税理士事務所で、顧問先に税務調査の連絡が来たときに、過去の調査の対応記録から業種と論点の近い調査を探し、指摘事項と対応・結果を根拠の記録付きで返す

処理の起点を決める

取り込みと検索で、起点が2つあります。

取り込みは毎晩です。 調査の対応記録は、調査の終わった日か、修正申告を出した日に担当が書きます。次の事前通知の準備に載れば足ります。 顧問先の管理表で「調査あり」の欄が付いた顧問先のフォルダを読み、記録のファイルが無ければ担当に書くよう知らせます。

区分の確かめは週に1回です。 毎晩の取り込みでAIが付けた区分のうち、新しく作られた区分と、自信が低いと書かれたものを一覧にし、担当の税理士がまとめて直します。

検索は、担当が管理表の画面で「過去の調査を見る」を押したときに動きます。 事前通知の内容を入れた後に押します。通知された税目と対象期間で絞るためです。 調査の途中で新しい論点を聞かれたときに、もう一度押せるようにもします。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の区分の一覧です。 区分が無いと、指摘の文章だけで検索することになり、「計上時期」と「期ズレ」と「売上の前倒し」が別の言葉として扱われます。

今回の事前通知の内容は、担当が画面に入れます。 通知は電話で受けることが多く、記録は担当のメモです。税目と対象期間は選択肢から選ばせ、自由に書かせません。 検索の絞り込みに使うからです。

データの取得方法を決める

調査の対応記録は、Lambda が顧問先のフォルダから読みます。読んだ時点で、顧問先の名前を管理表の顧問先コードに機械的に置き換えます。 代表者や従業員の個人名は、Claude に「人名らしい語」を挙げさせ、「代表者」「従業員A」に置き換えます。

索引の項目は、次のように持たせます。

audit_id を keyword で持たせるのは、collapse の条件だからです。 公式のドキュメントでは、collapse する項目は keyword か数値の型でなければならないとされています。

検索は、次のように組みます。

GET /audit_findings/_search
{
  "size": 6,
  "query": { "bool": {
    "filter": [ { "term": { "industry": "建設業" } },
                { "term": { "tax_type": "法人税" } },
                { "range": { "audited_on": { "gte": "now-8y/d" } } } ],
    "should": [
      { "terms": { "features": ["同族会社", "売上10億未満", "外注が主"] } },
      { "match": { "finding": "外注費 工事 計上時期 未成工事" } }
    ],
    "minimum_should_match": 1
  } },
  "collapse": { "field": "audit_id",
    "inner_hits": { "name": "findings", "size": 4,
                    "sort": [ "_score" ] } },
  "highlight": { "fields": { "finding": { "fragment_size": 80,
                                          "number_of_fragments": 2 } } }
}

minimum_should_match を1にしているのは、特徴も論点の言葉も1つも重ならない調査を外すためです。 同じ建設業でも、規模も取引の形も違う会社の調査は、準備の根拠になりません。

AIへ渡す前に整形する

1. 指摘ごとに分ける … 1つの記録に複数の指摘があれば、指摘ごとに1件にします
2. 区分を付ける … 事務所の論点の区分の一覧から選びます
3. 顧問先と個人を隠す … 顧問先の名前は管理表の名前で機械的に置き換え、残った人名だけをAIに挙げさせます
4. 事務所の辞書を作る … 「役員給与」「交際費等」「未成工事支出金」のように、1語として扱いたい税務の言葉を kuromoji の user_dictionary_rules に入れます
5. 結果を分ける … 指摘なし、修正申告、更正を outcome に入れます
6. 顧問先の特徴を付ける … 管理表の欄から写します

4番目の辞書が、検索の精度を大きく左右します。 公式のドキュメントでは、kuromoji の既定の search の分け方は、複合語をさらに細かい語に分けて拾い漏れを減らすとされています。拾い漏れは減りますが、「役員給与」で「役員」だけの記録まで拾います。よく使う税務の言葉は、辞書で1語にして、細かく分けさせません。

3番目の置き換えは、AIに任せきりにしません。 顧問先の名前は管理表にあるので、取り込みの処理が先に置き換え、AIはその後の文を読みます。

AIに処理させる

AIの仕事は2か所です。 取り込みで記録を指摘ごとに分けて区分を付けることと、検索の結果から準備メモを書くことです。検索は検索基盤が行います。

最初の行が、いちばん外せない線です。 準備メモに「この論点は指摘される可能性が高い」と書かれると、担当はそのまま顧問先に伝えたくなります。過去に指摘されたことは、今回指摘されることを意味しません。

最後の行は、税理士の秘密を守る義務に関わります。 準備メモは他の顧問先の調査の記録から作るので、顧問先が特定される情報が1つでも残ると、そのまま漏えいになります。

指示内容を固定する

あなたは税理士法人で、税務調査の事前通知を受けた顧問先の打合せに向けて、準備メモを作る係です。
渡された検索結果だけを根拠にしてください。一般的な税務調査の知識で補わないでください。

【今回の顧問先】業種：{industry}　特徴：{features}
【事前通知】税目：{tax_type}　対象期間：{period}　調査の目的として説明されたこと：{purpose}
【検索結果】過去の調査ごとに、調査番号、調査の日、指摘の区分と内容、事務所の説明、結果

