海外拠点から届く月次報告を翻訳・要約して、本社の月次レポートにまとめる

処理の起点を決める

トリガーは2つです。

1つ目は、共有ドライブのフォルダにファイルが追加されたことです。Make の Google Drive アプリにはフォルダを監視するモジュールがあり、ファイルが置かれたことをきっかけにシナリオを開始できます。Anthropic Claude のアプリも用意されているため、取り出したテキストをそのままAIモジュールに渡す形でシナリオを組めます。

2つ目は、毎月第5営業日の定期実行です。未提出の拠点を洗い出し、督促の下書きを作ります。この定期実行が、実務ではかなり効きます。 督促を忘れて月次会議の前日に気づく、という事故が減ります。

ファイル名の規則を先に決めてください。 <拠点コード>_<YYYYMM>_monthly.<拡張子> のような規則があれば、拠点と対象月の特定が確実になります。規則がない場合はフォルダの構成で判定しますが、拠点が別の拠点のフォルダに置く事故が起きます。 ファイル名から特定できない場合は処理を止め、担当者に回してください。

入力データを集める

用語集がこの構成の要です。 「受注残／Backlog／未出荷残高」のような対応を50〜100語ぶん作れば、出力の使い勝手が大きく変わります。すでに連結パッケージの科目対応表があるはずなので、そこから作れます。

データの取得方法を決める

ファイルからのテキスト抽出： 形式ごとに扱いが違います。

PowerPoint がもっとも取りこぼします。 海外拠点の報告はスライド形式が多く、要点が図の中に書かれていることがあります。取り出したテキストの分量が明らかに少ない場合は、処理を止めて担当者に回す判定を入れてください。

前月の要点： スプレッドシートから、同じ拠点の前月分を読み込みます。比較のために必要です。

連結会計システムの実績： 数値の照合に使います。AIには渡しません（後述）。

AIへ渡す前に整形する

1. 拠点と対象月の特定 … ファイル名またはフォルダから判定します。判定できなければ処理を止めます
2. 言語の判定 … 抽出したテキストから言語を判定します。混在している報告もあります（本文は現地語、表の見出しは英語など）
3. 分量の妥当性チェック … 抽出できた文字数が、その拠点の過去の平均から大きく外れる場合は警告を出します。PowerPointのテキスト取りこぼしは、ここで検知します
4. 数値部分の分離 … 金額・比率・人数などの数値が書かれた箇所を特定し、原文のまま保持します。 翻訳の対象にしません
5. 前月分の読み込み … 比較用に、同じ拠点の前月の要点と懸案一覧を用意します

AIに処理させる

数値の転記をさせないでください。 報告書に書かれた数値を要点シートに写す処理は、一見便利ですが危険です。 拠点の報告に書かれた数値と、連結会計システムに計上された数値は、集計基準や為替レートの違いでずれることがあります。AIに転記させると、どちらの数値がどこから来たのかが分からなくなります。

この構成では、数値は「原文のまま、出典付きで引用する」だけにします。要点シートに載る数値は連結会計システムから取り、報告書の数値はその横に参考として並べます。ずれていれば、それ自体が確認すべき論点です。

指示内容を固定する

あなたは、海外拠点の月次報告を本社の経営企画向けに整理する担当者です。
報告書を読み、本社の様式の各項目に当たる記述を抜き出して日本語にしてください。

【厳守事項】
- 報告書に書かれていないことを補わないでください。
  様式の項目に対応する記述がない場合は、content を null にし、
  not_reported にその項目名を入れてください。
  「特記事項なし」と書かないでください。書かれていないことと、
  「問題ない」と報告されていることは違います。
- 数値は、報告書に書かれたとおりの表記・単位・通貨のまま
  source_figures に残してください。
  単位の換算、通貨の換算、日本円への換算をしないでください。
  要点の本文（content）の中では、数値を書かずに
  「前月比で減少」のように定性的に記述してください。
- 用語は、下記の用語集に従って本社の呼び方にそろえてください。
  用語集にない語は、原語をカッコ書きで併記してください。
- 各項目には、報告書のどこ（ページ・見出し）から取ったかを
  source に必ず記載してください。
- 拠点の主観的な見通し（「来月は回復する見込み」など）は、
  事実と分けて outlook に入れてください。
  本文の事実と混ぜないでください。
- 前月の要点と比べ、内容が変わっていない継続中の懸案は
  continuing に入れ、何か月続いているかを months_open に書いてください。

