新聞折込の代理店にFAXで届く手書きの折込申込書を読み取り、折込日・新聞・地区・部数を受注台帳にそろえて、販売店の部数との食い違いと記入漏れを拾う

処理の起点を決める

Apps Script の時間主導型トリガーで、数分おきに受信用のメールを確かめます。 公式のページでは、時間主導型のトリガーは最短で1分ごとから月1回まで設定でき、実行の時刻はわずかにずれることがあるとされています。メールの受信そのものを起点にするトリガーは一覧に無いので、一定の間隔で新しいメールを探す形にします。

インターネットFAXの転送先は、受注専用のメールアドレスにします。担当者個人のメールに転送していると、休みの日の申込が処理されません。Apps Script は GmailApp.search で、転送元のアドレスと「未処理」のラベルが付いていないメールを探します。

処理が終わったメールには「処理済み」のラベルを付けます。付けるのは、台帳への書き込みまで終わったときだけにします。途中で止まったメールは次の実行で拾い直され、「未処理」のラベルの数が、そのまま受付待ちの件数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、販売店の別名の一覧です。 部数表と照らすには、申込書の「駅前店」が部数表のどの販売店コードかが決まらなければなりません。引き当てられない販売店は、部数の食い違いを見ることもできません。

受付の決まりの表は、締切に間に合わない申込を拾うために使います。 折込日ごとに、何日前の何時までに申込とチラシがそろっている必要があるかを、自社の決まりのとおりに書きます。新聞の休刊日も、この表に入れておきます。

データの取得方法を決める

Apps Script は、メールに付いたPDFをドライブの「受付」フォルダに保存し、Form Parser のプロセッサに送ります。オンラインの処理は1回の要求で最大15ページなので、ふつうの申込書は1回で足ります。それを超えるものは、公式の上限が100ページのバッチ処理に回します。

空欄の見分けは、キーと値のペアだけに頼りません。 「折込日」という項目名があって値が取れないとき、全文の中で項目名の近くに日付らしい文字が検出されているかを見ます。何も検出されていなければ空欄、検出されていて信頼度が低ければ読めない欄として扱います。

部数表と受付の決まりは、Apps Script がスプレッドシートを読むだけです。販売店コードと部数は文字列のまま読み、部数は照合の直前に数値にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 公式の対応形式は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。インターネットFAXの転送はPDFにそろえます
2. 解像度の確認 … 公式のページでは、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよいとされています。FAXの標準の画質はこれを下回ることが多いので、読めない欄が多い申込者には、高画質での送信かPDFのメール添付をお願いします
3. 送り状の除外 … FAXの1枚目に送り状が付いていることがあります。申込書でないページは読み取りの対象から外します
4. 向きの確認 … 横向きに送られたページは、向きを直してから送ります
5. 重複の確認 … 同じ送信元から同じ広告主・同じ折込日の申込書が短い間隔で2通届いたら、再送か訂正かを担当に確かめる印を付けます
6. 訂正の申込書の確認 … 「訂正」「差し替え」と書かれた申込書は、前の申込と並べて担当に回します

2番目が、この構成の精度をいちばん左右します。 FAXの画像は、Document AI が勧める解像度に届かないことがあります。読めない欄がAIの問題ではなく送り方の問題であることを、申込者に説明できるようにしておきます。

5番目と6番目は、二重の手配を防ぐためのものです。 広告主は、部数を直した申込書を「訂正」と書かずに送り直すことがあります。同じ折込日の申込が2つ台帳に並ぶと、販売店に2回チラシが届きます。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果を、受注台帳の項目に書かれたとおりに写すことと、表が崩れたときに行をそろえ直すことです。 部数表との照合も、締切の確認も、Apps Script の規則で行います。

4行目が、AIを使う理由です。 Form Parser が返す表は、単純な表なら販売店ごとの行がそのまま並びます。見出しが2列にまたがる書式では、朝刊と夕刊の列がずれて返ることがあります。 列のずれを読み取り結果の位置と全文から戻すのは、決まった規則では書きにくい作業です。

1行目がいちばん大事です。 つぶれた「8」を部数表の値に近い数字に直すと、食い違いは消えますが、広告主が本当に書いた部数も消えます。 照らすのは書かれたとおりの値で、直すのは広告主に確かめた担当です。

指示内容を固定する

あなたは新聞折込の代理店の受注担当で、FAXで届いた折込申込書の
読み取り結果を、受注台帳の項目に写す立場です。OCRが返した結果だけを見て、
書かれていることを写してください。推測で埋めないでください。

【写す項目】
見出し：order_date（申込日）、advertiser（広告主）、applicant（申込者）、
insert_date（折込日）、papers（銘柄）、flyer_size（規格）、
flyer_pages（枚数）、delivery_date（納品日）、total_copies（合計部数）
明細：shop_text（販売店。書かれたとおり）、morning_copies（朝刊部数）、
evening_copies（夕刊部数）

