留学生へ出す奨学金・寮・在留手続きのお知らせを、大学の用語集にそろえて多言語に訳し、日付と提出先を原文と照らしてから配る

処理の起点を決める

「翻訳待ち」フォルダに置かれた原文を、15分ごとの見回りで拾います。 置かれた原文は、課長の確認が済んだものだけという約束にします。確認前の原文を訳すと、原文が直ったときに4言語を全部やり直すことになります。

拾った原文は、まず記号への置き換えまで進めて止めます。 置き換えの一覧を担当者が確かめて「確認済み」にしたところで、訳す処理が動きます。訳す前に一度止めるのは、置き換え漏れを訳文の中で探すより、一覧で探すほうがはるかに速いからです。

締切が近いお知らせは、置く時に「急ぎ」の印を付けます。 急ぎの印があるものは見回りの順番を先にし、アシスタントへの確認の依頼にも印を付けます。奨学金の募集のように締切が決まっているものほど、母語の版を早く出す意味があります。

入力データを集める

質を決めるのは、用語集です。 「国際交流課」を一度 International Affairs Office と決めれば、それ以後のすべてのお知らせで同じ名前が出ます。 第3章の（b）は、決まった訳が紙の上になかったことで起きていました。最初は課でよく使う100語ほどから始め、確認で直された語を足していきます。

在留手続きの用語は、出入国在留管理庁の多言語の案内で使われている言い方を確かめて決めます。 庁のページには多言語の切り替えがあり、学生が手続きで目にする言葉と、お知らせの言葉をそろえておくと、学生が庁のページを読むときに迷いません。

書き方の決まりは、言語ごとに1行ずつです。 例えば英語は「Tuesday, October 20, 2026, 10:00 a.m.」、中国語は「2026年10月20日（星期二）上午10:00」のように、課で1つに決めておきます。 差し込みはこの形で機械的に行います。

データの取得方法を決める

原文は、Python で Word の段落・表・リンクを分けて取り出します。 段落ごとに番号を振り、以降の処理はすべてこの番号で結び付けます。訳文が同じ番号で返ってこなければ、段落の抜けとして検知できます。

OpenAI API にファイルをそのまま渡す方法もあります。 Responses API は文書のファイルを受け取れますが、PDF 以外のファイルはテキストだけが取り出されるとされ、表やリンクの構造が分かりにくくなります。記号への置き換えは原文の構造が分かっていないとできないので、取り出しはスクリプトで行い、AIには番号付きの段落を渡します。

用語集は、原文に出てくる語だけを選んで渡します。 全部を渡すと、関係のない語の訳が文に混ざることがあります。

AIへ渡す前に整形する

1. 段落の番号付け … 段落と表のセルに通し番号を振ります
2. 日付と曜日の記号化 … 「10月20日（火）」「10/20」を {D1} に置き換え、値を 2026-10-20 の形で一覧に持ちます。曜日が暦と合わなければ、訳さずに担当者へ戻します
3. 時刻の記号化 … 「午前10時」「10:00」を {T1} に置き換えます
4. 金額と制度の数字の記号化 … 「月額48,000円」「1週28時間」「1日8時間」を {N1} に置き換えます。単位も記号の中に含めます
5. 窓口と部屋の記号化 … 用語集の窓口・建物・部屋の語を {P1} に置き換えます。訳語は用語集から差し込みます
6. URL とメールアドレスの記号化 … {U1} に置き換えます
7. 置き換えの一覧の作成 … 記号、元の値、段落番号を並べ、担当者の確認に回します
8. 長さの確認 … 長いお知らせは見出しの区切りで分けて渡します

置き換えの一覧は、担当者が確かめる形で次のように出します。

担当者は「元の値」の列を原文と見比べるだけです。 4言語の訳文を読む必要はなく、日本語の値が正しく拾われていれば、どの言語にも同じ値が入ります。

4番目の「制度の数字」を落とさないでください。 例えば出入国在留管理庁の案内では、「留学」の在留資格に係る資格外活動の包括許可は1週について28時間以内、教育機関の長期休業期間にあっては1日について8時間以内とされています。この「28」や「8」、「長期休業期間」の条件の数字は、訳し間違えたときに学生が受ける影響がいちばん大きい値です。 記号にして、原文の数字のまま差し込みます。

AIに処理させる

させるのは、記号に置き換えた原文を用語集に沿って訳し、日本語への逆訳と、迷った箇所の申告を返すことです。

逆訳を付けるのは、アシスタントがいない時期にも確認できるようにするためです。 中国語・韓国語・ベトナム語を職員が読めなくても、逆訳を原文と並べれば、意味が変わった段落は見つけられます。 逆訳は確認の補助で、訳の正しさを保証するものではありません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 在留期間の更新のお知らせを訳させると、「更新の申請は期限の3か月前から可能です」のような、原文にない一般的な説明を足すことがあります。 正しい内容であっても、課が出したお知らせの中に、課が確かめていない説明が入ることになります。

指示内容を固定する

あなたは大学の国際交流課で、留学生へ出すお知らせの翻訳を補助する立場です。
日本語の原文を {target_language} に訳し、指定のJSONの形で返してください。

【記号について】
原文には {D1} {T1} {N1} {P1} {U1} のような記号が入っています。
日付・時刻・金額や制度の数字・窓口や部屋・URL を表す記号です。
- 記号は、原文と同じ記号を、同じ数だけ、そのまま訳文に残してください。
- 記号の前後の語順は、その言語として自然になるように動かしてかまいません。
- 記号の中身を推測して書き足したり、数字に置き換えたりしないでください。
- 記号に付く助詞の意味（「{D1}まで」は期限、「{D1}から」は開始、
  「{D1}に」はその日）を、訳文でも区別してください。

