飲食店のアルバイトから届くシフト交代の依頼を、日時・時間帯・理由をそろえた交代依頼の表にし、代わりに入れる人への連絡文を下書きする

処理の起点を決める

フォームの回答が送信されたことを起点にします。 交代の依頼は翌日や当日のものが多く、1時間待つだけで、声をかけられる候補が減ります。 即時に動くトリガーを使うのはそのためです。

チャットのメッセージを直接拾う形にはしません。 店長の個人宛てのチャットには、交代の依頼のほかに、遅刻の連絡や私的なやり取りが混ざります。交代の依頼だけをフォームに分けることで、扱う文面の範囲がはっきりします。 フォームの設問は少なくします。

日付と時間帯を選択式にしないのは、意図してのことです。 選択式にすると、アルバイトがチャットで頼むのをやめてくれません。いつもの書き方のまま送れることを優先し、読み取りを AI に任せます。

入力データを集める

質を決めるのは、従業員の一覧の「18歳未満かどうか」の列です。 生年月日から関数で出し、誕生日を迎えた日に自動で切り替わるようにします。手で付けると、外し忘れと付け忘れが残ります。

店舗の時間帯の名前も要ります。 「遅番」と書かれた依頼の時刻は、店舗の取り決めを見ないと決まりません。カフェの遅番と居酒屋の遅番は、終わる時刻が違います。

データの取得方法を決める

名前だけで引かないでください。 同じ名字のアルバイトは店舗をまたいでいます。補助の検索列と値を指定すると、両方に一致する行だけを探せます。

候補の絞り込みは、交代依頼の表の関数に置きます。 行を追加すると、その行の日付・時間帯・持ち場・店舗から、シフト表と従業員の一覧を引いて候補を並べる関数が動きます。Zap は、その結果の列を読むだけです。 規則がスプレッドシートの上に見えるので、店長も人事も同じ規則を確かめられます。

関数に持たせる条件は、次の5つです。

5つ目の条件だけは、外す側に倒します。 生年月日が空なら18歳以上とみなさず、候補から外します。判定できないものを候補に残すと、規則で止めた意味がなくなります。

AIへ渡す前に整形する

1. 送信日時を基準日にする … 「明日」「来週の土曜」を確定するために、フォームの送信日時を AI に渡します
2. 店舗の時間帯の取り決めを添える … 「遅番」「ラスト」がその店舗で何時から何時かを渡します
3. 本人のその日のシフトを添える … 文面に時刻が無くても、本人がその日に入っている時間帯が1つなら、それが交代したい枠です
4. 文面を短くそろえる … 前後の空白と絵文字を落とします（Formatter）
5. 重複の検知 … 同じ人・同じ日付の依頼が直近にあれば、二重送信として印を付けます
6. 日付と時刻の形をそろえる … AI が返した日付と時刻を Formatter で YYYY-MM-DD と HH:MM に直し、形が合わないものは unknown に落とします。表の関数は形がそろっていないと候補を絞れません

3番目が、聞き返しを減らします。 「明日入れなくなりました」とだけ書かれた依頼でも、シフト表で本人の明日の枠が1つに決まれば、日付と時間帯と持ち場がそろいます。 AI には「文面にない時刻を補ってよいのは、本人のシフトが1つに決まるときだけ」と指示します。

AIに処理させる

させるのは2つです。依頼の文面から項目を抜き出すことと、候補へ送る連絡文を下書きすることです。

右端の列が、この構成でいちばん大事な扱いです。 「明日」としか書かれていなくても、本人の明日のシフトが2つあれば ambiguous です。どちらかに決めて候補に声をかけると、違う枠の交代を頼むことになります。

理由の区分は、交代の記録のために取ります。 本文は表に残しません。体調や家庭の事情の詳しい中身は、店長が知っていれば足りることです。

1行目を AI にさせない理由は、もう一つあります。 AI は文面に名前が出てきた人を候補に挙げがちで、シフト表を見ていない以上、その人がその日に入っているかを知りません。 候補の判断に要る情報は、表の側にしかありません。

4行目は、指示に明記しないと必ず起きます。 「○○さんが体調不良で入れなくなったので」と書いた方が、頼みやすい文になるからです。理由は依頼した人と店長のあいだのことです。

指示内容を固定する

あなたは飲食店の店長の補助として、アルバイトから届いたシフト交代の依頼を読む立場です。
依頼の文面と、添えた情報だけを見て、項目を抜き出してください。
書かれていないことを推測で埋めないでください。

【抜き出す項目】
1. date：交代したい日付（YYYY-MM-DD）。送信日時を基準に「明日」などを確定する
2. start・end：交代したい時間帯の開始と終了（HH:MM）
3. position：hall / kitchen / either
4. reason_type：study / health / family / other / not_stated
5. partner_hint：本人が当てをつけた相手の名前。無ければ空
6. partial：一部だけの交代なら true。そのときは start・end に交代したい部分だけを入れる
7. status：fixed / ambiguous / unknown
8. evidence：判定の根拠にした文面をそのまま写す