【厳守事項】
- 数字は書かれたとおりの文字列で写してください。
  桁を補う、つぶれた数字をそれらしい数字に直す、ということをしないでください。
- 販売店は書かれたとおりに写してください。似た名前の販売店に直さないでください。
- 欄が空欄なら status を blank、文字はあるが読めなければ unreadable に
  してください。空欄と読めない欄を混ぜないでください。
- 表の列がずれていると判断した場合は、読み取り結果の位置をもとに
  販売店ごとの行に戻してください。戻せない場合は table_broken を true にし、
  無理に行を作らないでください。
- 合計部数と明細の合計が合わなくても、どちらかを直さないでください。
- 二重線で消された部数と書き直された部数があるときは、両方を写し、
  corrected を true にしてください。
- 「訂正」「差し替え」と書かれていれば revision を true にしてください。
- 部数が正しいか、申込を受けるべきかは書かないでください。
- 折込申込書でない書類と判断した場合は、document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{ocr_result}

AIに部数表を渡していないことが、このプロンプトのいちばんの工夫です。 部数表を見せると、つぶれた数字を表の値に合わせて写します。照らす相手を見せなければ、合わせることもできません。 照合は Apps Script が、AIの写した値と部数表を並べて行います。

「合計と明細の合計が合わなくても直さない」も同じ理由です。 合わないことは、行を飛ばしたか、どこかの数字を書き間違えたかの手がかりです。帳尻を合わせると、その手がかりが消えます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力（output_config.format に JSON スキーマを渡す方式）を使い、形を固定します。

{
  "document_type": "insert_order_form",
  "revision": false,
  "table_broken": false,
  "header": [
    { "item": "order_date | advertiser | applicant | insert_date | papers | flyer_size | flyer_pages | delivery_date | total_copies",
      "value": "", "status": "read | blank | unreadable | unclear" }
  ],
  "lines": [
    {
      "shop_text": "",
      "morning_copies": "", "morning_status": "read | blank | unreadable",
      "evening_copies": "", "evening_status": "read | blank | unreadable",
      "corrected": false, "previous_value": ""
    }
  ]
}

1つ目の理由は、見出しと明細を分けて持てることです。 受注台帳は申込1件に対して販売店の行が並ぶ形なので、AIの出力をそのまま台帳の2つのシートに書き分けられます。

2つ目は、照合と締切の確認を Apps Script の規則で持てることです。

deadline は、他の印より先に担当に出します。 締切を過ぎた申込は、その日のうちに広告主に連絡しないと、折込日そのものを動かせなくなります。 受付待ちのシートでは、deadline の行を一番上に並べます。

over_count と count_diff を分けているのは、扱いが違うためです。 部数表より多い部数は、販売店に届けてもチラシが余るので、必ず広告主に確かめます。少ない部数は、広告主が意図して絞っていることもあり、確かめるかどうかを担当が決めます。 公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字までは保証されないとされているので、status などは Apps Script で小文字にそろえてから使います。stop_reason が max_tokens のときは出力が途中で切れているので、販売店の行が多い申込書では max_tokens を大きめにし、切れたら台帳に書かずに呼び直します。

システムへ連携する

受注台帳の「受付済み」のシートと販売店への手配表には、この構成から書き込みません。 受付待ちから受付済みへ移すのは、受注の担当の操作だけです。読み取りの誤りが、そのまま販売店への手配に流れることはありません。

申込者への問い合わせも、この構成からは送りません。 問い合わせの文面が要るときは、GmailApp.createDraft で下書きを作るところまでにします。送るのは、印の付いた行を確かめた担当です。

人が確認する

受注の担当が見るのは、印の付いた行のある申込書だけです。 印の無い申込書は、受付待ちのシートで件数と合計部数を流し見て、受付済みに移します。

1. deadline を先に見る … 締切を過ぎた申込は、その場で広告主か広告会社に電話し、折込日を動かすか、受けられる範囲を相談します
2. check_image を見る … 申込書の写しの該当箇所を開き、読めない数字を確かめます。読めないものは推測せず、申込者に再送を頼みます
3. over_count と count_diff を見る … 部数表の版を広告主と確かめます。古い部数表を見て書かれた申込なら、まとめて確かめます
4. shop_unknown を見る … 販売店を特定し、別名の一覧に新しい呼び方を足します
5. incomplete と total_mismatch を見る … 記入漏れや合計の食い違いを申込者に確かめます
6. 受付済みに移す … 確かめた結果を台帳に書き、受付済みに移します

目標は、600件をならして1件2分です。 印の無い申込書は流し見で数十秒、印の付いた申込書は申込者に確かめるので数分かかります。

例外に対処する

記録を残す

• 元の申込書のPDFと、受信日時・送信元のFAX番号
• OCRが返したJSONの全文と、Claude API の応答の全文
• 照合に使った部数表の版（更新日）と受付の決まりの版
• 付いた印と、担当が確かめた結果・申込者とのやり取り・受付済みに移した日時と担当
• 販売店の別名の一覧に足した呼び方と、足した日
• 申込者ごとの check_image と incomplete の件数

3つ目で部数表の版を残すのは、部数表が更新されるためです。 申込を受けた時点の部数表と、手配した時点の部数表が違うことがあります。どの版と照らして食い違いと判断したかが残っていないと、広告主に説明できません。

最後の行は、申込者との相談の材料になります。 特定の広告会社だけ読めない欄が多いなら、FAXの画質か書式に理由があります。