経理が各部門から Teams・メールで届く予算と実績の差の説明を Copilot で要約し、月次の報告の注記の下書きを作る

処理の起点を決める

説明の締め切りを起点にします。 締め切りは第6営業日の終わりで、担当は第7営業日の朝に Copilot Chat を開きます。途中で要約を出し直すと、どの版の要約を聞き直しに使ったかが分からなくなるので、要約は一度に出します。

締め切りの前に、手順が2つあります。 第5営業日に差の表を月のフォルダに保存すること、部門ごとの依頼を決まった件名でチャネルに投稿することです。件名は「【予実の説明】2026年10月｜D120 第1工場 製造課」のように、年月と部門コードと部門名を必ず入れます。 Copilot が説明を部門に結び付ける手がかりは、この件名だけだからです。

締め切りの後に届いた説明は、聞き直しの返事として扱います。 要約の表を出し直さず、担当が表の該当の行に手で足します。どの行を手で足したかは、表の「出どころ」の列に「締め切り後・手入力」と書きます。

入力データを集める

質を決めるのは、件名の部門コードと、言い換えの決まりです。 部門コードが件名に無いメールは、本文に部門名が書かれていても別の部門と取り違えることがあります。言い換えの決まりが無いと、Copilot の言葉の選び方も担当の言葉の選び方も毎月揺れます。

先月の要約の表を入れるのは、「続く」と言った差を追うためです。 先月「来月も続く」と説明した差が今月消えていれば、それは注記で触れるべき変化です。逆に「一時的」と説明した差が今月も出ていれば、説明を聞き直す点になります。

データの取得方法を決める

取り方は、部門のまとまりごとに分けます。 30部門を一度に要約させると、表が長くなり、途中の部門の説明が薄くなります。公式のページでは、大規模言語モデルはファイルの最初と最後の内容を優先しがちで、長いファイルの中ほどの内容には注意が向きにくいとされ、長い文書は小さく分けて渡す、部分ごとに要約することが勧められています。本社・第1工場・第2工場・営業所の4つに分け、10部門前後ずつ出させます。

差の表も、まとまりごとのシートに分けておきます。 1つのファイルに60部門の全科目が並んでいると、Copilot が別の部門の行を拾うことがあります。説明の要否の印が付いた行だけを、まとまりごとのファイルに書き出して保存します。 公式のページでは、SharePoint のサイトの中で参照できるファイルやページは10個までとされているので、1回の指示で参照するファイルは、差の表と先月の要約の表の2つに絞ります。

メールは共有の受信箱に集めます。 担当の個人の受信箱に届いたメールは、ほかの2名からは参照できません。部門には共有の受信箱のアドレスを宛先にしてもらい、個人宛てに届いたものは担当が転送します。

AIへ渡す前に整形する

1. 差の表を絞る … 説明の要否の印が付いた行だけを、部門のまとまりごとのファイルにします
2. 件名をそろえる … チャネルの依頼の投稿とメールの件名に、年月と部門コードを入れます。件名に部門コードの無いメールは、担当が転送するときに件名を直します
3. 訂正のメールに印を付ける … 部門に、訂正のときは件名の先頭に「【訂正】」を付けてもらいます
4. 添付の説明を本文に移す … 説明を添付の文書で送ってきた場合は、本文に貼り直してもらうか、担当がファイルとして月のフォルダに保存します
5. 言い換えの決まりを文書にする … 「時期のずれ」は計上の月がずれただけで年度の合計は変わらないもの、「一時的」は今月だけの要因、「続く」は来月以降も同じ向きの差が見込まれるもの、と言葉ごとに決めます

3番目は、とくに効きます。 訂正は、最初の説明と同じ部門・同じ科目について、後から届きます。「【訂正】」の印があれば、Copilot に「訂正があればそちらを採り、最初の説明は原文の列に残す」と指示できます。 印が無いと、二つの説明を混ぜた要約になります。

