日本語の求人票から海外の候補者向けの英語の求人票を作り、職種名・給与・勤務条件の表記を社内の用語集にそろえる

処理の起点を決める

採用担当が日本語の求人票を確定したときに、エージェントを開くことを起点にします。 自動では動かしません。日本語の求人票は確定までに何度も直されるため、途中の版で英語版が作られると、どれが最新の英語版かが分からなくなります。

確定したら、求人票のファイル名の末尾に「確定」と版の日付を付けて、SharePoint の求人票のフォルダに置きます。エージェントに渡すのは、この「確定」のファイルだけというルールにします。

改訂のときも同じです。日本語の求人票の給与や勤務条件が変わったら、改訂した日本語版をそのまま渡し、英語版を全文作り直します。 変わった箇所だけを直すと、日英で古い表現が混ざります。

入力データを集める

質を決めるのは、用語集の「補足の説明文」と「使ってはいけない訳」の列です。 「固定残業代」の訳を fixed overtime pay と決めるだけでは足りず、「月○時間分を含む。超えた分は別に支払う」という説明を英語で添えることまでを用語集に書きます。日本の制度は、訳語だけでは海外の候補者に伝わらないからです。

用語集のリストの行は、たとえば次のようになります。 訳語そのものは各社で決めるもので、ここに挙げたのは列の使い方の例です。

補足の説明文の中に「求人票の記載に従う」と書いている行が大事です。 上限の金額やコアタイムは求人ごとに違うので、用語集には書けません。用語集が決めるのは訳と説明の型だけで、値は必ず日本語の求人票から取る、という分担をここで示しておきます。

「使ってはいけない訳」は、過去に混ざっていた訳を書きます。 deemed overtime allowance を使わないと決めたら、その訳をこの列に入れます。エージェントが過去の求人の例からその訳を拾うのを防ぎます。

データの取得方法を決める

リストは、リストそのものの URL で知識に指定します。 Microsoft のページでは、SharePoint のサイトを選んでもそのサイトのリストは含まれず、リストを知識にするには個別のリストを選ぶ必要があり、絞り込みやグループ化したビューではなく、リストへの直接のリンクを使うとされています。

リストの大きさには上限があります。 知識に指定したリストは最大20,000項目、生のテキストで50MBまでで、超えると切り詰められ、応答にそのことが示されるとされています。用語集なら数百行で収まります。また、リストの添付ファイルの列は索引されず、応答の根拠に使われないとされているので、補足の説明は添付ではなく列に書きます。

新しく足した語がすぐに使われるとは限りません。 SharePoint や OneDrive に新しく置いた内容は、エージェントの応答に含まれるまで数分かかることがあり、知識の欄に「Preparing」と表示されるとされています。用語集に足した直後に同じ語の求人を作るときは、数分おいてからにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 確定の版かを確かめる … ファイル名に「確定」と日付があるものだけを渡します
2. 社内向けのメモを消す … 日本語の求人票に「※社内メモ：上限は部長決裁で55万まで可」のような書き込みが残っていることがあります。渡す前に消します
3. 表を文に直さない … 給与や勤務時間が表になっていれば、表のまま渡します。並べ替えは英文の様式に合わせてエージェントが行います
4. 用語集の重複を消す … 同じ日本語の語に2つの訳が登録されていると、エージェントがどちらを使うか決まりません。月に一度、リストを日本語の語で並べて重複を確かめます
5. 確定済みの英文求人の例を入れ替える … 用語集を変えたら、古い訳の入った例を知識から外します

2番目を軽く見ないでください。 社内メモが残ったまま英語にされると、交渉の上限の金額が候補者向けの求人に載ります。 日本語の求人票の段階で、メモを書く場所を本文と分ける様式にしておくのが確実です。

AIに処理させる

させるのは、日本語の求人票の英訳と、用語集との照合と、数字の対照表の作成の3つです。

4つ目の数字の対照表が、人の確認を速くする仕掛けです。 英語の求人票を頭から読んで数字を探すより、「35万円 → JPY 350,000」「45時間 → 45 hours」のように並んだ表を見るほうが、写し間違いがはるかに見つけやすいからです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 海外の候補者向けだと分かると、AIは気を利かせてvisa sponsorship available や relocation support のような、よくある項目を足します。 日本語の求人票に書かれていなければ、その会社は約束していません。

指示内容を固定する

エージェントの「指示」に、次の内容を書いておきます。採用担当は、ファイルを指定して「この求人票の英語版を作ってください」と頼むだけです。

あなたは人事部採用グループで、確定した日本語の求人票から
海外の候補者向けの英語の求人票を作る担当です。

【作るもの】
1. 英語の求人票（見出しは英文求人の様式の順）
2. 用語集に無かった語の一覧（日本語の語／仮の訳／区分）
3. 数字の対照表（日本語の表記／英語の表記／見出し）

【守ること】
- 日本語の求人票に書かれている内容だけを訳してください。
  書かれていない条件（在宅勤務、ビザの支援、転居の支援など）を足さないでください。
- 職種名、雇用形態、給与、手当、勤務条件、福利厚生、選考の語は、
  用語集の「英語の訳」を必ず使ってください。言い換えないでください。
- 用語集に「補足の説明文」がある語は、その説明文を添えてください。
- 用語集の「使ってはいけない訳」は使わないでください。
- 用語集に無い語は、仮の訳を使い、一覧に必ず挙げてください。
- 金額は円のまま「JPY 350,000」の形で書いてください。
  外国の通貨に換算しないでください。月給と年収を換算しないでください。
- 金額、時間、日数、期間は、日本語の求人票の数字を1つも省かずに
  数字の対照表に並べてください。範囲は下限と上限の順を変えないでください。
- 日本語の求人票の意味が二通りに読める箇所は、訳さずに
  一覧の最後に「確認が必要な箇所」として挙げてください。
- 表現を魅力的に書き換えないでください。

