海外の依頼者に送る訴訟・手続きの経過報告を、事務所の訳語集と過去に送った訳に合わせて英訳し、期日・金額の照合結果を付けて弁護士の確認に回す

処理の起点を決める

起点は、パートナーが確認した日本語の報告を、案件のフォルダの「英訳待ち」に保存したことです。 日本語の報告が確定する前に英訳を始めると、日本語の直しが英訳に追いつきません。確定した日本語だけを訳すために、保存の場所で区切ります。

ファイル名に案件番号を入れる規則にします。 案件番号から依頼者を引き、その依頼者の訳語の指定と過去の訳を選びます。案件番号の無いファイルは処理せず、保存した人に知らせます。

送った後の英文は、秘書が案件のフォルダの「送付済み」に保存します。 これをきっかけに、送った英文を原文と段落ごとに対にして、過去の訳に加えます。アソシエイトとパートナーが直した後の英文を蓄えることが大事で、 AIの下書きを蓄えると、直す前の訳が次の月の手本になってしまいます。

入力データを集める

質を決めるのは、真ん中の訳語集と、その下の依頼者ごとの指定です。 訳語集の各行に出どころを持たせます。法務省の標準対訳辞書から取ったものか、事務所で決めたものか、依頼者が指定したものかで、訳語が衝突したときにどちらを使うかが決まります。 依頼者の指定が最優先です。

当事者の英語名は、案件の基本情報からしか取りません。 相手方の会社の英語名を生成AIに訳させると、登記上の英語名と違う名前を作ります。固有名詞は、訳すものではなく引くものです。

訳語集は、たとえば次のような行で持ちます。

注記の列に「使わない語」を書いておくのが効きます。 照合の処理は、指定の英語が英文にあるかに加えて、使わない語が英文に出ていないかも見ます。担当者ごとの癖で入り込む訳語は、だいたいこの列に書くべき語です。

データの取得方法を決める

訳語集に当たる言葉は、生成AIを呼ぶ前にプログラムで拾います。 原文の中で訳語集の日本語と一致する箇所を探し、当たった行だけを、その段落の指示に入れます。 訳語集の全体を毎回渡すと、関係の無い訳語に引きずられます。

過去の訳は、原文どうしの近さで選びます。 段落ごとに、その依頼者への過去の原文と文字の並びの近さを測り、近いものを3つまで手本として渡します。 「次回期日は○月○日午前10時と指定されました」のような定型の段落は、ほぼ同じ原文が過去に何度もあり、訳もそれにそろえられます。

和暦の日付は、プログラムで西暦に直してから渡します。 「令和8年11月20日」を生成AIに直させず、直した値を原文の横に添えます。 日付の書き方（"20 November 2026" か "November 20, 2026" か）は依頼者ごとの指定で決めます。

AIへ渡す前に整形する

1. 案件と依頼者を特定する … ファイル名の案件番号から、依頼者と窓口を引きます
2. 段落に分ける … 見出しと段落の区切りで分け、段落ごとに番号を付けます
3. 固有名詞を置き換える … 当事者・裁判所・仲裁機関の名前を、案件の基本情報の英語名の目印に置き換えます
4. 訳語集を当てる … 段落ごとに当たる訳語を拾います。依頼者の指定と事務所の訳語集が衝突するときは、依頼者の指定を残します
5. 数字と日付を拾う … 期日、時刻、金額と単位、条文の番号、書面の日付を書き出し、和暦は西暦に直します
6. 過去の訳を選ぶ … 段落ごとに原文の近い過去の段落を3つまで選びます

3番目の置き換えを省かないでください。 相手方の名前を原文のまま渡すと、英訳の中で毎回違う綴りや略し方になります。目印に置き換えて訳させ、最後に基本情報の英語名に戻します。

4番目で衝突を残すのは依頼者の指定の側ですが、衝突があったこと自体は記録します。 事務所の訳語集と依頼者の指定が違う訳語は、他の依頼者への報告で混ざりやすい言葉だからです。

AIに処理させる

させるのは、段落ごとに英訳し、使った訳語と、訳語集に無かった言葉と、迷った箇所を書き出すことです。

3行目の新しい用語は、訳語集を育てる材料です。 弁護士が訳し方を決めたら、訳語集に足します。決めないまま毎回AIに訳させると、毎月違う訳になります。

2行目と3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「〜の可能性も否定できません」を "it is possible that" と訳すと、日本語より強い印象になります。そして、海外の読み手のために「弁論準備手続とは、…」という説明を親切に足します。 説明が要るなら、弁護士が日本語の報告に書き足すか、訳語集の注記に入れて事務所として決めます。

指示内容を固定する

あなたは法律事務所で、弁護士が日本語で書いた経過報告を、
海外の依頼者向けに英訳する担当です。
読むのは、依頼者の法務部の担当者です。

【すること】
段落ごとに英訳してください。
段落ごとに、使った訳語集の行、新しい用語、迷った箇所を書き出してください。

【厳守事項】
- 【訳語】に挙げた言葉は、必ず指定の英語で訳してください。
  言い換えたり、同じ意味の別の語を使ったりしないでください。
- 【過去の訳】と同じ言い回しで訳せる文は、その言い回しにそろえてください。
- 見通しや評価の強さを変えないでください。
  「可能性は高くない」「否定できない」「考えます」などの度合いを、
  強めたり弱めたりしないでください。迷ったら ambiguity に書いてください。
- 原文に無い説明、補足、日本の手続きの解説を足さないでください。
- [PARTY_A] などの目印は、そのまま残してください。名前を書かないでください。
- 数字、日付、金額、条文の番号は、【値】に挙げた英語の表記をそのまま使ってください。
  計算や換算をしないでください。
- 【訳語】に無い法律の用語は new_term に書き出し、
  その段落でどう訳したかを書いてください。
- 原文が二通りに読める箇所は、どちらか一方に決めずに ambiguity に書いてください。

