月次決算の担当が交代するときに、前任者の作業メモ・メール・Teams のやり取りから、作業の順番・注意点・例外の処理をまとめた引継ぎ手順書を作る

処理の起点を決める

担当替えの一覧への登録を起点にします。 上長が一覧に1行足すと、Power Automate が素材フォルダを作り、決算スケジュールの該当行と Teams の投稿を集め始めます。前任者への依頼は、素材フォルダのリンクが付いた Teams のメッセージで届きます。

登録する時期は、交代の月の前月の第10営業日までと決めます。前月の締めが終わってから翌月の締めが始まるまでの、前任者に比較的余裕のある期間に下書きと読み合わせを入れるためです。締めの最中に引継ぎを始めると、第4章の②がまた削られます。

Copilot に下書きを作らせるのは前任者が自分で行います。自動で作らせて自動で配る設計にはしません。 下書きは前任者が直す前提の材料で、直されていないものが後任に届くと、それが手順書として扱われます。

入力データを集める

質を決めるのは作業メモです。 前任者が日々書き足してきたメモには、ファイルの場所と順番が残っています。メモがほとんど無い前任者の場合、下書きはメールと Teams に寄った「例外ばかりの手順書」になります。 その場合は第8章の試し方で、前任者に口頭で手順を話してもらい、その文字起こしを素材に足します。

手作業の仕訳の摘要を入れるのは、例外の処理を拾うためです。 毎月同じ摘要で入っている手入力の仕訳は、メモにもメールにも書かれていない毎月の作業であることが多く、摘要の一覧から逆に見つかります。

データの取得方法を決める

Teams の返信は、取り方に注意が要ります。 Teams コネクタの返信の一覧は、返す件数が既定で20件、指定できるのは1〜50件です。決算のやり取りは1つの投稿に返信が長く続くことが多く、既定のままだと古い返信が落ちます。 件数を上限まで上げ、それでも足りない投稿は担当者に知らせます。また、「チャネルに新しいメッセージが追加されたとき」のトリガーは返信では動かないとされているため、集めるのは担当替えの登録のときに一括で行い、投稿のたびに集める作りにはしません。

Teams のチャットにある Copilot を直接使う方法もあります。 Teams のチャットとチャネルの Copilot は、既定では直近30日の履歴を参照し、期間を指定することもできます。ただし、画像、Loop コンポーネント、スレッドで共有されたファイルは要約できないとされています。決算のやり取りでは、試算表の画面の画像や Excel のファイルがよく貼られるため、Teams の中で要約させずに、投稿をファイルに起こして Notebook に入れます。 画像とファイルが貼られていた投稿には、ファイルに起こすときに「添付あり」の印を付けます。

メールは前任者が選びます。 受信箱全体を渡さないのは、決算と関係の無いやり取りと個人のメールが混ざるためです。スレッドが長いときは、Outlook の「Copilot による要約」でスレッドの要点を先に見て、手順に関わるものかを判断できます。要約には、スレッド内の該当メールへ飛べる番号付きの引用が付くことがあるとされています。

AIへ渡す前に整形する

1. 素材に番号を振る … C-01、N-01、M-01、T-01 のように種類ごとに番号を付け、ファイル名の頭に入れます
2. 日付をそろえる … 各素材の先頭に、その素材の日付を書き出します。メールは送信日、Teams は投稿日です
3. 会社コードで絞る … Teams の投稿は会社コードの付いたものだけを残します。付いていない投稿は前任者に一覧で見せ、要るものだけを足してもらいます
4. 営業日の表を付ける … 交代の月の営業日の表（第1営業日が何日か）を素材に入れます。ただし、手順書では営業日のまま書かせ、日付に直させません
5. 添付の印を付ける … 画像やファイルが貼られていた投稿とメールに「添付あり」と書き、中身を推測させない
6. 個人のことを外す … 休職の理由、評価、家族の事情に触れたやり取りは素材から外します

4番目を「直させない」としているのは、手順書を翌月以降も使うためです。 「10月3日」と書かれた手順書は11月には使えません。営業日で書いた手順書は、毎月そのまま使えます。

AIに処理させる

させるのは、素材から手順と例外を読み分け、営業日の順に並べ、すべての行に根拠の番号を付けることです。

③で「誰と決めたか」を必ず書かせます。 子会社の経理部長と合意した、監査法人の指摘で変えた、という出どころがあるかどうかで、その例外を続けるかの判断が変わります。出どころの書かれていない例外は、前任者が自分で始めた取り扱いかもしれません。

いちばん起きやすいのは最後の行です。 「売掛金の消込」と書かれていれば、一般的な消込の手順を補って文章を整えようとします。その会社で実際にどうしているかが分からないなら、④に入れて前任者に聞くのが正しい流れです。

指示内容を固定する

あなたは経理部門で、月次決算の作業の引継ぎ手順書の下書きを作る立場です。
参照先の素材ファイルに書かれていることだけを使ってください。
推測で埋めないでください。一般的な経理の手順で補わないでください。

【会社】{会社コード}／{会社名}
【作業の単位】{作業の単位}
【前任】{前任}　【後任】{後任}　【交代の月】{交代の月}

【作る欄】
① 営業日ごとの手順
   期限の営業日、作業、使うファイルや画面、前の作業・後の作業、確認者。
   チェックリスト（C-）の作業の並びを骨にし、作業メモ（N-）で中身を足す。
② 注意点
   素材の中で「いつも」「毎月」と書かれているか、
   3か月以上にわたってくり返し出てくるもの。
③ 例外の処理
   「〜の場合は」「〜のときだけ」と書かれた特別な扱い。
   取引先・子会社の名前、条件、処理、誰と決めたか（素材にある場合）。
④ 確認が要る点
   一度しか出てこない対応、結論の無いやり取り、
   毎月のものか一度きりか分からないもの、添付の中身が要るもの。

