外国人従業員向けに、労務の手続きと社内ルールを多言語で案内する

処理の起点を決める

人事が案内文を作り終えたときが起点です。

最小構成では、担当者が生成AIに貼ります。半自動化では、Googleフォームからの依頼をきっかけに Apps Script が動きます。Apps Script のインストール可能なトリガーには「フォーム送信時」があり、回答が入るたびに関数を実行できます。

急ぎの通知ほど、この構成の価値が出ます。 翻訳会社に出せば3〜5営業日かかるものが、その日のうちに配れます。 台風や設備トラブルで「今日は出勤しないでください」という連絡を、日本語だけで出さずに済みます。

入力データを集める

「制度用語の対訳集」がこの構成の要です。

単語の対訳では足りません。制度の説明を添えてください。

「休んでも給料がもらえる休み」という説明があれば、相手国に同じ制度がなくても伝わります。 単語だけの対訳では伝わりません。

50語から始めてください。 入社時の案内と、毎年の手続き（健康診断、年末調整、有給の付与）に出てくる用語を集めれば、50語程度になります。

データの取得方法を決める

対訳集の作成： 3段階で作ります。

1. 人事が、日本語の用語とやさしい日本語での説明を書く
2. 生成AIに、説明を各言語に訳させる
3. その言語を母語とする従業員に見てもらい、直す

3番目を必ず行ってください。 制度の説明は、訳が不自然だと不信を招きます。社内に母語話者がいることが、この構成の前提です。

やさしい日本語の書き換え規則： 厚生労働省は、複雑な表現・敬語・専門用語を避け、短文化やふりがなを付すといった工夫を示しています。社内の言い回しについて、言い換えの対応表を作ってください。

過去の訳の蓄積： 訳した案内を、原文と訳文のペアで保存します。同じ案内を翌年も出すときに、差分だけを訳せます。

AIへ渡す前に整形する

1. 法定文書の判定 … 労働条件通知書、就業規則、36協定など、公式の様式や法的な効力があるものを分けます。これらはこの構成の対象外です
2. 個人情報の除去 … 個別の従業員宛ての通知に、氏名や給与額が含まれることがあります。共通の案内と個別の通知を分けてください
3. 用語の抽出 … 原文から、対訳集に載っている用語を抽出します
4. やさしい日本語への書き換え … 書き換え規則を適用します
5. 過去の訳の引き当て … 同じ案内の過去版があれば、差分を特定します
6. 固有名詞の抽出 … 部署名、工場名、システム名を抽出し、各言語の表記を引き当てます

AIに処理させる

AIに次のことをさせないでください。

「在留資格に関する説明をさせない」ことが、特に重要です。 在留期間の更新、資格変更、転職の可否は、誤った案内が本人の在留資格に直接影響します。 出入国在留管理庁の公表情報を案内するにとどめ、個別の判断は行政書士や支援機関に委ねてください。

指示内容を固定する

あなたは、外国人従業員向けの案内を作る人事担当者を支援する担当者です。
日本語の案内文を、やさしい日本語と指定された言語に訳してください。

【厳守事項】
- 制度用語は、下記の対訳集の訳語と説明をそのまま使ってください。
  対訳集にない制度用語は、あなたが訳語を決めないでください。
  原語のままにし、unmapped_terms に入れてください。
- 在留資格、在留期間、資格変更、転職の可否について、説明を書かないでください。
  原文にこれらの記載がある場合は、needs_expert_review に挙げ、
  訳文には原文どおりの内容だけを訳してください。
  あなたが補足や解説を加えないでください。
- 労働条件（賃金、労働時間、休日、契約期間）について、
  原文にない解釈や補足を加えないでください。
- やさしい日本語版は、下記の書き換え規則に従ってください。
  ・1文を短くする（40字を目安）
  ・敬語を減らす
  ・専門用語は説明を添える
  ・漢字にはふりがなを付ける対象を furigana_targets に挙げる
- 訳文の中で、日付・時刻・金額・電話番号は原文のまま転記してください。
  形式を変えないでください（例：9月20日を 9/20 にしない）。
- 固有名詞（部署名、工場名、システム名）は、下記の一覧の表記を使ってください。
  一覧にないものは原語のままにしてください。
- 原文に書かれていないことを補わないでください。
  「詳しくは人事に聞いてください」といった一文を勝手に足さないでください。
- 緊急時の連絡先や避難の指示が含まれる場合は、
  urgent_content を true にしてください。
  （確認を優先する必要があるためです）