5番目の文書は、注記の書き方そのものです。 経理部の3名がそれぞれ持っている言い回しを、この機会に1つにそろえます。

AIに処理させる

させるのは、部門・科目ごとに、届いた説明を決まった項目に写して短くまとめることです。

先月との比べも、同じ流れでさせます。 先月の要約の表を参照させ、先月「続く」とした差が今月の表に無いもの、先月「一時的」とした差が今月も出ているものに印を付けさせます。 それが変化として正しいかは、担当が部門に聞いて決めます。

理由の区分は、部門の言葉だけから選ばせます。 部門が「来月で取り戻します」とだけ書いていれば、それは「時期のずれ」ではなく「理由の記載なし」です。取り戻すという見込みは書かれていても、なぜ差が出たかは書かれていないからです。 迷ったときに区分を推し量らせないよう、指示に書きます。

4行目は、Microsoft の方針とも重なります。 公式のページでは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面・人柄を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。返信の遅い部門や、差の大きい責任者を一覧で目立たせる使い方はしません。催促の一覧は「未着」と「説明の足りない点」だけで作ります。

指示内容を固定する

Copilot Chat に入れる指示です。 3名で同じ文面を使い、注記の書き方の文書の末尾に置いておきます。

/（予実の説明 チャネル） /（共有の受信箱の、件名に「2026年10月」を含むメール）
/（差の表_第1工場_2026年10月） /（要約の表_第1工場_2026年9月） を参照してください。

差の表で「説明要」の印がある部門・科目ごとに、次の表を作ってください。

【列】
部門コード｜部門名｜科目｜差の表の差（円）｜部門の書いた金額｜金額の食い違い｜
理由の区分｜説明の原文｜出どころと日時｜説明の足りない点｜先月との比べ

【理由の区分の選び方】
- 時期のずれ ....... 計上の月がずれただけと書かれている
- 一時的 ........... 今月だけの要因と書かれている
- 続く ............. 来月以降も同じ向きの差が出ると書かれている
- 理由の記載なし ... 差が出た理由が書かれていない
「来月で取り戻す」「計画どおり」だけの説明は 理由の記載なし です。

【厳守事項】
- 差の表の差は、差の表の値をそのまま写してください。計算しないでください。
- 部門の書いた金額は、説明に書かれた金額をそのまま写してください。
  書かれていなければ空にしてください。差の表の値で埋めないでください。
- 説明の原文は、理由の部分を言い換えずに写してください。
- 件名に【訂正】のある説明があれば、そちらを採ってください。
  最初の説明も、原文の列に「（訂正前）」として残してください。
- 説明が届いていない部門・科目は、理由の区分を空にして「未着」と書いてください。
- 部門の言っていない理由・見込み・金額を補わないでください。
- 部門や責任者についての評価や印象は書かないでください。
- 先月「続く」とした差が今月の差の表に無ければ「先月は続く」と、
  先月「一時的」とした差が今月も出ていれば「先月は一時的」と書いてください。

「部門の書いた金額を差の表の値で埋めない」を明記しないと、空の欄を表の値で埋めます。 埋めると、二つの金額が必ず一致し、食い違いの列が意味を失います。 説明に金額が無いことも、それ自体が情報です。

聞き直しの文の下書きも、同じ会話で出させます。

上の表で「説明の足りない点」がある部門ごとに、聞き直しの文を作ってください。
1部門につき3行以内で、足りない点だけを聞いてください。
差の表の差は書いてかまいませんが、部門の書いた金額が違うことを責める書き方はしないでください。

Word の Copilot に入れる指示は、次のとおりです。 注記の文書の、部門のまとまりの見出しの下にカーソルを置いて出させます。

/（要約の表_第1工場_2026年10月_確認済み） を参照して、部門ごとの注記を書いてください。
1部門につき「科目、差の向き、理由、続くかどうか」を2〜3文で書いてください。
金額は要約の表の「差の表の差」の列の値だけを使い、万円に丸めて書いてください。
理由は「説明の原文」の言葉の範囲で書き、言っていない理由を足さないでください。
理由の区分の言葉は /（注記の書き方） の決まりに従ってください。