【本社の様式（報告してほしい項目と定義）】
{report_template}

【用語集（現地の呼び方 → 本社の指標名）】
{glossary}

【前月の要点】
{previous_month}

【継続中の懸案一覧】
{open_issues}

【今月の報告書（原文）】
拠点: {site_name}（{country}／{language}）
{report_text}

「『特記事項なし』と書かないでください」の1行が重要です。 これを書かないと、報告されていない項目が「特記事項なし」で埋まります。本社から見ると「報告したうえで問題なし」と読めてしまい、リスクの見落としにつながります。 未記載は未記載として残すべきです。

「content の中では数値を書かない」も外せません。 要点の本文に数値が混ざると、その数値が会計システムの値なのか報告書の値なのかが分からなくなります。数値は source_figures に隔離します。

「主観的な見通しを事実と分ける」の指示は、報告のトーンの差を吸収します。 拠点によって、楽観的に書くところと保守的に書くところがあります。事実と見通しを分けておけば、本社側で同じ基準で読めます。

出力形式を固定する

{
  "site_code": "",
  "period": "",
  "language_detected": "",
  "sections": [
    {
      "item": "",
      "content": "",
      "content_original": "",
      "source": "",
      "source_figures": [
        { "label": "", "value_as_written": "", "unit_as_written": "" }
      ],
      "outlook": "",
      "terms_unmapped": []
    }
  ],
  "not_reported": [],
  "changes_from_previous": [],
  "continuing": [
    { "issue": "", "months_open": 0 }
  ],
  "new_issues": [],
  "requests_to_hq": [],
  "extraction_warnings": []
}

content_original（原文）を必ず残します。訳文だけを残すと、後から「本当にそう書いてあったのか」を確かめられません。 経営会議に出す資料の根拠になる以上、原文まで遡れる必要があります。

terms_unmapped には、用語集に載っていなかった語を入れます。毎月これを見て用語集に足していけば、数か月で対応がそろいます。

extraction_warnings には、抽出時の不安（テキスト量が少ない、表が崩れている、言語が混在しているなど）を入れます。

なお、Claude API には出力をJSONスキーマに沿わせる構造化出力の機能があります（2026-09-14時点ではベータ機能として提供）。項目数が多い出力なので、利用できる場合は形の崩れを防げます。

システムへ連携する

連結会計システムへの書き戻しはしません。 定性情報を会計システムに入れる必要はなく、権限の面でも避けたほうが安全です。

督促メールは下書きまでにします。 拠点の責任者に送る連絡であり、文面と送信タイミングは担当者の判断です。

人が確認する

全拠点分を人が確認します。 ただし見る場所を絞ります。

最後の項目を省かないでください。 翻訳の誤りは、読めば気づきます。ただし原文まで毎回見る必要はなく、引っかかったところだけ content_original を見る運用で足ります。

例外に対処する

記録を残す

• 報告書の原本（拠点・対象月ごと。差し替え前の版も残す）
• 抽出した要点（訳文と原文の両方）
• 会計システムの実績値と、報告書の数値のずれ
• 用語集に追加した語の履歴
• 担当者が修正した訳文と、修正前後
• 懸案の経過月数

未公表の業績数値が含まれるため、保管場所と閲覧権限を明確にしてください。 月次の連結実績は、上場企業であれば公表前の重要事実に当たり得ます。