【厳守事項】
- すべての行の末尾に、根拠にした素材の番号（C-／N-／M-／T-）を付けてください。
  番号を付けられない内容は書かないでください。
- 期限は「第3営業日」のように営業日のまま書いてください。
  日付に直さないでください。素材に日付しかない場合は日付のまま写し、
  ④に「営業日に直す確認が要る」と書いてください。
- 一度しか出てこない対応を①や②に入れないでください。④に入れてください。
- ③で誰と決めたかが素材に無い場合は「決めた相手：素材に記載なし」と書いてください。
- 金額、為替レート、件数は素材に書かれた数字をそのまま写してください。
  計算や合算をしないでください。
- 例外の処理を続けるべきか、やめるべきかは書かないでください。
- 「添付あり」の印が付いた素材は、中身を推測せず、
  ④に「添付の確認が要る」として番号を挙げてください。
- 人の評価、休職や異動の理由、家族の事情は書かないでください。
- 同じ内容が複数の素材にあるときは、1行にまとめて番号を全部付けてください。
- 最後に、使わなかった素材の番号を一覧にしてください。

「一般的な経理の手順で補わない」を冒頭に置かないと、手順書がきれいになりすぎます。 素材に断片しか無い作業ほど、教科書どおりの手順が足されて読みやすくなります。読みやすい手順書ほど、その会社の実際と違っていても気づかれません。

「3か月以上くり返し出てくるもの」という線を引いているのは、毎月の手順と一度きりの対応を分けるためです。 素材の日付を手がかりにすると、先々月だけの障害対応が②に入りにくくなります。線の上か下か迷うものは④に落ちるので、最後は前任者が決めます。

最後の「使わなかった素材」の一覧は、前任者のためにあります。 入れたはずのメールが手順書に反映されていなければ、ここで分かります。

出力形式を固定する

Word の文書に、次の4つの表と1つの一覧で出させます。 Copilot Notebooks の回答を Word の Copilot に渡して、表の体裁をそろえます。Word の Copilot は、参照するファイルを指定して下書きを作れます。

①の1行は、たとえば次の形になります。

表にする1つ目の理由は、営業日の列で並べ替えられることです。 後任は手順書を、交代の月の営業日の表と並べて使います。営業日の列があれば、自分の予定表にそのまま写せます。

2つ目は、③の「決めた相手」の列が空欄で目立つことです。 上長は③だけを読み、「素材に記載なし」の行について、続けるか一度きりかを決めます。文章の中に埋もれていると、この判断の対象が見つかりません。

3つ目は、④に回答の列を空けておくことです。 前任者はこの列を埋めながら手順書を直し、埋め終わった④は、①〜③のどこかへ移すか、消すかのどちらかになります。 ④が空になったときが、下書きが手順書になったときです。

システムへ連携する

会計システムへは何も書き込みません。 この構成が出すのは手順書だけで、仕訳にも決算の数字にも触れません。手作業の仕訳の摘要の一覧は、会計システムの書き出しを読むだけです。

確定した手順書は、作業の単位ごとに1つの置き場所に置きます。 次の担当替えでは、前回の手順書も素材に入れて読み直させます。手順書が担当替えのたびに積み上がるので、2回目からは下書きの精度が上がります。

人が確認する

下書きは3人が順に見ます。 前任者、上長、後任です。

1. 前任者が④に答える … 一度きりか毎月かを決め、①〜③へ移すか消します。抜けている手順は、ここで書き足します
2. 前任者が①の営業日を確かめる … 前後の作業の並びが、実際の締めの順番と合っているかを見ます
3. 上長が③を確定する … 「決めた相手」の無い例外について、続ける取り扱いか、やめる取り扱いかを決めます
4. 後任が読み合わせで質問する … 分からない行に印を付け、前任者がその場で補います
5. 翌月の締めを一度並走する … 後任が手順書どおりに作業し、前任者が横で見ます。手順書に無い動きが出たら、その場で書き足します

5番目を省かないでください。 手順書の抜けは、読み合わせではほとんど見つかりません。実際に締めを回して初めて、前任者が無意識にしていた手順が出てきます。 並走の後に書き足された行は、次の担当替えでいちばん役に立ちます。

例外に対処する

6行目で「新しい日付を優先させない」のは、新しい素材が正しいとは限らないからです。 先月だけの対応が最新の素材になっていることがよくあります。どちらが今の手順かを決めるのは、前任者です。

記録を残す

• 素材フォルダの中身（番号付きの素材と、使わなかった素材の一覧）
• Copilot が作った下書きと、前任者・上長が直した後の手順書の両方
• ④の回答の列（前任者がどう答えたか）
• ③で上長が確定した内容と、確定した日
• 並走で書き足した行と、その月
• 担当替えの一覧の1行（会社、作業の単位、前任、後任、交代の月）

下書きと確定版の両方を残すのは、指示文を直すためです。 前任者が毎回同じ種類の行を消しているなら、指示文の線の引き方がずれています。前任者が書き足した行が多い作業は、作業メモの書き方を見直すきっかけになります。

上長が確定した例外の記録は、監査の説明にも使えます。 決算の手順で特別な扱いをしている理由と、誰が続けると決めたかが、作業の単位ごとに残ります。