【訳文の決まり】
- 段落番号ごとに訳し、番号を変えない、段落を足さない・まとめないでください。
- 用語集にある語は、必ず用語集の訳を使ってください。
- 用語集にない学内の語（行事名、学内の呼び名）は直訳せず、
  unknown_terms に入れ、訳文には日本語の読みを残してください。
- 学生が何を、いつまでに、どこへ出すのかが分かる文を優先してください。

【厳守事項】
- 原文に書かれていない説明、注意、補足を足さないでください。
  在留手続きや奨学金の制度について一般に知られている内容でも、
  原文になければ書かないでください。
- 「以内」「まで」「必ず」「できません」などの条件や否定の語を、
  弱めたり強めたりしないでください。
- 原文の読み方で迷った箇所は、どちらかに決めずに uncertain に書いてください。
- 訳文が正しいかどうかの評価は書かないでください。

【逆訳】
訳文を日本語に戻した文を、段落ごとに back_translation に入れてください。
記号はそのまま残してください。

【原文（段落番号と記号つき）】{paragraphs}
【この原文に出てくる用語集の語】{glossary}
【訳す言語】{target_language}

「一般に知られている内容でも、原文になければ書かない」まで書かないと足されます。 生成AIは在留手続きの一般的な知識を持っていて、親切のつもりで書き加えます。 制度は変わることがあり、AIの知識が今の制度と合っている保証はありません。

「記号に付く助詞の意味を区別する」も、記号にしたからこそ要る指示です。 値を記号にすると、「まで」と「から」の違いを支えるのは前後の語だけになります。期限と開始を取り違えた訳は、値が正しくても学生を締切に遅れさせます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Structured Outputs で JSON スキーマを指定し、すべての項目を required に並べ、additionalProperties を false にします。

{
  "notice_id": "",
  "target_language": "en | zh-CN | ko | vi",
  "paragraphs": [
    {
      "para_no": 1,
      "translation": "",
      "back_translation": "",
      "placeholders": ["{D1}", "{P1}"]
    }
  ],
  "glossary_used": [
    { "term": "", "rendered_as": "" }
  ],
  "unknown_terms": [""],
  "uncertain": [
    { "para_no": 0, "reason": "" }
  ]
}

1つ目の理由は、placeholders で記号の照合ができることです。 Python が訳文の中の記号を数え、原文の段落の記号と種類も数も一致するかを確かめます。AIの申告と、訳文の中を数えた結果の両方を見ます。1つでも合わない段落は、値を差し込まずに確認表で赤くします。

2つ目は、glossary_used で訳語の照合ができることです。 用語集の訳が訳文の中にそのまま含まれているかを確かめ、含まれていない語に印を付けます。 アシスタントはその印の箇所だけを読めば足ります。

3つ目は、uncertain と unknown_terms で人に聞くべきことがまとまることです。 迷った箇所は原文の側の書き方の問題であることが多く、担当者が原文を1文直すだけで4言語の迷いが消えます。 用語集にない語は、決めて用語集に足します。

確認表は次の形にします。

【確認表：2026-10 奨学金募集のお知らせ／ベトナム語】
段落 | 原文 | 訳文（値を差し込んだもの） | 逆訳 | 印
1    | …   | …                         | …   |
2    | …   | …                         | …   | 記号の数が合わない
3    | …   | …                         | …   | 用語集の訳語が使われていない

システムへ連携する

ポータルとメールへは自動で出しません。 確認が済む前の訳文が学生に届くと、取り消しのお知らせを5言語で出し直すことになります。 配るのは人の操作に残します。

用語集は、確認の結果から人が足します。 unknown_terms に出た語を、課で訳を決めて用語集に足します。AIが出した訳をそのまま用語集に入れることはしません。

人が確認する

人が見るのは、置き換えの一覧と、確認表の印の付いた箇所です。

1. 置き換えの一覧を見る（担当者） … 記号にすべき値が漏れていないか、記号にしてはいけない語を記号にしていないかを確かめます
2. 英語の訳文を読む（職員） … 英語は職員が全文を読みます
3. 他の3言語の印と逆訳を読む（アシスタント） … 記号の数が合わない段落、用語集の訳語が使われていない語、逆訳で意味が変わっている段落を見ます
4. uncertain を原文の担当者へ返す … 原文を直すか、そのままでよいかを決めます
5. 直した語を記録する … どの言語の、どの語を、どう直したかを残します

1番目に時間を使ってください。 置き換えの一覧は1本あたり十数行で、数分で見られます。 ここで漏れを止めれば、第3章の（c）はほとんど起きません。

3番目は、アシスタントがいない時期の扱いを決めておきます。 学期の境目でアシスタントが入れ替わるときは、逆訳だけで確認して出すか、英語版だけを先に出すかを課長が決めます。 決めないまま出すと、確認されていない訳が当たり前になります。

例外に対処する

上から2行目までが、この構成で守るべき線です。 値が合わないものは差し込まずに止める、を例外なく守れば、誤った日付や提出先が配られることはありません。

記録を残す

• 原文、置き換えの一覧、担当者が確認した日時
• 言語ごとの訳文・逆訳・申告（返ってきたJSONの全文）
• 記号の照合と用語集の照合の結果
• 職員とアシスタントが直した箇所と、直した理由
• 配った版（5言語）と、掲示・送信の日時
• 用語集の変更の履歴

4つ目は、用語集と指示文を育てる材料です。 同じ語が何度も直されていれば、用語集の訳を見直します。同じ型の直し（補足を足す、条件を弱める）が続けば、指示文の厳守事項に足します。

配った版は、学生からの問い合わせに答えるために残します。 「このお知らせにはこう書いてあった」と言われたとき、どの言語の、どの版を配ったかを示せるようにしておきます。