特許事務所から届く請求書を、料金の取り決めと案件台帳に照らして支払う前に検算する

処理の起点を決める

受領フォルダにPDFが保存されたことを起点にします。 事務所の請求は月末に集中しがちですが、1日1回にまとめると問い合わせの返事が支払日に間に合いません。届いた順に1枚ずつ処理します。

処理が終わったファイルは処理済みフォルダへ移します。移すのは判定一覧への書き出しが成功したときだけです。 受領フォルダに残っている数が、そのまま未処理の数になります。

入力データを集める

質を決めるのは料金表の2つの列です。 適用開始日が無ければ改定の前後で版を選べず、作業区分コードが無ければAIが読み分けた区分を表に当てられません。料金表の作業区分を、AIに選ばせる選択肢そのものにします。

データの取得方法を決める

明細は documentResults の中にあります。 請求書モデルのJSONは readResults（認識した全テキスト）、pageResults（テーブルとセル、信頼度）、documentResults（請求書固有の値と品目）の3つに分かれ、明細を探すのは3つ目です。

明細の行が1つにつながって返ることがあります。 事務所の書式によっては、1つの案件の手数料と実費が1行の Description にまとめて書かれています。その場合は、AIに1行を複数の行へ分けて返させます（次の「AIに何をさせるのか」の表の1行目）。

料金表は、請求日以前で最も新しい適用開始日の版を引きます。事務所と作業区分コードで絞り、適用開始日で並べて1件目を取ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 事前構築済みモデルの入力はPDFと画像です。Word や Excel で届いたものはPDFにします
2. パスワードの解除 … パスワードでロックされたPDFは、提出前に解除する必要があります
3. ページ数とサイズ … PDFとTIFFは最大2,000ページ、有料（S0）レベルで500MBまでです
4. 合計の照合 … Items の Amount の合計と SubTotal を比べます。合わなければ明細の取りこぼしを疑い、人へ回します
5. 整理番号の正規化 … 全角・半角、ハイフンの有無をそろえてから台帳を引きます

4番目を省かないでください。 明細が1行読み落とされていても、残りの行は全部「一致」になります。行ごとの判定がすべて一致でも、合計が合わない請求書は通しません。

AIに処理させる

させるのは、明細の1行を検算できる形に分けることだけです。

2行目が、この題材でいちばん起きやすい誤りです。 「出願料」と書かれた行を見ると、AIは知っている金額と比べて意見を書こうとします。金額の正誤を言わせないことを、指示にも出力の形にも組み込みます。

指示内容を固定する

あなたは知財部で、特許事務所の請求明細を検算できる形に整える担当です。
渡された明細の1行を読み、下の項目に振り分けてください。
金額が正しいかどうかは判断しないでください。

【作業区分コード（この中から1つだけ選ぶ）】
{fee_codes}
例：APP_JP（国内出願） / OA_RESP（中間応答） / ANNUITY（年金納付手続）
    / FOREIGN_FILING（外国出願手続） / OTHER（上記以外）
当てはまらなければ unknown を選んでください。似た区分に寄せないでください。

【費用の種別】
- office_fee ....... 事務所の手数料
- official_fee ..... 庁に納める費用など、事務所が立て替えた実費
- foreign_agent .... 外国代理人の費用
- unknown .......... 決められない

【厳守事項】
- 1行に手数料と実費が混ざっていれば、lines を複数に分けてください。
  分け方が決まらなければ needs_human を true にしてください。
- 庁に納める費用の金額が正しいかは、書かないでください。
  知っている金額と比べないでください。
- 事務所の整理番号と自社の管理番号は、書かれた文字列をそのまま写してください。
  似た番号に直さないでください。書かれていなければ空にしてください。
- 外国代理人費用の為替レートと換算日は、請求書に書かれているものだけを写してください。
  書かれていなければ空にしてください。推測しないでください。
- 金額の計算をしないでください。合計から逆算して埋めないでください。
- evidence には、振り分けの根拠にした文字列をそのまま写してください。

【請求書の情報】事務所：{vendor_name} 請求日：{invoice_date}
【明細の1行】{item_json}

作業区分を選択肢で渡すのが要です。 自由に書かせると「意見書・補正書作成」「応答書類作成」のように事務所の言葉のまま返り、料金表に当たりません。料金表のコードそのものを選ばせ、当てはまらないときの逃げ道として unknown を用意します。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力（structured outputs）で、次の形のJSONを返させます。 output_config.format にJSONスキーマを渡すと、応答がそのスキーマに沿うよう制約されます。