【日付と時刻の決め方】
- 文面に日付や時刻が無いとき、補ってよいのは
  【本人のシフト】でその日の枠が1つに決まるときだけです。
- 枠が2つ以上あって決められなければ status を ambiguous にしてください。
- 「遅番」などの名前は【店舗の時間帯】で時刻に直してください。
  一覧に無い名前なら status を unknown にしてください。

【厳守事項】
- 候補になる人を選んだり、名前を挙げたりしないでください。
- 理由は区分だけを返し、詳しい中身を書き写さないでください。
- 交代を認めるべきかどうかは書かないでください。

【送信日時】{submitted_at}
【店舗の時間帯】{store_slots}
【本人のシフト】{own_shifts}
【依頼の文面】{request_text}

「候補を選ばない」を書いているのは、AI が気を利かせるからです。 文面に「○○さんならいけるかも」とあれば、その人を候補として返します。本人が当てをつけた相手は partner_hint に分けて記録し、候補の判定は表の規則で行います。 当てをつけた相手が18歳未満で、時間帯が深夜にかかることもあるからです。

連絡文の下書きは、2つ目のステップで別に作らせます。 渡すのは日付・時間帯・持ち場・店舗だけで、依頼した人の名前と理由は渡しません。 渡さなければ書きようがありません。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力項目を定義し、次の形で受け取ります。

{
  "date": "2026-10-10",
  "start": "17:00",
  "end": "23:00",
  "position": "hall | kitchen | either",
  "reason_type": "study | health | family | other | not_stated",
  "partner_hint": "",
  "partial": false,
  "status": "fixed | ambiguous | unknown",
  "evidence": ""
}

1つ目の理由は、status で Paths を分けられることです。 fixed なら交代依頼の表に書いて候補を絞り、ambiguous と unknown なら表に書くだけで候補を絞らず、店長に確かめを頼みます。 決まっていない日付で候補を絞っても、意味のない候補が並ぶだけです。

2つ目は、start と end が時刻の形でそろうことです。 表の関数は、終了の時刻が午後10時を超えるかで深夜にかかるかを判定します。自由文の「夜まで」では、この判定が書けません。

交代依頼の表の1行は、次の列を持ちます。

システムへ連携する

Gmail で送るのは、店長への社内の知らせだけです。 候補への連絡文は、店長がグループチャットか個別のチャットに貼って送ります。アルバイトの個人の連絡先へ Zap から直接送る経路は作りません。

シフト表には書き込みません。 交代が決まったら、店長がシフト表を書き換え、交代依頼の表の「代わった人」と「決定日時」を埋めます。

人が確認する

1. 印の付いたものから見る … ambiguous と unknown は、依頼した人に聞き返します
2. 候補を確かめる … 関数が絞った候補の中から、声をかける相手を選びます
3. 深夜にかかる交代を見る … 「深夜にかかるか」が付いた行は、候補に18歳未満が入っていないことを目で確かめます
4. 連絡文を直して送る … 送るのは店長です
5. 決まったら記録する … 代わった人と決定日時を表に入れ、シフト表を書き換えます

3番目は、関数で外していても省きません。 従業員の一覧の生年月日が空の人は、関数では判定できず、18歳以上として扱われてしまうからです。生年月日が空の人は候補から外す関数にしたうえで、念のため目でも見ます。

候補が多いときは、交代で入った回数の少ない人から声をかけます。 交代依頼の表に人ごとの回数が残るので、同じ人に頼みごとが続いていないかを、その場で確かめられます。

労働時間の確かめも店長の仕事です。 交代で入る人が、その週に長く入りすぎていないか、6時間を超える勤務なら少なくとも45分、8時間を超えるなら少なくとも1時間の休憩を取れるかは、シフト表を見て確かめます。

例外に対処する

4行目は、AI では解決しません。 候補がいないのはシフトの組み方の問題です。交代依頼の表に候補0人の件数が残るので、人事が月ごとに店舗の人の足りなさを見る材料になります。

Paths は、規則に合う枝が複数動きうるとされています。fixed／ambiguous／unknown の3つの枝の条件を重ならないように書き、どれにも当たらないものは Fallback の枝で店長に回します。

記録を残す

• フォームの回答の全文と、送信日時
• AI の出力（項目、status、evidence）
• 交代依頼の表の各行と、そのとき関数が出した候補の一覧
• 店長が声をかけた相手と、決まった人、決定日時
• 候補が0人だった依頼の件数（店舗ごと・時間帯ごと）
• 交代で入った回数（人ごと）

3つ目で「そのときの候補」を残すのは、従業員の一覧が後から変わるためです。 誕生日で18歳未満の印が外れたり、持ち場が増えたりすると、同じ依頼でも候補が変わります。 当時の候補が残っていないと、誤って誘っていないかを後から確かめられません。

最後の行は、交代の偏りを見るためのものです。 同じ人ばかりが代わっているなら、その人に負担が寄っています。 店長が声をかける相手を選ぶときの材料にします。