試算表の動きを読み取って、顧問先へ渡す月次コメントの下書きを作る

処理の起点を決める

記帳が終わり、試算表が確定したときを起点にします。担当者が「この月の数字は固まった」と判断した時点です。

自動化を考えるなら、会計ソフト側で月次の締め処理を行ったことを合図にできます。ただし、締めの前の数字でコメントを作ると、後から数値が変わって作り直しになります。 記帳の途中で走らせない運用を先に決めてください。

入力データを集める

2番目を必ずプログラム側で計算してください。 増減額と増減率をAIに計算させると、桁を間違えます。計算は表計算、文章化は生成AI、という分担がこの構成の基本です。

データの取得方法を決める

試算表： 会計ソフトからCSVで書き出します。科目コード、科目名、当月残高、前月残高、前年同月残高の5列があれば足ります。

増減の計算としきい値： 表計算で増減額と増減率を計算し、「増減額が一定金額以上」かつ「増減率が一定割合以上」の科目だけを抽出します。片方だけだと、金額の小さい科目が率だけで大きく動いて上位に並びます。しきい値は顧問先の規模によって変えます。

顧問先の基本情報： 事務所の顧客台帳から、業種・季節性・特記事項を渡します。「毎年12月は賞与で人件費が跳ねる」と分かっていれば、その旨を添えたコメントになります。 ここが空だと、季節要因を異常のように書いてしまいます。

前月のコメント： 同じ指摘の繰り返しを避け、前月の確認事項を引き継ぐために渡します。

AIへ渡す前に整形する

1. 科目の絞り込み … 補助科目まで含めると数百行になります。まず総勘定の単位で見て、動いた科目だけ補助科目を展開します
2. しきい値の適用 … 金額と率の両方で絞ります
3. 季節性の印 … 顧問先の基本情報に季節性の記述があれば、該当する月の科目に印を付けます
4. 一時的な要因の除外 … 決算整理仕訳、前月の修正仕訳が混ざっていると、動きが大きく見えます。摘要に特定の語が含まれる仕訳を除いた数値も併記します
5. 端数の統一 … 千円単位・円単位が混在しないよう揃えます

AIに処理させる

原因を書かせないでください。 「売上の減少は主力取引先の受注減によるものと考えられます」とAIが書くと、担当者がそれを確かめずに送ってしまいます。書かせるのは「減少しています。要因についてご教示ください」までです。

指示内容を固定する

あなたは会計事務所の月次担当者です。
計算済みの増減表と、顧問先の基本情報、前月のコメントを渡します。
顧問先へ渡す月次コメントの下書きを作ってください。

【厳守事項】
- 数値は、渡した増減表の値をそのまま使ってください。
  自分で計算し直さないでください。四捨五入や単位の変換もしないでください。
- 数値が動いた理由を書かないでください。
  「〜によるものと考えられます」「〜が影響しています」と書かないでください。
  事実の記述と、確認したい点だけを書いてください。
- 税務上の取り扱い、節税の方法、資金調達の可否について書かないでください。
- 「危険な水準です」「早急な対応が必要です」といった評価を書かないでください。
- 基本情報に季節性の記載がある科目は、その旨を1文で添えてください。
  記載がない場合、季節要因を推測しないでください。
- 前月の確認事項のうち、今月の数値からは解消が確認できないものを再掲してください。
- 触れる順番は、売上 → 売上原価と粗利 → 主要な販管費 → 営業利益 → 資金の動き。
- 全体で600字以内。箇条書きを使わず、文章で書いてください。

【顧問先の基本情報】
{client_profile}

【増減表（計算済み）】
{variance_table}

【前月のコメント】
{last_month_comment}

「理由を書かない」の縛りが、この構成でもっとも重要です。 生成AIは、数値の動きからもっともらしい理由を書くことに長けています。それが会計事務所の名前で顧問先に届くと、事実として受け取られます。

出力形式を固定する

最小構成では文章のまま受け取って構いません。仕組みにする場合は、次の形にします。

{
  "client_id": "",
  "period": "",
  "highlights": [
    { "account": "", "amount_change": 0, "rate_change": 0, "seasonal_note": "" }
  ],
  "comment_draft": "",
  "questions_for_client": [],
  "carried_over_questions": [],
  "char_count": 0
}

highlights の数値は、渡した増減表の値がそのまま返っているかを機械的に照合します。違っていたらAIが計算し直しています。 その場合は出力を採用しません。

システムへ連携する

2番目を作ると、月次の質が変わります。 確認事項が「聞いたが答えが来ていない」まま放置されることが減ります。

顧問先への送付は自動化しません。有資格者の確認を経てから送ります。

人が確認する

全件、担当者と有資格者が確認します。

理由は2つあります。第一に、月次のコメントは事務所の名前で出す専門的な文書であり、内容の責任は事務所にあります。第二に、顧問先の事情を知っているのは担当者だけで、その情報がなければコメントは数値の説明にとどまります。

確認を速くするための設計が要ります。

• 下書きの数値に、増減表の該当行へのリンクを付ける
• 確認事項を本文と分けて表示する
• 前月から引き継いだ確認事項を色分けする
• 季節性の記述があった科目に印を付ける

例外に対処する

記録を残す

• 使用した試算表（当月・前月・前年同月）
• 増減表としきい値
• AIの下書き
• 担当者が加筆・修正した最終版
• 有資格者の確認記録
• 顧問先へ送った日と、確認事項への回答

3番目と4番目の差を月に一度見てください。 毎回同じ箇所が書き換えられているなら、プロンプトか渡す情報が足りていません。「季節性の記述を毎回足している」なら、顧客台帳に季節性を書き込むほうが早いと分かります。