【依頼者の表記の指定】{client_style}
【訳語】{glossary_hits}
【過去の訳】{tm_examples}
【値】{values}
【段落】{paragraphs}

「言い換えない」と「同じ意味の別の語を使わない」を両方書いているのは、 前者だけでは、指定の語を一度使ったあと、同じ文の中で繰り返しを避けて別の語に変えるからです。英語の文章としては自然でも、法律の報告では、同じ言葉が別のものを指しているように読まれます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "matter_no": "M-2024-118",
  "paragraphs": [
    {
      "seq": 1,
      "en_text": "",
      "glossary_used": [ { "ja": "", "en": "", "row_id": "" } ],
      "new_terms": [ { "ja": "", "en_used": "" } ],
      "ambiguities": [ { "source_span": "", "reason": "" } ]
    }
  ]
}

1つ目の理由は、glossary_used を処理が照合できることです。 処理は、前処理で拾った訳語集に当たる言葉の一覧と glossary_used を比べ、拾ったのに使われていない訳語と、英文の中に指定の英語が見つからない訳語を赤で示します。 AIが「使った」と書いていても、英文の中に無ければ赤です。

2つ目は、数字の照合をAIの出力と切り離せることです。 処理は英文の中の数字・日付・金額を拾い、前処理で拾った値の一覧と一つずつ当てます。 一致しない値、英文に出てこない値を、段落の番号付きで示します。

3つ目は、new_terms と ambiguities を確認の画面で別の欄に出せることです。 アソシエイトは、この2つの欄から読み始めれば、弁護士の判断が要る箇所に最初に着けます。

処理が行う照合は、次のとおりです。

4行目の段落の数は、見落としやすい誤りを拾います。 短い段落を前の段落にまとめて訳すと、依頼者へのお願いの1文が、見通しの段落の中に埋もれることがあります。段落は原文と1対1で返させます。

確認の画面では、段落ごとに次のように並べます。

【段落 4】見通し
原文：本件請求が全部認められる可能性は高くないと考えますが、
      一部認容の可能性は否定できません。
英訳：We consider it unlikely that the claim will be granted in full;
      however, the possibility of a partial award cannot be ruled out.
訳語：─（訳語集に当たる言葉なし）
値　：─
迷い：「一部認容」を "partial award" とした。訳語集に無い → new_term

この段落でアソシエイトが見るのは、「高くない」と "unlikely" の度合いが合っているかです。 照合は何も赤にしていませんが、見通しの段落は度合いの言葉を原文と並べて読む、という手順がここで効きます。

システムへ連携する

メールは自動で送りません。 英文を確定させて送るのは、パートナーの確認のあとに秘書が行います。依頼者への報告は、事務所として依頼者に伝える内容そのものです。

訳語集には自動で書き込みません。 new_terms は確認の画面に出すだけで、訳語集に足すかは弁護士が決めます。

人が確認する

アソシエイトは、次の順に読みます。

1. 赤の訳語と赤の値を直す … 訳語集どおりでない箇所と、原文と合わない数字・日付を直します
2. 迷った箇所を決める … ambiguities を読み、原文の意図を確かめて訳を決めます
3. 新しい用語を決める … new_terms の訳を決め、訳語集に足すかを決めます
4. 見通しと依頼事項の段落を原文と並べて読む … 強さの度合いと、依頼者にお願いする事項・期限が原文どおりかを確かめます
5. パートナーに回す … パートナーは英文を通して読み、送る判断をします

4番目を省かないでください。 見通しと依頼事項の段落は、照合の仕組みが何も拾えない部分です。 数字も訳語も合っていて、度合いだけがずれている訳は、機械では見つかりません。

目標は、60件をならして1件24分です。 定型の段落が多い期日の報告は10分ほど、相手方の主張の要旨が長い報告は40分を超えます。

パートナーの確認は、これまでと同じく英文を通して読みます。 照合の結果はパートナーにも見えるようにしますが、パートナーが見るのは、アソシエイトが赤と迷いを片付けた後の英文です。 赤が残ったままの英文は、パートナーに回せないようにします。

例外に対処する

上から3行目は、最初の数か月に必ず起きます。 訳語集が担当者の記憶の中にある間は、new_terms が多く出ます。それは失敗ではなく、記憶の中の訳語が文字になっていく過程です。

記録を残す

• 日本語の報告（確定版）と、生成AIに渡した段落・訳語・過去の訳・値
• 返ってきたJSONの全文と、照合の結果（赤の訳語、赤の値）
• アソシエイトとパートナーが直した後の英文と、下書きとの差分
• 決めた新しい用語と、訳語集に足したかどうか
• 依頼者の指定と訳語集の衝突の記録

3つ目の差分は、訳語集と指示を直す材料になります。 毎月同じ言い回しが直されているなら、訳語集か依頼者の指定に足すべき言葉です。