メーカーの営業が販売代理店との月次の販売の会議（Teams）を Copilot でまとめ、代理店ごとの要望と次の施策の一覧を作る

処理の起点を決める

会議の終了を起点にします。 担当は、会議が終わったその日のうちに会議の Copilot を開き、表を出して確かめ、保存します。品質の区分の行は、その日のうちに品質保証に回します。

翌月まで待たない理由は、定例の会議の仕様にもあります。 公式のページでは、定例の会議で後の回の文字起こしが行われると、それより前の回の Copilot との会話の履歴は使えなくなるとされています。代理店ごとの会議は定例の招待で開くので、先月の回の表は、今月の回の文字起こしが始まった時点で Copilot の画面から消えます。

月末にもう一つのトリガーがあります。 課長が、その月の24社分の表を Copilot Chat で並べ、区分ごとの要望の一覧を作ります。表は担当がファイルとして保存したものを使い、会議の Copilot の画面には戻りません。

入力データを集める

質を決めるのは、前回の宿題の一覧をチャットに貼ることです。 公式のページでは、文字起こしが始まると、Copilot は会議の24時間前までのチャットも使うとされています。前日の夕方に宿題の一覧を貼れば、今月の会議で「送りました」「まだです」と言われたものを、宿題に結び付けて拾えます。

販売管理の実績の数字は、チャットに貼りません。 数字は会議の画面で共有して話しますが、Copilot に数字を写させると、話された数字と貼った数字が混ざります。 議事録の数字は、担当が販売管理のシステムから写します。

データの取得方法を決める

会議の Copilot の表は、ファイルにして保存します。 公式のページでは、応答が1,300字を超えると Word で開く選択肢が出て、表の形の応答は Excel で開けるとされています。担当は、表を Word で開き、代理店ごと・月ごとの名前で月のフォルダに保存します。

月末の一覧は、まとまりに分けて出させます。 公式のページでは、SharePoint のサイトの中で参照できるファイルやページは10個までとされています。24社の表を一度に参照させることはできないので、地域ごとに8社ずつ、3回に分けて出させます。 3回の結果は、課長が一つの文書に並べます。

宿題の一覧は、ビューで絞ります。 公式のページでは、リストの添付ファイルの列と参照（ルックアップ）の列は、いまは参照できないとされています。代理店の名前は、別のリストからの参照の列ではなく、選択肢の列か1行のテキストの列にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題を決まった並びにする … 前月の実績／今月の見込み／在庫と納期／販促の計画／工事店からの声／前回の宿題
2. 前回の宿題を1行1件で貼る … 「宿題3｜担当：展示会の販促物の見積を送る（11/10まで）」のように書きます
3. 前日の夕方に会議のチャットに貼る … 24時間前までのチャットが使われる範囲に入れます
4. 一覧の先頭に1行書く … 「以下は議題と前回の宿題で、今回の会議の結論ではありません」
5. 冒頭で文字起こしを告げる … 代理店の参加者に、文字起こしを始めること、議事録の作成に使うことを伝えます
6. 代理店の参加者に名乗ってもらう … 代理店の会議室から複数人が参加すると、誰の発言かを区別しにくくなることがあります

5番目は、省けません。 代理店は社外の会社で、話す内容には代理店の取引先や売上の情報が含まれます。 文字起こしを嫌がる代理店には、無理に使わず、これまでどおり担当のメモで議事録を書きます。

6番目は、要望の出どころを正しく残すためです。 代理店の社長の要望と、倉庫の担当の要望では、重みも宛先も違います。 発言者が区別できないと、表の「誰の要望か」が空になります。

AIに処理させる

させるのは、会議で言われたことを、要望・約束・施策・宿題の区分に分けて写すことです。

「約束」と「持ち帰り」を言葉で分けます。 「来月分は確保します」は約束、「上に掛け合ってみます」「確認して連絡します」は持ち帰りです。持ち帰りを約束として議事録に書くと、代理店は確保されたものと受け取ります。

上長の承認の印は、迷ったら付ける側に倒します。 印が多すぎれば課長が外せば済みますが、印が漏れた約束は、請求のときまで誰も気づきません。

販売価格に触れた発言は、判断させずに写させます。 公正取引委員会の指針では、事業者が流通業者の販売価格を拘束することは原則として不公正な取引方法に該当し、違法となるとされ、希望小売価格や建値は、単なる参考として示されている限りは、それ自体は問題とならないとされています。どの発言がどちらに当たるかは、Copilot ではなく課長と法務が見ます。 表に一覧があれば、会議の進め方を見直す材料になります。

5行目は、Microsoft の方針とも重なります。 公式のページでは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面・人柄を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。担当ごとの約束の多さを並べるような使い方はしません。

指示内容を固定する

会議の Copilot に入れる指示です。 代理店営業課の7名で同じ文面を使い、SharePoint のページに置いておきます。

この会議は、当社と販売代理店との月次の販売の会議です。
文字起こしと会議のチャットをもとに、次の4つの表を作ってください。

【表1 代理店の要望】
区分｜誰の要望か（会社名と名前）｜要望の言葉（そのまま）｜当社の答え
区分は 在庫・納期／販促／条件／研修／品質／その他 から選んでください。

【表2 当社の約束と持ち帰り】
種類（約束／持ち帰り）｜誰が｜何を｜いつまで｜上長の承認の印｜根拠の発言
- 約束 ...... 当社の担当が「やります」「確保します」など、実施を言い切った
- 持ち帰り .. 「掛け合ってみます」「確認して連絡します」など、結論を先に延ばした
値引き・支払の条件・販促の費用の負担に関わるものには、上長の承認の印「要」を付けてください。
迷ったら「要」を付けてください。