【制度用語の対訳集】
{term_glossary}

【やさしい日本語の書き換え規則】
{plain_japanese_rules}

【固有名詞の一覧】
{proper_nouns}

【訳す言語】
{target_languages}

【原文】
{source_text}

【過去に訳した同じ案内（あれば）】
{previous_version}

「対訳集にない制度用語の訳語を決めないでください」の1行が、この構成の安全装置です。 これを書かないと、AIは「有給休暇」をその言語の一般的な「休暇」と訳します。制度が違えば、意味が変わります。

「日付・時刻・金額を原文のまま転記」も必ず入れてください。 訳す過程で日付の形式が変わると、「9月20日」が「20/9」になり、誤解のもとになります。

出力形式を固定する

{
  "document_id": "",
  "source_text": "",
  "plain_japanese": {
    "text": "",
    "furigana_targets": [],
    "avg_sentence_length": 0
  },
  "translations": [
    {
      "language": "",
      "text": "",
      "terms_used": [
        { "source_term": "", "translated_term": "", "from_glossary": true }
      ]
    }
  ],
  "unmapped_terms": [
    { "term": "", "context": "" }
  ],
  "needs_expert_review": [],
  "urgent_content": false,
  "diff_from_previous": [],
  "extraction_warnings": []
}

terms_used に from_glossary を持たせるのは、対訳集の訳語を使ったのか、AIが訳したのかを区別するためです。from_glossary: false の用語は、必ず母語話者に確認してもらいます。

unmapped_terms は、対訳集に足すべき語の一覧です。 毎月これを見て追加していけば、数か月で対訳集が実用的な規模になります。

needs_expert_review には、在留資格に関わる記載など、専門家の確認が必要な内容を入れます。

urgent_content が true の場合は、確認の手順を変えてください。 緊急の連絡は速さが優先されますが、避難の指示が誤って訳されると命に関わります。 母語話者の確認を最優先にするか、あらかじめ定型文を7言語で用意しておくのが確実です。

システムへ連携する

最小構成では連携はありません。担当者が生成AIの画面で作業します。

半自動化では、次をつなぎます。

配布の自動化は慎重に検討してください。 母語話者の確認を経ずに配ると、誤訳がそのまま掲示されます。 確認を挟む手順を残してください。

緊急時の連絡だけは、別の仕組みを用意してください。 あらかじめ定型文を7言語で作っておき、日付や場所だけを差し替えて送る形にします。その場で訳す構成に頼らないでください。

人が確認する

すべての訳を、2段階で確認します。

2段階目を省かないでください。 これがこの構成の前提です。社内に母語話者がいない言語については、この構成を使わないか、外部の確認を入れてください。

確認を頼む従業員には、業務として時間を確保してください。 「日本語が分かるから」という理由で、休憩時間に頼むような運用にすると続きません。

特に確認が必要なもの：

例外に対処する

記録を残す

• 原文と、やさしい日本語版
• 言語ごとの訳文
• 母語話者が修正した内容と、修正前後
• 対訳集への追加履歴
• 配布日と配布先
• needs_expert_review として専門家に確認した内容と回答

「母語話者が修正した内容」の蓄積が、この構成を育てます。 「この言い回しは失礼に聞こえる」「この語は方言で通じない」といった指摘が、対訳集の注意書きになります。

個別の従業員宛ての通知を扱った場合は、個人情報として管理してください。 共通の案内とは保管場所を分けます。