「書かれていない条件を足さない」に具体例を書いているのは、例が無いと足すからです。 「書かれていない情報を足さない」とだけ書くと、ビザの支援のような求人によくある項目を「一般的な情報」として足します。 足しやすいものを名指しで禁じます。

「範囲の下限と上限の順を変えない」は、第3章の（b）への対処です。 英語の求人では範囲を「up to」で書く慣習があり、下限が落ちることがあります。

出力形式を固定する

エージェントには、4つの部分を見出しで分けて返させます。 Word に貼って仕上げる英語の求人票と、人が確かめるための3つの一覧です。

【English Job Posting】
（様式の見出し順の英語の求人票）

【Terms not in glossary】
| 日本語の語 | 仮の訳 | 区分 |

【Number check】
| 見出し | 日本語の表記 | 英語の表記 |
| Compensation | 月給35万円〜50万円 | JPY 350,000 – 500,000 per month |
| Compensation | 固定残業代45時間分 | fixed overtime pay for 45 hours |

【Points to confirm】
- （二通りに読める箇所）

1つ目の理由は、人の確認を分担できることです。 数字の対照表は採用担当が日本語の求人票と照らし、英語の求人票の文は英語のレビュー担当が読みます。2人が同じ英文を頭から読む必要がありません。

2つ目は、用語集に足す語がそのまま分かることです。 「Terms not in glossary」の表の行を、採用担当が訳を決めて用語集のリストに写します。表の列を用語集のリストの列と同じ並びにしておくと、写すのが速くなります。

3つ目は、「Points to confirm」で、日本語の求人票の側の曖昧さが見つかることです。 「月給35万円〜（経験による）」の「経験による」が、上限なしなのか、面談で決めるのかが分からない、といった箇所です。英語にしようとして初めて分かる曖昧さは、日本語の求人票の側で直します。

システムへ連携する

Word の Copilot は、仕上げにだけ使います。 Word の Copilot では、選んだ文の書き換え、トーンの調整、文を簡潔にすることができ、「Chat only」を選べば文書を変えずにチャットで答えさせることもできます。英語のレビュー担当が「この段落は長すぎないか」と聞くような使い方です。用語集の語を含む文は書き換えさせません。 書き換えると、そろえた訳が崩れます。

採用管理システムや求人サイトには、何も書き込みません。 掲載は人が行います。この構成が出すのは、掲載前の英語の求人票までです。

人が確認する

全件を人が確認します。 求人票は候補者への条件の提示で、誤りは内定の後の食い違いになります。

1. 数字の対照表を日本語の求人票と照らす … 採用担当が行います。表の行数と日本語の求人票の数字の数が合っているかも数えます
2. 「Points to confirm」を日本語の求人票の担当と解消する … 曖昧な箇所は日本語の側を直してから、英語を作り直します
3. 用語集に無い語の訳を決めて足す … 区分ごとに、採用グループで決めた人が判断します
4. 英語のレビュー担当が全文を読む … 文として自然か、日本の制度の説明が伝わるかを見ます
5. 足された条件が無いかを見る … 日本語の求人票に無い条件が英語に入っていないかを、見出しごとに確かめます

5番目を省かないでください。 指示で禁じていても、関係する見出し（福利厚生など）に一般的な項目が混ざることがあります。 英語の求人票の福利厚生の箇条の数と、日本語の求人票の福利厚生の項目の数を比べるだけでも見つかります。

確認する人を分けるのは、見落としの種類が違うからです。 採用担当は日本語の求人票の中身を知っているので、数字や条件の違いに気づけます。英語のレビュー担当は、英語として不自然な箇所や、海外の候補者に誤解される言い回しに気づけます。1人が両方を見ると、どちらかが手薄になります。

目標は、1件16分です。 数字の照合に5分、用語集に無い語の判断と足す作業に6分、英語のレビューに5分という想定です。

例外に対処する

上から5行目は、Microsoft のページにある注意です。 文書が長いと、作業によっては Copilot が文書の冒頭に注目し、それより後を無視することがあるとされ、長い文書は分けて渡すよう案内されています。求人票は通常短いですが、仕事内容を詳しく書いた求人票では起こりえます。

記録を残す

• 渡した日本語の求人票の版（ファイル名の日付）と、作った英語の求人票の版を対にして保存する
• 数字の対照表と、採用担当が照合した日付
• 「Terms not in glossary」の表と、そのうち用語集に足した語
• 用語集のリストの変更履歴 … 誰が、いつ、どの語の訳を足したか・変えたか
• 英語のレビュー担当が直した箇所
• 掲載した日と、掲載先

4つ目の変更履歴は、SharePoint のリストのバージョン履歴で残せます。 訳を変えた後に、古い訳のまま載っている求人を探して直すためにも使います。

レビュー担当が直した箇所は、用語集を見直す材料になります。 同じ語を毎回直しているなら、用語集の訳か補足の説明文を変えるべきだということです。