【準備メモに書くこと】
1. 論点の区分ごとに1行。その区分の指摘があった調査の数と、結果（指摘なし／修正申告／更正）の内訳
2. 各行に、根拠の調査番号と調査の日
3. 当時、調査官から求められた資料と、事務所が出した説明の要点
4. 指摘なしで終わった調査で、事務所がどう説明したか

【厳守事項】
- 今回の調査で何が指摘されるかを予想しないでください。
- 指摘に対してどう主張すべきかを書かないでください。
- 税額や追徴の見込みを書かないでください。
- 検索結果に無い論点を足さないでください。根拠の調査番号の無い行は書かないでください。
- 顧問先の名前、代表者や従業員の名前を書かないでください。
- 記載が無いことは「記録なし」と書き、推測で埋めないでください。

「根拠の調査番号の無い行は書かない」を明記しないと、AIは一般的な調査の論点を足します。 「役員の給与が定期同額か確かめる」は正しい項目ですが、事務所の記録に無い論点が混ざると、準備メモが一般論の一覧になり、記録を探した意味が薄れます。

検索結果は、Claude の検索結果ブロックで渡します。 調査1件を1つの search_result にし、source に調査番号、title に業種と税目と調査の年を入れます。引用を有効にすると、答えの文に、どの調査のどの部分を引いたか（search_result_location）が付きます。 引用は既定で無効で、1つのリクエストの検索結果はすべて同じ設定にします。

出力形式を固定する

collapse の結果は、調査ごとに1件の文書と、inner_hits の findings に同じ調査の他の指摘が入った形で返ります。 公式のドキュメントでは、collapse は上位の検索結果だけに効き、ヒットの総数は collapse の前の件数で、グループの数は返らないとされています。画面に「何件の調査」と出すときは、返ってきた行を数えます。

準備メモは、次のJSONで管理表に返します。

{
  "client_code": "C-0812",
  "notice": { "tax_type": "法人税", "period": "2023-04〜2026-03" },
  "memo": [
    { "issue_category": "外注費の計上時期",
      "audits": 4, "outcomes": { "no_finding": 1, "amended": 3, "reassessed": 0 },
      "requested_docs": "工事台帳、外注先との契約書と請求書、検収の記録",
      "firm_response": "",
      "evidence": [ { "audit_id": "A-2023-0144", "audited_on": "2023-11-08",
                      "highlight": "" } ] }
  ],
  "no_record_items": ["調査の目的として説明された事項のうち、記録に該当の無いもの"],
  "searched": { "industry": "建設業", "tax_type": "法人税", "hits_shown": 6 }
}

1つ目の理由は、outcomes で「指摘なしで終わった例」を並べられることです。 同じ論点で、ある調査は指摘なし、別の調査は修正申告になっていれば、その差が、顧問先に頼む資料を決める手がかりになります。

2つ目は、highlight で根拠の箇所をすぐ読めることです。 公式のドキュメントでは、既定の unified の強調表示は文を単位に分けて関連の度合いを付けます。fragment_size は既定で100字、number_of_fragments は既定で5です。80字の抜き出しを2つまでにし、担当が記録を開く前に当たりを付けられるようにします。

3つ目は、no_record_items で記録の無い論点を明示できることです。 事前通知で説明された目的に、事務所の記録が無い論点があれば、それは担当が自分で調べる必要がある論点です。

システムへ連携する

人が確認する

この構成の確認は、必須です。 準備メモは、顧問先との打合せと、調査の当日の対応に直結します。

1. 区分を週に1回確かめる … 担当の税理士が、新しい区分の候補と自信の低いものを直します
2. 準備メモを記録で確かめる … 担当が、evidence の調査番号から記録を開き、要点が合っているかを見ます
3. 顧問先の決算書と申告書で確かめる … 今回の顧問先に、その論点の取引があるかを見ます
4. 顧問先に渡す形にする … 他の顧問先の調査が特定される情報を外し、資料の依頼の形に書き直します

4番目を省かないでください。 準備メモは事務所の中で使うものです。そのまま顧問先に渡すと、他の顧問先の調査の経過を見せることになります。

1件あたり25分を目安にします。 準備メモを読み、記録と決算書で確かめる時間です。記録の多い業種で論点が2〜3個に絞れていれば15分ほどで終わり、税目が複数の調査や記録の少ない業種では40分を超えます。

準備メモの論点が多すぎると感じたら、検索の条件を疑います。 顧問先の特徴の欄が空のままだと、規模も取引の形も違う調査が混ざり、論点の数だけが増えます。 管理表の欄を埋めてから押し直します。

例外に対処する

5行目は、見つかった時点で必ず止めます。 準備メモに他の顧問先の名前が出たら、その記録を使った準備メモもすべて確かめ直します。

記録を残す

• 取り込みの件数、止めた記録とその理由、置き換えの結果
• AIが付けた区分と、担当の税理士が直した区分
• 事前通知ごとの検索の条件、返ってきた調査番号、準備メモの版
• 準備メモを確かめた担当と日時
• 調査の後に、実際に指摘された論点が準備メモに載っていたか

最後の行が、この構成の効き目を測る材料です。 準備メモに載っていた論点が指摘されたなら、準備が効いたかを担当に聞きます。載っていなかった論点は、取り込みで新しい記録として入ります。

準備メモの版を残すのは、担当の交代に備えるためです。 調査は数か月にわたることがあり、途中で担当が替わると、何を根拠に何を準備したかが後任に引き継がれません。 版が残っていれば、後任は同じ記録から読み直せます。