就業規則を根拠付きで答える人事FAQを作る

処理の起点を決める

従業員の質問投稿が起点です。Teamsボットへのメンション、または専用画面での入力です。

準備フェーズ（規程の取り込み）は、規程改定のたびに実行します。頻度は年数回です。

入力データを集める

質問者の雇用区分を自動で取得することが、この構成の要件です。 従業員に自己申告させると誤りが起き、誤った回答につながります。

データの取得方法を決める

規程の分割が、この構成でもっとも重要な作業です。

規程を条文単位（第◯条第◯項）に分割し、それぞれにメタデータを付けます。ファイル単位やページ単位で分けると、検索結果が「就業規則の3ページ目」のような粒度になり、条項を特定できません。

{
  "doc_id": "SR-032-03",
  "regulation": "就業規則",
  "article": "第32条",
  "paragraph": "第3項",
  "text": "年次有給休暇は、半日単位で取得することができる。...",
  "applies_to": ["正社員", "契約社員"],
  "excludes": ["パート"],
  "effective_from": "2025-04-01",
  "effective_to": null,
  "related_articles": ["SR-032-04"],
  "requires_agreement": "時間単位年休に関する労使協定"
}

• applies_to / excludes … 雇用区分によるフィルタに使います。 これがないと、パート社員に正社員の規定が返ります
• effective_from / effective_to … 改定前の規程が検索に出ないようにします
• related_articles … 「ただし〜」で続く条項を一緒に返すために使います

この構造化作業は、規程12本で数日かかります。 外注せず、人事部の担当者が行ってください。作業の過程で、規程自体の矛盾や不明確な箇所が見つかります。それを直すことが、この構成の副次的な効果になります。

AIへ渡す前に整形する

1. 条文の分割 … 条・項・号の階層を保ったまま分けます
2. 「ただし書き」の紐づけ … 本文と但し書きが別の項になっている場合、related_articles で結びます。片方だけが検索に出ると、誤った回答になります
3. 雇用区分の判定 … 各条文がどの区分に適用されるかを人が判定します。規程本文に明記されていない場合が多いため、ここは人の作業です
4. 旧版の除外 … 改定前の条文にも effective_to を設定し、現行版のみが検索対象になるようにします

AIに処理させる

指示内容を固定する

あなたは人事部の問い合わせに一次回答する担当者です。
以下の検索結果（社内規程の条文）だけを根拠に、質問に回答してください。

【厳守事項】
- 回答は、提示された条文に書かれている内容のみに基づいてください。
  労働基準法などの一般的な知識で補わないでください。
- 回答には必ず、根拠となる規程名と条項番号を記載してください。
  条項を示せない場合は回答せず、
  「規程で確認できませんでした。人事部にお問い合わせください」と返してください。
- 質問者の雇用区分は「{employment_type}」です。
  この区分に適用されない条文を根拠にしないでください。
- 個別の事情に対する判断をしないでください。
  （例：「あなたの場合は取得できます」ではなく
    「規程上は◯◯の場合に取得できると定められています」）
- 例外的な取り扱いの可否を判断しないでください。
  人事部への相談を案内してください。
- 条文に「ただし」「〜を除く」がある場合、必ずその内容も回答に含めてください。
- 検索結果に該当する条文がない場合、無理に関連づけて回答しないでください。

【質問者の雇用区分】{employment_type}
【質問者の所属】{location}

【検索された条文】
{retrieved_articles}

【質問】
{question}

「労働基準法などの一般的な知識で補わない」の1行が、この構成でもっとも重要です。 LLMは労働法の一般論を知っているため、規程に書かれていなくても答えられてしまいます。しかし自社の規程は法定を上回る内容を定めていることも、逆に法定どおりのこともあります。一般論で答えると、自社の運用と食い違います。

「ただし書きを必ず含める」も重要です。「有給は半日で取れます」だけを答え、「ただし年5日まで」を落とすと、従業員は誤った理解をします。

出力形式を固定する

{
  "answer": "",
  "citations": [
    { "regulation": "", "article": "", "paragraph": "", "text": "" }
  ],
  "applies_to_asker": true,
  "has_exception": false,
  "exception_note": "",
  "needs_hr_consultation": false,
  "consultation_reason": "",
  "answerable": true
}

• answerable: false … 条項を特定できなかった場合。このとき answer は空にし、人事部への案内だけを返します
• needs_hr_consultation … 個別判断が必要な質問（「私の場合はどうなりますか」型）。回答はしつつ、人事部への相談を案内します
• citations … 条文の原文を含めます。従業員が自分で確認できるようにするためです

システムへ連携する

入口はTeamsまたはSlackのボットにします。 従業員が毎日使っているツールに置くことが重要です。専用ポータルを作ると、従業員は結局メールで人事部に聞きます。

回答には、条文の原文と、規程ファイルへのリンクを併せて表示します。

answerable: false または needs_hr_consultation: true の場合は、そのまま人事部への問い合わせフォームに転送できるボタンを表示します。質問文と検索結果を引き継ぐことで、従業員が同じ内容を書き直す手間をなくします。

人事マスタとの連携は、Teamsのユーザーアカウントから社員番号を引き、雇用区分を取得する形にします。この部分は利用環境に応じた個別確認が必要です。

人が確認する

回答を人が事前確認する運用にはしません。 即時回答でなければ、この構成の価値（従業員が待たずに答えを得る）が失われます。

代わりに、次の3つで品質を担保します。

1. 条項を示せない質問には答えさせない … 誤答の大半は「規程に書いていないことを答える」ことで起きます。これを構造的に防ぎます
2. 回答ログを人事部が日次で確認する … 事後確認です。誤答を見つけたら、その質問をFAQに追加するか、規程データを直します
3. 個別判断が必要な質問は人へ回す … needs_hr_consultation の判定を入れます

導入初月は、ボットの回答を人事部にも同時通知し、全件を事後確認してください。 誤答率を測り、1%を下回ることを確認してから通常運用に移ります。

例外に対処する

ハラスメント・体調・退職に関する相談をAIに答えさせないことは、必須の設計です。 これらは規程の条文を返して済む相談ではありません。キーワード（ハラスメント、パワハラ、セクハラ、体調、休職、退職、辞めたい など）を検出したら、条文検索を行わず、人事部の担当者へ直接つなぎます。

記録を残す

• 質問文と回答（条項番号を含む）
• 検索された条文と、そのスコア
• answerable: false になった質問
• 人事部へエスカレーションされた質問

answerable: false の質問の蓄積が、もっとも価値があります。 これは「規程に書かれていないが、従業員が疑問に思っていること」の一覧です。規程を改定すべき箇所が見えます。

なお、質問内容には従業員の個人的な事情が含まれることがあります。 ログのアクセス権限を人事部に限定し、上長や同僚が見られない設計にしてください。