広告の新しい提案を作る前に、業種・目的・予算の近い過去のキャンペーンを探し、施策と結果と反省点を根拠の資料付きで返す

処理の起点を決める

取り込みと検索で、起点が2つあります。

取り込みは、案件管理の仕組みでキャンペーンが「振り返り完了」になったことを起点にします。 実施中や振り返り前のキャンペーンは取り込みません。結果の数字が確定していない資料や、反省点がまだ書かれていない資料を検索結果に出さないためです。 ステータスの変更を通知できない仕組みなら、毎晩、振り返り完了の日付で絞った一覧を取りに行きます。

過去の約3,000件は、別に一括で取り込みます。 このときは担当者の確認が取れないので、カードに「未確認」の印を付けます。検索結果では未確認のカードを区別して表示し、類似実績に使うと決めたときに、その場で数字を資料と照らしてもらいます。

検索は、営業が検索画面で「探す」を押したときに動きます。 提案の方向が固まる前の段階から、業種や予算の帯を変えて何度でも探せるようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、案件の属性の業種と予算です。 業種がクライアントごとに自由に書かれていると、「化粧品」「コスメ」「ビューティー」が別の業種になり、絞り込みが効きません。 最初に業種の区分を30程度に決め、案件管理の仕組みの側でその区分から選ぶようにします。

目的の区分も最初に固定します。 認知、理解、獲得、来店、継続・再購入、採用の6つ程度です。区分が決まらないうちに取り込みを始めると、後から全件のカードを作り直すことになります。

データの取得方法を決める

資料は PowerPoint と PDF から、ページごとの画像と、そのページの文字に分けて取り出します。スライドの文字は少なく、結果の数字はグラフの画像の中にあることが多いためです。

ページの埋め込みは、Cohere Embed v4 の inputs で作ります。 1件の入力に、ページの文字（資料の種類、キャンペーン番号、ページ番号を先頭に付ける）とページの画像を並べ、input_type は search_document にします。ドキュメントでも、PDFはページごとに画像にし、ファイル名などの情報を隣の文字に入れて送ることが勧められています。検索時の問い合わせは search_query で埋め込みます。

検索時には、新しい案件から2つのクエリを作り、ハイブリッドクエリのサブクエリにします。 1つは課題の文と媒体の名前による言葉の一致、もう1つは課題の文の埋め込みによる近さです。業種と予算の帯は filter に入れ、すべてのサブクエリに効かせます。

予算の帯は、新しい案件の予算の0.5倍から2倍を既定にします。 3,000万円の案件なら1,500万円から6,000万円です。狭すぎると0件になり、広すぎると規模の違う施策が混ざります。 幅は営業局で決め、検索画面で変えられるようにします。

AIへ渡す前に整形する

1. ページへの分割 … 資料をページごとの画像と文字に分け、資料の種類（企画書／実施報告書／効果測定）とページ番号を付けます
2. 表紙と目次の除外 … 表紙、目次、会社紹介、白紙のページは索引に入れません
3. 画像の大きさの確認 … Cohere Embed v4 では、2,458,624ピクセルを超える画像は縮小され、3,136ピクセル未満の画像は拡大されるとされています。スライドは縮小される側に入るので、グラフの小さな文字が読めなくなっていないかを最初に確かめます
4. 要求の大きさの確認 … 1回の要求は96件まで、全体で約20MBが上限です。1件のキャンペーンのページをまとめて送るときは、この範囲に分けます
5. クライアント名の扱い … ページの文字にあるクライアント名と商品名を、案件の属性と照らして印を付けます。公開範囲の判定と、第13章の伏せ方に使います
6. 重複の検知 … 同じ資料の修正版が複数あるときは、最後の版だけを取り込みます

3番目を軽く見ないでください。 効果測定のスライドは、1枚に表とグラフを詰め込んだものが多く、縮小されると数字の部分がつぶれます。 つぶれたページは文字の側で拾えるように、スライドのノート欄に数字を書く運用を、取り込みの開始と同時に営業局へお願いします。

AIに処理させる

AIの仕事は2か所です。取り込み時の概要カードの取り出しと、検索結果のまとめです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 目標に届かなかったキャンペーンで反省点が書かれていないと、AIはグラフの形から理由を補いたくなります。書かれていなければ「記載なし」とし、担当者の確認で埋めます。

2行目も外せません。 まとめの文はそのまま提案書に写されやすく、「前回同様の成果が見込めます」という一文は、根拠の無い約束としてクライアントに届きます。

指示内容を固定する

取り込み時（概要カードの取り出し）：

あなたは広告会社で、終了したキャンペーンの記録を整理する担当です。
渡された企画書・実施報告書・効果測定のレポートだけを根拠にしてください。
推測で埋めないでください。

【やること】
次の項目を取り出してください。
- 目的の区分：認知 / 理解 / 獲得 / 来店 / 継続・再購入 / 採用
- 実施した媒体と施策（企画書ではなく実施報告書の内容を優先）
- KPIごとの目標と実績（数値と単位）
- 達成の区分：achieved / partially / not_achieved / not_measured
- 反省点：効果測定のレポートや実施報告書に書かれた文をそのまま写す
- それぞれの根拠のページ（資料の種類とページ番号）

【厳守事項】
- 実績の数値が書かれていなければ null にしてください。
  目標や予算から計算して埋めないでください。
- 企画書と実施報告書で施策が違うときは、実施報告書を正とし、
  changed_from_plan に違いを書いてください。
- 反省点は、資料に書かれた文だけを写してください。
  書かれていなければ「記載なし」とし、理由を推測しないでください。
- 達成の区分は資料の結論の書き方に従ってください。読み替えないでください。
- グラフの数値が読み取れないときは、値を入れず unreadable にページを書いてください。