{
  "lines": [
    {
      "office_ref": "",
      "company_ref": "",
      "fee_code": "APP_JP | OA_RESP | ANNUITY | FOREIGN_FILING | OTHER | unknown",
      "cost_type": "office_fee | official_fee | foreign_agent | unknown",
      "amount_jpy": 0,
      "foreign": { "currency": "", "amount": 0, "rate": 0, "rate_date": "" },
      "evidence": ""
    }
  ],
  "needs_human": false
}

構造化出力を使う理由は、後段が計算だからです。 fee_code が1文字でも違えば料金表を引けず、amount_jpy が文字列なら差額を計算できません。fee_code と cost_type は enum で縛ります。 enum は文字列などの単純な値に使え、応答はスキーマで指定した大文字・小文字と一致する必要があります。

スキーマを書くときの注意は3つです。

• すべてのオブジェクトに additionalProperties: false が必要です
• minimum や maximum などの数値の制約は使えません。 金額が0以上かは Make の側で確かめます
• max_tokens に達すると、出力が途中で切れます。 スキーマに沿うことが保証されるのは完了した応答だけです。明細の多い行を分割させるときは余裕を持たせます

1行がどう分かれるかの例です。 明細に「P24-0312 米国出願 現地代理人費用 USD 1,200（レート 150.00、2026年8月29日） 180,000円／当所手数料 30,000円」と1行で書かれていたとします（金額は説明のための架空の値）。AIはこれを2行に分け、1行目を foreign_agent（外貨1,200、通貨USD、レート150.00、換算日2026-08-29、円180,000）、2行目を office_fee（FOREIGN_FILING、円30,000）として返します。

その先の計算は Make が行います。 1行目は、外貨の金額とレートの積が円の金額と合うか、換算日が取り決めの日（たとえば請求日）と同じかを見ます。2行目は、請求日に有効な版の料金表で FOREIGN_FILING の手数料を引き、差額を出します。AIは読み分けただけで、合っているかどうかには一言も触れていません。

判定は、このJSONを受け取った Make が付けます。

システムへ連携する

Aggregator には1つ落とし穴があります。 Source module から Aggregator までの間のモジュールのデータは、Aggregator の設定で明示的に含めない限り、後段から参照できません。 行ごとの判定と差額を集約する項目に入れておかないと、請求書単位の一覧で消えます。Group by を使うと、指定した値ごとに分けてまとめられます。1ファイルに複数の請求書がある場合は、請求書番号でまとめます。

会計システムへは書き込みません。 支払の手続きは、人が経理部へ回した請求書だけが対象です。

人が確認する

知財部の事務担当が開くのは diff と no_basis の行だけです。 match の行は件数と合計を一覧で見て終わりにし、out_of_scope の実費は事務所の報告書と金額を目で合わせます。

1. no_basis を先に見る … 台帳の記録漏れか、請求の誤りかを分けます。台帳の更新忘れであることが多いので、事務所に問い合わせる前に台帳側を確かめます
2. diff の差額を見る … どの版の料金表を引いたかを確かめ、取り決めの読み違いでなければ事務所に問い合わせます
3. 問い合わせの結果を記録する … 事務所の説明で解消したか、訂正の請求書が来たかを残します
4. 全行が片付いたら経理部へ回す

問い合わせのメールは人が書いて送ります。 事務所との関係は長く続くもので、誤った指摘の1通が次の案件の進め方にまで響きます。

例外に対処する

上の2行が、この題材に固有の例外です。 どちらも「請求が誤っている」とは限りません。差異として拾い上げるところまでを機械が行い、誤りかどうかは人が事務所と決めます。

記録を残す

• 元のPDFと、OCRが返したJSONの全文
• 行ごとのAIの出力（lines と evidence）
• 判定（match ／ diff ／ no_basis ／ out_of_scope）と差額、そのとき引いた料金表の版（適用開始日）
• 判定済み明細（データストア）… 案件、作業区分、請求日、金額
• 人が判定を覆した記録と、事務所への問い合わせの結果

料金表の版を残すのは、改定の前後で判定をやり直せるようにするためです。 事務所から「改定は先月からの適用」と言われたとき、どの請求書をどの版で見たかが分かれば、見直す範囲がすぐ決まります。