丸めだけは Word の Copilot に任せます。 円から万円への丸めは担当が後で突き合わせられる単純な変換で、突き合わせの対象を差の表の1列に限っているので、ずれても見つけられます。

出力形式を固定する

Copilot Chat から受け取る表は、次の形です。

【予実の説明の要約（第1工場）2026年10月】

この形にする理由は3つあります。

1つ目は、金額の列が二つあることです。 差の表の差と部門の書いた金額が並んでいれば、食い違いを目で追う必要がありません。 製造課の「約300万円」と差の表の342万円の違いは、外注の一部が別の科目に計上されているのか、部門が概算で書いたのかを聞けば片付きます。

2つ目は、説明の原文が残ることです。 注記の言葉が部門の言ったことから外れていないかを、原文の列と見比べるだけで確かめられます。 チャネルかメールか、いつ届いたかも並ぶので、訂正の取り違えにも気づけます。

3つ目は、「先月との比べ」で変化が見えることです。 品質保証課の消耗品費は、先月「一時的」と説明された差が今月も出ています。理由の記載が無いことと合わせて、聞き直す点が1行で分かります。

表は、確かめた後に「要約の表_第1工場_2026年10月_確認済み」として月のフォルダに保存します。 Word の Copilot に参照させるのは、この確認済みの表だけです。確かめる前の表を参照させると、聞き直しで直した内容が注記に入りません。

システムへ連携する

会計システムには何も書き込みません。 この構成が扱うのは、締めた後の数字の説明だけです。差の表も、会計システムから書き出した後のファイルで、Copilot はそれを読むだけです。

注記の文書を開く権限は、経理部と経営企画部に限ります。 公式のページでは、Copilot は利用者が少なくとも閲覧の権限を持つデータだけを出すとされています。部門の担当がこの文書を開けると、ほかの部門の差と説明が見えます。

人が確認する

1. 「食い違い あり」の行を部門に聞く … どちらの金額が正しいかではなく、なぜ違うかを聞きます。計上の月の違いなら、差の表の側が正しいのがふつうです
2. 「理由の記載なし」と「未着」を催促する … 聞き直しの文の下書きを直して、チャネルの依頼の投稿に返信します
3. 「先月との比べ」の印を確かめる … 先月の説明と今月の説明が食い違っていないかを部門に聞きます
4. 注記の金額を差の表と突き合わせる … Word の Copilot が書いた注記の金額を、1件ずつ差の表の値と見比べます。ここだけは省きません
5. 課長が注記を読む … 理由の言葉が、説明の原文の範囲に収まっているかを見ます

4番目を省かないでください。 注記は経営会議の資料に載り、数字は表と注記で必ず一致していなければなりません。 Copilot が金額を表から写すように指示していても、丸めの途中で桁を取り違えることはありえます。

目標は、30部門をならして1部門12分です。 食い違いも足りない点も無い部門は、原文と区分を読んで数分で終わります。聞き直しの返事を待つ時間は、この12分に含めていません。

例外に対処する

最後の行は、人件費や残業の科目で起きます。 差の理由として、個人の休職や退職が書かれてくることがあります。経営会議の資料には「人員の減少」とだけ書き、個人の事情は経理部の中にも残しません。

記録を残す

• 月ごとの差の表（説明の要否の印を付けたもの）
• Copilot Chat が出した要約の表（確かめる前の版）と、確かめた後の版
• 人が直した記録 … どの行の、どの列を、何から何に直したか、その理由
• 聞き直しの文と、部門からの返事
• 注記の下書きと、課長が確かめた後の版
• 金額の食い違いの理由 … 計上の月の違い、科目の振り分けの違い、部門の概算 など

3つ目は、指示文を直すための材料です。 「理由の記載なし」を「時期のずれ」に直すことが多いなら、部門の言い回しに区分の言葉が足りていません。区分の言葉を言い換えの決まりの文書に足します。

最後の行は、部門と経理の数字のずれを減らす材料になります。 同じ部門で同じ理由のずれが毎月出るなら、部門の手元の管理表と会計の科目の対応を見直すほうが、毎月聞き直すより早く片付きます。