検索時（結果のまとめ）：

あなたは営業の提案準備を助ける担当です。
渡された検索結果だけを根拠に、新しい案件と過去のキャンペーンを比べてください。

【新しい案件】{new_case}
【過去のキャンペーン（上位10件）】検索結果として渡します

【書くこと】
1. 各キャンペーンについて、新しい案件との違い（業種・予算・媒体）
2. 各キャンペーンの施策、KPIの目標と実績、達成の区分
3. 各キャンペーンの反省点（資料の記載どおり）
4. 新しい案件の条件のうち、渡されたどのキャンペーンにも近いものがない条件

【厳守事項】
- 新しい案件の施策や媒体配分を提案しないでください。
- 結果を予測しないでください。「同程度の成果が見込める」と書かないでください。
- 検索結果にないキャンペーンや数字に触れないでください。
- 反省点を言い換えたり、付け足したりしないでください。
- 「未確認」の印のあるキャンペーンは、その旨を必ず書いてください。

検索結果は、Claude の検索結果ブロックで渡します。 1件のキャンペーンを1つの search_result にし、source にキャンペーン番号と資料の種類とページ、title にキャンペーン名、content にカードとページの文字を入れます。ドキュメントでは、引用の最小単位は content の中のテキストブロックで、細かく引用させたいならブロックを小さく分けるとされています。 そこで施策、結果、反省点を別々のブロックにし、まとめの1文がどのブロックから来たかを start_block_index でたどれるようにします。

「施策を提案しない」と「結果を予測しない」を別々に書かないと、どちらかが最後に一言添えられます。 片方だけを禁じると、もう片方の形で推奨が入ってきます。

出力形式を固定する

取り込み時のカードは、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "campaign_id": "CP-2023-0412",
  "objective": "認知 | 理解 | 獲得 | 来店 | 継続・再購入 | 採用",
  "media": ["", ""],
  "tactics": "",
  "changed_from_plan": "",
  "kpis": [
    { "name": "", "target": null, "actual": null, "unit": "", "page": "" }
  ],
  "result": "achieved | partially | not_achieved | not_measured",
  "lessons": [ { "text": "", "page": "" } ],
  "unreadable": [""]
}

1つ目の理由は、objective と result を決まった値に限れることです。 担当者によって「未達」「届かず」「苦戦」と書き方が違っても、区分は4つにそろいます。「獲得が目的で、目標に届かなかった案件だけ」という絞り込みが、ここで初めて可能になります。

2つ目は、kpis の目標と実績を数値で持てることです。 自由文で受け取ると単位と書き方がそろわず、検索結果の一覧で目標と実績を並べて見せられません。 実績が null の案件は、一覧で「実績の記載なし」と表示します。

3つ目は、changed_from_plan と unreadable で担当者の確認が速くなることです。 印の付いた箇所だけを見れば済みます。

検索の要求は、次の考え方で組みます。

システムへ連携する

埋め込みの次元は、索引を作る前に決めます。 Cohere Embed v4 の出力は256、512、1,024、1,536から選べ、指定しなければ1,536です。 索引の次元と合わないと登録が失敗するので、output_dimension を明示し、索引の設定と同じ値にします。

案件管理の仕組みと共有フォルダには書き込みません。 提案書への書き出しは下書きまでで、クライアントに出すのは営業です。 確定したカードは検索基盤の側だけに持ちます。

人が確認する

確認は2か所です。取り込み時の担当者と、検索時の営業・プランナーです。

1. 担当者がカードを確定する … 振り返りの直後に、目標と実績の数字と反省点を確かめます。changed_from_plan と unreadable の付いた箇所を優先して見ます
2. 営業が根拠のページを開く … 類似実績に使う案件は、引用の付いたページを必ず開いて確かめます
3. 未確認のカードを確かめる … 一括取り込みで作ったカードを使うときは、その場で数字を資料と照らし、確かめたら「確認済み」に変えます
4. クライアントへの出し方を決める … 他のクライアントの実績をどこまで具体的に書くかは、第13章の取り決めに従い、上長が確かめます

1件の提案あたり35分を目安にします。 検索結果の10件を読み、うち数件の資料を開いて確かめ、類似実績のページを整える時間です。まとめの文だけを読んで提案書に写す運用にはしません。

4番目を省かないでください。 検索結果には、ほかのクライアントの施策と数字が並びます。社内で読むことと、提案書に載せてクライアントに見せることは別の話です。

例外に対処する

上から3行目までが、取り込みの失敗の大半です。 どれもAIの問題ではなく、振り返りの資料の作り方の問題です。 unreadable の多い資料の型を数えると、効果測定のレポートのどの様式を直すべきかが見えてきます。

記録を残す

• 取り込んだキャンペーンの番号、振り返り完了の日、取り込んだ日時
• Claude が返したカードのJSONと、担当者が確定した時に直した項目
• 検索のたびの新しい案件の条件、絞り込みの値、上位10件と根拠のページ
• Claude に渡した検索結果と、返ってきたまとめと引用
• 営業が類似実績に選んだ案件と、選ばなかった案件
• 「該当する事例なし」と出た条件の記録

2つ目で「直した項目」を残すのは、取り出しの精度を測るためです。 どの項目がよく直されているかを見れば、指示を直すべきか、振り返りの様式を直すべきかが分かります。

最後の行は、会社としての経験の空白を示します。 何度も「該当する事例なし」と出る業種と目的の組み合わせは、まだ実績の無い領域です。 営業局の会議で月に1回共有し、新しい提案の際に慎重に見積もる材料にします。