【表3 次の施策と宿題】
誰が｜何を｜いつまで｜前回の宿題の番号（あれば）｜状態（済／未／報告なし）

【表4 販売価格に触れた発言】
話した人｜発言（そのまま）｜話題（代理店の売値／工事店への卸値／希望小売価格／その他）

【厳守事項】
- 要望の言葉と根拠の発言は、文字起こしの言葉をそのまま写してください。
- 期限は言われたとおりに写してください。「来月」を日付に直さないでください。
  言われていなければ「期限なし」と書いてください。
- 会議で言われていない約束・施策・期限を補わないでください。
- 金額・数量は、話された言葉のとおりに写し、計算しないでください。
- 表4は、発言を写すだけにしてください。適切かどうかの評価は書かないでください。
- 前回の宿題で今回話されなかったものは「報告なし」としてください。
- 代理店や担当者についての評価や印象は書かないでください。

表を4つに分けるのは、宛先が違うからです。 表1は営業企画と生産管理、表2は課長、表3は代理店と担当、表4は課長と法務が見ます。1つの表にまとめると、担当が宛先ごとに切り分け直すことになり、第3章の書き分けの時間が戻ってきます。

月末に課長が Copilot Chat に入れる指示は、次のとおりです。

/（2026年11月_代理店A_表） … /（2026年11月_代理店H_表） を参照してください。
各ファイルの表1を、区分ごとにまとめてください。
同じ区分で複数の代理店から出た要望は、代理店名を並べて1行にしてください。
要望の言葉は、各ファイルの言葉をそのまま残してください。
表2で上長の承認の印が「要」の行は、別の一覧にしてください。

出力形式を固定する

会議の Copilot から受け取る表1と表2は、次の形です。

【販売の会議（代理店：東和設備商事）11月 表1】

【同 表2】

この形にする理由は3つあります。

1つ目は、約束と持ち帰りが分かれることです。 在庫の確認は持ち帰りなので、代理店に送る議事録には「確認して連絡する」と書きます。 確保したと書かずに済みます。

2つ目は、「上長の承認：要」が議事録を送る前に見えることです。 販促物の費用の負担は、担当の権限を超えるかもしれません。課長が先に見れば、代理店に送る議事録の書き方を「社内で確認のうえ回答」に直せます。 第3章の（b）を、送る前に止めます。

3つ目は、品質の区分の行がすぐ分かることです。 取り付けの金具の話は、その日のうちに品質保証に回せます。 第3章の（c）の月またぎを防ぎます。

月末の Copilot Chat の一覧は、区分ごとに代理店名を並べた表です。 列は、区分、要望の言葉、出た代理店、件数、当社の答えです。「勉強会の資料」の要望が8社から出ていれば、営業企画が共通の資料を作る理由になります。

システムへ連携する

販売管理のシステムには何も書き込みません。 注文や在庫の引当は、これまでどおり販売管理のシステムで行います。Copilot の表から注文を起こすことはしません。

会議の記録の書き出しが止められていることがあります。 公式のページでは、会議の内容の書き出しを禁じる秘密度ラベルが付いていると、Copilot の応答を Word や Excel に書き出せないとされ、会議の「コピーと転送を無効にする」の設定でも同じとされています。新製品の発表前の情報を話す回でラベルを付けると、表を保存できません。 その回は、画面の表を見ながら担当が議事録を書きます。

人が確認する

1. 表2の「上長の承認：要」を課長に回す … 代理店に議事録を送る前に、課長が約束として認めるか、「社内で確認のうえ回答」に直すかを決めます
2. 表4を課長に回す … 販売価格に触れた発言があれば、課長が読み、必要なら法務に相談します。 会議の中で担当が売値を指示していないかを確かめます
3. 表1の品質の行を当日中に回す … 品質保証に、要望の言葉をそのまま転送します
4. 代理店に送る議事録を書く … 表3と表1をもとに、担当が書きます。表4の内容は代理店向けの議事録に載せません
5. 月末の一覧を課長が読む … 区分ごとの要望の数と、同じ要望が多い代理店を見て、営業企画に渡します

1番目を省かないでください。 議事録に約束として書いて送れば、代理店にとってはメーカーとの合意の記録になります。 担当が会議の流れで言ったことでも、後から取り消すのは難しくなります。

目標は、24件をならして1件25分です。 表を確かめて議事録を書き、課長に回す行を選ぶまでで、上長の承認の行も販売価格の行も無い会議は15分ほどで終わります。

例外に対処する

上から3行目は、最初の数社で起きることがあります。 代理店にとって、自社の売上や取引先の話が文字になって残ることは負担です。議事録の作成に使うこと、代理店に送るのは担当が確かめた議事録だけであることを、最初の会議で説明します。

記録を残す

• 代理店ごと・月ごとの表1〜表4（担当が確かめたもの）を SharePoint の議事録のフォルダに保存
• 代理店に送った議事録と、送った日
• 課長が「上長の承認：要」の行について決めたこと … 約束として認めたか、直したか
• 表4について課長と法務が確かめた記録 … 誰がいつ読み、何を決めたか
• 品質保証と生産管理に回した日時
• 宿題の一覧の更新の記録（SharePoint リストのバージョンの履歴）

3つ目は、代理店との関係の記録になります。 担当が替わっても、どの約束を会社として認めたかが残ります。第3章の（d）の引き継ぎの問題を、この記録で埋めます。

4つ目の記録は、表4に何も無い月も「なし」と残します。 販売価格の話が出ていないことを、毎月確かめたという記録になります。