 職員が特定できないものです。別人の結果票を別の職員に紐付けると、その職員に他人の健康情報が届きます
2. 区分が空のものを見る … 対応表に無い表記です。健診機関に定義を確かめ、対応表に行を足します
3. 要精密検査・要治療を見る … 医師のコメントと合わせて読み、連絡の前に保健師が本人と話すべきものを分けます
4. 残りを一覧で流し見る … 区分と下書きの宛先が合っているかを見ます
5. 下書きを直して送る … 文面を本人の状況に合わせて直します

催促の下書きは、毎週月曜に一覧で出します。 期限の近い順に並べ、報告があった職員は、本人から届いた結果の写しを健康管理担当が確かめてから「報告済み」にします。報告済みにする操作を自動にしないのは、本人が別の職員の書類を取り違えて出すことがあるからです。

3番目は、この構成が保健師の判断を置き換えない箇所です。 同じ「要精密検査」でも、連絡の文面だけで済むものと、先に面談を設けたほうがよいものがあります。それを見分けるのは保健師です。

目標は、240枚をならして1枚2分です。 照合も区分も付いたものは数十秒、照合保留や要精密検査は数分かかります。

例外に対処する

上から3行目は、医療・介護の職場で特に多いものです。 職場では旧姓で働き、健診機関には戸籍の氏名で登録している職員がいます。職員の一覧に旧姓・通称の列を持たせておくと、照合保留が大きく減ります。

記録を残す

• 元の結果票ファイルと、届いた日時・健診機関
• OCRが返したJSONと、生成AIが返したJSON
• 読み替えに使った対応表の版と、付けた区分
• 照合に使った職員の一覧の版と、照合の結果（一致・保留・保健師が決めた職員番号）
• 受診勧奨・催促の下書き、送った日時、報告の期限、報告の有無
• 保健師が区分や照合を直した記録

3つ目で対応表の版を残すのは、表を直すと過去の区分の意味が変わるからです。 版が残っていれば、どの時点の表でどの職員に連絡したかを後から追えます。

記録の閲覧は健康管理担当に限ります。 このログは結果票の中身そのものです。人事の他の担当者が見られる場所に置かないでください。